1+3模式在病區(qū)物資管理中的應(yīng)用

沈超君 吳麗麗 蔡志琴

病區(qū)物資管理是指病區(qū)在日常運營中，對本病區(qū)所需物資的申領(lǐng)、儲備、使用等工作進行計劃、組織和控制。對物資進行有效管理，既能以最少的庫存量保證病區(qū)日常工作的有效運作，又能減少物資的過期浪費，降低科室運營成本。若物資管理不當造成供應(yīng)短缺，輕者浪費時間需要臨時領(lǐng)取，重者碰到倉庫斷貨將直接影響各項治療護理操作，給患者帶來損失。我科針對2010年10月至2011年3月科室物資管理中存在的問題，采用1+3模式進行分析整改，形成了一套完整的管理模式，并取得良好效果。

1 +3模式新理念

“1+3 模式”就是發(fā)現(xiàn)一個問題，找到一個根本原因，提出一套整改方案， 分享一批人，防止類似事件再次發(fā)生。它是問題管理的一種方法，以解決問題為導(dǎo)向，以挖掘問題、表達問題、歸結(jié)問題、處理問題為切入點的一套管理方法。問題是目標與現(xiàn)實的差距，就是平時經(jīng)常發(fā)生影響工作和質(zhì)量的問題，以及醫(yī)務(wù)人員經(jīng)常抱怨的問題和對現(xiàn)狀不滿意的問題。通過因果圖、流程圖、頭腦風暴法，找到問題根本原因； 分析原因，確定主因，設(shè)定改進目標； 針對每個主要原因，制訂對策表進行實施，邊實施邊檢查效果，形成固定流程、制度； 舉辦成果交流會，分享改進的成果，使固化后的制度、流程在全院或其他部門推廣學習，防止類似問題的再次發(fā)生[1]。

在病區(qū)物資管理中的應(yīng)用

發(fā)現(xiàn)一個問題 2010年10月至11月護士無計劃申領(lǐng)物資需要臨時叫護理員去拿83次（病區(qū)物資申領(lǐng)部門包括供應(yīng)室、總務(wù)倉庫、設(shè)備倉庫、制劑室和耗材倉庫），額外增加了護理員的工作量。2011年3月，發(fā)生醫(yī)生要換藥時無一次性換藥包現(xiàn)象3次，等待物資到位花費時間共3小時（每次多位醫(yī)生等待）。

找出問題原因 我科護理人員應(yīng)用因果圖、流程圖、頭腦風暴法找出存在問題的原因。

物資申領(lǐng)不夠到位：護士對物資申領(lǐng)的重要性認識不足，物資領(lǐng)取無計劃性，體現(xiàn)在要么習慣多領(lǐng)甚至過度領(lǐng)取，造成物資的積壓和浪費，增加科室經(jīng)濟運行成本；要么一味強調(diào)節(jié)約費用，減少開支，少領(lǐng)甚至不領(lǐng)，造成臨床用物不便，影響醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，甚至造成醫(yī)患糾紛的現(xiàn)象發(fā)生[2]。而且申領(lǐng)物資沒有固定時間段，比較隨意，每次申領(lǐng)時也沒有全面檢查科內(nèi)物資儲備情況?？苾?nèi)物資種類繁多，需要從供應(yīng)室、總務(wù)倉庫、設(shè)備倉庫、制劑室和耗材倉庫等各處申領(lǐng)，護士對于哪些物品在哪個倉庫申領(lǐng)不是特別清楚，有時造成錯領(lǐng)、誤領(lǐng)和少領(lǐng)。物資申領(lǐng)是通過電腦系統(tǒng)，申領(lǐng)一件物品需要選對庫房并輸入代碼才行，庫房選錯或代碼輸錯都不能成功申領(lǐng)。護士申領(lǐng)物資前檢查物資儲備時，對于需要申領(lǐng)的物資有時靠記憶、有時簡寫在廢紙上，然后申領(lǐng)后的物資等倉庫發(fā)貨到科室時不能全面進行核對（有些庫房是等第二天發(fā)貨）。科內(nèi)物資申領(lǐng)分庫房職責落實在不同的班頭申領(lǐng)，有時剛好在電腦輸入申領(lǐng)物資時，一個電鈴或者患者的詢問給予打斷，等事件處理后又忘了去申領(lǐng)物資。

儲備物資管理不規(guī)范，物資擺放雜亂： 由于受場地限制，有些多領(lǐng)的物資無法統(tǒng)一規(guī)范放置，部分物資只能分散存放在治療室或儲藏室內(nèi)，取用既不方便，又易造成物資的損壞及丟失，同時存在一定的安全隱患。物資存放無序，由于職責含糊，申領(lǐng)到科的物資沒有固定人員存放，碰到護士忙時有時是由護理員存放，沒有嚴格按照“先領(lǐng)先用”或“先產(chǎn)先用”的原則存放。而且物資未進行必要的分類存放，標識不清或根本無標識，取放時易發(fā)生差錯，易造成個別物品存放過期、變質(zhì)。

