高校特色檔案建設(shè)的實(shí)踐與思考
——以江南大學(xué)為例

徐靜娟

(江南大學(xué) 檔案館，江蘇 無(wú)錫 214122)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出，高校檔案是指高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。雖然各高校形成的檔案基本類別相同，但由于各校在教學(xué)、科研和管理方面不同，所在行業(yè)和地區(qū)的不同，因此其形成的許多檔案也有其鮮明的學(xué)校特色。本文以江南大學(xué)建設(shè)有輕工特色的高校檔案為例，探討了高校特色檔案的內(nèi)涵和價(jià)值、內(nèi)容和建設(shè)要點(diǎn)，以及為教學(xué)科研和社會(huì)服務(wù)的途徑。

一、高校特色檔案的內(nèi)涵及價(jià)值

高校特色檔案是指在常規(guī)檔案工作的基礎(chǔ)上，通過(guò)收集和挖掘?qū)W校現(xiàn)存檔案中體現(xiàn)辦學(xué)特色的檔案資源，以及根據(jù)辦學(xué)特色專門收集和保存的檔案資料。因此，高校特色檔案比一般檔案更能反映學(xué)校辦學(xué)特色的形成過(guò)程[1-3]。

(一)高校特色檔案的內(nèi)涵

特色，通常是指事物的品質(zhì)在風(fēng)格、標(biāo)志和內(nèi)容等方面與其他一般事物的顯著區(qū)別。特色檔案是指具有代表性和特殊性質(zhì)的檔案，具有“人無(wú)我有”的特點(diǎn)。

以江南大學(xué)為例，2001年由原無(wú)錫輕工大學(xué)、無(wú)錫教育學(xué)院和江南學(xué)院三校合并而成，其優(yōu)勢(shì)學(xué)科來(lái)源于原無(wú)錫輕工大學(xué)的食品、生物工程和工業(yè)設(shè)計(jì)等專業(yè)，目前為我國(guó)食品、工業(yè)生物技術(shù)等行業(yè)高科技研發(fā)的主要依托單位。學(xué)校還擁有食品科學(xué)與技術(shù)國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、糧食發(fā)酵工藝及技術(shù)國(guó)家工程實(shí)驗(yàn)室。此外，江南大學(xué)在輕工、紡織、環(huán)境、化工和工業(yè)設(shè)計(jì)等方面也具有專業(yè)優(yōu)勢(shì)。因此，江南大學(xué)的特色檔案建設(shè)主要圍繞食品、生物工程等優(yōu)勢(shì)學(xué)科展開(kāi)。

(二)高校特色檔案的價(jià)值

1.傳承辦學(xué)理念

高校特色檔案的建設(shè)有助于記錄辦學(xué)沿革，彰顯辦學(xué)理念。高校在辦學(xué)理念確立后，必須通過(guò)建立和完善管理模式，通過(guò)學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、工作制度、管理制度等協(xié)同落實(shí)。這些規(guī)劃、制度的形成和落實(shí)過(guò)程都可以通過(guò)檔案信息保存、展示。

在三校合并后，江南大學(xué)發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，明確提出了辦學(xué)理念：“彰顯輕工特色，服務(wù)國(guó)計(jì)民生；創(chuàng)新培養(yǎng)模式，造就行業(yè)中堅(jiān)”。因此，江南大學(xué)特色檔案的建設(shè)著重于輕工行業(yè)特色，顯示了學(xué)校在食品、發(fā)酵、精細(xì)化工、紡織服裝和工業(yè)設(shè)計(jì)等優(yōu)勢(shì)學(xué)科的亮點(diǎn)和成果，體現(xiàn)了學(xué)校的辦學(xué)理念。

2.展示辦學(xué)效益

通過(guò)深入挖掘高校特色檔案，展示學(xué)校教學(xué)科研成果、科技開(kāi)發(fā)成果、國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，以及知名校友等資料，可以讓社會(huì)更好地了解學(xué)校的辦學(xué)成果，擴(kuò)大社會(huì)影響，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，彰顯辦學(xué)的社會(huì)效益。

