建立項目協(xié)調(diào)手冊 提升EPC總承包項目管理水平

李 敏

（新疆寰球工程公司，新疆獨山子 833600）

建立項目協(xié)調(diào)手冊 提升EPC總承包項目管理水平

李 敏

（新疆寰球工程公司，新疆獨山子 833600）

近幾年來，EPC總承包模式在石油化工領(lǐng)域的應用發(fā)展十分迅速。新疆寰球工程公司陸續(xù)承接了一些EPC總承包項目，經(jīng)過幾年的探索，已建立起了一套適應EPC總承包項目運作的管理體系。文章就該公司構(gòu)建項目協(xié)調(diào)手冊，提高項目協(xié)調(diào)管理效率和科學性方面的工作進行了探討。

EPC項目；協(xié)調(diào)管理；手冊

1 EPC總承包項目管理協(xié)調(diào)手冊的定義及目的

項目管理協(xié)調(diào)手冊是指在EPC總承包項目中，合同雙方在所簽訂的合同基礎(chǔ)上，為了順利完成建設(shè)任務，對雙方在工作上需要協(xié)商、聯(lián)系、審查的事項進行確認的程序文件。它與合同的范圍和類型有密切關(guān)系，在合同生效后由項目總承包方提交并報經(jīng)業(yè)主審查同意確認，作為項目的重要管理文件，合同雙方共同履行。

建立項目管理協(xié)調(diào)手冊的目的是為了提高工程項目的管理水平，明確雙方的工作關(guān)系與工作程序，更好地統(tǒng)一相互之間的各項管理活動，確保工程的實施與監(jiān)督、計劃執(zhí)行與質(zhì)量控制等活動有序、規(guī)范地開展，促進工程建設(shè)各項目標的實現(xiàn)，滿足業(yè)主的期望和要求。

2 構(gòu)建項目管理協(xié)調(diào)手冊內(nèi)容

根據(jù)總承包管理規(guī)范的要求，結(jié)合我們近幾年來在EPC項目協(xié)調(diào)管理的實踐經(jīng)驗，認為EPC項目協(xié)調(diào)管理手冊所包含和規(guī)范的基本內(nèi)容應包括以下方面：

2.1 合同管理方面

首先要根據(jù)雙方所簽訂的合同，簡明扼要地把合同雙方的工作范圍和職責列于項目管理程序中，以明確項目管理的目標和內(nèi)容，在管理工作中做到有的放矢，避免由此引起的各種矛盾，提高管理工作的效率。具體來說要根據(jù)合同明確以下內(nèi)容：

（1）業(yè)主的工作范圍和職責。

（2）承包方的工作范圍和職責。

（3）咨詢公司或監(jiān)理公司的工作范圍和職責。

2.2 組織管理協(xié)調(diào)方面

組織管理是促進項目進展最有效且費用最低的辦法，規(guī)范和明確各項組織管理活動的程序，是理順項目管理關(guān)系、保證項目有序進行的前提。在EPC項目管理協(xié)調(diào)手冊中應編制以下管理活動的工作程序和工作流程來規(guī)范組織管理方面的活動：

（1）明確項目的組織機構(gòu)和簡要列明各部門的職責。

（2）建立項目的聯(lián)絡(luò)與信函的控制程序，對公司名稱、雙方的聯(lián)系人、公司地址、聯(lián)系方式、信函簽署、來往函件的編碼等內(nèi)容做出明確規(guī)定。

（3）建立項目的主要會議制度和程序。如周會、月會等制度。

（4）建立項目的主要報告制度和程序。如進度、質(zhì)量等制度。

（5）建立工程項目的變更審批程序 （包括業(yè)主方變更和承包方變更）。

（6）明確并建立項目工作分解結(jié)構(gòu)編碼的系統(tǒng)程序。

（7）針對所實施的項目建立所使用的設(shè)計、設(shè)備、材料和施工等規(guī)范、標準一覽表。

2.3 項目執(zhí)行過程協(xié)調(diào)管理方面

在項目執(zhí)行過程中，為規(guī)范EPC項目內(nèi)部管理的各項活動的程序和工作流程，規(guī)定項目部各部門必須建立設(shè)計、施工、采購、質(zhì)量及HSE管理等各項工作程序。