使用物資方面： 科室物資是由護理人員管理[3]，為了管理、使用方便，有些物資存放在不顯眼的地方，給醫(yī)生的取用帶來不便，容易造成醫(yī)生誤解； 有時醫(yī)生找不到所需物資，就會抱怨護士物資準備不充分，引起相互之間矛盾。實習醫(yī)生到科室后沒有對其進行系統(tǒng)帶教，他們對科室物資的儲存位置、物品取用原則和無菌物品的使用規(guī)范沒有全面掌握，造成部分物資損耗和浪費。

醫(yī)護、護護溝通不順暢： 申領(lǐng)者與使用者脫節(jié)，沒有進行很好的溝通，申領(lǐng)者申領(lǐng)時沒有全面檢查物資儲備，就不能全面了解哪些物資快用完了需要申領(lǐng)，使用者在取用物資時對于快用完的物資也不向申領(lǐng)者提醒，只管自己夠用。而且申領(lǐng)者上一班和下一班溝通不暢，沒有做好交接班，勢必造成物資準備缺陷，不能正常供應(yīng)。

護理員方面： 護理員對物資管理方面的知識缺乏，沒有對其進行相關(guān)知識培訓(xùn)，不懂一次性物品“先領(lǐng)先用”的原則，存放物資時沒有在護士指導(dǎo)下工作。

護理管理方面： 職責分工不明確， 規(guī)章制度落實不到位，護士申領(lǐng)物資后與物資到科后沒有進行仔細核對，物資存放時沒有嚴格按照“先領(lǐng)先用”的原則擺放。

提出整改方案

規(guī)范病區(qū)物資儲備基數(shù)，制作物資申領(lǐng)表單 對科內(nèi)物資進行一次清點整理，羅列物資清單（電腦表單）；接著收集一個月科室向各庫房申領(lǐng)各種物資的數(shù)量，計算出每周需要使用數(shù)量，初步確定儲備基數(shù)，并把各種物資與申領(lǐng)庫房對號入座，根據(jù)總務(wù)倉庫、設(shè)備倉庫、耗材倉庫、制劑室和供應(yīng)室不同部門制定物資申領(lǐng)表單，在此基礎(chǔ)上根據(jù)物資放置的不同區(qū)域（如醫(yī)生站、護士站、配制室、換藥室等）分別標注，每項物資分物品名稱（與電腦物資申領(lǐng)名稱一致）、實際申領(lǐng)數(shù)、備用基數(shù)、規(guī)格等欄目，其中實際申領(lǐng)數(shù)欄是每次進行申領(lǐng)前檢查物資儲備時書寫項目，可供申領(lǐng)和申領(lǐng)后核對用。制定表單開始使用后，收集每次申領(lǐng)數(shù)據(jù)和備用不足數(shù)據(jù)，不斷修訂合適的儲備基數(shù)，既能降低運營成本，又能滿足臨床需要。

二級庫建立使用 與計算機信息中心聯(lián)系在護士站工作界面開發(fā)病區(qū)物資二級庫管理軟件，在二級庫管理平臺上設(shè)立各庫房入庫、其它入庫、其它出庫、項目配對、庫存基數(shù)低儲維護、低儲查詢、收支臺賬等功能。首先對高值耗材、一次性可收費物資與收費項目在二級庫管理平臺上進行配對，接著進行物資庫存低儲、基數(shù)維護，然后根據(jù)配對物資把病區(qū)內(nèi)相應(yīng)物資庫存的數(shù)量進行入庫，做到賬物相符。當物資申領(lǐng)到科室進行核對后，就要在二級庫管理平臺上對其入庫操作，然后在收支臺賬系統(tǒng)中就會顯示出物資入庫信息。當物資使用后在患者賬戶收費確認后也能在二級庫管理平臺上顯示出庫數(shù)量，還能顯示是哪位患者使用，給我們核對帶來方便，能有效避免錯收、漏收費現(xiàn)象。該平臺還能查詢每項物資整月、整年的入出庫信息，出庫信息細化到每位患者，給科室運營的全成本核算提供精確數(shù)據(jù)。二級庫管理平臺上還有一個低儲報警功能，當物資使用到低儲數(shù)量或低于低儲數(shù)量時，護士站工作界面就會有物資低儲報警信息顯示，提醒護士物資儲備不足需要申領(lǐng)。

物資存放固定，標識醒目，利于取用 對科室物資清點整理同時，為方便醫(yī)生、護士治療護理取用物資，重新規(guī)劃物資儲存的位置，一次性無菌物品采用盒裝化儲存，并在各櫥窗、抽屜、盒子上都貼上醒目標識，存放一次性無菌物品的盒子還特意標明低值線、高值線和前出后進或左進右出等字樣，起到再次提醒作用。

