獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案管理存在的問題及對(duì)策

楊婧

（天津師范大學(xué)津沽學(xué)院 天津300387）

獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案管理存在的問題及對(duì)策

楊婧

（天津師范大學(xué)津沽學(xué)院 天津300387）

獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案管理起步較晚，嚴(yán)重滯后于發(fā)展需要。本文分析了獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，針對(duì)存在的問題，從完善制度、健全體制、建設(shè)隊(duì)伍、有效利用等方面提出了應(yīng)對(duì)策略。

獨(dú)立學(xué)院；系級(jí)教學(xué)檔案；管理；策略

獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)時(shí)間不長(zhǎng)，起步較晚，系級(jí)教學(xué)檔案的總體建設(shè)比較薄弱，管理制度不夠健全，又不能照搬照抄母體校的管理模式，缺少可以借鑒的管理經(jīng)驗(yàn)，因此，系級(jí)教學(xué)檔案管理存在的問題比較突出。加快推進(jìn)系級(jí)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化，將有助于獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)質(zhì)量的提高，對(duì)獨(dú)立學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展具有重大意義。

獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案管理中的問題

教學(xué)檔案管理制度不健全，管理體制不完善 獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)管理起步較晚，現(xiàn)行管理在很大程度上還處于探索性階段，與之相配套的管理制度相對(duì)滯后，大多沒有制定相應(yīng)的檔案管理制度和具體的實(shí)施細(xì)則。在具體管理過程中，也只是大致規(guī)定了一些需要?dú)w檔的文件材料，沒有明確的歸檔要求及獎(jiǎng)懲措施。尤其是對(duì)教學(xué)檔案工作缺乏經(jīng)常性的檢查和督導(dǎo)，不能提出指導(dǎo)性的建議和意見，使得各系的建檔工作帶有明顯的盲目性和隨意性。另外，教學(xué)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全，設(shè)立系一級(jí)檔案室統(tǒng)一管理教學(xué)檔案的獨(dú)立學(xué)院并不多見，基本上處于分散式管理。存放檔案材料的空間有限，給查找利用帶來(lái)諸多不便。

教學(xué)檔案收集難，缺乏規(guī)范性 收集是教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)，沒有收集，其他工作無(wú)從談起。首先，教學(xué)檔案內(nèi)容的廣泛性、來(lái)源的分散性、時(shí)間的周期性等自身特點(diǎn)決定了收集工作的艱巨性，在實(shí)際收集過程中具體到某類材料是否要立卷歸檔常常模糊不清。其次，獨(dú)立學(xué)院外聘教師多，存在教學(xué)材料填寫不規(guī)范、不完整、照搬照抄自己所在學(xué)校的教學(xué)材料、不能自覺及時(shí)地提交教學(xué)檔案材料等諸多現(xiàn)象，這在客觀上加大了教學(xué)檔案管理的難度。再次，廣大教師對(duì)教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，檔案意識(shí)比較薄弱。教師的任務(wù)主要集中于教學(xué)和科研工作中，常常忽視教學(xué)檔案在教學(xué)工作中的重要性，對(duì)教學(xué)檔案管理認(rèn)識(shí)不清，認(rèn)為學(xué)院的教學(xué)檔案管理不在自己的工作職責(zé)范圍內(nèi)，上交的材料往往臨時(shí)突擊、草率整理，造成教學(xué)檔案收集難和質(zhì)量不高。

教學(xué)檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性 從教學(xué)檔案齊全性方面看，第一，獨(dú)立學(xué)院成立之初的教學(xué)原始材料殘缺不全，存在漏洞；第二，在教學(xué)活動(dòng)實(shí)施過程中，不能完全保證各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)有據(jù)可查，存在有計(jì)劃、無(wú)總結(jié)，有計(jì)劃、有總結(jié)、無(wú)過程記錄等現(xiàn)象，難以確保資料的完整性。有的工作做了而且做得很好，卻因沒有形成文字材料，在接受各類評(píng)估前不得不重新填補(bǔ)，使工作處于被動(dòng)局面。從歸檔內(nèi)容看，反映教學(xué)過程管理的基礎(chǔ)材料居多，而反映某門課程的教學(xué)效果、課程改革、教師相互聽課的分析綜述材料、教師教學(xué)科研成果、教學(xué)實(shí)踐類的材料相對(duì)較少。從檔案載體看，仍以紙質(zhì)檔案為主，實(shí)物類的檔案如照片、獎(jiǎng)杯，電子類檔案如課件、視頻材料、音頻材料等沒有及時(shí)歸檔。

