編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃 促進高校檔案工作開展

辛玉明 劉 遠 高鴻雁

(吉林大學,吉林 長春 130022)

編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃 促進高校檔案工作開展

辛玉明 劉 遠 高鴻雁

(吉林大學,吉林 長春 130022)

編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃是高校檔案工作的重要內(nèi)容,是實踐科學發(fā)展觀、促進檔案工作不斷發(fā)展有效措施,因此需要明確認識高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃的意義,注意把握編制過程中的具體問題,從而制定出科學的、反映本單位特點的、有文化內(nèi)涵的、操作性強的檔案工作發(fā)展規(guī)劃。

高校;檔案工作;規(guī)劃;編制;意義;方法

任何工作的開展,都離不開科學的謀劃,檔案工作發(fā)展規(guī)劃的編制,就是科學謀劃檔案工作。為了卓有成效地開展工作,作為保管檔案和肩負傳承高校歷史文化責任的管理機構(gòu),高校檔案部門應(yīng)當明確高校檔案工作的中長期發(fā)展方向,制定一定時期內(nèi)奮斗目標和具體的工作任務(wù),并采取相應(yīng)措施保證各項工作圓滿完成。這不僅是檔案法律、法規(guī)賦予高校檔案部門的重要職責,同時在高校文化傳承及檔案信息化建設(shè)中也具有特殊意義:

一、編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃是貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)的具體體現(xiàn)。

《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》都明確規(guī)定各級檔案主管部門應(yīng)當制定本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計劃并組織實施。《高等學校檔案管理辦法》(教育部令27號)第八條第一款也指出高校檔案部門要“貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,綜合規(guī)劃學校檔案工作”,可見制定高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃是法律、法規(guī)賦予高校檔案工作者的不可推卸的責任。隨著我國社會政治、經(jīng)濟、文化及高等教育的進一步發(fā)展,需要統(tǒng)籌安排高校檔案工作,確立與社會大環(huán)境相適應(yīng)的開展高校檔案工作的指導(dǎo)思想和工作方針,做到工作有藍圖、有目標、有任務(wù)、有落實,因此制定中長期檔案工作發(fā)展規(guī)劃就成為開展高校檔案工作的必然選擇。

二、編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃能夠確立檔案工作的發(fā)展目標,明確具體的工作任務(wù)。

制定規(guī)劃的最終目的是確立較長時期內(nèi)的發(fā)展目標,并通過完成具體工作任務(wù)和采取相應(yīng)措施實現(xiàn)這一目標。高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃就是通過對高校檔案工作未來發(fā)展趨勢的科學預(yù)見和創(chuàng)新思考,指明檔案在一定時期內(nèi)的工作方向,比如“形成怎樣的檔案工作體系”“建成什么樣的檔案館”“在國內(nèi)乃至國際達到什么樣的領(lǐng)先地位”等等,具有明確的方向性,其他各項具體工作都是沿著該方向?qū)嵤┑摹＿@樣既能夠保證高校的檔案工作不偏離正確的軌道,在一定時期內(nèi)穩(wěn)步發(fā)展,同時也能夠避免和減少短期行為、盲目行為、功利行為的發(fā)生,有利于高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃有利于高校的文化傳承。

2011年4月,胡錦濤總書記在慶祝清華大學建校100周年大會上重要講話明中把引領(lǐng)文化傳承創(chuàng)新確立為新時期高等學校四大功能之一。溫家寶總理在十一屆人大四次會議上所作的《政府工作報告》中也著重論述了文化對民族和國家的深刻、久遠影響,并把檔案事業(yè)劃入文化傳播范疇,檔案的文化教育和傳承屬性已得到國家的認可和重視。高校檔案是高校各項工作開展的最原始、最真實的歷史記錄,它不僅記錄了高校艱苦創(chuàng)業(yè)、曲折發(fā)展的實踐過程,同時承載著廣大師生在教學、科研、管理、生產(chǎn)、文化建設(shè)及其他各項活動中形成的許多經(jīng)驗和知識信息,是寶貴的物質(zhì)財富和精神財富,因此檔案不僅是記錄載體,其自身就是一種文化,圍繞檔案所進行的管理工作和服務(wù)工作也都屬于文化范疇。突出了檔案及檔案工作文化屬性也就突出了來源于高校這一沃土的高校文化,先進的高校文化在檔案工作的開展中得以繼承、傳承和弘揚。

