醫(yī)院藥品盤點(diǎn)中常見賬物不符的原因及對策

張鮮利，霍 花，翟 力

(沈陽軍區(qū)總醫(yī)院北方醫(yī)院，遼寧 沈陽 110031)

醫(yī)院藥品盤點(diǎn)中常見賬物不符的原因及對策

張鮮利，霍 花，翟 力

(沈陽軍區(qū)總醫(yī)院北方醫(yī)院，遼寧 沈陽 110031)

目的探討在醫(yī)院管理信息系統(tǒng)環(huán)境下，提高藥品盤點(diǎn)的賬物相符率。方法收集藥品盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，分析賬物不符的原因，提出改進(jìn)措施。結(jié)果造成賬物不符的主要原因是錄賬不及時、記賬出錯、發(fā)藥差錯和系統(tǒng)設(shè)計不完善。規(guī)范藥品發(fā)藥程序和記賬作業(yè)要求，賬物相符率達(dá)到96%以上。結(jié)論藥品的賬物相符率不是盤點(diǎn)出來的，而是管理出來的。

藥品盤點(diǎn)；藥品管理；賬物相符率；賬物管理

藥品盤點(diǎn)工作既是醫(yī)院藥品物資管理的重點(diǎn)，也是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的重點(diǎn)[1]。通過藥品盤點(diǎn)生成的賬物相符率，已經(jīng)成為衡量醫(yī)院管理工作的重要指標(biāo)，提高賬物相符率是各個醫(yī)院藥品管理工作所追求的目標(biāo)。

我院是一所以軟傷治療為中心的大?？菩【C合性質(zhì)的二級甲等醫(yī)院，有1個門診部7個臨床科室，展開床位400張，常備藥品600余種。藥械科調(diào)劑室集門診藥房、住院藥房、中心擺藥室于一體，藥品庫存為二級庫存，由5名藥師進(jìn)行處方調(diào)配、臨床擺藥、請領(lǐng)藥品等日常工作。自2000年開始運(yùn)行軍衛(wèi)一號管理信息系統(tǒng)以來，藥品的賬物管理及每月的藥品盤點(diǎn)，由計算機(jī)軟件替代傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計，只要點(diǎn)擊藥品庫存管理欄目下的藥品庫存情況，輸入某一藥品的詞條，可即刻查到該藥品的庫存。但是，電腦賬與實(shí)物盤點(diǎn)仍常出現(xiàn)差異，為此，筆者對每次盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的賬物不符現(xiàn)象進(jìn)行登記，并對其原因進(jìn)行分析，以期減少賬物不符出現(xiàn)的幾率。

1 藥品盤點(diǎn)常見賬物不符的原因

1.1藥品出入庫及請領(lǐng)時記賬錯誤 當(dāng)某藥品出現(xiàn)盈虧的數(shù)量大于處方量，并且為最小包裝的整數(shù)倍時，可能與藥品的出入庫記帳和申請單及批條的配發(fā)有關(guān)。應(yīng)首先查找單品種的入庫，看是否在出現(xiàn)盈虧的時間段內(nèi)有入庫記錄，如需要與負(fù)責(zé)入庫的人員進(jìn)行復(fù)核，多數(shù)是庫管人員將藥品的包裝量計算錯誤，或有時將藥品名稱寫錯，造成兩種藥品的盈虧。其次，當(dāng)沒有入庫記錄時，應(yīng)查找出現(xiàn)盈虧的時間段內(nèi)是否有科室請領(lǐng)單及批條發(fā)出，并進(jìn)行回顧性檢查，看是否在配發(fā)時將藥品的包裝量計算錯誤，這樣可以快速查找到造成較大數(shù)量的藥品盈虧的原因。比如，盤點(diǎn)利多卡因注射液時多出50支，當(dāng)月除了麻醉科請領(lǐng)150支外，在沒有其他的出入庫記錄時，應(yīng)考慮查找本次發(fā)藥過程。

