水電工程設(shè)計檔案歸檔完整性的管理方法探討

姜 農(nóng) 英

(中國水電顧問集團成都勘測設(shè)計研究院，四川 成都 610072)

1 前 言

我國水電事業(yè)得到了超快發(fā)展，取得了舉世矚目的成就。水電事業(yè)的快速發(fā)展，也對水電工程檔案的管理提出了更高、更嚴的要求。水電工程設(shè)計檔案作為水電事業(yè)發(fā)展的無形資產(chǎn)，在水電事業(yè)中的作用和地位日益凸顯出來，無論是施工過程、還是竣工、交接驗收過程，它都成為水電事業(yè)不可缺少的重要組成部分，尤其是在突發(fā)事件的處置中，更顯示出其重要性。2008年的汶川大地震，對唐家山堰塞湖的處置，以及對受到地震嚴重影響的映秀灣、太平驛等水電站大壩的處置，充分顯示了水電工程設(shè)計檔案是生產(chǎn)力要素的重要資源和具有“工作考查、科學(xué)研究、經(jīng)驗總結(jié)、技術(shù)交流”的作用，為奪取抗震救災(zāi)的勝利，作出了積極的貢獻。加強水電工程設(shè)計檔案歸檔完整性的管理，是從源頭上、基礎(chǔ)上做好水電工程設(shè)計檔案的歸檔工作，使其能夠完整地體現(xiàn)全面性、權(quán)威性、應(yīng)用性的一個重要環(huán)節(jié)。然而，一些水電設(shè)計單位存在水電工程檔案不齊全、不完整的現(xiàn)象，直接影響了水電工程檔案的質(zhì)量，給檔案的利用帶來很大的局限性。因此，加強對水電工程設(shè)計檔案完整性管理方法的研究，尤為重要。本文結(jié)合工作實踐，就這個問題作一初步探討。

2 水電工程設(shè)計檔案歸檔完整性的基本要求及歸檔不完整的原因

水電工程設(shè)計檔案歸檔的完整性應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)“完整、系統(tǒng)、齊全”這一基本要求。但水電項目多、規(guī)模大、投資大、工期長、覆蓋面廣、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點，使水電工程設(shè)計檔案的文件材料歸檔存在著很不完整的現(xiàn)象，表現(xiàn)為：建設(shè)周期長、時間跨度大、人員變化多的設(shè)計項目檔案資料不完整或被丟失；工程設(shè)計圖以外的其他文件材料(如會議紀要、科研項目文件材料、設(shè)備文件材料、計算稿)長期滯留在處室或個人手中；外出活動所形成的衍生文件材料未納入歸檔的范疇。文件材料呈自發(fā)形成和自我保管狀態(tài)，若無科學(xué)的保管和管理，將造成檔案材料的損壞、失效、丟失、泄漏，破壞了材料文件的系統(tǒng)性和完整性，以至無法利用和保存，降低了檔案資源的“完整、系統(tǒng)、齊全”，影響了檔案的質(zhì)量和使用價值。究其原因，主要有：

(1)認識問題。不論是領(lǐng)導(dǎo)還是相關(guān)人員，站在各自的崗位和角度，缺乏對檔案歸檔管理的系統(tǒng)的、全面的認識，對檔案的管理檢查、落實不到位。

(2)制度的問題。對檔案管理沒有形成一套完整的系列制度，或執(zhí)行制度不嚴格，使歸檔的目的、時間、原則、要求范圍不明確，存在隨意性。

(3)人員問題。工程技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)與技術(shù)人員對歸檔范圍不熟悉，使該歸的不歸，甚至將文件資料視為個人財產(chǎn)，不按規(guī)定的歸檔要求辦理；再則就是檔案部門人員少，面對點多面廣的檔案材料主動收集存在困難。

