醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的思考

康昆展

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息資源化在社會生活的多方面不斷滲透，醫(yī)院檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化管理方向發(fā)展也將成為必然趨勢。筆者從事檔案管理工作多年，對發(fā)展醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化深入思考，提出發(fā)展醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的意義、管理內(nèi)容及建議，以適應當前醫(yī)院檔案管理的發(fā)展需求。

1 網(wǎng)絡(luò)化介紹

網(wǎng)絡(luò)化是指利用通信技術(shù)和計算機技術(shù)，把分布在不同地點的計算機及各類電子終端設(shè)備互聯(lián)起來，按照一定的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議相互通信，以達到所有用戶都可以共享軟件、硬件和數(shù)據(jù)資源的目的。醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化就是：通過運用這些先進的信息手段，建立統(tǒng)一的檢索和搜索引擎平臺，把圖書、檔案、病案等各種物質(zhì)載體形式轉(zhuǎn)化加工成數(shù)字化的信息，并進行整合管理加工，使醫(yī)護人員能夠在自己辦公室，通過醫(yī)院計算機局域網(wǎng)、Internet Explorer網(wǎng)絡(luò)、隨時獲得信息資源[1]。

2 醫(yī)院建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)化的意義

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化管理方向發(fā)展也成為必然趨勢。醫(yī)院檔案信息資料作為醫(yī)院信息載體，是醫(yī)院管理的重要組成部分，不僅醫(yī)院需要，社會也將需要。醫(yī)院檔案信息資料已成為社會信息的一部分，只有開發(fā)醫(yī)院檔案信息資料，體現(xiàn)醫(yī)院信息資料應有價值，發(fā)揮其作為資源的優(yōu)勢，擴大服務(wù)對象及范圍，開拓醫(yī)學信息服務(wù)領(lǐng)域，才能產(chǎn)生廣泛的社會和經(jīng)濟效益。醫(yī)院檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化后，一是管理人員省時，工作效率提高，檢索查詢方便，可以實現(xiàn)即時查詢。管理人員根據(jù)軟件中智能查詢、綜合查詢等方式，方便快捷在檔案庫中檢索出所需要的檔案信息。二是醫(yī)學檔案資源實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，擴大了資源利用范圍，增進醫(yī)療技術(shù)人員科研學術(shù)相互交流，增強醫(yī)療信息開發(fā)能力，提高醫(yī)療技術(shù)水平，更好地為患者服務(wù)。因此，醫(yī)院檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化管理意義重大，理應加快發(fā)展。

3 醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理內(nèi)容

3.1 傳統(tǒng)檔案 由于醫(yī)院檔案資料收藏資料多，數(shù)據(jù)量大，短時間內(nèi)不可能完全實現(xiàn)數(shù)字化掃描，所以，就以查閱方便使用為原則，檔案信息按級別分類，可分年分批進行，利用率高，價值高的檔案可優(yōu)先掃描，對一些機密文件不掃描。程序為：確定清單→提卷→核對→拆訂→掃描→圖像處理→質(zhì)檢→保存→提交數(shù)據(jù)庫→移交回檔案室。

3.2 文書處理 使用辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文，許多日常工作可以直接在電腦和網(wǎng)絡(luò)上完成。使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，文件和文字信息得到充分交流與共享，無論是文件起草還是發(fā)文辦理傳遞，都變得簡單易行。

3.3 病案管理 病案電子病歷按照衛(wèi)生部2010年12月30日，下發(fā)的《電子病歷系統(tǒng)功能規(guī)范（試行）》的規(guī)范執(zhí)行，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)病案完全電子化，記錄患者全部醫(yī)療過程，提供電子貯存、查詢、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)交換。各臨床科室根據(jù)各?？萍膊〉奶攸c建立規(guī)范化的“病種模板”[2]。通過使用規(guī)范的術(shù)語、專業(yè)名詞，規(guī)范病案書寫格式，在一定程度上防止缺陷病案，提高整體醫(yī)療質(zhì)量。醫(yī)務(wù)科、質(zhì)控科等管理部門在院內(nèi)網(wǎng)上對病案隨時調(diào)閱與檢查并及時發(fā)出整改意見，對病案書寫時限，內(nèi)容完整性等多個方面實現(xiàn)了實時跟蹤，保證了病案書寫質(zhì)量。