近年來(lái)江南大學(xué)的特色檔案展示了學(xué)校教學(xué)工作所取得的國(guó)家級(jí)、省部級(jí)等教學(xué)成果獎(jiǎng)；在科研領(lǐng)域承擔(dān)并完成的包括國(guó)家“973”、“863”、國(guó)家自然科學(xué)基金等多項(xiàng)國(guó)家級(jí)科研項(xiàng)目和成果，學(xué)校申請(qǐng)和授權(quán)的專利數(shù)量在全國(guó)高校名列前茅；學(xué)校積極參與國(guó)家、地區(qū)科技創(chuàng)新和服務(wù)體系建設(shè)，與海爾集團(tuán)、國(guó)酒茅臺(tái)集團(tuán)等多家知名企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)學(xué)研合作，推進(jìn)科技成果產(chǎn)業(yè)化。特色檔案從各個(gè)側(cè)面顯示了學(xué)校近年來(lái)良好的辦學(xué)效益。

二、高校特色檔案的內(nèi)容

高校檔案內(nèi)容繁多，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》其主要包括：黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類和財(cái)會(huì)類，以及根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況確定的歸檔范圍。檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。但特色檔案必須根據(jù)學(xué)校特點(diǎn)進(jìn)行選擇，一般包括人物、成果、歷史檔案等等。

(一)人物檔案

人物檔案主要包括學(xué)校知名的教師和科研人員，以及知名校友等的資料。此外，相關(guān)特色學(xué)科(專業(yè))的優(yōu)秀畢業(yè)生資料也是人物檔案的重要組成部分。

以江南大學(xué)食品學(xué)科為例，該學(xué)科在我國(guó)同類學(xué)科中創(chuàng)建最早、基礎(chǔ)最好、覆蓋面最廣。該學(xué)科建立50多年來(lái)，先后擁有一批海內(nèi)外知名的食品科學(xué)專家，目前其人才團(tuán)隊(duì)包括長(zhǎng)江學(xué)者3名、教授39名。再以發(fā)酵學(xué)科為例，該學(xué)科也是我國(guó)同類領(lǐng)域中歷史最為悠久的學(xué)科之一，擁有包括中國(guó)工程院院士在內(nèi)的一批知名專家。這些專家教授為我國(guó)食品與發(fā)酵工業(yè)的發(fā)展作出了杰出的貢獻(xiàn)，他們的團(tuán)隊(duì)及個(gè)人檔案是學(xué)校珍貴的史料之一。

這天，時(shí)任國(guó)務(wù)院總理李鵬在上海宣布：“中共中央、國(guó)務(wù)院決定，要加快上海浦東地區(qū)的開(kāi)發(fā)，在浦東實(shí)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)和某些經(jīng)濟(jì)特區(qū)的政策?！弊源?，浦東開(kāi)發(fā)開(kāi)放正式拉開(kāi)大幕。

(二)成果檔案

成果檔案主要是學(xué)校重點(diǎn)學(xué)科和特色學(xué)科的學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)在教學(xué)科研活動(dòng)中的發(fā)現(xiàn)與發(fā)明的歷史記錄，包括調(diào)研報(bào)告、實(shí)施方案、年度總結(jié)、鑒定報(bào)告、申報(bào)成果、發(fā)表論文等內(nèi)容，載體形式除文字材料外，還包括設(shè)計(jì)圖紙、照片、影像、獎(jiǎng)狀、證書(shū)等。這些檔案是體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)科研水平的一個(gè)重要標(biāo)志，也是科研成果向生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化的原始材科，同樣也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。

以江南大學(xué)食品學(xué)院為例，近年來(lái)，承擔(dān)了國(guó)家和部省級(jí)科研項(xiàng)目200余項(xiàng)，橫向科研項(xiàng)目400多項(xiàng)；獲得國(guó)家級(jí)科技進(jìn)步獎(jiǎng)2項(xiàng)，省部級(jí)科技進(jìn)步獎(jiǎng)60余項(xiàng)；授權(quán)專利170多項(xiàng)；發(fā)表論文近3 000篇，其中三大檢索論文700余篇。這些成果材料都是學(xué)校特色檔案的重要組成部分。

