數(shù)據(jù)開放環(huán)境下檔案館核心職能的定位與把握

王巍巍

（鄭州理工職業(yè)學(xué)院，鄭州 450000）

1 數(shù)據(jù)開放環(huán)境下的檔案工作發(fā)生重大的歷史性變革

1987年頒布實(shí)施的國家《檔案法》，賦予檔案館收集接收、整理保存檔案和提供服務(wù)三項(xiàng)職能。在傳統(tǒng)的檔案工作中，檔案工作人員主要依靠人力手工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保存、編研和利用。近年來，在信息化浪潮的推動(dòng)下，檔案工作發(fā)生重大的歷史性變革。首先是電子檔案資料迅猛增長。一方面，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來拉近了人與人之間的距離并且滲透到人類社會(huì)的每一個(gè)角落，人們由最初面對(duì)面、寫信等交流方式，逐步轉(zhuǎn)移到通過手機(jī)、電腦進(jìn)行溝通。在互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)的帶動(dòng)下，全球數(shù)據(jù)資源總量呈快速增長態(tài)勢(shì)，而這當(dāng)中有許多網(wǎng)頁需要檔案館作為資料予以保存。2014年出版的我國《大數(shù)據(jù)白皮書》就指出，“2000年后互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)頁呈爆發(fā)式的狀態(tài)增長，據(jù)統(tǒng)計(jì)每天新增的網(wǎng)頁大約有700萬個(gè)，到2000年底全球的網(wǎng)頁數(shù)達(dá)到40億[1]”，“我國的數(shù)據(jù)資源總量已達(dá)到全球的 13%[1]”。

近年來，受美國政府在數(shù)據(jù)開放時(shí)代推行和使用云計(jì)算技術(shù)這一理念的影響，我國國家檔案館還發(fā)布相應(yīng)的指南，做出利用云計(jì)算技術(shù)改進(jìn)檔案館的服務(wù)、提高檔案利用率的重大決策部署。目前，不計(jì)其數(shù)的數(shù)據(jù)中心在不同的檔案館建立，互聯(lián)網(wǎng)將這些數(shù)據(jù)中心銜接起來，已形成一個(gè)完整的檔案系統(tǒng)——“檔案云”。

“檔案云”不僅實(shí)現(xiàn)了檔案館對(duì)電子檔案的管理，還實(shí)現(xiàn)了對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，即檔案人員通過電子掃描儀將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描且存入計(jì)算機(jī)中。目前，我國數(shù)字檔案館的建設(shè)主要有兩種模式：一是個(gè)體模式，即由單個(gè)檔案館出資建設(shè)為主，主要解決個(gè)體檔案館的數(shù)字檔案資源的管理利用和開發(fā)問題。例如，很多高校為了滿足教師和學(xué)生的需求逐步建立起校園網(wǎng)，為教學(xué)科研和校園生活提供了一個(gè)信息化的服務(wù)平臺(tái)。盡管這些高校網(wǎng)上的一些電子文件可能由單獨(dú)的一個(gè)機(jī)構(gòu)或者組織產(chǎn)生，或由多個(gè)機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)組合而成，但這些機(jī)構(gòu)的形成背景和過程是相同的，使用的是同一個(gè)數(shù)據(jù)庫。二是聯(lián)合模式，即多個(gè)檔案館共同利用這一數(shù)字平臺(tái)進(jìn)行數(shù)字檔案資源的管理利用。例如，青島市“數(shù)字檔案館”的建設(shè)就屬于聯(lián)合模式，有著創(chuàng)新的規(guī)劃意識(shí)、配備有充足的資金和高技術(shù)人才。因此，數(shù)據(jù)開放已使得檔案館館藏資源更加豐富、職能進(jìn)一步延伸、檔案管理方式也發(fā)生了相應(yīng)的變化。