缺少專業(yè)的、專職的教學(xué)檔案管理人員 獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案管理人員很少為專業(yè)出身，這支隊(duì)伍缺乏基本的檔案管理知識(shí)，較少受過檔案專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能的培訓(xùn)。教學(xué)檔案管理人員大多都由教學(xué)秘書兼任，由于忙于日常繁雜的事務(wù)性工作，造成收集、歸檔不及時(shí)，容易錯(cuò)過檔案收集的最佳時(shí)間，沒有足夠的時(shí)間和精力投入到教學(xué)檔案的整理和規(guī)范中，以致大量教學(xué)材料積壓甚至丟失。另外，教學(xué)檔案管理人員流動(dòng)性較大，從而影響了教學(xué)檔案的完整性、連續(xù)性及管理人員對(duì)工作的熟悉程度。

信息化管理程度不高 我們正步入一個(gè)利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)字化的全新時(shí)代，電子技術(shù)日益成為教學(xué)檔案的重要載體。由于教學(xué)檔案管理涉及的專業(yè)較多、課程復(fù)雜、范圍太廣，造成在數(shù)據(jù)查找、資料共享等方面的諸多不便。目前，雖然已經(jīng)使用了教學(xué)管理系統(tǒng)軟件，可以方便、快捷地查詢、檢索到教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施情況、學(xué)生成績(jī)、教學(xué)管理文件等，但涉及更廣范圍的教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理還相對(duì)落后，仍采用手工操作。大量的電子文件僅僅被作為資料保存起來(lái)，借助相應(yīng)的管理軟件代替人工管理模式與方法還沒有被充分認(rèn)識(shí)和開發(fā)。

電子文檔與紙質(zhì)檔案缺乏配套管理 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展及其在教學(xué)活動(dòng)中的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文檔。對(duì)我院各系教學(xué)檔案調(diào)查發(fā)現(xiàn)，電子文檔與紙質(zhì)檔案的管理缺乏統(tǒng)一性，主要表現(xiàn)在：（1）電子文檔與紙質(zhì)檔案并不是一對(duì)一的關(guān)系，有的檔案只有紙質(zhì)版沒有電子版，而大多數(shù)教學(xué)檔案僅留存在電腦里，并沒有及時(shí)打印裝訂。（2）對(duì)電子文檔的保存沒有做明確規(guī)定，對(duì)哪類電子文檔應(yīng)當(dāng)妥善保存，哪類電子文檔用后應(yīng)及時(shí)刪除，哪類教學(xué)檔案需要同步保管電子版和紙質(zhì)版還相當(dāng)模糊，以致于大量有用無(wú)用的電子文檔存儲(chǔ)在電腦里，既占用了空間，又不能很好地發(fā)揮便捷、迅速查找和利用的功能。

重管理，輕使用，服務(wù)效能低 在教學(xué)檔案管理中往往出現(xiàn)這樣一種傾向：將工作的重點(diǎn)放在收集、保存、管理等環(huán)節(jié)上，忽視了教學(xué)檔案最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，即如何有效地利用。平日整理好的教學(xué)檔案只有在迎接各類評(píng)估時(shí)才露出廬山真面目，這種靜態(tài)的低層次管理只會(huì)造成大量有價(jià)值的信息被束之高閣，不能為各系、為學(xué)院進(jìn)行教學(xué)管理提供科學(xué)依據(jù)，不能很好地促進(jìn)各系乃至學(xué)院教學(xué)研究工作的開展及教學(xué)質(zhì)量的提高，最終變成一堆堆沒有意義的符號(hào)，對(duì)檔案資源造成極大的浪費(fèi)。

加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案管理的對(duì)策

建立健全教學(xué)檔案管理制度 合理的、嚴(yán)格的規(guī)章制度是進(jìn)行教學(xué)檔案管理的關(guān)鍵。為使獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案管理有章可循，管理更加規(guī)范、更加科學(xué)，學(xué)院應(yīng)在《高等學(xué)校檔案工作管理辦法》和《檔案法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定出符合獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)管理和教學(xué)運(yùn)行特點(diǎn)、操作性較強(qiáng)的檔案管理規(guī)章制度，具體包括：（1）教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸類范圍、立卷歸檔原則、立卷歸檔程序方法、裝訂方法、保管期限等作出明確規(guī)定。（2）制定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)與獎(jiǎng)勵(lì)制度，建立有效的激勵(lì)機(jī)制，將教學(xué)檔案建設(shè)作為管理人員年度考核內(nèi)容之一，對(duì)在工作中取得突出成績(jī)的人員予以獎(jiǎng)勵(lì)。（3）建立教學(xué)檔案定期檢查和抽查制度，將繁瑣的教學(xué)檔案建設(shè)分階段進(jìn)行，每個(gè)階段確定不同的檢查重點(diǎn)，及時(shí)了解歸檔文件的收集、整理和管理情況，發(fā)現(xiàn)管理過程中的薄弱環(huán)節(jié)并加以改進(jìn)，將教學(xué)檔案建設(shè)貫穿到整個(gè)教學(xué)管理活動(dòng)中，保證教學(xué)檔案的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范化。（4）對(duì)兼職教師，學(xué)院應(yīng)建立相應(yīng)的約束制度，做到賞罰分明，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任感。否則，兼職教師一旦不再任職，珍貴的檔案資料就可能化為烏有，造成不可彌補(bǔ)的損失。