(三)歷史檔案

每個(gè)高校都有自己特有的歷史，高校特色檔案是高校歷史發(fā)展最真實(shí)的記錄和反映。江南大學(xué)由三所高校合并而成，三校都各有自己的歷史，建立特色檔案是系統(tǒng)記錄和展示高校發(fā)展歷史最好的方法之一。

江南大學(xué)檔案館專門建立了校史館，展區(qū)面積達(dá)760平方米，分為“金陵典學(xué)”、“五秩乃達(dá)”、“群星璀璨”、“學(xué)海無(wú)涯”、“桃李芬芳”、“雨露甘霖”等六大部分，通過(guò)展示江南大學(xué)歷史上不同時(shí)期的1 000多幅圖片資料和250多件實(shí)物，再現(xiàn)了學(xué)校辦學(xué)歷史和發(fā)展軌跡。校史館的展品是學(xué)校大學(xué)精神、辦學(xué)理念和學(xué)校歷史、文化的物化凝練和具體體現(xiàn)，校史館已成為宣傳學(xué)校、聯(lián)系校友、對(duì)外交流的重要窗口。

(四)其他檔案

各級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)代表，以及國(guó)內(nèi)外學(xué)者等重要賓客來(lái)江南大學(xué)視察和參觀、講學(xué)過(guò)程中形成的珍貴題詞、圖片和影像，以及贈(zèng)送的禮物都成為學(xué)校的特色檔案。在江南大學(xué)保存的珍貴題詞中，有原國(guó)家副主席榮毅仁的題詞：“培育人才，為國(guó)為民”；也有原國(guó)務(wù)院副總理李嵐清的題詞：“造就優(yōu)秀人才，促進(jìn)輕工業(yè)進(jìn)一步發(fā)展”等。這些實(shí)物也是檔案館收集和保存的重要特色檔案。

三、高校特色檔案建設(shè)要點(diǎn)

高校特色檔案的建設(shè)首先需要高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持；其次要加強(qiáng)管理制度的建設(shè)，對(duì)學(xué)校擁有的檔案資源進(jìn)行整合優(yōu)化，對(duì)新型檔案資源盡快收集整理；同時(shí)要加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)和信息管理系統(tǒng)建設(shè)。

(一)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視

高校特色檔案的構(gòu)建涉及多個(gè)職能部門甚至個(gè)人，這就需要學(xué)校各部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持，同時(shí)，還需要相關(guān)教職員工的配合。學(xué)校要把檔案工作提到議事日程，提供經(jīng)費(fèi)和設(shè)備；相關(guān)教職工也要積極參與檔案的征集和整理歸檔，為檔案館提供第一手資料，這是建立特色檔案的重要保證。

(二)管理制度建設(shè)

依法治檔是檔案工作的基本要素，應(yīng)嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求，建立健全檔案管理制度，規(guī)范各類檔案的歸檔管理，使檔案管理走上規(guī)范化、制度化。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校還可出臺(tái)校內(nèi)政策，如申報(bào)國(guó)家和部省級(jí)科研成果須經(jīng)檔案館審核，項(xiàng)目檔案歸檔完整方能上報(bào)；重點(diǎn)和特色學(xué)科的教師申報(bào)高級(jí)職稱需要將申報(bào)成果原件或復(fù)制品歸檔案館保存等等。江南大學(xué)的這些制度和辦法已收到了較好的效果，為學(xué)校特色檔案資源的積累起到了保障作用[4]。

(三)特色檔案資源建設(shè)

由于歷史原因，學(xué)校原來(lái)形成的檔案往往存在部門分割、條塊獨(dú)立等問(wèn)題，如果不進(jìn)行整合和優(yōu)化，難以實(shí)現(xiàn)檔案利用的最大化和最優(yōu)化。因此，必須對(duì)高校原有檔案進(jìn)行整合和優(yōu)化，以建立體現(xiàn)輕工行業(yè)特色的江南大學(xué)特色檔案。