3 提高水電工程設(shè)計檔案完整性的認識和工作力度

提高水電工程設(shè)計檔案的完整性，是檔案管理部門保證檔案的來源和質(zhì)量的最基礎(chǔ)性的工作，收集、保管、利用三大要素缺一不可，收集是基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。從水電工程設(shè)計檔案的價值來看，其完整性就顯得尤為重要和突出。完整的工程設(shè)計文件材料是整個工程項目從設(shè)計到實施和完成的全面記載，反映了工程技術(shù)人員認識掌握工程項目本身規(guī)律和本質(zhì)的全部真實過程。這個過程的記錄是工程技術(shù)人員智慧的集中體現(xiàn)，具有承前啟后的重要作用，是借鑒前人的成功經(jīng)驗，吸取精華，進一步推進水電事業(yè)發(fā)展的寶貴財富。相反，不具備完整性的文件材料檔案的價值則會大打折扣。努力提高工程設(shè)計文件材料歸檔的完整性的認識和工作力度，是檔案部門和工程部門全部工作的重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

從水電工程設(shè)計文件材料固有的特點來看，必須提高工程設(shè)計文件材料歸檔的完整性。水電工程設(shè)計文件具有形成的自身規(guī)律性和階段性，設(shè)計方有預(yù)可行性研究、可行性研究、招標(biāo)設(shè)計、施工詳圖等階段，多階段的文件材料是一個統(tǒng)一體，具有承上啟下、相互作用、相互關(guān)聯(lián)的作用，任何一點的材料缺失都會影響工程設(shè)計檔案材料的完整性，從而降低使用價值。工程設(shè)計作為一個系統(tǒng)工程，其文件材料具有多行業(yè)、多專業(yè)性質(zhì)。對于水電工程設(shè)計，除了水電專業(yè)外，還有交通、機電、建筑、地勘、測量、移民搬遷、安置等多種專業(yè)技術(shù)人員相互配合共同完成，決定了工程設(shè)計文件材料是集多專業(yè)、多人員的心血與成果的結(jié)合體。多部門、多專業(yè)的文件材料都有其特定的文件，內(nèi)容不分主次，都是工程設(shè)計檔案無可取代的重要部分，不能混淆，更不可避重就輕。只有全面收集歸檔，才能形成完整性較強的水電工程檔案。水電工程設(shè)計文件固有的階段性、多學(xué)科性、系統(tǒng)性，決定了其歸檔完整性的必要性。

4 水電工程設(shè)計檔案歸檔完整性管理的辦法

針對工程設(shè)計文件材料歸檔中存在的不完整性的諸多問題，加強對水電工程設(shè)計檔案歸檔完整性管理辦法的研究，是一項非常必要和緊迫的任務(wù)。針對存在問題的原因，應(yīng)當(dāng)從制度、人員、措施等幾個方面著手，形成和完善水電工程設(shè)計檔案歸檔完整性的管理辦法。

4.1 借鑒“三納入、四參加、四同步”的實踐與思維

近來來，“三納入、四參加、四同步”理論的提出與實踐，為檔案歸檔的完整性，提供了一條清晰的思路和解決歸檔不完整性的方法。“三納入、四參加、四同步”，即將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作儀事日程，納入單位規(guī)章制度及工作流程，納入有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制；檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品成果、科研設(shè)計審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收或引進項目接收，負責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準確、系統(tǒng)；單位下達項目計劃任務(wù)應(yīng)與提出項目文件材料歸檔的要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完成歸檔同步。其中，“三納入”是提前控制思維的體制制度保障；“四參加”是參與控制思維在檔案管理中的最佳切入點；“四同步”是控制思維的延伸和擴展，是全程管理的實施方式。

4.2 建立完善的歸檔制度，用制度化、程序化的方法保障檔案的完整性

要做到水電文件材料歸檔齊全完整，必須要從制度上約束，制定完善的歸檔制度，明確歸檔的目的、時間、原則、要求、范圍等，使檔案部門與相關(guān)部門有章可循。為增強權(quán)威性和約束力，應(yīng)依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法規(guī)制定歸檔制度。歸檔制度一經(jīng)建立，則嚴格執(zhí)行，以發(fā)揮實效。

