企業(yè)檔案信息資源管理的開(kāi)發(fā)與利用

黃瓊蘭

（川慶鉆探工程公司地球物理勘探公司，四川 成都 610000）

一、增強(qiáng)檔案管理觀念，建立和完善企業(yè)檔案管理機(jī)制

企業(yè)檔案是企業(yè)科學(xué)管理的基礎(chǔ)之一,企業(yè)必須根據(jù)實(shí)際工作的需要,按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,建立、健全企業(yè)檔案管理機(jī)制。

1.制定系統(tǒng)的檔案管理制度,規(guī)范企業(yè)的檔案管理程序,明確檔案的形成、收集、整理、積累、保管、借閱及保密等規(guī)定,使企業(yè)檔案工作有章可循,有據(jù)可依,并把檔案管理工作納入企業(yè)的工作計(jì)劃和目標(biāo)管理之中,科學(xué)、規(guī)范地管理企業(yè)檔案。

2.建立專(zhuān)、兼職檔案員隊(duì)伍,對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn),使他們掌握一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基本技能。

3.制定相應(yīng)的崗位職責(zé)和績(jī)效考核制度，激勵(lì)檔案管理人員積極地開(kāi)發(fā)、準(zhǔn)確地提供企業(yè)檔案信息資源,為企業(yè)的現(xiàn)實(shí)工作和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,不斷改進(jìn)服務(wù)手段,提高服務(wù)質(zhì)量,做到主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)、超前服務(wù)。

4.投入必需的資金,用于檔案室專(zhuān)項(xiàng)建設(shè)。并配置檔案柜、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂工具及辦公用具等“硬件”設(shè)施,為他們創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境,確保檔案管理工作有效地開(kāi)展。

二、企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的主要問(wèn)題

企業(yè)經(jīng)營(yíng)以追求經(jīng)濟(jì)效益最大化為目的,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者通常只注重經(jīng)濟(jì)效益,卻沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、權(quán)益維護(hù)和市場(chǎng)開(kāi)拓等各項(xiàng)活動(dòng)中的重要作用，在建立規(guī)范的檔案管理制度和配備必要檔案保管條件上做得不夠，主要表現(xiàn)在以下方面：

1.企業(yè)檔案零亂無(wú)序,沒(méi)有做到集中統(tǒng)一管理。

由于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)工作職責(zé)的差異,在實(shí)際工作運(yùn)作過(guò)程中會(huì)形成許多頗具特色且又極具保存和利用價(jià)值的資料文件,它們共同構(gòu)成企業(yè)生存和發(fā)展的信息資源。但因企業(yè)內(nèi)部管理中對(duì)檔案工作的忽略,企業(yè)檔案、文件被分散地保管在各個(gè)具體經(jīng)辦的職能部門(mén),而各部門(mén)之間相對(duì)獨(dú)立,缺乏溝通,阻礙了企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源的交流和共享,使企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用率大為降低,極不利于企業(yè)的生存與發(fā)展。

2.檔案收集意識(shí)淡薄,信息資源自然流失。

由于企業(yè)較少對(duì)員工進(jìn)行檔案工作重要性的教育和檔案知識(shí)的宣傳,因此員工對(duì)檔案收集、歸檔的認(rèn)識(shí)模糊,不清楚歸檔的范圍、內(nèi)容和要求,導(dǎo)致一些有價(jià)值的材料用后丟棄,造成資源浪費(fèi)。同時(shí),隨著企業(yè)勞動(dòng)用工制度的改革,企業(yè)員工流動(dòng)頻繁,而有些關(guān)鍵崗位的員工,個(gè)人保管著企業(yè)的重要信息資料和技術(shù)機(jī)密,如發(fā)明專(zhuān)利、設(shè)計(jì)方案、圖紙數(shù)據(jù)、工藝配方、客戶(hù)信息等,而這些人員一旦跳槽、流動(dòng),難免造成技術(shù)資料和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流失,會(huì)使企業(yè)蒙受無(wú)法挽回的損失,甚至還會(huì)影響到企業(yè)的生存。

三、加強(qiáng)檔案收集,提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用率

企業(yè)檔案管理的好壞,從某種程度上來(lái)講,反映了企業(yè)整體的管理水平。因此,企業(yè)在建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中,要進(jìn)一步增強(qiáng)檔案觀念,建立和完善企業(yè)檔案管理機(jī)制。

1.齊全完整地收集各類(lèi)檔案材料是檔案信息開(kāi)發(fā)利用的先決條件。大力加強(qiáng)企業(yè)檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理,將檔案資源的有效收集管理與積極開(kāi)發(fā)利用有機(jī)結(jié)合起來(lái),才能充分體現(xiàn)檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值,促進(jìn)企業(yè)檔案管理與生產(chǎn)發(fā)展的良性互動(dòng),為企業(yè)創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,推動(dòng)企業(yè)不斷創(chuàng)新、健康發(fā)展。