1.2在處方調(diào)配中的錯誤 當(dāng)某藥品盈虧的數(shù)量正好在處方量時，就可能與處方調(diào)配有關(guān)。應(yīng)查找在同一時間是否有其它藥品的盈虧，并且盈虧的數(shù)量恰好相等。如有這種情況，可能是在處方調(diào)配時出現(xiàn)錯誤，造成某兩種藥品盈虧恰好相等的情況。這種因發(fā)藥差錯造成的藥品盈虧，往往是在雙盲的情況下通過盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的，它體現(xiàn)出了盤點(diǎn)的多樣功能。比如，筆者在對藥品潤潔與潤舒、苯磺酸氨氯地平分散片與苯磺酸左旋氨氯地平片、速效救心丸與復(fù)方丹參滴丸、復(fù)方丹參注射液與復(fù)方苦參注射液、黃芪注射液與參脈注射液、碳酸氫鈉注射液與氯化鈉注射液的盤點(diǎn)中，就出現(xiàn)過在同一時期數(shù)量恰好盈虧相等的情況。有的經(jīng)及時核查證實(shí)為發(fā)藥差錯并進(jìn)行了糾正，有的由于缺少用藥一方的證實(shí)，無法核查得不到糾正。造成這些差錯的因素較多，有藥品名稱相近、藥品作用大致相同、藥品包裝相似、藥品貨位擺放不科學(xué)及發(fā)藥人員的主觀性等。但在諸多因素中，還是人的主觀能動作用是第一位的[1]，因此一定要提高一線工作人員的思想認(rèn)識，并加強(qiáng)監(jiān)督管理措施。

1.3計算機(jī)軟件應(yīng)用時造成的錯誤 當(dāng)某藥品出現(xiàn)盈多，并且數(shù)量在處方量之內(nèi)時，可能與該藥品被重復(fù)確認(rèn)有關(guān)。在軍衛(wèi)一號系統(tǒng)的處方發(fā)藥窗口，點(diǎn)擊刷新可自動生成已收費(fèi)的處方信息。調(diào)劑室發(fā)出藥品，點(diǎn)擊確認(rèn)后，處方信息會從界面被清除并自動減庫存。由于系統(tǒng)設(shè)計所生成的收費(fèi)單每一次重復(fù)打印藥品發(fā)貨票，如打印機(jī)故障、患者信息不正確、藥品收費(fèi)有誤及付款后又退藥等情況下，該處方信息都會在處方發(fā)藥的界面中重復(fù)出現(xiàn)。這時，發(fā)藥人員一旦沒有注意就會發(fā)生重復(fù)確認(rèn)，被重復(fù)減庫存。這是造成藥品盈多最常見的原因。

1.4藥品發(fā)出未減庫存造成的錯誤 當(dāng)藥品虧少的數(shù)量為處方量，并確定沒有其它藥品盈多時，要查找住院處方。通過單品種查詢，逐一進(jìn)行核對。如果只有處方，而電腦沒有單品種用藥信息，就可能是發(fā)藥后未進(jìn)行處方錄入?；颊咦≡浩陂g的用藥，通過中心擺藥可以自動生成計費(fèi)，同時從二級庫減庫存。對于臨時醫(yī)囑和因包裝不可分割而不能擺藥的藥品，我院采用處方取藥。住院患者發(fā)生處方取藥時，只有通過處方錄入，才能給患者計費(fèi)并減少庫存。處方取藥后如果未及時進(jìn)行處方錄入，一旦發(fā)現(xiàn)時患者已出院，其處方用藥便無法計費(fèi)，直接造成醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)損失。