職責明確，規(guī)范流程 申領(lǐng)科內(nèi)所有物資由主班護士負責完成，主班護士申領(lǐng)物資前先打印物資申領(lǐng)表單，根據(jù)表單上項目對科內(nèi)物資儲備進行全面檢查，對于不足數(shù)量的物資在表單上注明，然后根據(jù)申領(lǐng)表單進行物資的電腦申領(lǐng)提交，并保留表單到物資進科核對后丟棄。結(jié)合相關(guān)部門物資配送時間，制定科內(nèi)申領(lǐng)物資時間表，周一、周五是向總務(wù)倉庫、設(shè)備倉庫、耗材倉庫申領(lǐng)物資時間，周三、周六上午是向供應(yīng)室申領(lǐng)一次性無菌物品時間，周三還要向制劑室申領(lǐng)消毒液，主班護士按此時間表對科內(nèi)所有物資進行統(tǒng)籌管理，確保供應(yīng)通暢。

加強溝通、培訓(xùn) 科內(nèi)物資規(guī)范放置后，組織全體醫(yī)護人員（包括護理員）進行培訓(xùn)，現(xiàn)場指導(dǎo)物資存放和取用原則，強調(diào)護理員、無執(zhí)照護士要在有執(zhí)照護士指導(dǎo)下工作； 對新到科室實習同學、輪轉(zhuǎn)醫(yī)生進行系統(tǒng)帶教，告知科內(nèi)物資存放區(qū)域、取用原則和無菌物品使用規(guī)范等，避免物資使用浪費現(xiàn)象。收集工作中出現(xiàn)的壞習慣，本著對事不對人的原則，在早會上強調(diào)給予警示。

落實制度執(zhí)行，加強督查 質(zhì)量控制小組成員經(jīng)常進行督查，對工作程序進行跟蹤評價，檢查電腦申領(lǐng)數(shù)據(jù)、物品取用規(guī)范等情況，若出現(xiàn)物資申領(lǐng)未按要求或物品使用多余、亂放等現(xiàn)象進行記錄，及時反饋給護士長，護士長必須對本科室發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進行跟蹤解決，設(shè)立問題庫，定期在科內(nèi)會議上、質(zhì)量講評會上進行討論與分析[4]。有些小問題及時與當事醫(yī)生、護士溝通，共同提高物資管理制度執(zhí)行能力，使科室運作正常化得到有效保證。

效果評估 經(jīng)過制定物資申領(lǐng)表單、建立二級庫管理、明確職責流程和加強跟蹤管理等一系列舉措，科內(nèi)醫(yī)生和護士相互之間埋怨減少了，對物資管理重要性認識加深了，2011年7月至8月護士無計劃申領(lǐng)物資次數(shù)為0，未發(fā)生1次醫(yī)生等待物資現(xiàn)象，也未發(fā)生1例由于物資供應(yīng)問題引起的糾紛。

分享一批人 將科內(nèi)物資申領(lǐng)表單、二級庫建立使用、物資申領(lǐng)規(guī)范流程作為成果在護士長會議上及全院質(zhì)量會議上分享匯報，并在全院推廣。兄弟科室來到我科學習物資規(guī)范擺放、物資申領(lǐng)表單使用、二級庫操作等經(jīng)驗，我科對他們進行現(xiàn)場指導(dǎo)，直到她們學會操作。

小結(jié)

采用 1+3 模式規(guī)范了病區(qū)物資申領(lǐng)、儲備、使用的行為，制定了病區(qū)物資申領(lǐng)表單，建立二級庫管理，確定儲備基數(shù)及低儲報警，固定班頭和時間段申領(lǐng)物資等，重視細節(jié)管理、環(huán)節(jié)監(jiān)控，使物資管理規(guī)范化，具有科學性、合理性，也使病區(qū)工作得到有序運作，讓患者得到及時有效地診治。病區(qū)物資規(guī)范化管理方便了醫(yī)生、護士取用，相互之間抱怨減少，提升了團隊凝聚力，有效地保證了病區(qū)運營秩序，同時也避免了由于物資供應(yīng)不到位引起的不必要糾紛，提高了護理管理質(zhì)量。

1 王美珍，賴曉萍.1+3 模式在手術(shù)室標本管理中的應(yīng)用[J].醫(yī)院管理論壇，2011,5(28): 34-35

2 陳群，汪利輝，李葉萍.骨科病區(qū)物資管理存在的問題及對策[J].中外醫(yī)療，2010,(12):120

3 寧寧，成翼娟，金蓓，等.流程改善在病室?guī)齑嫖镔Y管理中的應(yīng)用[J].中國護理管理，2005,5(2):18-19

4 陳輝，曹艷杰，韓梅.淺談護理質(zhì)量管理新模式——問題管理[J].中國醫(yī)院管理，2010, 30(5):51