做好教學(xué)檔案的收集、整理工作，保證材料的系統(tǒng)和完整 教學(xué)檔案管理工作具有很強(qiáng)的積累性，不是靠臨時(shí)突擊短時(shí)間內(nèi)就能完成的。要做好檔案整理前的集中收集和整理后的隨時(shí)補(bǔ)充工作，力爭(zhēng)經(jīng)常性的定期跟蹤收集，保證教學(xué)檔案的完整性和連續(xù)性。在方法上，要堅(jiān)持隨時(shí)發(fā)現(xiàn)、隨時(shí)整理、平時(shí)立卷的原則，以免造成遺漏，影響檔案的完整性，這類檔案多為教學(xué)綜合類、專業(yè)與課程建設(shè)類、學(xué)籍管理類等。也可堅(jiān)持集中收集與整理的原則，時(shí)間為開學(xué)初或期末，這類檔案多為系一級(jí)教學(xué)檔案。在內(nèi)容上，要體現(xiàn)獨(dú)立學(xué)院檔案材料的豐富性和特色性。除常規(guī)材料外，有關(guān)特色課堂教學(xué)、教學(xué)改革、教學(xué)實(shí)踐、優(yōu)秀學(xué)生的材料等也要齊全，盡可能反映獨(dú)立學(xué)院的人才培養(yǎng)特色。

加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè) 教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化對(duì)教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到教學(xué)檔案工作質(zhì)量。首先，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)檔案管理專業(yè)理論知識(shí)和思想政治學(xué)習(xí)，提高自身的素質(zhì)修養(yǎng)、知識(shí)修養(yǎng)和管理能力。其次，學(xué)院應(yīng)采取措施，不定期開展教學(xué)檔案建設(shè)工作的崗位培訓(xùn)和專題研討，著重方法技巧上的傳授，突出實(shí)用性。如加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理、歸類、立卷、裝訂、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。也可以走出校門，采取觀摩學(xué)習(xí)的方式，了解兄弟院校教學(xué)檔案管理情況，吸收經(jīng)驗(yàn)，不斷探索管理新方式，使教學(xué)檔案管理更加專業(yè)化。再次，強(qiáng)化檔案管理人員的檔案質(zhì)量意識(shí)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。針對(duì)獨(dú)立學(xué)院兼職教師多，不好管理的難題，管理人員應(yīng)按照歸檔要求嚴(yán)格把握教師上交材料的質(zhì)量，認(rèn)真推行規(guī)范化，克服那種交什么就收什么的不負(fù)責(zé)任的態(tài)度。對(duì)不符合要求的材料限期修改，使檔案工作的規(guī)范化從源頭做起，充分發(fā)揮教學(xué)檔案管理人員的職能作用。

提高教學(xué)檔案信息化管理水平 將信息技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理和保存檔案信息，并利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供更好的利用方式，已經(jīng)成為教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)。（1）要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案收集的信息化，充分運(yùn)用和開發(fā)教學(xué)管理系統(tǒng)，管理教學(xué)計(jì)劃、教師基礎(chǔ)信息、課程表、學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)、畢業(yè)資格審查等。（2）建立一批教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如教學(xué)研究成果庫(kù)、教師工作量庫(kù)、實(shí)踐教學(xué)庫(kù)、畢業(yè)論文庫(kù)等，逐步向教學(xué)檔案數(shù)字化過渡。教師可通過管理平臺(tái)，將每學(xué)期的相關(guān)材料上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)，提高教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和效率。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行教學(xué)檔案編目管理和自動(dòng)檢索，實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)管理為手段的教學(xué)檔案動(dòng)態(tài)跟蹤管理。