1.5藥品多發(fā)或拆零時遺失造成的錯誤 藥品虧少數(shù)量不確定，經(jīng)查證沒有處方未記賬，同一時間段又沒有出現(xiàn)其它藥品的盈多時，可能是發(fā)藥時多發(fā)藥品所致。糾正這種錯誤的關(guān)鍵是加強(qiáng)核對和庫存的實(shí)時維護(hù)，這樣才能及時發(fā)現(xiàn)并追回或補(bǔ)記賬。如水飛薊賓膠囊每盒20粒當(dāng)作10粒發(fā)到病區(qū)，核查后病區(qū)退回多發(fā)的藥物；狗皮膏給患者記賬1袋，實(shí)發(fā)2袋，核實(shí)后補(bǔ)記帳。還有藥品虧少的數(shù)量正好為整包裝或口服藥品為整板的情況，這可能是藥品在拆零擺藥時，拆包裝上架時遺落在包裝盒里。筆者曾經(jīng)查找廢包裝，找到遺落在包裝里的藥品，避免了藥品的丟失。

2 對策與措施

筆者在實(shí)際工作中的體會是，提高賬物相符率必須把握好三個環(huán)節(jié)，即出入記賬、憑證發(fā)藥和定期盤點(diǎn)。

2.1首要環(huán)節(jié)記賬要及時準(zhǔn)確 筆者所在單位是由調(diào)劑室的負(fù)責(zé)人專人負(fù)責(zé)請領(lǐng)藥品的入庫記帳、報損報廢藥品、調(diào)出藥品、返庫藥品的出庫記帳。要求記賬人員不僅要熟悉藥品的名稱、規(guī)格、包裝、廠家和調(diào)劑室的藥品流量，掌握計算機(jī)軟件的出入庫記帳功能，還要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和實(shí)事求是的敬業(yè)精神。同時每個藥品柜的責(zé)任藥師對藥品庫存情況的實(shí)時維護(hù)，為記帳環(huán)節(jié)起到了保障和監(jiān)督的作用。我院曾經(jīng)發(fā)生過由于入庫錯誤導(dǎo)致藥品帳物不符的情況，就是由藥品柜的責(zé)任藥師發(fā)現(xiàn)的。

2.2其次是把握好藥品的出入環(huán)節(jié) 藥品必須憑處方發(fā)出，非經(jīng)醫(yī)師處方不得調(diào)劑[2]。在處方流量越大時，越要加強(qiáng)窗口的核對制度，避免錯發(fā)、多發(fā)、少發(fā)藥品。還特別要注意調(diào)劑室的藥品要與出庫單認(rèn)真核對無誤后再上架。計算機(jī)管理的引入，使藥品庫存可實(shí)時查詢，藥品盤點(diǎn)不以金額而是以數(shù)量計算賬物相符率，因此藥品之間不能以金額進(jìn)行調(diào)換。工作中有些情況是難以避免的，如失手損壞藥品、藥品原包裝出現(xiàn)破損等，都要填寫破損藥品登記；備用的急救藥品到有效期后，填寫報廢藥品登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示記帳后藥品再下架處理。這些內(nèi)部管理措施的加強(qiáng)，保證了出入調(diào)劑室的藥品賬目清楚準(zhǔn)確。

2.3最后的盤點(diǎn)工作是藥品管理的重點(diǎn)和難點(diǎn) 工作量大，要在人員集中的情況下快速完成，要克服因值班輪休人手少的困難；重復(fù)性強(qiáng)，為強(qiáng)化盤點(diǎn)的功能，每月進(jìn)行一次[3]，有時剛剛查清上月盤點(diǎn)盈虧的原因，就要著手下個月的盤點(diǎn)準(zhǔn)備；人員缺少，盤點(diǎn)時即使全員參加，也不夠兩人一組。為此在人員安排上采取乙藥師盤點(diǎn)甲藥師負(fù)責(zé)的藥柜，丙藥師盤點(diǎn)乙藥師負(fù)責(zé)的藥柜，依次類推。盤點(diǎn)時間通常安排在處方流量最小的時段進(jìn)行[4]。我院調(diào)劑室是24 h值班，全天只有早上的時段處方流量最小，所以把盤點(diǎn)安排在早上，即在盤點(diǎn)當(dāng)天不進(jìn)行科內(nèi)早交班，全體人員提前1小時上班即開始盤點(diǎn)，用1個半小時就能盤點(diǎn)完，使值班人員既能參加盤點(diǎn)解決人手少的問題，又能盡快下班休息。

