對(duì)北京市屬高校協(xié)議采購供貨流程的幾點(diǎn)想法

薛 宏

北京聯(lián)合大學(xué) 北京 100101

對(duì)北京市屬高校協(xié)議采購供貨流程的幾點(diǎn)想法

薛 宏

北京聯(lián)合大學(xué) 北京 100101

協(xié)議采購是高校政府采購方式之一，已得到普遍認(rèn)可和廣泛的應(yīng)用。分析了協(xié)議采購的供貨流程與方式，結(jié)合工作中遇到的問題，談了幾點(diǎn)想法。

政府采購；協(xié)議采購；供貨流程

當(dāng)前北京市屬高校政府采購的方式主要有項(xiàng)目采購、協(xié)議采購和分散采購等幾種模式。其中協(xié)議采購是指事先通過公開招標(biāo)的采購方式，統(tǒng)一確定中標(biāo)供應(yīng)商及其所供產(chǎn)品的品牌、價(jià)格、供貨期限、服務(wù)承諾等內(nèi)容，用協(xié)議的形式加以明確，各單位采購人在協(xié)議范圍內(nèi)進(jìn)行詢價(jià)采購的一項(xiàng)政府采購管理制度。協(xié)議采購具有規(guī)范政府采購市場、采購流程，以及提高采購效率、降低政府采購成本幾大優(yōu)勢。隨著市場的變化，采購流程也在不斷變化。

1 協(xié)議采購新舊流程

1.1 舊流程

(1)采購人員向主管校領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)遞交申請(qǐng)報(bào)告。

(2)申請(qǐng)報(bào)告獲得批準(zhǔn)后，采購人員通過北京財(cái)政局北京財(cái)政網(wǎng)(www.bjcz.gov.cn)，查找所需的協(xié)議采購商品；在確定好需要購買的產(chǎn)品類型和規(guī)格型號(hào)后，填寫協(xié)議采購申請(qǐng)單，交校國資處。

(3)國資處同意后，由專人在財(cái)政專網(wǎng)上錄入，提交訂單。

(4)市教委和市財(cái)政局在專網(wǎng)上分別對(duì)其協(xié)議采購商品進(jìn)行審批，并決定是否同意購買。

(5)若審批通過，供貨商可在專網(wǎng)上看到協(xié)議采購商品，并形成電子合同。國資處由專人在網(wǎng)上確認(rèn)合同，供貨商將打印好的合同送到購貨單位，經(jīng)雙方確認(rèn)簽訂采購合同。

(6)供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)送貨；學(xué)校通過網(wǎng)絡(luò)打印出商品結(jié)算明細(xì)單，交給供應(yīng)商簽字蓋章后，再送回學(xué)校確認(rèn)。

(7)供貨商和學(xué)校分別將相應(yīng)的文件存檔備案。

1.2 新流程

(1)采購人員向主管校領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)遞交申請(qǐng)報(bào)告。

(2)申請(qǐng)報(bào)告獲得批準(zhǔn)后，采購人員通過北京市政府采購中心網(wǎng)(www.bgpc.gov.cn)查詢相關(guān)協(xié)議采購商品。在確定好需要購買的產(chǎn)品類型和規(guī)格型號(hào)后，與供貨商議價(jià)。最后填寫協(xié)議采購申請(qǐng)單，交校國資處。

(3)經(jīng)國資處審核同意后，采購人員給供貨商打電話，通知供貨。

(4)供貨商下載合同范本，送到學(xué)校，雙方簽訂合同。

(5)供貨商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)供貨，采購人驗(yàn)收、付款。供貨商網(wǎng)上填報(bào)結(jié)算明細(xì)單，雙方簽字確認(rèn)。

(6)供貨商和學(xué)校分別將相應(yīng)的文件存檔備案。

2 協(xié)議采購新舊流程的各自特點(diǎn)

2.1 協(xié)議采購舊流程的特點(diǎn)

(1)審批程序復(fù)雜和采購手續(xù)煩瑣。在采購辦公用品過程中，要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)、校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、市教委、財(cái)政局的審批。在整個(gè)協(xié)議采購過程中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批和簽字，專網(wǎng)錄入，市教委審批，財(cái)政局在專網(wǎng)上審批，供應(yīng)商在專網(wǎng)上出合同，采購單位在專網(wǎng)上確認(rèn)合同，供應(yīng)商將紙質(zhì)合同送到采購單位簽合同，供應(yīng)商送貨，采購單位出結(jié)算單，雙方在結(jié)算書上簽字蓋章等。運(yùn)作方式煩瑣，讓人感到頭疼。

