聲像檔案存在的問題及對策的思考

魏振欽

聲像檔案是指單位和個(gè)人在行使職責(zé)和從事本單位工作活動中形成的、具有保存利用價(jià)值的照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、專題片等聲像材料。

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案，很好地服務(wù)了單位事業(yè)的發(fā)展。但是，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

1 聲像檔案管理存在的問題

1.1 聲像設(shè)備存在的問題：隨著社會的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)單位的聲像設(shè)備有了很大改善，極大地滿足了辦公的需要。但是，大多數(shù)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，致使聲像設(shè)備管理混亂，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。最終造成一些重要活動沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

1.2 攝錄人員存在的問題：攝錄人員在各自科室中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。但在攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀?！皬?qiáng)”表現(xiàn)在隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這方面；“弱”表現(xiàn)在專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這方面。還有就是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報(bào)社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強(qiáng)，僅考慮個(gè)人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。事實(shí)證明，攝錄人員專業(yè)知識及技能的貧乏，加上認(rèn)識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。待用時(shí)再靠檔案員去催要，那只能是“亡羊補(bǔ)牢”了。

1.3 聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜：（1）管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理。缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。（2）檔案意識不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外，有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強(qiáng)，對聲像檔案管理缺乏重視。（3）保管條件差，聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，單位的檔案部門要配備聲像檔案室或聲像檔案專柜，具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。但大多數(shù)單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。（4）收集渠道不暢，聲像檔案室藏匱乏。檔案室是本單位保存檔案并提供利用的基地。但是室藏聲像檔案極為匱乏。單位中有近四分之一的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。短期內(nèi)難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使單位檔案室聲像檔案不齊全，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成現(xiàn)在的狀況。（5）單位重大活動聲像檔案流失嚴(yán)重。每次單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或在網(wǎng)上發(fā)表，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。原因是：檔案管理不集中統(tǒng)一，各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實(shí)物等）檔案流失在所難免；二是，從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是，有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為己有或是下落不明，又造成檔案的流失。

2 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議

2.1 加強(qiáng)宣傳、提高意識

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。一要，做好聲像檔案的宣傳工作，引起單位領(lǐng)導(dǎo)及職工的廣泛關(guān)注，從而提高各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要，抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本單位中心工作，通過室藏檔案以及生動地利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2.2 加強(qiáng)管理，制定相應(yīng)的管理辦法，并狠抓落實(shí)

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。同時(shí)，各單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

2.3 加強(qiáng)監(jiān)督、注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

2.4 結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

2.5 全面出擊、疏通收集渠道

要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。主要有：（1）通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。（2）對重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。檔案人員應(yīng)對重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。（3）直接征集。就是向攝錄人員保存在手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方征集。（4）廣泛地社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。

2.6 建議檔案主管部門參與單位各類重大活動

針對單位重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀，應(yīng)采取檔案主管部門直接參與的辦法，由檔案主管部門派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保單位重大活動產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。

[責(zé)任編輯：湯靜]