四、編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃是信息社會高速發(fā)展的客觀要求。

21世紀是信息社會,信息技術(shù)是當今社會最具潛力的新的生產(chǎn)力,信息資源已成為社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源,信息化水平已成為一個單位發(fā)展程度的重要標志。作為專職儲存、管理龐大信息的高校檔案部門,信息化建設(shè)更具有重要地位。高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案工作的重要組成部分,是全面開放檔案信息的基礎(chǔ),是建設(shè)數(shù)字化校園的重要環(huán)節(jié)。通過檔案的信息化建設(shè)不僅能夠極大地促進高校自身的檔案業(yè)務(wù)建設(shè),同時能夠使檔案管理部門充分掌握和享有數(shù)字化的檔案信息資源,在檔案信息的開發(fā)、開放和提供利用過程中掌握主動,更好地服務(wù)學校、服務(wù)社會,使檔案的利用者和提供利用者都能夠充分享受到信息化所帶來的快捷和高效率。因此高校檔案管理部門就要在新的歷史機遇期搭上信息化建設(shè)的快車,規(guī)劃出信息化建設(shè)發(fā)展目標,分步驟、有組織地開展好這項工作。

基于對編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃重要意義的明確認識,在規(guī)劃編制過程中還要把握好以下幾方面內(nèi)容:

一、要用科學發(fā)展觀作為編制規(guī)劃的指導(dǎo)思想

黨的十六屆三中全會提出了“堅持以人為本,樹立全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的發(fā)展觀,促進經(jīng)濟社會和人的全面發(fā)展”的科學發(fā)展觀。高校檔案事業(yè)是社會主義文化建設(shè)與精神文明建設(shè)的重要組成部分,堅持“以人為本”,促進高校檔案事業(yè)“全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展”,是科學發(fā)展觀對高校檔案工作提出的新要求。高校檔案工作者要按照《國家中長期教育發(fā)展綱要(2010-2020)》確立的有關(guān)加快學校管理信息化進程,促進學校管理標準化、規(guī)范化,不斷提高教育管理現(xiàn)代化水平的戰(zhàn)略目標和具體要求,通過把握我國社會政治、經(jīng)濟、科技、文化的發(fā)展方向,對比國內(nèi)外知名高校的檔案工作發(fā)展情況,找出本校檔案工作的差距,找準發(fā)展定位,制定出科學的、高水平、具有前瞻性的檔案工作發(fā)展規(guī)劃,引領(lǐng)檔案工作步入嶄新的空間;反之,如果失去科學發(fā)展觀的指導(dǎo),編制的規(guī)劃沒有高度或原地踏步,那么就失去了編制規(guī)劃的意義。同時,編制規(guī)劃要堅持“以人為本”,要從他人的角度、利用者的角度規(guī)劃檔案工作,不斷滿足學校工作以及社會公眾對檔案的需求,最大限度地發(fā)揮檔案的價值。因此規(guī)劃中要處處體現(xiàn)人文意識,在檔案內(nèi)部業(yè)務(wù)建設(shè)及外部利用環(huán)境上均應(yīng)有所體現(xiàn)。

二、編制規(guī)劃要緊密聯(lián)系本校檔案工作實際

編制規(guī)劃的目的是引領(lǐng)和促進本校檔案工作的開展,因此,編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃要在本校原有檔案工作的基礎(chǔ)上進行。首先要厘清本?，F(xiàn)有檔案基礎(chǔ)設(shè)施以及檔案業(yè)務(wù)建設(shè)上的基本情況,以此為出發(fā)點制定科學合理的發(fā)展規(guī)劃。既要突出發(fā)展目標,同時也要使目標切實可行,經(jīng)過努力可以達到,也就是人們常說的“跳一跳,夠得到”。如果脫離本校檔案工作實際,制定的目標遙不可及,那就是空中樓閣,同樣沒有現(xiàn)實意義。同時還應(yīng)做到定性目標與定量指標相結(jié)合,能夠量化的盡量量化,措施要盡量實際,即目標易把握、任務(wù)易分解、責任易落實、措施可操作。當然,制定出的規(guī)劃也不是固定條文、一成不變的,具體工作任務(wù)和量化的任務(wù)指標可隨著檔案工作的開展情況進行調(diào)整,使其更加合理、科學和可操作。

