高校評估檔案規(guī)范化管理的建議

何艷平

(湖南廣播電視大學(xué)，湖南長沙 410004)

高校評估檔案規(guī)范化管理的建議

何艷平*

(湖南廣播電視大學(xué)，湖南長沙 410004)

隨著教育行政部門對高校教育質(zhì)量宏觀調(diào)控與監(jiān)督的加強，評估檔案對高校檔案工作者帶來了新的挑戰(zhàn)，本文從高校評估檔案與高校檔案的關(guān)系著手，論述了高校評估檔案與高校檔案的聯(lián)系與區(qū)別，并為高校評估檔案規(guī)范化管理提出了一些合理性建議。

高校;評估;檔案;管理;建議

近年來，隨著教育行政部門對高校教育質(zhì)量宏觀調(diào)控與監(jiān)督的加強，評估檔案對高校檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，如何既滿足評估工作的要求，又不違背檔案工作的基本管理思想與原則，是每個高校檔案管理者要面對的一個新問題。如何處理和加強高校評估檔案，當(dāng)前出現(xiàn)了多種不同的意見，有一部分人將高校評估檔案與高校檔案對立起來，提出對評估檔案實行單獨管理，有的認(rèn)為要把評估檔案作為一個新增的專業(yè)檔案管理，有的人則想改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提出將高校檔案完全按評估檔案的要求進(jìn)行收集與管理。如何正確看待高校評估檔案與高校檔案的關(guān)系，對高校評估檔案進(jìn)行規(guī)范化管理有重要意義。本文擬分析高校評估檔案與高校檔案的聯(lián)系與區(qū)別，為高校評估檔案規(guī)范化管理提出一些合理性建議。

一、高校評估檔案與高校檔案的關(guān)系

(一)高校評估檔案與高校檔案的聯(lián)系

高校評估檔案是指高校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項活動，特別是教學(xué)工作過程中形成、能夠為相應(yīng)評估提供依據(jù)、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體、形式的記錄材料，其價值在于它是根據(jù)一定的指標(biāo)體系，通過系統(tǒng)地收集學(xué)校的主要信息和材料，在進(jìn)行科學(xué)分析的基礎(chǔ)上對學(xué)校辦學(xué)條件和教育教學(xué)質(zhì)量等方面進(jìn)行客觀評價的憑證依據(jù)。高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。從二者的概念我們可以看出，它們都是一種有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的記錄材料并且都具有重要的參考作用與憑證作用。高校檔案是評估檔案的重要來源之一，是評估檔案存在的基礎(chǔ)。由于評估檔案是新時期產(chǎn)生的，主要依據(jù)觀測點來收集材料，所以許多材料都是原始檔案資料的復(fù)印件。評估指標(biāo)體系中所要求的大部分文件材料都必須經(jīng)過重新加工方能符合評估檔案的要求，這種重新加工其實類似于檔案編研，是對館藏檔案的一種深層次開發(fā)。

(二)高校評估檔案與高校檔案的區(qū)別

整體而言，高校評估檔案與高校檔案還是存在一些區(qū)別的。一是側(cè)重點不同。高校檔案是從全局出發(fā)，重在反應(yīng)一個單位的全部活動過程，而評估檔案是有側(cè)重點的，如教學(xué)評估檔案側(cè)重于教學(xué)方面，黨建評估檔案側(cè)重于黨群工作。二是形成不同。檔案的收集是按照檔案自然形成的規(guī)律，把分散的材料接收、征集、集中起來，沒有明顯的針對性，真實性較強。評估檔案是按評估指標(biāo)體系的要求，由各單位匯編的反應(yīng)學(xué)校辦學(xué)面貌的專題檔案，目的明確。這些檔案文件材料的組織、匯編都是由相關(guān)部門的管理人員根據(jù)評估指標(biāo)體系的要求，組織相關(guān)人員通過各種不同的方式編研而成的，主觀因素較多。三是整理方式不同。評估工作一般是分階段進(jìn)行，開展時間短則三年，長則四至五年進(jìn)行一次，從而導(dǎo)致評估檔案資料形成的周期長。評估檔案在整理時不會區(qū)分每一份資料的保管期限，也不會考慮文件材料形成的時間跨度，只要是反應(yīng)同一觀測點、屬于同一形成周期的資料都集中在一起，因此評估檔案中出現(xiàn)資料的重復(fù)問題、跨年度問題、保管期限不一致的問題不足為奇。而在普通高校檔案的整理中，人們往往會結(jié)合年度、組織機構(gòu)(問題)與保管期限對每一類目的檔案進(jìn)行整理，一般情況下，不同年度、不同機構(gòu)(問題)、不同保管期限的檔案分別立卷，以便于檔案的保管、利用、鑒定與銷毀。并且制作文件目錄的時候，評估檔案更接近于書本目錄，而高校檔案的文件目錄是嚴(yán)格按照檔案管理的格式編制。四是要求不同。評估檔案主要是從觀測點來收集資料，一份原始檔案有時反應(yīng)了多個觀測點，則可以將其復(fù)印多份分別存放至各個觀測點中，并且由于評估檔案大多是根據(jù)評估觀測點來收集匯編而成，因此復(fù)印件較多。檔案資料則要求剔除重復(fù)的資料，并且要求盡量保存資料的原件，只有堅持將所有原件交至檔案部門存檔的前提下，才能更好的對檔案進(jìn)行再開發(fā)和利用。五是它們的功能不同。評估檔案具有集中性和直觀性，是對高校檔案的凝練、提升與總結(jié)。評估檔案更偏向于資料編研的性質(zhì)，是檔案的補充。而高校檔案在學(xué)校管理中具有不可替代的憑證與參考作用，為業(yè)務(wù)活動提供重要的信息支持和保障，是高校文化與校史的主要傳承者，是解決爭端與糾紛的重要依據(jù)。