檔案收集是檔案管理中的起始環(huán)節(jié),收集工作的好壞直接影響到檔案質(zhì)量的高低,沒(méi)有足夠的文件材料作為檔案工作的支撐,開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源就成了“無(wú)米之炊、無(wú)源之水”。做好企業(yè)檔案收集工作,建立起企業(yè)內(nèi)部檔案管理體系,不但要有專(zhuān)門(mén)從事檔案工作的管理人員,還須在企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員,大家各司其職,負(fù)責(zé)做好本部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)文件的收集工作,并對(duì)各部門(mén)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、財(cái)務(wù)等活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案資料,實(shí)行全程監(jiān)控,即時(shí)移交歸檔。同時(shí)采取一定的行政和經(jīng)濟(jì)手段,對(duì)業(yè)績(jī)突出的人員給予表彰和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),激勵(lì)檔案人員認(rèn)真負(fù)責(zé)；對(duì)隨意丟棄或故意藏匿檔案材料,甚至將企業(yè)的技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等材料占為已有的人員,進(jìn)行嚴(yán)肅批評(píng)和處罰,營(yíng)造一個(gè)良好的企業(yè)檔案工作氛圍,有效地保證歸檔材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

2.合理開(kāi)發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源，是促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)管理工作發(fā)揮積極作用的根本保證。根據(jù)企業(yè)檔案的綜合性強(qiáng)、涉及面廣、內(nèi)容龐雜、聯(lián)系緊密等基本特點(diǎn),對(duì)企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行必要的監(jiān)督與指導(dǎo),做好文件材料歸檔后的分類(lèi)、整理、保管和編目等工作,并在檔案管理中主動(dòng)分析研究檔案內(nèi)容,進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的綜合匯總和統(tǒng)計(jì),提煉、挖掘出對(duì)企業(yè)發(fā)展有價(jià)值的信息,建立企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí),緊緊圍繞企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要,及時(shí)準(zhǔn)確地提供各類(lèi)信息,實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,以?xún)?yōu)質(zhì)高效的特色服務(wù),使檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值,真正為企業(yè)的技術(shù)進(jìn)步、管理創(chuàng)新有效地服務(wù),將檔案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力,促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

四、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

企業(yè)信息化建設(shè)不僅僅是一種管理技術(shù)和工作方法,更是一種對(duì)企業(yè)管理理念的創(chuàng)新,對(duì)管理流程的再造,對(duì)管理團(tuán)隊(duì)的重組，對(duì)管理手段的變革。同樣,企業(yè)信息化建設(shè)也是對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術(shù)和方法的全新挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理如何適應(yīng)信息化時(shí)代文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展趨勢(shì),已成為企業(yè)檔案工作能否運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段持續(xù)、健康發(fā)展的關(guān)鍵。

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的根本目的,是為了及時(shí)有效地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供服務(wù)。企業(yè)要以改革的精神抓好檔案信息化建設(shè),以信息化帶動(dòng)檔案管理創(chuàng)新,把檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)之中,建立起符合企業(yè)自身特色的檔案信息化管理體系,建立健全適應(yīng)信息化要求的電子文檔形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度,加強(qiáng)對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)管理和利用,做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)中對(duì)電子文檔的安全保護(hù)工作,確保電子文檔的長(zhǎng)期性、真實(shí)性和有效性。

2.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的根本手段，是促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的技術(shù)保障。必須加強(qiáng)對(duì)電子文檔管理的政策、技術(shù)、方法、標(biāo)準(zhǔn)以及體系開(kāi)發(fā)等方面的研究,以適應(yīng)企業(yè)檔案信息化的需求。計(jì)算機(jī)、通訊、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)帶動(dòng)了辦公自動(dòng)化,企業(yè)為提升工作效率都在逐步轉(zhuǎn)向無(wú)紙化辦公,相關(guān)信息通過(guò)辦公網(wǎng)或局域網(wǎng)傳輸和發(fā)布,這既為部門(mén)之間溝通和資源共享創(chuàng)造了有利條件,同時(shí)也對(duì)電子文檔的形成和管理提出了更高的要求。電子文件的生成與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比,載體材料和記錄方式都發(fā)生了變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件大多是以書(shū)寫(xiě)或印刷的形式將各類(lèi)文字、圖表等記錄在物質(zhì)載體上,其表現(xiàn)和存儲(chǔ)形式直觀、簡(jiǎn)單、明了；而電子文件則以磁性介質(zhì)為載體,需借助計(jì)算機(jī)才能變成直觀的視屏信息或輸出打印成紙質(zhì)載體信息。因此,檔案部門(mén)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,引進(jìn)先進(jìn)的管理方法,對(duì)檔案管理中不適應(yīng)信息化建設(shè)的一些方法進(jìn)行革新,充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),提高檔案管理質(zhì)量,促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展。

3.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的人才隊(duì)伍建設(shè)，是確保企業(yè)檔案信息化實(shí)現(xiàn)的根本保障。企業(yè)檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)信息化的有關(guān)知識(shí),通過(guò)在職培訓(xùn)、出去深造、研討交流等各種形式的再教育,掌握計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)以及光盤(pán)刻錄等技能,提高應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的水平。同時(shí)在企業(yè)檔案信息化實(shí)踐中,不斷探索檔案管理方法,創(chuàng)新檔案管理模式,提高自身綜合素質(zhì)和檔案管理能力,以適應(yīng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的要求。

[1]周瑋.加強(qiáng)檔案信息化促進(jìn)管理規(guī)范化.同濟(jì)大學(xué)學(xué)報(bào),2006.

[2]姚小娟.檔案信息化管理探討.廣東水利水電,2006.