1.對(duì)原有檔案資源進(jìn)行整合優(yōu)化

江南大學(xué)與百年名校南京大學(xué)、東南大學(xué)同宗同源，學(xué)校檔案館藏豐富，擁有江南大學(xué)、無(wú)錫輕工大學(xué)、無(wú)錫輕工業(yè)學(xué)院紡織分院、江南學(xué)院、無(wú)錫教育學(xué)院、東華大學(xué)無(wú)錫校區(qū)等6個(gè)檔案全宗。江南大學(xué)館藏檔案數(shù)量目前已近10萬(wàn)卷，檔案年增量7 000卷以上，內(nèi)容包括行政、教學(xué)、財(cái)會(huì)、科研、基建、人物等。要建立具有輕工特色的檔案，必須在內(nèi)容上經(jīng)過(guò)“去粗取精，去偽存真”，“由表及里，由此及彼”的大量的編研工作，使?jié)撛诘男畔r(jià)值得到提升，并在更大的時(shí)空范圍內(nèi)為社會(huì)共享。最早具有輕工特色的檔案始于1947年，在愛(ài)國(guó)實(shí)業(yè)家榮德生先生創(chuàng)辦的私立江南大學(xué)的珍貴史料中就有關(guān)于食品學(xué)科教學(xué)和科研活動(dòng)的記載。1958年以后的館藏檔案中，有“啤酒大王”朱寶鏞、檀耀輝，油脂科學(xué)專家劉復(fù)光，食品科學(xué)專家黃本立、沈?qū)W源、向瑞春等名人檔案，這些檔案經(jīng)過(guò)整合優(yōu)化可以豐富學(xué)校的特色檔案。

2.注重檔案收集、整理和建檔

近年來(lái)，學(xué)校特色學(xué)科發(fā)展迅速，尤其是食品與生物工程的教學(xué)科研在國(guó)內(nèi)處于領(lǐng)先水平，新的人才團(tuán)隊(duì)、新的科研成果分散在相關(guān)院系，檔案館可以和相關(guān)院系、管理部門協(xié)同合作，注重收集教學(xué)科研的原始材料，開(kāi)展相關(guān)專業(yè)特色檔案的建檔工作。如目前江南大學(xué)食品科學(xué)國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室為開(kāi)放性實(shí)驗(yàn)室，許多海內(nèi)外學(xué)者在此進(jìn)行研究，這些人才的流動(dòng)性較大，及時(shí)為其建立個(gè)人專業(yè)檔案，記錄其最新學(xué)術(shù)成果，也是建設(shè)特色檔案的一個(gè)有價(jià)值的嘗試。

(四)檔案人才培養(yǎng)

專業(yè)結(jié)構(gòu)合理的檔案研究團(tuán)隊(duì)是構(gòu)建高校特色檔案的人才保證。檔案研究人員除具有一定的理論水平和政治素養(yǎng)、熟悉檔案工作的方針和政策、具有一定的計(jì)算機(jī)和外語(yǔ)能力外，還必須具備與特色專業(yè)相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，這樣有助于更好地建設(shè)富有輕工特色的江南大學(xué)特色檔案。

(五)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)

先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)是提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)的保證。檔案信息化管理，有助于傳統(tǒng)的 “檔案管理”向 “檔案開(kāi)發(fā)”、“檔案應(yīng)用”轉(zhuǎn)變，這是高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

特色檔案在見(jiàn)證歷史、傳承文化方面具有長(zhǎng)久的利用價(jià)值，也是學(xué)校檔案中比較珍貴的部分，這些實(shí)體檔案的利用常因其單一性而受到限制。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案資源的共享成為可能。江南大學(xué)檔案館通過(guò)近年來(lái)的檔案資源數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案的計(jì)算機(jī)信息管理。檔案的計(jì)算機(jī)管理也由案卷級(jí)轉(zhuǎn)變到文件級(jí)，這為特色檔案的共享利用提供了良好的條件[5-6]。