二、對高校評估檔案規(guī)范化管理的建議

由于高校評估檔案與高校檔案在形成、存在形式、要求上有緊密聯(lián)系又有諸多不同，而當(dāng)前檔案管理規(guī)范中又沒有專門針對高校評估檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，于是出現(xiàn)了前文中提到的各種各樣的管理方式。筆者認(rèn)為，將高校評估檔案作為新增專業(yè)檔案單獨管理，或者將高校檔案揉合到評估檔案中按評估檔案的要求管理等方法均有欠妥的地方。如何實現(xiàn)評估檔案與高校檔案有機結(jié)合，進(jìn)行規(guī)范化管理，筆者提出以下建議:

(一)對高校評估檔案進(jìn)行合理定位

鑒于評估檔案的種種特點，筆者認(rèn)為評估檔案只是高校檔案利用的體現(xiàn)與延伸，將它作為一種專題性質(zhì)的編研檔案或稱作是一種館藏資料保管會比較妥當(dāng)。評估結(jié)束以后，評估檔案統(tǒng)一集中于高校檔案管理部門進(jìn)行保管，同時也是一個學(xué)校辦學(xué)過程中所經(jīng)歷的各個階段的真實反映。如果將評估檔案作為新增的門類，這無形中修改了教育部頻布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，如果一旦出現(xiàn)一個新事物形成的文件材料就新增一類目，不遵循已有規(guī)定，各行其是，必定會給檔案管理帶來混亂。其次，如果將高校檔案的管理完全按評估體系的要求來整理，將評估檔案與普通檔案合二為一，也是行不通的。各種評估體系都有自己的評估指標(biāo)，其側(cè)重點也是不同的，按教學(xué)評估的要求整理的教學(xué)評估檔案，在黨建評估中還是要重新進(jìn)行收集整理，因為它們的評估指標(biāo)是不一樣的。并且高校評估檔案與高校檔案收集的范圍也不完全重疊，高校檔案收集的范圍更為廣泛。如果將評估檔案單獨由相關(guān)工作部門管理的話，有悖于高校檔案集中管理的要求，不利于檔案的保管與利用，易造成檔案的丟失，評估活動作為學(xué)校工作的重要組成部分，卻在高校檔案中不能得到體現(xiàn)，也影響到高校檔案的完整性。高校評估檔案來源于普通檔案，是對高校普通檔案的擴充與豐富，它按照各類評估指標(biāo)采集了各項普通檔案中沒有的數(shù)據(jù)信息，并對各類普通檔案信息進(jìn)行了提練、加工與匯總，這是對普通檔案的有益的補充，但是它又不能替代高校檔案?？傊?，高校檔案的管理范圍更為廣范，高校檔案是全局性的，涉及到學(xué)校的各個方面，而評估檔案是有側(cè)重點的，主要是依據(jù)評估指標(biāo)來收集資料，一般只涉及到了高校檔案中的一部分、一個時間段，因此，評估檔案只是高校檔案的一個組成部分，是高校檔案利用的延伸。