三、編制規(guī)劃要體現(xiàn)本校的特點和檔案的文化特色

高等教育承擔著培養(yǎng)高級專門人才、發(fā)展科學技術(shù)文化、促進社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重大任務(wù),人才培養(yǎng)處于高校工作中的中心地位。各高校由于歷史根源、地理位置、資源條件、社會背景、發(fā)展目標、辦學情況等原因,形成各自不同的特色。編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃必須緊密聯(lián)系本校的實際,以學生培養(yǎng)的檔案為主線,名師、名家、知名校友的檔案為重點,以反映學校教學、科研發(fā)展歷程、總體歷史演變?yōu)槠脚_,進行檔案的收集、保管、利用及信息化建設(shè)。為了彰顯本校的特點,制定規(guī)劃時還要重點突出本校的文化建設(shè)。高校文化是學校的靈魂,是學校精神、學校傳統(tǒng)和學校作風的綜合體現(xiàn)。高校檔案作為高校文化的載體,其記錄的思想精髓和卓越成就成為了維系與促進高校校園文化延續(xù)和發(fā)展的基石,成為高校優(yōu)秀文化發(fā)展、傳承的基礎(chǔ)。作為檔案工作者應(yīng)敏銳地認識到這一點,在制定規(guī)劃時要解放思想,突破條條框框的限制,把能夠突出反映學校精神和文化的人物檔案、實物檔案、聲像檔案等,不論是平面的、立體的,有形的、無性的都納入規(guī)劃中,并重點建設(shè)。同時還要規(guī)劃出如何讓這些檔案走出檔案庫房,走進課堂、走進社會,成為先進精神的傳播者、優(yōu)秀文化的傳承者,使廣大師生從中受到教育,得到熏陶,把檔案館真正建成進行愛國主義教育、弘揚和發(fā)展優(yōu)秀文化的基地。

四、規(guī)劃編制過程要體現(xiàn)科學化、民主化

要廣泛征求意見,集思廣益,廣納群言、民主決策、科學規(guī)劃,使編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃這一工作成為統(tǒng)一認識,凝聚人心,共謀發(fā)展的過程,成為學習提高的過程。通過制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃,激發(fā)高校檔案工作者熱愛檔案事業(yè)、關(guān)心學校檔案事業(yè)發(fā)展的熱情,并使他們積極投身到學校檔案工作開展和建設(shè)中。高校檔案工作人員更應(yīng)當努力提高自身綜合素質(zhì),通過學習劉義權(quán)同志先進事跡和崇高精神,使自己熱愛黨、熱愛祖國、熱愛祖國傳統(tǒng)文化、熱愛檔案事業(yè),樹立民族自豪感,職業(yè)責任感,認識到自己現(xiàn)在從事的不僅僅是維系個人生存的職業(yè),而是肩負著記錄當前,凝聚歷史、傳承文化的重大責任。檔案事業(yè)功在當代、利在千秋。這樣,在編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃時就能夠主動建言獻策;反之,就會事不關(guān)己高高掛起。

五、要注意規(guī)劃的外在表現(xiàn)形式

編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃的目的是為了執(zhí)行,在規(guī)劃的內(nèi)容上不僅要“以人為本”,在形式上也要體現(xiàn)出這一理念。要站在他人的角度來撰寫,要讓別人能舒舒服服地閱讀下去,從而更好地領(lǐng)會規(guī)劃的內(nèi)容,有效執(zhí)行規(guī)劃中的各項條款,而不是為了規(guī)劃而規(guī)劃。因此就要求制定出的檔案工作發(fā)展規(guī)劃要結(jié)構(gòu)嚴謹、條理清晰、內(nèi)容具體、文字簡練。不能官話、套話、廢話連篇。在編制方法和表現(xiàn)形式上,可以改變完全用文字敘述的枯燥方式,可借助于表格、圖片及其他方法來表達編撰者的想法和目的,使得檔案工作發(fā)展規(guī)劃既具有指導(dǎo)性,又具有實用性、生動性和可操作性。

綜上所述,編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃是一項對高校檔案工作的開展有著特殊意義的工作,必須以嚴肅的態(tài)度對待它。只要認真思考,用科學發(fā)展觀作指導(dǎo),聯(lián)系實際,突出特色,注意方式方法,就能夠制定出科學合理的高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃。編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃固然重要,能否嚴格按照規(guī)劃穩(wěn)步實施更是解決問題的關(guān)鍵。因此就需要高校專、兼職檔案工作人員在學校各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、支持下群策群力,團結(jié)奮進,一步一個腳印地完成每一項工作,把宏偉藍圖變成美好現(xiàn)實,這也是制定高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃的最終目的。

G278.6

A

1008-7508(2012)01-0115-03

2011-12-10

辛玉明(1964～),女,吉林長春人,吉林大學檔案館檔案信息科科長,館員。劉遠(1964～),吉林長春人,吉林大學檔案館檔案館館長,副研究員。高鴻雁(1963～),女,吉林長春人,吉林大學檔案館檔案編研科科長,副研究館員。