編排校流程優(yōu)化研究與探討

劉運飛，陳紹選，姜小蘭

(1.武漢大學(xué) 信息管理學(xué)院，湖北 武漢 430072;

2.長江科學(xué)院信息中心 《長江科學(xué)院院報》編輯部，湖北 武漢 430010)

編排校流程優(yōu)化研究與探討

劉運飛1，2，陳紹選2，姜小蘭2

(1.武漢大學(xué) 信息管理學(xué)院，湖北 武漢 430072;

2.長江科學(xué)院信息中心 《長江科學(xué)院院報》編輯部，湖北 武漢 430010)

為解決原有編排校流程與目前科技期刊出版周期縮短、平均期頁碼數(shù)量急劇增長、編輯人員精簡不相適應(yīng)的問題，以《長江科學(xué)院院報》雙月刊改月刊后編排校流程改進為實例，通過總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)和辯證分析，認為:辦刊人員和技術(shù)的改變必將導(dǎo)致編排校流程的改變;在不同的辦刊條件下都能找到與之相適應(yīng)的編排校流程;編排校流程優(yōu)化宗旨是出版質(zhì)量、出版數(shù)量、出版進度和出版能力之間的高度協(xié)調(diào)統(tǒng)一。優(yōu)化編輯流程有利于提高出版質(zhì)量、加快出版進度、加強出版能力、節(jié)約出版資源，可以為提升期刊地位和擴大在行業(yè)中的影響力提供一定的保障。

科技期刊;流程優(yōu)化;稿件處理

1 研究背景

隨著知識經(jīng)濟時代和信息爆炸時代的來臨，我國大量科技期刊順應(yīng)了時代發(fā)展的潮流，縮短了刊期，大量增加了平均期頁碼數(shù)量。如果原有編排校流程不加以改進，將會嚴重影響期刊出版的進度和質(zhì)量，從而阻礙科技期刊的可持續(xù)發(fā)展。因此，優(yōu)化編排校流程已成為大部分辦刊人員正在思考的一個課題。

2009年起，《長江科學(xué)院院報》(以下簡稱《院報》)由雙月刊改為月刊，與大部分科技期刊一樣，面臨著出版數(shù)量與出版質(zhì)量的矛盾、出版進度與出版能力的矛盾。面對現(xiàn)實，《院報》對編排校流程進行了一系列的改進與優(yōu)化，以確保期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量、編排校質(zhì)量和及時出版。《院報》一直以來都能受到同行的好評，筆者認為《院報》在水利行業(yè)期刊中排名的提升和在水利行業(yè)影響力的擴大，與在不同辦刊形勢下編排校流程的改進與優(yōu)化有著密切的聯(lián)系。

為交流經(jīng)驗，進一步改進和優(yōu)化編排校流程，筆者從研究《院報》編排校流程歷史沿革著手，以《院報》編排校流程的改進與優(yōu)化為實例，探討在目前形勢下如何實現(xiàn)編排校流程再優(yōu)化，及其原則性和多樣性的問題。

2 近十多年來《院報》編排校流程歷史沿革

2.1 《院報》改雙月刊后的編排校流程優(yōu)化

1997年，《院報》由季刊改為雙月刊，具體編排校流程是:①稿件登記人員按專業(yè)將來稿分配給專業(yè)編輯;②專業(yè)編輯送外審;③專業(yè)編輯寫出編輯部內(nèi)部審查意見與外審意見一并提交給主編終審;④每個月專業(yè)編輯要在已錄用稿件中編輯出一定數(shù)量的論文提交給編輯部主任，編輯部主任檢查編輯質(zhì)量，對不符合要求的退回重新編輯;⑤每到雙月初開始定稿排版，然后就是一校、二校，二校改版并拼版后同時打印2份校對稿，一份送作者校稿，一份用于三校;⑥三校后，將作者校稿上的修改內(nèi)容筆抄至三校稿上，然后改三校出清樣稿、送印刷廠、看膠片，刊物出版后進行質(zhì)量檢查。在此流程中采用了編校合一、交叉校對的編校模式［1］。由于那時還需要描圖、貼圖、在圖上植字，工作效率不高，出版一期56個頁碼的期刊，從定稿到出版大概需要將近2個月的時間。

