淺談檔案信息化建設(shè)

　　 隨著信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，檔案作為一種信息資源也被納入到整個(gè)社會(huì)信息系統(tǒng)中。為迎接信息時(shí)代的挑戰(zhàn)，我們必須加快檔案建設(shè)的現(xiàn)代化步伐，建立健全檔案管理工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，充分開發(fā)利用檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)服務(wù)。
　　
　　一、檔案信息化的目的
　　
　　 檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，檔案信息化以豐富的、高標(biāo)準(zhǔn)的、高質(zhì)量的檔案信息為開發(fā)、利用對(duì)象，是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的前提。
　　 檔案信息化建設(shè)的根本目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，檔案信息資源共享體系建設(shè)是一個(gè)以檔案信息、資源庫建設(shè)為核心，以信息技術(shù)應(yīng)用為手段，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)的系統(tǒng)工程。因此，立足共享，標(biāo)準(zhǔn)先行，逐步制訂統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息化建設(shè)的有效性和持久性。
　　
　　二、檔案信息化建設(shè)的對(duì)策
　　
　　 檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在開發(fā)的過程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的方式和方法。
　　 首先，明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇。檔案信息化建設(shè)需要有明確的指導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，需要檔案工作者腳踏實(shí)地的工作態(tài)度和不畏困難的精神，需要各個(gè)方面配合以及資金、技術(shù)的保證。檔案部門必須審時(shí)度勢(shì)，加強(qiáng)宣傳，提高各方面對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)度，以檔案信息化建設(shè)的不斷進(jìn)行來推動(dòng)檔案工作的全面發(fā)展。
　　 其次，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)。同一職能部門系統(tǒng)中的檔案部門工作既有特殊性，又有業(yè)務(wù)上的普遍性，對(duì)檔案管理軟件功能上的需求大同小異，在可能的條件下，應(yīng)由同一職能部門系統(tǒng)的相關(guān)部門牽頭，推薦較成熟的檔案管理軟件，做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、統(tǒng)一，為今后系統(tǒng)內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)和信息資源共享奠定基礎(chǔ)。
　　 再次，重視培養(yǎng)，提高素質(zhì)。要克服對(duì)設(shè)備、技術(shù)投資少，對(duì)人員培訓(xùn)工作不夠支持，經(jīng)費(fèi)不足等困難。堅(jiān)持每年都利用各級(jí)檔案部門的各種培訓(xùn)、考察、調(diào)研，有計(jì)劃地組織相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，拓寬檔案工作人員的視野和知識(shí)面，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合服務(wù)能力。
　　 最后，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)。開發(fā)檔案信息資源是提高經(jīng)濟(jì)效益，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的需要。企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要戰(zhàn)場(chǎng)，要取得好的經(jīng)濟(jì)效益，利用檔案信息進(jìn)行決策，規(guī)劃組織經(jīng)營、生產(chǎn)，對(duì)于現(xiàn)代化是必不可少的。只有開發(fā)利用檔案信息資源并同時(shí)把檔案信息與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)有機(jī)的結(jié)合起來，才可能做出正確決策，才能有效地搞好綜合服務(wù)。
　　
　　三、檔案信息化建設(shè)的保障措施
　　
　　 加強(qiáng)與檔案信息化相關(guān)的政策規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)。檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展離不開政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的支持，要逐步研究和完善發(fā)展相關(guān)政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。
　　 制定信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的工作規(guī)程。
　　 建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。檔案業(yè)務(wù)工作信息化的前提是建立起資源配置合理，特色突出，利用方便的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。只有做好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模，使計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化，才能把館藏檔案信息進(jìn)一步深入開發(fā)出來，使檔案工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力得到提高。
　　 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，并制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平，為此要進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視和支持，加大投入，購置設(shè)備。加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)。在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。
　　 優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)、又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，建立復(fù)合型、多層次的專業(yè)隊(duì)伍，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，這是進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化工作的人力保證。
　　
　　四、檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題
　　
　　 制定計(jì)劃，避免重復(fù)建設(shè)。在信息化實(shí)施中，在極其有限的財(cái)力前提下，要深入調(diào)研，科學(xué)論證，制訂完善的工作計(jì)劃，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)轉(zhuǎn)換等現(xiàn)象發(fā)生，盡可能避免資源的浪費(fèi)，有計(jì)劃分步驟地分期實(shí)施。
　　 突出重點(diǎn)，提高工作效率。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化，只有這樣才能突出重點(diǎn)，提高效率，增加效益。
　　 加強(qiáng)協(xié)作，確保建設(shè)順利。檔案信息化建設(shè)在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。無論是檔案人員或計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，獨(dú)立完成這些項(xiàng)目都存在相當(dāng)大的難度。因此，只有堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)與配合，主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合，才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。
　　 注重實(shí)用，滿足利用需求。檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。
　　 檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨而又繁瑣的工作，涉及到檔案工作的方方面面，檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重大意義，提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)部門間合作，有計(jì)劃分步驟組織實(shí)施，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐，促進(jìn)檔案工作邁向新的臺(tái)階，為新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。