醫(yī)院基建檔案存在的問題及對(duì)策研究

柏麗娜

（哈爾濱市第一?？漆t(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，隨著醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的拓寬，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，必須引起我們的高度重視，應(yīng)采取切有效措施，杜絕不利基建檔案管理因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富。這也是我們每個(gè)檔案工作者義不容辭的職責(zé)。

1 基建檔案對(duì)醫(yī)院管理的作用

科技檔案是檔案管理的一個(gè)重要分支，是人類生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄?；窘ㄔO(shè)檔案作為科技檔案的重要組成部分，在社會(huì)主義革命和建設(shè)的每一個(gè)時(shí)期，均占有極其重要的地位?；窘ㄔO(shè)檔案涉及到工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，它不僅從靜態(tài)上反映了一項(xiàng)工程的面貌，而且從動(dòng)態(tài)上反映著該建筑的變化和發(fā)展，始終同它所反映的工程對(duì)象的實(shí)際面貌保持一致。醫(yī)院基建檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，可以為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，為地上地下交叉工程設(shè)計(jì)提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。我院在2004年，為解決辦工用房緊張這一情況，考慮能否在原辦公二樓層面上再加一層樓，對(duì)于地基能承受得了加層的重力是決策的關(guān)鍵，就必須要有原來的建筑結(jié)構(gòu)圖，否則就無法準(zhǔn)確施工，易造成樓垮人傷的事情，產(chǎn)生不必要的經(jīng)濟(jì)損失。為此，我院檔案人員及時(shí)查出原來完整結(jié)構(gòu)圖紙及有關(guān)資料，施工人員根據(jù)結(jié)構(gòu)圖，順利地完成了加層工程，這樣為醫(yī)院節(jié)約了人力物力。但對(duì)照國家《檔案法》、國家基建檔案管理要求，我院的基建檔案存在著不足和缺陷，有待于今后進(jìn)一步提高。

2 醫(yī)院基建檔案在其形成過程中存在的問題及產(chǎn)生的原因

醫(yī)院基建檔案在其形成過程中存在的問題往往被忽視，具體表現(xiàn)在：一是工程內(nèi)業(yè)檔案資料收集、積累不及時(shí)造成檔案殘缺不全，例如有的工程缺材料及出廠合格證，有的缺質(zhì)檢認(rèn)定書等。二是工程內(nèi)業(yè)檔案資料收集、積累過程中存在無人負(fù)責(zé)的混亂狀況；各種文字材料、表格的內(nèi)容填寫不齊全、不規(guī)范、表達(dá)不確切，有的圖紙質(zhì)量偏差。有的工程圖紙會(huì)審意見和設(shè)計(jì)變更通知單較多，但竣工圖上沒有做相應(yīng)的修改和注明變更年號(hào)碼，造成竣工圖紙失去準(zhǔn)確性。三是竣工圖用舊圖代替新圖編制，造成歸檔質(zhì)量沒保證。

產(chǎn)生以上問題的原因是多方面的，歸納起來主要有5個(gè)方面：（1）某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識(shí)薄弱，不重視檔案工作，檔案管理人員與負(fù)責(zé)基建人員工作不協(xié)調(diào)。（2）醫(yī)院缺乏基建方面專職專業(yè)人才，監(jiān)督力度不夠。（3）施工單位只重視建設(shè)主體、工程施工進(jìn)度，而輕視施工檔案質(zhì)量和對(duì)竣工檔案及時(shí)編制。（4）工程內(nèi)業(yè)檔案資料編制人員技術(shù)素質(zhì)差。大部分是由工地施工員兼職，缺乏專業(yè)知識(shí)和編制檔案的能力。（5）施工單位沒有設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)來做基建檔案的編制工作，更沒有完整的規(guī)章制度來保護(hù)并搞好竣工檔案的編制工作。

3 針對(duì)醫(yī)院基建檔案存在的問題和原因所采取的做法和對(duì)策

結(jié)合近幾年的檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，筆者摸索了一套加強(qiáng)基建檔案管理的方法，現(xiàn)詳述如下。