加強(qiáng)對(duì)電子文檔與紙質(zhì)檔案的配套管理 明確電子文檔的歸檔范圍，這類文檔應(yīng)當(dāng)是平時(shí)經(jīng)常使用的、基礎(chǔ)性的、具有永久保存價(jià)值的文檔，避免保存電子文檔的盲目性和隨意性。在此基礎(chǔ)上，樹立電子文檔與紙質(zhì)檔案一體化的理念，即在電子文檔產(chǎn)生的同時(shí)打印出紙質(zhì)文檔，再把電子文檔與紙質(zhì)文檔作有機(jī)的對(duì)應(yīng)，建立準(zhǔn)確的一對(duì)一的標(biāo)識(shí)關(guān)系?？稍诩堎|(zhì)檔案的目錄內(nèi)標(biāo)明相對(duì)應(yīng)的電子文檔的存放地址，在電子文檔的命名中標(biāo)明與紙質(zhì)文檔相對(duì)應(yīng)的文件盒編號(hào)。

增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成領(lǐng)導(dǎo)重視，全體教職工積極參與的良好氛圍 首先，院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視系級(jí)教學(xué)檔案管理工作，并將教學(xué)檔案管理納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，列入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃，像抓教學(xué)、科研一樣，作為教學(xué)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)抓，投放力量，給予政策、資金、人員等方面的支持，為檔案管理提供有利條件，幫助檔案管理工作者解決實(shí)際問題。如加大教學(xué)檔案軟（硬）件方面的投入，設(shè)置檔案室，配備專兼職相結(jié)合的教學(xué)檔案管理人員等。其次，要加強(qiáng)宣傳，使廣大教師及其他管理人員充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案在教學(xué)、管理、科研等各項(xiàng)工作中的重要作用，明確自己在檔案方面的義務(wù)，使其在思想上高度重視這項(xiàng)工作，轉(zhuǎn)變檔案管理與己無(wú)關(guān)的觀念，并在日常工作中自覺積累檔案資料，積極配合教學(xué)檔案管理工作，及時(shí)將有價(jià)值的材料按要求上交，杜絕被動(dòng)應(yīng)付的現(xiàn)象。

利用教學(xué)檔案為教學(xué)工作服務(wù) 教學(xué)檔案不是為評(píng)估而保存，也不是為保存而管理，而是要服務(wù)于教學(xué)，為決策和研究提供依據(jù)。（1）利用教學(xué)檔案幫助青年教師成長(zhǎng)。諸如優(yōu)秀教案、先進(jìn)的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)秀科研成果等，為剛剛走上講臺(tái)的青年教師提供學(xué)習(xí)的平臺(tái)，有助于青年教師成長(zhǎng)。另外，通過分析以往的教學(xué)質(zhì)量檢查情況，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)中存在的不足，有針對(duì)性地提高教學(xué)水平，提升教學(xué)質(zhì)量。（2）利用教學(xué)檔案，提高教學(xué)管理水平。教學(xué)管理人員要經(jīng)常性地參考以往材料，分析教學(xué)管理過程中存在的問題，研究教學(xué)管理的新方法，提高教學(xué)管理效率。（3）利用教學(xué)檔案為教學(xué)研究服務(wù)。從歷年的試卷分析、考場(chǎng)記錄中可以看出題型的難易程度，題量大小等信息，進(jìn)一步優(yōu)化試卷。（4）加強(qiáng)教學(xué)檔案的編纂工作。這是進(jìn)一步利用教學(xué)檔案的基礎(chǔ)。應(yīng)按專題對(duì)文件進(jìn)行收集、篩選、加工、整合，最后，轉(zhuǎn)化為教學(xué)管理文件集、優(yōu)秀畢業(yè)論文集、優(yōu)秀作品選、教學(xué)改革成就、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)分享等成果。各系網(wǎng)站還應(yīng)開辟檔案信息專欄，將這些成果發(fā)布，使教學(xué)檔案信息不受時(shí)間和空間的限制，方便師生查閱和使用。

總之，獨(dú)立學(xué)院要對(duì)教學(xué)檔案管理下大力氣，在思想上更加重視，在制度上更加完善，在體制上更加健全，在方法上更加科學(xué)，在使用上更加有效，使教學(xué)檔案管理工作上一個(gè)新臺(tái)階，更好地服務(wù)于獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)、科研及管理工作。

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G717文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-5727（2012）08-0009-02

楊婧（1981—），女，山東濟(jì)南人，天津師范大學(xué)津沽學(xué)院外語(yǔ)系研究實(shí)習(xí)員，研究方向?yàn)榻虒W(xué)管理。