醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案管理與利用芻議

李艷

醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)檔案是衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員在長期的醫(yī)療實踐和科研活動中，利用智力和辛勤勞動所取得的豐碩成果，逐步積累和形成的思想、理論體系，有著較強(qiáng)的醫(yī)學(xué)科研價值和歷史研究價值。醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案，它不僅反映了醫(yī)院的綜合醫(yī)療水平和科研能力，也記錄了衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員在業(yè)務(wù)發(fā)展過程中的德、能、勤、績。由于衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案是醫(yī)院的寶貴精神和物質(zhì)財富，因此，如何管理并利用醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案資源，是檔案管理工作者的重要課題。

1 領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加強(qiáng)工作指導(dǎo)

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，大力支持 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的重要條件。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要在思想上充分認(rèn)識到醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案是醫(yī)院的寶貴財富，是重要的信息資源，是反映醫(yī)院衛(wèi)生科技事業(yè)發(fā)展的歷史見證。其次，要關(guān)心本單位檔案室的硬件和軟件建設(shè)，支持檔案管理人員的工作，尤其要重視檔案工作人員的思想教育和能力的再培訓(xùn)，使他們有自覺服務(wù)檔案工作的意識和自我提高業(yè)務(wù)水平的能力。

1.2 增強(qiáng)意識，恪守職責(zé) 要不斷促進(jìn)衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員對資料的自覺歸檔意識，讓他們認(rèn)識到技術(shù)檔案儲備的不僅僅是個人的勞動成果，也是他人學(xué)習(xí)、借鑒的參考，更是醫(yī)院發(fā)展過程的真實記錄。這就需要向衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員宣傳技術(shù)檔案歸檔的意義、目的和作用，提高他們的檔案意識，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度，真實、完整、準(zhǔn)確、及時地把技術(shù)資料歸檔、存儲。

1.3 提高素質(zhì)，加強(qiáng)指導(dǎo) 做好衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案管理工作，提高檔案管理人員自身素質(zhì)，是落實檔案工作質(zhì)量的保證。檔案工作人員只有嚴(yán)格依法、依規(guī)行使職責(zé)，努力提高自已的理論和專業(yè)知識水平，擴(kuò)大和接觸醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員，才能不斷增強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力。同時還要積極主動地為衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員服務(wù)，并指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和協(xié)助衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員做好醫(yī)學(xué)技術(shù)材料的形成，使之符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理要求。

2 圍繞中心工作，強(qiáng)化資料管理

圍繞中心抓環(huán)節(jié)，抓規(guī)范，抓落實，保持對衛(wèi)生專業(yè)人員技術(shù)檔案資料收集工作的延續(xù)性和完整性，這是檔案管理工作的關(guān)鍵。一是要把好專業(yè)技術(shù)職稱評聘材料的收集。因為衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)檔案大部分是在技術(shù)職稱評聘過程中形成的，它比較全面地，系統(tǒng)地反映了衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員在臨床工作中的經(jīng)歷、業(yè)務(wù)專長、工作能力和管理水平。二是要把各個?？茖I(yè)的業(yè)務(wù)報告、經(jīng)驗總結(jié)，以及在國內(nèi)外各種刊物發(fā)表或會議交流的論文材料，醫(yī)學(xué)科技成果等匯總編纂完整，歸類清楚，細(xì)化到位，標(biāo)注明確。三是要養(yǎng)成隨收集，隨整理，隨存擋和進(jìn)行計算機(jī)數(shù)字信息化處理的管理工作機(jī)制。四是要主動服務(wù)，跟蹤服務(wù)，定期收集。技術(shù)檔案是衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員在醫(yī)學(xué)和科研實踐活動中，通過與醫(yī)學(xué)和科研對象的信息傳遞，由感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識的智慧結(jié)晶，他們積累、保存的資料更真實、更準(zhǔn)確、更完整。因此，檔案管理工作人員要及時針對每個衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)術(shù)論文、科技成果的技術(shù)材料進(jìn)行采集、整理、歸檔，并建立嚴(yán)格的出入登記手續(xù)。

3 規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)，提高信息質(zhì)量

醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案有著較強(qiáng)地系統(tǒng)性和完整性，它是把分散、零碎的信息，通過科學(xué)的思路、程序、規(guī)則和模式進(jìn)行整理。如何鑒別衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案信息并進(jìn)行科學(xué)分類，是專業(yè)技術(shù)檔案科學(xué)管理和規(guī)范管理的基礎(chǔ)工作。

3.1 衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案管理的基本范疇：(1)科研；(2)教學(xué)；(3)醫(yī)療；(4)護(hù)理；(5)預(yù)防；(6)出版物等。