確立明確、細致的歸檔范圍。依據(jù)國家歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合水電工程設(shè)計活動的特點，制定明確、詳細的歸檔范圍，是保證歸檔齊全的重要前提。歸檔范圍應(yīng)適度從水電工程設(shè)計的整體概念出發(fā)，根據(jù)工程設(shè)計中形成文件材料的種類，把握重點、兼顧全面，明確、詳細地規(guī)定出各個設(shè)計階段的歸檔范圍。

建立逐級管理責(zé)任制。責(zé)任制是加強工作責(zé)任心、提高效率、保證秩序的一項有效措施；建立由分管領(lǐng)導(dǎo)—檔案管理部門—項目負責(zé)人—項目組兼職檔案員組成的逐級管理責(zé)任制，把歸檔工作落實到具體人員的崗位職責(zé)，可以使檔案收集工作跟上工程設(shè)計工作的每一環(huán)節(jié)，避免遺漏設(shè)計活動中形成的文件材料。

編制歸檔通報和設(shè)立聯(lián)席會議制。根據(jù)需要定時召開聯(lián)席會議，總結(jié)歸檔情況，對質(zhì)量好、歸檔率高的項目組予以表揚，批評警示歸檔率差的項目組。通報結(jié)果與設(shè)計人員的項目承包獎、設(shè)計評優(yōu)獎掛鉤，促進歸檔材料的完整、準確、系統(tǒng)。

階段定期歸檔制。按預(yù)可行性研究、可行性研究、招標(biāo)設(shè)計、施工詳圖等階段的歸檔范圍要求，分階段定期歸檔。基本建設(shè)是按照一定的程序依次進行的。大、中型工程項目設(shè)計的周期性較長，時間跨度大，相關(guān)人員變動也較大，如不分階段歸檔，大量的文件材料長期積壓在形成部門，對生產(chǎn)業(yè)務(wù)部門是一個很重的負擔(dān)，而且不利于維護有關(guān)文件材料的完整性和安全性。

隨時歸檔制。對時間緊、任務(wù)重的項目，設(shè)計人員需加班加點工作，文件材料形成很快，分階段定期歸檔制已無法滿足需要，需要建立隨時歸檔制，加快節(jié)奏，提高效率，變定期歸檔為隨時歸檔。

4.3 多層次、多渠道檔案的收集方法

采取靈活多樣的工作方法，多層次、多渠道、多方式收集檔案資料是提高檔案完整性的重要環(huán)節(jié)。平時注意了解本單位各個時期、各個方面的工作內(nèi)容、特點、程序、產(chǎn)生文件的情況，對收什么、向誰收、何時收、怎么收等做到心中有數(shù)，這樣就能有針對性地檢查督促文件材料歸檔，堵塞文件散失的漏洞。

從立項開始實施前端控制，讓檔案部門提前參與文件材料的管理，提前了解各部門的業(yè)務(wù)工作流程，確切掌握文件材料形成的內(nèi)容、種類、價值等，及時掌握工程進展情況和第一手文件材料，保證相應(yīng)的文件材料全部、及時歸檔。

健全文件材料收集網(wǎng)絡(luò)。平時由各科室配備的兼職檔案員收集分散的文件材料，由專職檔案人員指導(dǎo)、督促、檢查項目文件材料收集情況，保持與工程項目組的密切聯(lián)系，將產(chǎn)生的文件材料很快立卷歸檔。

掌握文件材料形成規(guī)律，發(fā)現(xiàn)線索，追蹤收集。如通過會議通知查找會議文件，從當(dāng)前中心工作查找圍繞中心工作形成的文件材料；結(jié)合保密檢查、機構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動等機會，隨時把應(yīng)歸檔的文件收集起來。

綜上所述，只要采取科學(xué)的方法，強化歸檔意識，采取行之有效的方法，不斷創(chuàng)新工作思維，加強方法和措施的研究，就可以更好地提高水電工程設(shè)計檔案歸檔的完整性，達到檔案“完整、系統(tǒng)、齊全”的要求和目的。

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