2 數(shù)據(jù)開放環(huán)境下的檔案館核心職能正在發(fā)生深刻的嬗變

對(duì)檔案館核心職能的定位，決定著檔案館工作的方向和重點(diǎn)。做好檔案館工作，必須抓住其核心職能。過去，理論界對(duì)檔案館核心職能的定位一直有著很大的爭議。2007年，我國兩位學(xué)者就此發(fā)生過激烈的“論戰(zhàn)”。其中，宗培嶺[2]認(rèn)為，“檔案館擁有檔案保存、利用服務(wù)與檔案研究三大職能，其中檔案研究是為更好從事檔案保存與利用服務(wù)而衍生的職能?！彼麖?qiáng)調(diào)檔案館作為保存機(jī)構(gòu)保存國家歷史，而檔案的利用是在對(duì)檔案完整保存的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。反之，如果檔案人員未對(duì)檔案認(rèn)真地整理保存，檔案館里的檔案會(huì)混亂不堪，那么檔案館在履行其利用服務(wù)職能中，會(huì)出現(xiàn)很多不可避免的問題。鑒于這一情形，宗培嶺把檔案的保存定位為檔案館的核心職能。而潘玉民[3]則認(rèn)為，“檔案館在履行保存、利用服務(wù)與研究的諸種職能中，如果說核心職能的話，那么應(yīng)該是利用服務(wù)這個(gè)職能,而檔案的保存職能只是檔案館最基本的職能之一。”潘玉民的這一論斷，主要強(qiáng)調(diào)的是我國政治民主化進(jìn)程逐漸推進(jìn)，公眾檔案意識(shí)隨之加強(qiáng)。為了滿足政府和公民對(duì)檔案的需求，檔案館應(yīng)適時(shí)開放館藏并且提供更好的服務(wù)。他認(rèn)為，檔案館已不再單純地作為保管機(jī)構(gòu)保存國家的歷史。為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，必須更加注重檔案的利用，充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，將利用職能作為其核心職能。這一“論戰(zhàn)”充分說明，作為行政和事業(yè)職能相結(jié)合的檔案館，盡管在社會(huì)分工中職能是相對(duì)穩(wěn)定的，由于觀察視角的不同，也必然會(huì)有所迥異。鑒于新形勢(shì)下，保存和利用檔案已不是檔案館的主要職責(zé)，檔案數(shù)據(jù)的安全問題已成為數(shù)字檔案館面臨的重大問題，安全監(jiān)管將會(huì)逐步成為檔案館的首要職能。因此，筆者認(rèn)為，今后應(yīng)將檔案館的核心職能定位于監(jiān)督之上。

3 數(shù)據(jù)開放環(huán)境下的檔案館工作必須落實(shí)好核心職能定位的內(nèi)在要求

與國外比較，當(dāng)前我國檔案信息開放比例還很低，一些數(shù)據(jù)資源還存在著標(biāo)準(zhǔn)化、準(zhǔn)確化、完整性低，利用價(jià)值不高的問題。黃霄羽研究結(jié)果表明，“美國1975年以前的外交檔案，約95%已經(jīng)解密并對(duì)外開放；俄羅斯外交檔案開放的比例大約為80%～90%。而我國外交部檔案館目前開放的只是1945-1955年間的部分檔案，只占這一年限檔案總量的30%左右?！庇捎跈n案開放范圍有限，當(dāng)前我國檔案工作難以滿足所有公眾的需求，電子檔案數(shù)據(jù)安全問題也沒有突出地表現(xiàn)出來[4]。但我們應(yīng)清醒地看到，國家檔案局正在將檔案信息公開提上重要工作議程。

2014年，國家檔案局方鳴局長講話中指出，“各級(jí)黨委和政府要把實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享作為目標(biāo)”。近年來，一些國家級(jí)重大檔案逐步向社會(huì)公開，還成為我國爭取敏銳性國際政治話題話語主動(dòng)權(quán)的有力依據(jù)。如中央檔案館連續(xù)公布日軍侵華戰(zhàn)犯檔案和日軍侵華影像資料，有力地駁斥了日軍妄圖否認(rèn)侵華歷史的言論?；诖?，筆者認(rèn)為，基于web2.0技術(shù)與理念的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我國檔案工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。我們必須未雨綢繆，立足新時(shí)期檔案館核心職能的定位，以強(qiáng)化監(jiān)督職能為主要著力點(diǎn)，全面做好檔案館各項(xiàng)基礎(chǔ)工作[5]。筆者認(rèn)為，天津市檔案局的思路和做法值得全國各地借鑒。2013年年底，天津市檔案局提出加強(qiáng)全市各級(jí)檔案館資源、利用、安全保管“三個(gè)體系”建設(shè)。目前，天津市檔案局為公民開放的檔案有160多萬件，其中歷史檔案80多萬件，現(xiàn)行檔案70多萬件，另外還有400多位杰出人才的檔案，包括一些具有較強(qiáng)社會(huì)影響力的知青、體育人才、特色企業(yè)的管理者等。安全保管也受到高度重視，每個(gè)檔案館都制定了自己的安全評(píng)估細(xì)則，16個(gè)區(qū)縣的“專業(yè)、部門、企業(yè)檔案館”都有特定的評(píng)估安全系數(shù)。

4 結(jié)語

在數(shù)據(jù)開放的時(shí)代下，檔案館不僅僅是社會(huì)記憶的保存機(jī)構(gòu)，更要作為一項(xiàng)民生工程服務(wù)于公眾。但檔案數(shù)據(jù)的安全問題制約著檔案館并未把全部的數(shù)據(jù)向大眾開放。筆者認(rèn)為，在今后的工作中，檔案館要突出監(jiān)管職能，力爭在保證數(shù)據(jù)安全的前提下將更多的檔案資料向公眾開放，使檔案資源作為一種全球文化遺產(chǎn)分享給每一位用戶。