(2)采購時(shí)間相對(duì)過長。在財(cái)政專網(wǎng)上，市教委和市財(cái)政局對(duì)協(xié)議采購商品進(jìn)行審批，有時(shí)要經(jīng)過幾天的時(shí)間才能完成，最長曾達(dá)到一個(gè)星期，嚴(yán)重影響了單位的使用。再有，當(dāng)今辦公用品變化快，新性能、新功能的產(chǎn)品不斷涌現(xiàn)，財(cái)政網(wǎng)上產(chǎn)品也在不斷更新，若采購時(shí)間過長，將出現(xiàn)產(chǎn)品型號(hào)和價(jià)格改變的情況，導(dǎo)致采購人員還要從新辦理采購手續(xù)，從而造成學(xué)校采購管理部門、市級(jí)審批部門、供貨商等多方的重復(fù)勞動(dòng)。

2.2 協(xié)議采購新流程的特點(diǎn)

(1)審批程序和采購手續(xù)簡化。新流程省去了市教委和市財(cái)政局在專網(wǎng)上的審批過程，省去校國資處專人在網(wǎng)上錄入的過程。采購合同和結(jié)算單全部由供貨商打印，節(jié)省了時(shí)間和人力。

(2)協(xié)議采購時(shí)間縮短，由于以上運(yùn)作方式和手續(xù)的簡化，大大縮短了采購周期。

總之，新的協(xié)議采購流程給采購雙方帶來極大的便利，手續(xù)簡便、快捷，省時(shí)省力。

3 協(xié)議采購新流程中存在的問題

一年來，我們按照新協(xié)議采購流程進(jìn)行工作的同時(shí)，也感到了某些不便：

(1)協(xié)議采購流程的變更沒有及時(shí)發(fā)布通知。2010年國慶節(jié)后，一些想買辦公用品的教師發(fā)現(xiàn)北京市財(cái)政局主頁中的協(xié)議采購商品欄目中的常用辦公用品內(nèi)容全部取消了，當(dāng)時(shí)我們以為是正常產(chǎn)品更換階段。但是幾天后，該網(wǎng)還是這樣，給北京市財(cái)政局打電話后才知道，協(xié)議采購網(wǎng)址已更換成北京市政府采購中心網(wǎng)。這樣重大的變化，事前沒有任何通知，對(duì)新網(wǎng)址的使用也沒有任何的培訓(xùn)和說明，造成我們當(dāng)時(shí)的采購工作很被動(dòng)。

(2)在審批程序上。舊的協(xié)議采購程序雖然復(fù)雜，但它能夠嚴(yán)格管理學(xué)校的協(xié)議采購，規(guī)范其過程，不易出問題。2010年上半年，市教委在市屬高校進(jìn)行辦公設(shè)備資產(chǎn)清查，對(duì)辦公設(shè)備配備情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)不少學(xué)校辦公設(shè)備數(shù)量超標(biāo)。于是教委在協(xié)議采購專網(wǎng)上，對(duì)購買超標(biāo)的辦公設(shè)備，審批時(shí)一律不予通過，使這些學(xué)校辦公設(shè)備數(shù)量得到了控制。但是新的采購程序省去了這一環(huán)節(jié)，學(xué)校短時(shí)間內(nèi)也沒有制定出明確的管理辦法。

(3)在采購手續(xù)上。新采購流程同樣也出現(xiàn)過問題，比如在采購辦公設(shè)備中，由于新采購流程規(guī)定采購人可直接給供貨商打電話，詢問商品型號(hào)和價(jià)格，供貨商和采購人員簽訂合同后就可送貨。而省去了舊程序要在專網(wǎng)上錄入、再由市教委和市財(cái)政局網(wǎng)上審批的過程。這樣可能會(huì)出現(xiàn)采購人員還未向部門領(lǐng)導(dǎo)和國資處提出申請(qǐng)并得到同意，就先向供貨商打電話詢問商品價(jià)格，在沒有簽訂合同的情況下，供貨商就將商品送來，然后采購人員再向相關(guān)部門提出購物申請(qǐng)。這種先斬后奏的情況給學(xué)校辦公設(shè)備采購及管理帶來了混亂。再比如：以前舊流程是采購人員交申請(qǐng)單，國資處專人在專網(wǎng)上錄入，經(jīng)審批后，供貨商在專網(wǎng)形成合同，一級(jí)連一級(jí)，設(shè)備型號(hào)和價(jià)格不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。但是新流程是采購人員給供貨商打電話訂貨，我校曾出現(xiàn)過供貨商送來貨的型號(hào)、價(jià)格及合同(供貨商將貨與合同同時(shí)送來)與協(xié)議采購申請(qǐng)單不符的情況，于是又退貨并讓供貨商改合同。