2.3.1 建立設(shè)計工作協(xié)調(diào)管理程序

設(shè)計是工程建設(shè)的龍頭，是決定EPC項目技術(shù)和投資成敗的關(guān)鍵，對設(shè)計協(xié)調(diào)管理工作進行科學和程序化管理是確保設(shè)計質(zhì)量、控制投資和促進設(shè)計進度的有效手段。應規(guī)定設(shè)計部從以下幾方面建立設(shè)計管理工作程序來規(guī)范項目的設(shè)計協(xié)調(diào)管理活動：

（1）設(shè)計組織機構(gòu)與工作職責。

（2）基礎(chǔ)設(shè)計資料、有關(guān)標準、規(guī)范的交接程序。

（3）專利技術(shù)和專有技術(shù)的銜接程序。

（4）需業(yè)主審查或認可的設(shè)計文件的交接程序。

（5）設(shè)備、散裝材料清單的審查范圍和程序。

（6）設(shè)計的內(nèi)外部評審程序。

（7）備品、備件確立的原則和程序等。

2.3.2 建立EPC項目采購協(xié)調(diào)管理程序

規(guī)范的采購協(xié)調(diào)管理是降低采購成本、節(jié)約投資、促進項目進度的保證。應規(guī)定采購部從以下幾方面建立采購協(xié)調(diào)管理工作程序來規(guī)范和監(jiān)督采購工作：

（1）采購的組織機構(gòu)與工作職責。

（2）設(shè)備和材料的采購程序。

（3）設(shè)備和材料的檢驗與交接程序。

（4）采購與設(shè)計、施工的銜接程序。

（5）建立物資采購的編碼系統(tǒng)。

（6） 采購的審批程序等。

2.3.3 建立施工協(xié)調(diào)管理程序

規(guī)范的施工管理程序是順利實施項目的保證。應規(guī)定施工部從以下幾方面建立施工管理工作的程序和流程：

（1）施工組織機構(gòu)與工作范圍。

（2）施工組織設(shè)計的確認程序。

（3）重大施工技術(shù)方案的確認程序。

（4）項目進度計劃的內(nèi)容、編制和確認程序。

（5）機械完工的條件和驗收程序。

（6）工程移交的條件和程序。

（7）與設(shè)計、采購的銜接程序等。

2.3.4 建立質(zhì)量監(jiān)督與保證協(xié)調(diào)管理程序

規(guī)范的質(zhì)量監(jiān)督與保證協(xié)調(diào)管理程序，是EPC項目設(shè)計、采購、施工質(zhì)量的重要保證，是科學管理的需要。應規(guī)定質(zhì)量部從以下幾方面建立質(zhì)量管理工作的程序和流程：

（1）EPC項目質(zhì)量管理組織機構(gòu)。

（2）EPC項目質(zhì)量管理制度的確認程序。

（3）EPC項目質(zhì)量檢驗試驗計劃的確認程序。

（4）EPC項目第三方檢驗計劃和確認程序。

（5）EPC項目質(zhì)量檢驗與驗收程序等。

2.3.5 HSE管理協(xié)調(diào)方面

項目的HSE管理要從設(shè)計階段做起，貫穿于整個項目的實施過程，它是保障生命財產(chǎn)安全和維護環(huán)境的具體體現(xiàn)，是人性化管理的要求，是保證項目順利進行的重要保證。應從以下幾方面建立HSE管理活動的工作程序和管理流程：

