計算機(jī)對檔案管理的作用

王躍輝

（黑龍江省綏化市北林區(qū)河道管理處，黑龍江 綏化 152000）

1 計算機(jī)應(yīng)用于檔案信息管理的必要性

1.1 在社會的信息系統(tǒng)中，檔案信息作為一種重要的信息資源而占有特殊的地位。檔案電子化是目前檔案管理工作必須實施的重要工作,這已經(jīng)成為大家的共識，而且在檔案的管理中計算機(jī)的應(yīng)用確實帶來了非常顯著的成績。在檔案信息管理中，計算機(jī)技術(shù)具有手工管理所無法比擬的優(yōu)勢,如存儲量大、可靠性高、檢索迅速、查找方便、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)點,這些優(yōu)點可以大大提高檔案管理的效率,也是檔案部門的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。所以,為了適應(yīng)當(dāng)今信息處理技術(shù)發(fā)展的要求,提高檔案信息現(xiàn)代化管理水平,計算機(jī)技術(shù)作為一種新興的技術(shù)手段,在檔案信息管理中應(yīng)當(dāng)?shù)玫礁訌V泛的應(yīng)用。

1.2 檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是 現(xiàn)代 企業(yè)加強(qiáng)各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

1.3 從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，電子計算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：

1.3.1 依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計算機(jī)，實現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。

1.3.2 通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達(dá)出來。這樣一個用主題詞來標(biāo)識文件或案卷的主題內(nèi)容的過程稱為主題標(biāo)引。檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標(biāo)識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時，檔案檢索人員也應(yīng)首先對檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個過程以及標(biāo)引人員和檢索人員雙方思想的橋梁。

2 計算機(jī)技術(shù)在檔案信息中的功能管理

2.1 檔案管理自動化 因為計算機(jī)具有高效的信息處理能力,能以極快的速度輸入、存貯和輸出信息,能夠進(jìn)行邏輯推理和判斷,所以計算機(jī)技術(shù)逐步成為信息化先進(jìn)技術(shù)手段的核心,通過計算機(jī)對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工后,可大大提高檔案資源管理的效率,大大提高檔案信息開發(fā)利用的效率。

2.2 檔案信息數(shù)字化 紙制檔案錄入麻煩，浪費大量的人力和紙張，且存取修改與查閱調(diào)取都不方便，與之相比,數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改,并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞。運用計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化后,不僅可以提高檔案的利用率,降低檔案的管理成本和檔案的磨損、遺失,并可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速傳播和保存,滿足了用戶的需要。

2.3 信息檢索網(wǎng)絡(luò)化 信息檢索網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)在當(dāng)前的圖書系統(tǒng)中得以大量應(yīng)用，并且表現(xiàn)出了令人及其滿意的效果，同樣，我們將現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用在檔案信息建設(shè)中，實現(xiàn)其計算機(jī)檢索系統(tǒng),可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索,發(fā)展為智能網(wǎng)絡(luò)檢索,實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化,達(dá)到檔案資源共享。

3 計算機(jī)在檔案信息管理的應(yīng)用

3.1 收集整理。這是電子計算機(jī)檔案管理的基礎(chǔ)。在這個過程中，要求檔案管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，手腦并用，勤快踏實肯干，經(jīng)常深入下去做好資料的收集和整理，掌握第一手資料，這是一項非常重要的工作。因為計算機(jī)只是一個輔助工具，無論其如何先進(jìn)，管理者都是第一位的，掌握資料并將資料準(zhǔn)確無誤地輸入計算機(jī)，才能發(fā)揮計算機(jī)的應(yīng)用作用，否則，檔案管理計算機(jī)化就是一句空話。

3.2 歸納分類。這是電子計算機(jī)檔案管理的關(guān)鍵。有的時候計算機(jī)檔案管理人員在檔案資料收集過程中收集到的資料是不完整的，這就要求檔案管理人員對收集來的資料進(jìn)行認(rèn)真地篩選、分類、加工和整理，這是實行計算機(jī)檔案管理的前提和條件。 只有做好了這方面的工作才能有效地將收集到的資料分門別類輸入到計算淺析電子計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用及重要性研究。

3.3 查詢和提取。這是電子計算機(jī)檔案管理的最終目標(biāo)。前面做的大量工作，包括資料信息的收集、整理、歸納、分類，其最終目的就是為了將收集到的資料信息輸入到計算機(jī)中，為日后的查詢和提取打下堅實的基礎(chǔ)，只有將這些資料存入到計算機(jī)中，才能更好地發(fā)揮計算機(jī)在檔案管理中的作用。

4 計算機(jī)檔案信息管理人才的培養(yǎng)準(zhǔn)備

面對計算機(jī)二次開發(fā)的艱巨任務(wù)，我們必須擁有雄厚的技術(shù)力量，必須擁有既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又通計算機(jī)專業(yè)的“兩棲人才”。目前，有不少企業(yè)把整個檔案計算機(jī)的應(yīng)用工作，從系統(tǒng)設(shè)計到系統(tǒng)實現(xiàn)，從數(shù)據(jù)輸入到提供利用全都交給計算機(jī)研究部門去辦，其結(jié)果很可能是檔案與計算機(jī)銜接松弛，系統(tǒng)缺乏實用性。退一步說，即便系統(tǒng)是成功的，仍然有一個維護(hù)和使用的問題。檔案人員如果自己不懂計算機(jī)，那么計算機(jī)的應(yīng)用就永遠(yuǎn)是個零。因此，必須首先作好檔案部門計算機(jī)專業(yè)人才的準(zhǔn)備。

4.1 應(yīng)用軟件人員的準(zhǔn)備

檔案管理應(yīng)選擇有一定數(shù)字和邏輯思維能力的工作人員，進(jìn)行 計算 機(jī)原理及應(yīng)用軟件方面的培訓(xùn)。使他們學(xué)會計算機(jī)高級語言，學(xué)會操作和使用機(jī)器，學(xué)會設(shè)計和上機(jī)實現(xiàn)一個完整的系統(tǒng)，能夠把應(yīng)用系統(tǒng)或與計算機(jī)專業(yè)人員接零的任務(wù)知識很好地銜接。

4.2 主題標(biāo)引人員的準(zhǔn)備

檔案管理應(yīng)選擇有一定語言文字能力的檔案工作者，學(xué)習(xí)和研究檔案主題標(biāo)引的方法和原則，使他們懂得主題標(biāo)引的基本原理，了解主題詞的性質(zhì)和選詞原則，學(xué)會使用漢語主題詞表，學(xué)會依據(jù)檔案主題標(biāo)引規(guī)則，正確分析主題內(nèi)容，正確選擇主題詞標(biāo)識，學(xué)會如何進(jìn)行主題詞的組配，學(xué)會特殊情況的特殊處理等。通過學(xué)習(xí)，能夠勝任檔案主題標(biāo)引和參與漢語主題詞表管理的工作。

[1]張丹紅.計算機(jī)在檔案管理中的開發(fā)和應(yīng)用.南平電纜股份有限公司，【期刊】機(jī)電兵船檔案，1996-02-15.