經(jīng)過一段時間的實踐，發(fā)現(xiàn)此流程中的第①、②、③步驟執(zhí)行情況和效果都不錯，但發(fā)現(xiàn)2個問題:第⑤步驟中，二校改版后就拼版，部分論文有下轉(zhuǎn)現(xiàn)象，不利于作者和校對人員校對;第⑥步驟中，刊物出版后再進行質(zhì)量檢查，亡羊補牢，悔之已晚。針對上述2個問題，《院報》編輯部及時調(diào)整了流程:一方面，將二校改版后拼版調(diào)整為三校改版后拼版，這樣既利于作者校稿又利于第三次校對;另一方面，將出版后質(zhì)檢調(diào)整為出清樣稿后質(zhì)檢，質(zhì)檢后再改版出一次清樣稿，這樣在出版前絕大部分地解決了三校后仍存在的一些問題，提高了期刊出版質(zhì)量。

2.2 《院報》減員后編排校流程優(yōu)化

2003年，《院報》面臨減員增效的壓力，編輯人數(shù)減少，而頁碼翻番。在這種辦刊條件下，《院報》對編校流程又作了新的調(diào)整:為保證出版進度，同時考慮到部分編輯寫論文審查意見還是有些困難，有的只是流于形式，因此，省掉了上述第③步驟中專業(yè)編輯寫內(nèi)部審查意見的環(huán)節(jié);編校模式仍然是編校合一，交叉校對，強調(diào)校對是編輯延續(xù)的理念，但同時強調(diào)論文中的問題由編輯負責(zé)，校對人員在論文中發(fā)現(xiàn)了問題，直接提交編輯解決，或者提交給責(zé)任編輯，由責(zé)任編輯督促編輯解決或代為解決;基于大部分問題在編輯、一校、二校已經(jīng)解決，三校時的問題相對較少，并考慮到要出二次清樣稿，為了減少一次改版和節(jié)約打印紙張，將質(zhì)檢環(huán)節(jié)提前到在完成三校后的校對稿上進行。此次流程的調(diào)整在保證編校質(zhì)量的基礎(chǔ)上，節(jié)約了紙張，減少了流程環(huán)節(jié)，加快了出版進度。在人員減少，工作量翻番的情況下，每期從定稿開始著手排版到出刊大約減少了10天左右的時間。

2.3 《院報》改月刊后的編排校流程優(yōu)化

2009年起，《院報》由雙月刊改為月刊。編輯人員的數(shù)量不變，出版頻率加快一倍，每期頁碼也增加了，同時出專輯和增刊的數(shù)量也增加了。

為適應(yīng)新的形勢，實現(xiàn)雙月刊改月刊的順利過渡，《院報》編輯部采取了以下幾項措施:①收稿、外審、主編終審、退作者修改等環(huán)節(jié)都是利用采編系統(tǒng)完成，大大提高了處理稿件的效率。②為緩解來稿量大給編輯帶來的工作壓力，增加了初篩這一環(huán)節(jié)，將不屬于本刊報道范圍、學(xué)術(shù)質(zhì)量太差或剽竊現(xiàn)象嚴重的論文在初篩階段就退稿。③針對論文在編排格式上容易出現(xiàn)的共性問題和參考文獻不規(guī)范的問題，在采編系統(tǒng)中給作者發(fā)送論文修改意見時，以附件的形式發(fā)送2個電子文件:一個是“編排格式注意事項”，另一個是“參考文獻著錄格式”。這樣，就給編輯騰出了大量的時間和精力來考慮論文的個性問題和專業(yè)內(nèi)容上的問題。④清樣稿質(zhì)檢改版后，將北大方正文件轉(zhuǎn)換成PDF文件，每個編輯再對PDF文件進行一次質(zhì)檢。

隨著采編系統(tǒng)的應(yīng)用、編排格式和參考文獻規(guī)范化的加強，以及排版技術(shù)的成熟和排版人員熟練程度的提高，以前一校時出現(xiàn)的大量問題幾乎都能得以解決，如:篇幅太長，章節(jié)、圖、表和公式順序錯亂，圖、表和公式內(nèi)容錯誤嚴重，漏字、句、段落，等等?；诖?，為了減輕排版人員的工作量、并節(jié)約時間和紙張，決定采用一、二校合一的校對模式，即一、二校仍交叉校對，但一校結(jié)束后不改版，二校人員在完成了一校的校稿上校對，然后再改版。