3.2 衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案信息的基本要素：⑴基本信息：檔案號、姓名、科室、最高學(xué)歷、畢業(yè)時間、第一學(xué)歷、畢業(yè)時間、第二學(xué)歷、畢業(yè)時間、工作時間、職稱、任職時間。⑵論文信息管理：檔案號、題名、出版時間、責(zé)任者、級別、(標(biāo)有ISSN或CN)收錄、數(shù)量、歸檔時間。⑶論著信息管理：檔案號、書名、出版項、出版時間、科室、主編副主編、編委、編者一、編者二、編者三、數(shù)量、歸檔時間。⑷參加科研工作情況信息管理：檔案號、項目名稱、合同編號、課題來源、類別、經(jīng)費(fèi)、研究起止時間、承擔(dān)單位、負(fù)責(zé)人、參加者名次、歸檔時間。⑸科研課題完成情況信息管理：檔案號、課題名稱、研究起止時間、鑒定時間、鑒定單位、證書編號、科室、負(fù)責(zé)人、參加者名次、歸檔時間。⑹獲獎情況信息管理：檔案號、獲獎名稱(科技成果、醫(yī)療成果、優(yōu)秀論文、專利證書、榮譽(yù)證書)名稱、等授獎單位、授獎時間、級別(國家、省、部、市)證書號、歸檔案時間。⑺學(xué)術(shù)會議情況信息管理：檔案號、會議內(nèi)容、參加地點(diǎn)、會議時間、主辦單位、科室、參加者、歸檔時間。⑻培訓(xùn)、進(jìn)修情況信息管理：檔案號、起止時間、專業(yè)內(nèi)容、進(jìn)修單位、科參加者、培訓(xùn)鑒定歸檔時間。⑼學(xué)術(shù)職務(wù)情況信息管理：檔案號、學(xué)術(shù)團(tuán)體、職務(wù)、任職時間、聘任單位、科室、受聘者、歸檔時間等[1]。

4 發(fā)掘檔案資源，深化教育功能

醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案，是衛(wèi)生技術(shù)人員充分利用自己的理論水平和智力要素積累和沉淀出的寶貴財富，它全面、完整地記述和反映了醫(yī)院發(fā)展和進(jìn)步歷程，客觀真實地折射出醫(yī)院的歷史文化和科研水平，是醫(yī)院整體建設(shè)的縮影。有效利用檔案資源，發(fā)揮檔案信息優(yōu)勢，不斷拓展應(yīng)用領(lǐng)域，為醫(yī)院教育工作服務(wù)，是醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案工作新的切入點(diǎn)。

檔案的功能是記錄歷史，就應(yīng)充分利用檔案信息資源，處理好靜態(tài)檔案與動態(tài)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系，用新思維，新角度去審視檔案的開發(fā)利用，依托檔案信息資源為醫(yī)院思想教育工作服務(wù)[2]。例如，本院是與新中國同齡，有著悠久地歷史和優(yōu)良的醫(yī)院文化，培養(yǎng)出了眾多衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人才精英，積累了豐富的實踐經(jīng)驗和較高的學(xué)術(shù)理論水平。他們中有在工作中愛崗敬業(yè)，被譽(yù)為病人天使的南丁格爾獎獲得者；有醫(yī)術(shù)精湛造詣高超的老專家；有德技雙馨，傾心為病人，七十多歲高齡仍從事工作第一線的學(xué)科帶頭人；有身先士卒，銳意進(jìn)取，努力攀登科技前沿的領(lǐng)軍人。本院還多次承擔(dān)舉辦過國家、省、市級的學(xué)術(shù)交流活動，共獲衛(wèi)生部、省、市科技成果獎百余項，在國、內(nèi)外學(xué)術(shù)雜志上發(fā)表了一千多篇學(xué)術(shù)論文。在建院六十周年之際，醫(yī)院充分發(fā)掘整理、利用檔案信息資源，出版了反映建院六十年歷史風(fēng)貌的《風(fēng)雨征程》一書。這些承載著醫(yī)院一代代人的心血和汗水，是本院醫(yī)務(wù)人員精神與智慧的結(jié)晶，讓全院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員看到了老一輩的精神面貌和風(fēng)采，極大地激勵和鞭策著衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)工作者，使他們傳承思想有動力，繼承作風(fēng)有目標(biāo)，學(xué)習(xí)鉆研有榜樣。通過大量鮮活的實例教育，使全院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員思想得到升華，積極性得到提高，向心力，凝聚力得到增強(qiáng)。由于對醫(yī)院檔案資源的充分利用，檔案的內(nèi)涵得到進(jìn)一步延伸，檔案信息資源的教育功能得到了深化。

綜上所述，醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案雖然它在表面上表現(xiàn)出的是固化了的物質(zhì)形態(tài)，但它卻有著豐富的科技含量和深厚的文化底蘊(yùn)。因此，我們要用發(fā)展的理念，長遠(yuǎn)的眼光，深刻認(rèn)識衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案在醫(yī)院發(fā)展中的價值和作用，充分利用衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案的功能為醫(yī)院服務(wù)，形成合力，齊抓共管，讓衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案工作上新臺階，新水平。

[1]李艷.醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)科技檔案管理[J].中國社區(qū)醫(yī)師雜志，2007，9(11):156.

[2]林國英，林國盛.淺談如何做好衛(wèi)生事業(yè)單位檔案保密及利用[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2011，8(15)：120-122.