（1）EPC項目HSE的組織機構(gòu)。

（2）EPC項目HSE執(zhí)行手冊的確認和審批程序。

（3）EPC項目特殊重大安全方案的確認和審批程序。

（4）EPC項目HSE與設(shè)計、施工、采購的工作銜接程序等。

2.4 建立協(xié)調(diào)管理的檢查制度和程序

項目協(xié)調(diào)管理手冊還應包含對管理程序運作情況的檢查制度，這是考核項目管理水平和合同雙方是否履行合同的依據(jù)，是對項目協(xié)調(diào)管理糾偏和改進的重要措施。建立協(xié)調(diào)管理的檢查制度和程序是保證項目管理活動規(guī)范化、實施動態(tài)管理的重要保證，為此應建立項目執(zhí)行過程的檢查制度和程序：

（1）協(xié)調(diào)管理程序檢查的組織機構(gòu)。

（2）檢查的計劃安排。

（3）檢查報告程序。

（4）其他檢查制度和程序。

3 案例

以新疆獨山子天利實業(yè)總公司輕餾分利用項目為例，介紹建立項目協(xié)調(diào)手冊的必要性。

該項目涉及系統(tǒng)管網(wǎng)、中心控制室、循環(huán)水場、地下消防給排水工程、原料罐區(qū)、火炬設(shè)施、污水處理等十多個單位工程，總投資約5億元。

（1）根據(jù)該項目戰(zhàn)線長、涉及面廣、協(xié)調(diào)工作量大的特點，項目部依據(jù)總承包合同，在協(xié)調(diào)手冊中明確了項目部各方的職責；在項目策劃時，對所需協(xié)調(diào)解決的問題和這些問題應找哪些部門和人員來解決進行列表，并做出了解決問題的預案，明確了項目參與各方需要完成的工作，提前把這些問題上報業(yè)主并得到業(yè)主的批準；在項目執(zhí)行過程中，減少了因責任劃分不清和業(yè)主及監(jiān)理公司之間的推諉扯皮，少走了很多彎路，提高了辦事效率。表1是合同各方責任分工例表，用來表明各方職責。

表1 輕餾分利用儲運系統(tǒng)及公用工程項目各方職責分解

（2）項目部建立了統(tǒng)一模板及編碼的溝通聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)，使項目部的對內(nèi)對外傳真、會議紀要、聯(lián)絡(luò)單及周報月報等文件統(tǒng)一由文控人員收發(fā)，由項目經(jīng)理或委托人進行簽發(fā)或處理，加強了信息溝通的及時性和有效性，使協(xié)調(diào)管理更加規(guī)范,表2是溝通過程中項目部建立的文件控制職責分工例表。

表2 輕餾分利用儲運系統(tǒng)及公用工程項目文件控制職責

（3）針對本項目單位工程數(shù)量多，對每個單位工程按統(tǒng)一的程序進行工作結(jié)構(gòu)分解，找出每個單位工程的關(guān)鍵路徑，同時又不遺漏項目；并對各項目所采用的標準規(guī)范進行匯總準備，使各崗位目標明確，組織協(xié)調(diào)措施得當，減少了現(xiàn)場矛盾。通過組織協(xié)調(diào)的制度化管理，使管理范圍更加明確。

（4）輕餾分利用儲運系統(tǒng)及公用工程EPC總承包項目，是我公司探索EPC管理模式的重點項目，人員來自我公司下屬的設(shè)計院、監(jiān)理公司及造價公司，為了規(guī)范內(nèi)部管理，項目部著手建立設(shè)計、采購、施工、質(zhì)量、HSE等五方面的工作程序來規(guī)范內(nèi)部管理，這些工作程序的建立，明確了內(nèi)部管理職責和工作流程，逐漸發(fā)揮出越來越明顯的作用。特別是在HSE管理方面，根據(jù)公司體系文件建立項目的HSE管理計劃、應急預案、作業(yè)指導書及現(xiàn)場作業(yè)危險性分析等一系列現(xiàn)場管理文件，有針對性地管理好安全工作，使現(xiàn)場違章作業(yè)大幅減少，僅當年就實現(xiàn)安全工時59萬余小時，取得了非常好的效果 （見表3）。