此階段，曾經(jīng)出現(xiàn)過編輯進度跟不上排版進度的現(xiàn)象，嘗試過排版后再編輯，也嘗試過初步編輯(只從形式上規(guī)范論文的編排格式)后排版再編輯深加工，還嘗試過排版人員先做圖，等編輯完成后再排版等等。雖然這些嘗試解決了當(dāng)務(wù)之急，但造成了流程混亂的現(xiàn)象，不利于管理。

2011年，《院報》加強了編輯隊伍建設(shè)，更加重視論文的學(xué)術(shù)質(zhì)量和編輯質(zhì)量，強調(diào)要發(fā)揮計算機技術(shù)在編輯工作中的應(yīng)用，因此，增加了電子稿編輯、作者對論文進行再次修改2個環(huán)節(jié)?！对簣蟆返木幣判Ａ鞒淘诙嗄甑墓ぷ鲗嵺`中，經(jīng)過多次調(diào)整，最終演變成如圖1、圖2和圖3所示的模式。

3 編排校流程再優(yōu)化思考

通過分析圖1、圖2和圖3的各流程，并結(jié)合工作實踐，引發(fā)出如下一些思考:

圖1 論文從投稿到錄用的流程

圖2 各期論文定稿、編輯和校對流程

圖3 三校后從作者校稿、質(zhì)檢到印刷廠看膠片的流程

(1)目前編排校流程環(huán)節(jié)較多，主要體現(xiàn)在拼版后增加的質(zhì)檢次數(shù)較多。特別是出現(xiàn)PDF文件質(zhì)檢形式后，由于這種質(zhì)檢形式比較方便，再加上編輯一般具有精益求精的品性，PDF文件質(zhì)檢次數(shù)特別多，有一期高達8次。質(zhì)檢次數(shù)的增加自然有利于提高期刊的學(xué)術(shù)水平和編校質(zhì)量，但同時減慢了出版進度。筆者認為，每次質(zhì)檢應(yīng)該有總的質(zhì)量目標和根據(jù)每個質(zhì)檢人員的知識結(jié)構(gòu)和特點分配相對應(yīng)的分質(zhì)量目標。這樣，就不會存在對同一內(nèi)容有重復(fù)好幾次質(zhì)檢的現(xiàn)象，從而減少質(zhì)檢次數(shù)，提高質(zhì)檢質(zhì)量和效率。

(2)當(dāng)期定稿后，專業(yè)編輯從采編系統(tǒng)中下載論文，不僅僅是為了進行電子稿編輯，還應(yīng)該同時發(fā)送給排版人員，用于先做插圖。這樣，排版人員就可以利用編輯加工、作者再次修改、英文編輯的這個時間段，將插圖做好。等到正式排版時，只需將插圖合成到正文中就可以了，從而可加快排版進度。

(3)在編校和質(zhì)檢的每個環(huán)節(jié)制定明確的質(zhì)量目標，責(zé)任到人，避免推諉現(xiàn)象的發(fā)生，有利于盡快解決論文中存在的問題。

(4)送印刷廠前，責(zé)任編輯將應(yīng)該質(zhì)檢的地方落實到位，避免漏檢、漏改的現(xiàn)象。特別是當(dāng)發(fā)現(xiàn)插圖不清晰或者線條太細時，一定要請排版人員檢查圖中線條分辨率是否達到了印刷要求。否則，到印刷廠看膠片時再發(fā)現(xiàn)問題，解決起來很麻煩。

(5)隨著排版差錯率的大大降低，編輯人員漸漸改變了對照底稿逐字逐句進行校對的習(xí)慣，一校時就開始通讀。其實，這樣是編輯不忠實于作者原稿的表現(xiàn)，偶爾還是容易出現(xiàn)大問題。因此，很有必要對章節(jié)題名、段落、圖、表、公式進行對比校對。尤其是公式，仍是排版時容易出錯的地方。對這些大的方面進行校對后，可以進行通讀修改，如遇有疑問，再查底稿。對于這一點，當(dāng)然要視每個編輯部的具體情況來定。對于一個排版差錯率仍很高的期刊來說，那還是只能沿用對照底稿逐字逐句進行校對的方法，以確保出版質(zhì)量。

［1］ 張元芬，俞軍，楊志明.正確認識和處理科技期刊編校合一［J］.中國科技期刊研究，2000，11(6):401-403.

G232

A

1673-0143(2012)04-0151-03

2012－05－12

劉運飛(1973—)，女，副編審，碩士，研究方向:科技期刊編輯學(xué)。

(責(zé)任編輯:強士端)