3.4 人事檔案 人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理可以全方位向有關(guān)部門提供人事信息，快速準確了解員工的自然狀況、工作簡歷、技術(shù)職稱等信息，改變過去翻查檔案的傳統(tǒng)方式。檔案信息資源可得以共享，使人事檔案的管理工作更加安全、方便，迅速，檔案資料的查找、儲存、利用，提高了工作效率和工作質(zhì)量。

4 建設(shè)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化的建議

4.1 領(lǐng)導對建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)化重視 檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，提高對檔案工作的思想認識，充分認識到檔案信息管理在領(lǐng)導科學決策中的重要性。只要領(lǐng)導重視和支持檔案工作，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，通過檔案管理人員的學習和努力，醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化完全可以實現(xiàn)。

4.2 檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺建設(shè) 在檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)之中，應該把檔案的管理系統(tǒng)構(gòu)建一個一體系統(tǒng)，把本醫(yī)院各個科室或部門的信息統(tǒng)籌都考慮進去，實現(xiàn)資源共享。無論是統(tǒng)一開發(fā)的系統(tǒng)，還是購置的軟件，都應該按照國家檔案局結(jié)合檔案部門編制的《計算機檔案管理軟件測評標準》進行測評，重點檢測功能度、兼容性、速度、易用性、容錯性、安全可靠性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)合理性，技術(shù)資料等八個方面的內(nèi)容[3]。檔案信息管理系統(tǒng)要擁有升級能力和后續(xù)開發(fā)能力，軟件適應網(wǎng)絡(luò)管理要求，具有強大的檢索功能，能夠充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢。

4.3 數(shù)字化文件格式的選擇 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的分辨率選擇，依據(jù)國家檔案局頒布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定要求，存儲格式可采用包括TIFF、JPEG、PDF等?？筛鶕?jù)情況的不同進行選擇存儲，采用TIFF格式存儲，此圖像格式復雜，優(yōu)點是圖像質(zhì)量較高，掃描效果好，但缺點是占用存儲空間大，相應存儲成本也較高，其大小是相應的JPEG圖像的10倍。JPEG 是以24位顏色存儲單個光柵圖像，支持最高級別的壓縮，不過，這種壓縮是有損耗的，工程藍圖紙常用此種模式，察看時圖紙較清晰；PDF 格式是以Post Script語言圖像模型為基礎(chǔ)，無論在哪種打印機上都可保證精確的顏色和準確的打印效果，即PDF會忠實地再現(xiàn)原稿的每一個字符、顏色以及圖像，可實現(xiàn)多頁或雙層格式顯示。如一些價值高、利用率高的檔案，可以采用PDF格式。

4.4 提高檔案技術(shù)人員素質(zhì) 實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化，首先需要有現(xiàn)代化管理人員，要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不僅局限于滿足于一般的計算機操作水平。做好檔案網(wǎng)絡(luò)化，要培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學知識和專業(yè)技能的人才，提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和待遇，加強檔案人員外語、電腦、網(wǎng)絡(luò)化學習，培養(yǎng)“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才，為檔案工作現(xiàn)代化科學化管理打下基礎(chǔ)。

5 醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化認識及思考

近幾年，隨著信息技術(shù)和國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)在世界范圍的迅速發(fā)展，引發(fā)了以互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)作為載體的全球性信息革命。醫(yī)院檔案資料作為醫(yī)院信息載體，作為醫(yī)院最為寶貴的一大資源，能否適應新時期的發(fā)展步伐，將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展。所以，要在這樣的新形勢下尋求發(fā)展，必須適應形勢，發(fā)揮優(yōu)勢，突破瓶頸，走網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的道路。依據(jù)實用性、開放性、安全性和先進性為原則，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的應用和管理，構(gòu)建互聯(lián)互通的公共檔案信息服務(wù)平臺，滿足檔案信息化各項管理需要和服務(wù)需求，從而實現(xiàn)檔案的科學管理和共享利用。

[1]張月琳.試析醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理[J].民營科技，2011，17（3）:108.

[2]徐小佳.電子病案優(yōu)勢及發(fā)展瓶頸[D].中國醫(yī)院協(xié)會病案管理專業(yè)委員會第十八屆學術(shù)會議論文集，2009:315-317.

[3]謝建波，李建立.關(guān)于我省檔案信息化建設(shè)的幾點認識與實踐[J].檔案管理，2011，6（193）:38-42.