應(yīng)采取以下幾種切實(shí)可行的做法：（1）抓好組織落實(shí)、專人負(fù)責(zé)、重視和加強(qiáng)基建檔案的基礎(chǔ)資料的收集、整理。結(jié)合醫(yī)院管理工作實(shí)際，積極配合院檔案室抓好此項(xiàng)工作。除科室領(lǐng)導(dǎo)親自參與檔案管理工作外，還安排1名責(zé)任心強(qiáng)的同志作兼職檔案管理員，做到人員到位，組織落實(shí)。（2）在改建、擴(kuò)建和維護(hù)工程的實(shí)施中，不斷完善地下管線、管溝資料的收集。并及時(shí)將其走向用不同顏色展繪于放大繪制的地形平面上。目前，我們對(duì)全院90%左右的地下管線、管溝做到了心中有數(shù)，使之工作起來更加方便。為確保歸檔的基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使歸檔檔案同工程的實(shí)體一致，做到圖物相符，記錄同施工情況相符，方便今后提供利用。

應(yīng)該采取以下幾種對(duì)策：（1）開展宣傳教育，增強(qiáng)全院檔案意識(shí)。首先，要立足于領(lǐng)導(dǎo)層，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)是衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員，它又是分管基建的主要領(lǐng)導(dǎo)者，因而要想方設(shè)法取得他們的重視和支持。其次，利用一切機(jī)會(huì)向員工，尤其是檔案的直接形成者宣傳《檔案法》等法規(guī)性、政策性文件。通過宣傳教育制造輿論，端正人們對(duì)基建檔案工作的態(tài)度，進(jìn)而引起關(guān)注，取得支持。（2）把好資料收集和積累關(guān)，將歸檔要求和具體內(nèi)容同施工單位交代清楚，請(qǐng)其確定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集整理和平時(shí)的資料積累，為提供完整的工程竣工檔案打下基礎(chǔ)。（3）強(qiáng)化施工檔案形成的監(jiān)督、檢查制度，檔案資料的形成與施工同步。施工合同一簽訂，檔案員開出歸檔的“菜單”；工程一開工，檔案員就到現(xiàn)場跟蹤、檢查監(jiān)督內(nèi)業(yè)務(wù)檔案資料的形成和積累；工程一更改，檔案員就檢查、核對(duì)圖紙上的更改標(biāo)記；工程一竣工，檔案員就先行，驗(yàn)收竣工。（4）采取行政的、經(jīng)濟(jì)的手段來促進(jìn)施工單位、建設(shè)單位共同做好基建檔案的收集、整理、歸檔工作，檔案收集不完整，不算完成任務(wù)，工程不予驗(yàn)收。施工單位不及時(shí)移交竣工技術(shù)檔案或檔案編制不好的，建設(shè)單位不進(jìn)行工程決算。竣工檔案資料不全或質(zhì)量不合格，竣工驗(yàn)收人員有權(quán)拒絕驗(yàn)收。工程質(zhì)檢部門不發(fā)質(zhì)檢認(rèn)定書，不評(píng)優(yōu)質(zhì)工程。（5）加強(qiáng)文件材料形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。隨著檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，使自己具有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高對(duì)工程檔案的科學(xué)管理水平，為今后檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)信息貯存自動(dòng)化、檔案管理縮微化和電子檢索現(xiàn)代化奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。（6）做好檔案的開發(fā)利用工作。為積極開發(fā)檔案信息，開展咨詢服務(wù)，制定檔案信息開發(fā)計(jì)劃，并通過查閱，綜合大量的文史資料，如編制各種檔案資料的數(shù)據(jù)匯編、專題目錄、檢索工具。隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案的利用越來越多，需要提供的信息量越來越大，在浩繁的檔案中要迅速準(zhǔn)確地調(diào)出所需案卷，沒有必要的檢索工具是很難辦到的。為了不斷推進(jìn)醫(yī)院檔案工作的開展，提高檔案工作的效率，編制各種檢索工具，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，將具有文字信息處理功能的電子計(jì)算機(jī)引入檔案管理工作中，從而實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類排序、案卷封面、各種目錄和檢索卡片自動(dòng)編制、檔案期限的自動(dòng)鑒定、檔案主題詞的自動(dòng)標(biāo)引，實(shí)現(xiàn)信息1次錄入后，可根據(jù)不同利用需要能多次反復(fù)調(diào)用，滿足不同的利用要求，從而實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的真正目的。

[1]楊菲林.淺談醫(yī)療設(shè)備修試檔案的管理.醫(yī)療裝備，2003-09-15.