(4)關(guān)于議價(jià)問題。新的政采網(wǎng)上，辦公設(shè)備處標(biāo)的政府采購價(jià)格為最高限價(jià)，規(guī)定采購人員在實(shí)際采購中可以與供貨商議價(jià)。但在實(shí)際運(yùn)作中，絕大部分供貨商根本不議價(jià)。有時(shí)如果買的辦公用品多，或者設(shè)備價(jià)格高，供貨商有可能采用贈(zèng)送東西的方式，這樣也會(huì)產(chǎn)生一些問題，一般情況下采購人員不會(huì)將所送物品主動(dòng)入賬，因此給國有資產(chǎn)的管理造成很大困難。

(5)不能保證按時(shí)供貨。在新協(xié)議政采網(wǎng)上，增加供貨服務(wù)商詳細(xì)信息項(xiàng)目中，有供貨服務(wù)商的庫存和送貨時(shí)間，按理說這兩項(xiàng)的增加能方便采購人選擇供貨商并保證按時(shí)供貨。但是在實(shí)際運(yùn)作中卻出現(xiàn)問題，我校一部門在購買三臺(tái)筆記本電腦時(shí)，網(wǎng)上的庫存顯示有貨，送貨時(shí)間寫著10天，可實(shí)際上供貨商沒有貨，要拿著合同向廠商訂制，一個(gè)多月后才送貨。雖然是個(gè)別現(xiàn)象，但是會(huì)讓采購人員對(duì)政采網(wǎng)的信譽(yù)有所顧慮。

(6)其他問題。辦公用品的種類和價(jià)格不全，也就是說價(jià)格較低的產(chǎn)品不多。2010年年底，我校計(jì)劃買一臺(tái)打印機(jī)，在京東網(wǎng)上找到一款，價(jià)格幾百元人民幣。但是按規(guī)定，必須在政采網(wǎng)上購買，可是政采網(wǎng)上的激光打印機(jī)沒有這一款，最便宜的也得上千元，這樣就造成不必要的浪費(fèi)。政采網(wǎng)上雖有一項(xiàng)可參考的中關(guān)村商品價(jià)格，可是到目前為止，大部分產(chǎn)品這一項(xiàng)還是空白。

4 建議

4.1 加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

建議政采網(wǎng)協(xié)議采購形式及內(nèi)容變更時(shí)，要及時(shí)通知各采購單位，同時(shí)希望政采網(wǎng)對(duì)各校負(fù)責(zé)協(xié)議采購人員及各供貨商定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)及經(jīng)驗(yàn)交流，不斷提高業(yè)務(wù)水平，要求嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，以便能夠更好地勝任工作。

4.2 加強(qiáng)審批及購買手續(xù)的管理

建議建立一個(gè)由市教委與各高校國資處聯(lián)合控制的協(xié)議采購辦公設(shè)備管理平臺(tái)；或者執(zhí)行由市教委統(tǒng)一制定的辦公設(shè)備采購管理辦法，以此達(dá)到采購審批及數(shù)量控制的作用。

4.3 加強(qiáng)采購內(nèi)容的管理

(1)建議政采網(wǎng)要加快產(chǎn)品的更新速度，增加辦公設(shè)備的種類，特別是要增加價(jià)格較低的產(chǎn)品種類，比如像鼠標(biāo)和鍵盤等，因?yàn)檫@類設(shè)備實(shí)驗(yàn)室?guī)缀趺繉W(xué)期都要更換。

(2)對(duì)議價(jià)方式制訂一個(gè)規(guī)范的管理辦法，比如超過多少件數(shù)或超過多少錢的辦公設(shè)備可議價(jià)等。

(3)對(duì)價(jià)格來說，政府采購網(wǎng)上的價(jià)格肯定拼不過京東網(wǎng)上的價(jià)格，那就應(yīng)該在產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品配制和產(chǎn)品售后服務(wù)上做文章。如有條件，最好將每一辦公設(shè)備都標(biāo)注上中關(guān)村商品價(jià)格，供采購人員購買設(shè)備時(shí)參考。

協(xié)議采購作為政府采購的一種方式，已在市屬高校采購工作中得到普遍認(rèn)可和廣泛應(yīng)用，因此協(xié)議采購的供貨流程與方式只有與時(shí)俱進(jìn)、不斷更新，才能得到更好的發(fā)展。

[1] 高懷明,藍(lán)葉芬,郭錦平.北京市屬高校協(xié)議采購的問題與建議[J].中國現(xiàn)代教育裝備,2010,15:5-7.

Suggestions of the process of purchasing by agreement for universities in Beijing

Xue Hong
Beijing union university, Beijing, 100101, China

The way of purchasing by agreement is one of those adopted by universities in Beijing, which has been broadly accepted and widely utilized. The recent process and method of purchasing and supply were well analyzed in this essay. According to my experiences , this paper gave out my own suggestions as well.

government procurement; procurement by agreement; process of supply

2011-11-11

薛宏，本科，講師。