(二)針對高校評估檔案的特點規(guī)范管理

1.在2008年教育部頻布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，根據(jù)各評估觀測點細(xì)則，擬定適合于本單位的《歸檔文件范圍與保管期限規(guī)定》，將評估檔案納入到高校檔案的十一大類目之中，而不是將高校檔案融合到評估檔案之中。普通檔案的收集范圍要比評估檔案的大得多，評估檔案只是普通檔案中的一部分。以高職評估為例，高職評估的觀測點包括辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊伍建設(shè)、教學(xué)條件與利用、教學(xué)建設(shè)與改革、教學(xué)管理、教學(xué)效果六大方面，高職評估檔案就是依據(jù)這六大方面來進(jìn)行收集和整理，其中辦學(xué)指導(dǎo)思想與師資隊伍建設(shè)可以納入到普通檔案中的行政類，其它的都可歸到教學(xué)類，由相關(guān)部門以學(xué)年度為單位按要求進(jìn)行收集整理，在以后的評估工作中隨時都可以將其作為一個整體進(jìn)行調(diào)用，而不再是臨時搜集，東拼西湊。

2.為了適應(yīng)教學(xué)評估工作的需求，高校必須轉(zhuǎn)變一些傳統(tǒng)的檔案觀念，樹立超前意識，使檔案工作和學(xué)校的各項工作同步。要增強教學(xué)部門與檔案部門之間的相互理解和支持，理順內(nèi)部關(guān)系，形成全校教學(xué)與檔案工作“一盤棋”的局面，使評估檔案的收集與管理和高校檔案管理工作同步進(jìn)行。比如高職評估中的教學(xué)檔案，來源于教師、學(xué)生、學(xué)生社團(tuán)、教學(xué)管理者、科研部門、實訓(xùn)部門、實習(xí)企業(yè)等等，來源非常廣泛，需要在平時的工作中注重檔案資料的積累，以學(xué)期為單位及時收集整理，許多檔案資料的收集如果不與工作同步，很容易導(dǎo)致檔案資料的缺失。

3.加強檔案的數(shù)字化管理，強化高校檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，確保檔案信息資源庫的質(zhì)量及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)的通用、共享與交換，從而提高工作效率。高校檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理之后，無論遇到什么方面的評估，無論需要什么方面的檔案，只要在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)關(guān)鍵詞的檢索，相應(yīng)的資料都可以通過系統(tǒng)按要求進(jìn)行重新組合，打印出相應(yīng)的檔案資料，給評估工作帶來很大方便。所以，我們在收集整理紙質(zhì)檔案的同時，更要加強數(shù)字檔案的收集，同時盡量將檔案目錄做得更為詳細(xì)，為以后的各類評估工作作好準(zhǔn)備。

4.在教育部或其他主管部門舉辦的各項評估工作中，應(yīng)將高校檔案的評估也納入評估指標(biāo)體系，以促進(jìn)高校檔案的健康發(fā)展。由于檔案工作是一個效益滯后的工作，在講究效益至上的今天，許多單位對檔案工作的投入滯后，只有將高校檔案納入評估范圍，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)才會對檔案工作更加重視，加大對檔案的投入。一個學(xué)校的檔案工作做好了，對今后的各類評估工作也將是一個很大的促進(jìn)。

總之，高校評估檔案作為高校辦學(xué)過程中各種有價值信息的載體，是高校評估工作的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，需要及時制定出相應(yīng)的管理措施，規(guī)范管理，積極推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，才能讓高校檔案更好地服務(wù)于高校評估，服務(wù)于學(xué)校的各項工作，更好地發(fā)揮其作用。

［1］劉萌.文書與檔案管理［M］.北京:電子工業(yè)出版社，2010.

［2］馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論［M］.北京:中國人民大學(xué)出版社，2001.

［3］李文榮，陳霞.本科教學(xué)工作水平評估檔案實體管理之探討［J］.農(nóng)業(yè)教育研究，2009，(9).

［4］王宇暉.高校教學(xué)評估檔案走向之管見［J］.四川檔案，2009，(4).

［5］李曉娟.高職高專院校評估檔案中存在的問題及對策［J］.檔案人語，2010，(5).

［6］熊杰.關(guān)于高校評估檔案建設(shè)的思考［J］.科教文匯，2008，(2).

［7］王志宇.高校評估檔案的形成與歸檔［J］.現(xiàn)代管理，2008，(12).

［8］倪麗娟.高校教學(xué)評估檔案的管理［J］.中國檔案，2006，(12).

Abstract:In recent years，as the administrative departments of education reinforce the macro regulation and supervision on the education quality in colleges and universities，the evaluation archives brings new challenge to archivists.This paper discusses the relationship between evaluation archives and archives and then their relations and differences，and puts forward some reasonable suggestions on the education evaluation archives standardization management.

Key words:colleges and universities，evaluation，archive，management，suggestion

Suggestions on Standardized Management of Evaluation Archives in Colleges and Universities

HE Yan－ping

G647

A

1009－5152(2012)03－0081－03

2012－08－18

何艷平(1975－ )，女，湖南廣播電視大學(xué)檔案館員。