表3 輕餾分利用儲運系統(tǒng)及公用工程項目安全工時和安全措施統(tǒng)計

（5）為了保證項目協(xié)調(diào)管理手冊的各項工作落到實處，新疆寰球工程公司工程管理分公司成立了項目執(zhí)行效果檢查小組，制訂了項目年度和月度檢查計劃，并規(guī)定了各項目管理報告制度和報告模板，對項目協(xié)調(diào)管理手冊的工作內(nèi)容和完成效果進行檢查，對可操作性強的工作程序和制度進行推廣，對難以執(zhí)行的制度和程序通過建立QC小組等方式找出原因，及時糾正并更新工作程序，對項目部執(zhí)行不到位的人員進行監(jiān)督考核，持續(xù)改進和提高了公司的EPC總承包項目的管理水平。表4是項目執(zhí)行效果檢查組對項目HSE工作進行月檢的統(tǒng)計。

表4 輕餾分利用儲運系統(tǒng)及公用工程項目HSE工作執(zhí)行情況檢查統(tǒng)計

4 結(jié)束語

目前，國家為提高項目管理水平，與國際慣例接軌，增強企業(yè)的競爭力，正在大力推行EPC項目管理總承包的管理模式，也頒布了 《建設(shè)項目總承包管理規(guī)范》。在規(guī)范中，提出了在項目策劃階段要編制 “項目協(xié)調(diào)手冊”的概念，這說明建立項目協(xié)調(diào)管理手冊是EPC項目管理的要求，也是項目精細化管理的要求。我們應從對業(yè)主、用戶負責的角度認識問題，從履行合同角度，認真對待項目管理中的協(xié)調(diào)管理問題，提升我們總承包項目管理的水平和效率。

EPC總承包項目協(xié)調(diào)管理手冊是對工程建設(shè)總承包項目管理的整個過程及各個環(huán)節(jié)的活動進行規(guī)范化、程序化管理的重要文件，也是對整個項目的管理活動進行系統(tǒng)規(guī)劃的重要文件。同時，從提高EPC項目管理水平上講，做好合同雙方及各專業(yè)的協(xié)調(diào)管理工作也是十分必要的。項目管理人員要認識到協(xié)調(diào)管理工作的重要性，才可能真正做好協(xié)調(diào)管理工作。它對提高項目管理水平和管理效率，規(guī)范項目管理活動必將起到積極的促進作用。

[1]中國化學工程總公司.工程項目管理實用手冊[M].北京：化學工業(yè)出版社，1999.

[2]中國石油天然氣管道局.石油建設(shè)工程總承包指導手冊[M].北京：中國建筑工業(yè)出版社，2006.

[3]章澤華，李偉.實踐“業(yè)主+PMC+EPC”建設(shè)模式的幾點做法及思考[J].石油工程建設(shè)，2011，（2）：61-63.

Establish Project Coordination Manual and Raise EPC Management Level

LI Min（Xinjiang Huanqiu Engineering Co.， Dushanzi 833600， China）

In recent years,EPC management mode is rapidly and widely applied in petrochemical sector.Xinjiang Huanqiu Engineering Co.has undertaken some EPC projects for several years,and established a set of management system suitable for EPC project from many years’experience.This paper discusses the work done by the Huanqiu Engineering Co.in establishing the project coordination manual and raising the efficiency and scientificity of project coordinative management.

EPC project;coordinative management;manual

10.3969/j.issn.1001-2206.2012.04.023

李 敏 (1969-)，男，四川資陽人，工程師，2008年畢業(yè)于四川理工學院土木工程專業(yè)，從事項目管理工作。

2011-05-15