四、高校特色檔案發(fā)揮作用的途徑

建立特色檔案的目的是讓特色檔案發(fā)揮為高校發(fā)展和社會(huì)服務(wù)的作用，目前高校特色檔案發(fā)揮作用的途徑主要包括：建立主題展覽館，提供社會(huì)服務(wù)和豐富教學(xué)手段等。

(一)建立主題展館

建立主題展覽館是特色檔案發(fā)揮作用的最佳途徑，這些特色檔案的實(shí)物、圖表、圖片，采用聲光電手段展示，再配以專業(yè)解說(shuō)詞對(duì)參觀人員進(jìn)行全方位的宣傳，可以取得顯著效果。

如前所述，江南大學(xué)特色檔案以校史館最有代表性，它展示了具有輕工特色的江南大學(xué)發(fā)展歷程。除校史館外，江南大學(xué)還有許多特色鮮明的主題展覽館，如錢紹武藝術(shù)館，展示并收藏了著名雕塑家、中央美術(shù)學(xué)院教授錢紹武先生的雕塑、素描、書(shū)法等作品50余件；民間服飾傳習(xí)館收集了清末民國(guó)時(shí)期的服飾1 500余件(套)和考察圖片100余幅，是集實(shí)物性和研究性于一體的收集、保藏、研究和傳播中國(guó)民間服飾實(shí)物標(biāo)本的機(jī)構(gòu)；工業(yè)設(shè)計(jì)館展示了江南大學(xué)工業(yè)設(shè)計(jì)及設(shè)計(jì)教育的發(fā)展，以模型、實(shí)物、多媒體動(dòng)態(tài)展示等多種方式，多層面展示了國(guó)際化、前瞻性視野下江南大學(xué)的最新設(shè)計(jì)教育成果。

(二)提供社會(huì)服務(wù)

檔案館與校學(xué)生處、團(tuán)委、研究生處加強(qiáng)了聯(lián)系和溝通，在每年新生入學(xué)教育中，有計(jì)劃、有組織地讓學(xué)生參觀特色檔案，以增強(qiáng)學(xué)生對(duì)學(xué)校辦學(xué)特色的理解。這些直觀、生動(dòng)的展覽遠(yuǎn)比一般形式的入學(xué)教育更受學(xué)生歡迎，更能激勵(lì)學(xué)生愛(ài)校敬業(yè)。江南大學(xué)各特色展館還經(jīng)常接待社會(huì)各界人士的參觀學(xué)習(xí)，讓他們了解學(xué)校的發(fā)展歷程、辦學(xué)理念和成果，起到了擴(kuò)大學(xué)校的知名度和社會(huì)影響、促進(jìn)對(duì)外合作和交流的作用。

(三)豐富教學(xué)形式

系統(tǒng)的、不斷更新的高校特色檔案，除了展示辦學(xué)理念、擴(kuò)大社會(huì)影響外，還可以為相關(guān)學(xué)科的教學(xué)科研服務(wù)。如江南大學(xué)生物工程學(xué)院開(kāi)設(shè)的課程中有釀酒史的內(nèi)容，學(xué)校利用特色檔案正在籌辦的“釀酒科技館”建成之后，將對(duì)發(fā)酵工藝的教學(xué)和科研起到很好的促進(jìn)作用。再如，目前食品安全已成為全社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)，可以利用江南大學(xué)在食品安全方面的學(xué)科優(yōu)勢(shì)，建立“食品安全專館”，這將為國(guó)內(nèi)食品安全教學(xué)科研水平的提高發(fā)揮積極作用。

五、結(jié)語(yǔ)

高校檔案館應(yīng)該充分發(fā)揮高校在行業(yè)或區(qū)域的優(yōu)勢(shì)，利用豐富的檔案資源，建立具有鮮明個(gè)性的特色檔案，為弘揚(yáng)高校辦學(xué)理念，擴(kuò)大高校社會(huì)影響，促進(jìn)高校的全面發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

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