手術室衛(wèi)生材料優(yōu)化管理流程的設計與實踐

劉丹 李建宏 徐苗桑 周瑞妮 季劍波

大多數(shù)醫(yī)院衛(wèi)生材料庫存信息管理只做到一級庫房，因此，只有一級庫房記錄了材料的入庫出庫信息。材料出庫到使用部門即二級庫房則缺乏對材料的庫存進行信息化管理，多數(shù)只有收費數(shù)據，沒有對材料進行出庫處理，二級庫房的衛(wèi)生材料庫存管理還處于手工狀態(tài)。

對于二級庫房來講，財務支出就只能參照從一級庫房的領用數(shù)據，而不是二級庫房的實際消耗，導致收入與支出不平衡，科室獎金忽高忽低，很不穩(wěn)定。

若想做到收入與支出的平衡，必須在二級庫房收入記賬的同時對材料進行出庫處理，記錄出庫數(shù)據尤其是材料的出庫總成本金額，以便每月做獎金核算時參考，這樣數(shù)據會更加準確。

流程說明

衛(wèi)生材料品種繁多，管理難度大，在我院，手術室使用衛(wèi)生材料的總量占全院比重較大，故先從手術室中各方面都比較成熟的骨科植入材料入手，結合信息化管理、采用先進的條碼技術對該類材料進行精確的管理。

管理流程為： 中標的代理商按我院要求將中標的材料信息以excel表格的形式填寫完整提交給醫(yī)院采購部，采購部將表格數(shù)據導入一級庫房數(shù)據庫，手術室即二級庫房記賬并記錄出庫信息。流程圖見圖1。

主要功能模塊介紹

衛(wèi)生材料管理的關鍵在于記賬與扣減庫存的實時性，一切都是圍繞這兩點進行的，都是為此做準備打基礎的。

基礎數(shù)據的準備衛(wèi)生材料屬性復雜，且不像藥品那么規(guī)范，名稱相同、價格相同、但規(guī)格不同的物品很多。因此，數(shù)據信息由供貨商按我院要求以excel表格的形式填寫。

表格包含以下內容： 醫(yī)保編碼、材料名稱、材料規(guī)格、產品編碼、生產批號、專業(yè)類別、材料條碼、廠家名稱、廠家編碼、代理商名稱、代理商編碼、注冊證號碼、產品有效期、采購單價。

其中醫(yī)保編碼、廠家編碼、代理商編碼等基礎數(shù)據由我院提供，由供貨單位如實對照后準確填寫，材料條碼由我院HIS系統(tǒng)審核后導入生成。

掃描條碼收費衛(wèi)生材料管理的一大亮點就是掃條碼收費，操作方便、準確、快捷。前面基礎數(shù)據的準備為條碼生成打下了基礎，下面重點介紹條碼的應用。

第一， 條碼的編制方式及生成。條碼的編制方式如下：條碼共10位，前4位是生產廠家的編碼，不足4位的前面補0，后面6位是流水號，不足6位的前面補0。如： 1107000306，1107是生產廠家的編碼，000306是說明這個物品是這個廠家第306個導入我院的骨科植入材料。條碼格式為“Code 128碼”。在材料條碼下面緊跟著顯示該條碼號，如示例所示； 標簽具體為材料的名稱、規(guī)格（型號）、批號、注冊證號、產品編碼、生產商（包括電話，地址）、代理商（包括電話，地址）。標簽大小基本為8厘米*4厘米左右的不干膠（粘貼于材料包裝上）。

條形碼標簽的樣式如下：

代理商提供的衛(wèi)生材料數(shù)據導入醫(yī)院的HIS系統(tǒng)，采購部審核后每種材料會生成我院編制的條形碼，代理商將備貨在我院的材料按照我們編制的條碼打印出來。

第二，條碼的使用。病人手術過程中使用的衛(wèi)生材料其條碼粘貼在“植入醫(yī)療器械使用登記表”的第一聯(lián)上面，記賬人員記賬時，直接掃描條形碼，這樣就會出現(xiàn)一一對應的材料信息，記賬人員只需錄入使用的數(shù)量就可完成記賬，記賬同時系統(tǒng)會自動記錄相應材料的出庫信息。

第三，使用條碼的好處。在使用條形碼之前是采用輸入材料名稱首拼并人工查找相應規(guī)格的方式，原來這種方式極容易出錯。由于材料名稱、單價相同，而規(guī)格不同的記錄有幾十條，用人工分辨難免會出現(xiàn)錯誤，使用條碼可以百分之百地準確定位到材料名稱，規(guī)格，單價等信息，而且方便快捷、數(shù)據詳細準確。

醫(yī)院代售材料庫房入出庫處理由代理商拿著病人使用的“植入醫(yī)療器械使用登記表”和發(fā)票到庫房進行材料的入庫出庫處理，庫房管理人員按照病人記賬的時間段、記賬科室、代理商3個信息進行檢索，將病人已記帳但沒有入庫出庫處理的記錄和提供的植入醫(yī)療器械使用登記表進行篩選，過濾出要入庫出庫的材料信息，也可以按照病人的住院號進行查詢。根據材料記賬明細匯總生成入庫單，然后做入庫直調出庫處理。

難點分析

衛(wèi)生材料管理最大的難點就是收費與材料的統(tǒng)一，其次是條形碼在材料管理中的應用。

收費與材料統(tǒng)一難度在于： (1)歷史習慣。材料使用部門領用時定義為A名稱，收費人員收費時定義為B名稱，造成名稱不一致。(2)規(guī)格問題。名稱、價格、廠商等信息都相同，只有規(guī)格不同，有幾十種，收費項目如果也設置幾十種，那么收費人員查找想要錄入的規(guī)格相當困難, 且容易出錯； 但是如果只設置一個名稱，不管什么規(guī)格收費都使用這個項目，那么材料與收費也會出現(xiàn)不對應問題。

條形碼在材料管理中的應用難度在于，操作中粘貼條形碼時會由于人為原因出現(xiàn)張冠李戴的情況，如果收費人員沒有認真審核，就會出現(xiàn)記賬與使用不一致的情況，產生錯誤，因此嚴格核對至關重要。

應用體會

材料管理采用條形碼技術，大大提高了工作效率，加快了材料的審批、采購、使用和記賬流程。手術室通過掃描條形碼記賬收費，準確率高，差錯率低。但也存在核對的工作量大，若貼錯條，會導致記費出錯。

有了出庫信息的記錄，財務的成本報表便有所依據，獎金核算更加準確，不會出現(xiàn)不同月份獎金懸殊的情況，有效控制了材料的成本。

展望

醫(yī)院衛(wèi)生材料的管理日趨規(guī)范，材料與收費數(shù)據的統(tǒng)一，庫存的精細管理為大勢所趨。目前只有手術室的骨科植入材料采用條形碼技術，管理較規(guī)范，還有很多其他材料需要進一步規(guī)范管理。目前條形碼是我院自己定制的，如果可以將產品原有的條碼利用起來，出錯率會大大降低。

材料與收費數(shù)據的統(tǒng)一為庫存管理提供了便利，在收費時立刻扣減庫存，提高信息的準確率，減少庫存錯扣、漏扣現(xiàn)象。

衛(wèi)生材料與收費數(shù)據的統(tǒng)一需要同一材料在入庫、出庫、收費等環(huán)節(jié)都采用同一名稱、同一編碼，這需要醫(yī)院各個部門的協(xié)調配合，也需要國家有關部門對衛(wèi)生材料的名稱、規(guī)格、編碼等信息進行規(guī)范、統(tǒng)一。

1 馬利，劉軍，井明霞，等.加強醫(yī)用材料管理降低醫(yī)療服務成本[J].中國醫(yī)院管理，2008,28(1):47-48

2 潘曉東，金美娟.醫(yī)院醫(yī)用消耗品條形碼管理的新嘗試[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2009,30(1):90-91

3 劉一強，周慧瓊，謝新鵬.醫(yī)院消耗品管理系統(tǒng)的主要功能[J].醫(yī)學信息雜志，2009,30(7):23-24,30