為使盤點(diǎn)工作能順利進(jìn)行，管理上有大量細(xì)致的工作要把握，除了上述人員、時間安排上要科學(xué)合理以外，還有如下工作要處理好：藥品的擺放要有序，每種藥品一點(diǎn)定位[3]，個別是兩點(diǎn)擺放；盤點(diǎn)單按藥品擺放的排序?qū)Ｈ素?fù)責(zé)打印，各藥柜負(fù)責(zé)藥師在打印盤點(diǎn)單之前上報當(dāng)月新到藥品和下架藥品，防止藥品的漏盤；盤點(diǎn)的結(jié)果要由藥柜的責(zé)任藥師和盤點(diǎn)藥師復(fù)核，以保證盤點(diǎn)結(jié)果的真實(shí)正確；各藥柜的責(zé)任藥師要在盤點(diǎn)單上標(biāo)示出有效期限6個月和3個月未動的藥品，并逐一將藥品盤點(diǎn)結(jié)果與藥品庫存進(jìn)行核對，將相符、盈虧分別用“√”、“﹢”、“﹣”等符號來標(biāo)示，確保盤點(diǎn)單上的藥品信息全面準(zhǔn)確。最后，藥械科辦公室還要通過定期抽查進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

3 討論

藥品盤點(diǎn)是藥劑科業(yè)務(wù)中的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，但是，盤點(diǎn)的目的是發(fā)現(xiàn)問題，而不能預(yù)防問題的出現(xiàn)。因此，要提高藥品盤點(diǎn)的賬物相符率，一是推行優(yōu)良藥房工作規(guī)范，按照標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程進(jìn)行作業(yè)；二是通過盤點(diǎn)及時發(fā)現(xiàn)問題，查明原因，改進(jìn)工作，修訂規(guī)范，不斷提高調(diào)劑發(fā)藥的作業(yè)水平。實(shí)踐中筆者認(rèn)識到，藥品的賬物相符率不是盤點(diǎn)出來的，而是管理出來的。幾年來，我院正是通過查找賬物不符的原因，不斷建立和完善內(nèi)部管理制度，使我院藥品的賬物相符率達(dá)到96%以上，誤差的藥品金額小于庫存藥品的1‰，在當(dāng)月銷售金額的0.4‰以下。而且，藥品盤點(diǎn)工作認(rèn)真細(xì)致的開展，也帶動起其他管理工作質(zhì)量的提高[1]。

[1] 黃愛琴,張梅玲,蔡 溱.以藥品盤點(diǎn)為抓手,培養(yǎng)和提高藥師的職業(yè)素質(zhì)[J].藥學(xué)服務(wù)與研究2010,10(1):65.

[2] 中華人民共和國衛(wèi)生部.處方管理辦法[S].衛(wèi)醫(yī)發(fā)[2007]53號.

[3] 許百虹,廖廣仁,熊志強(qiáng),等.二級庫管理模式下藥品盤點(diǎn)方式的設(shè)計與應(yīng)用[J].中國藥房,2007,18(13)988.

[4] 石浩強(qiáng),黃 海,柏子安,等.從我院藥品盤點(diǎn)工作的改進(jìn)淺析醫(yī)院藥品的管理[J].中國藥事,2005,19(10)604.

2011-04-14

[修回日期] 2011-05-10

Causesandcountermeasuresofinconformityofgoodsandaccountsinhospitaldrugchecking

ZHANG Xian-li, HUO Hua, ZAI Li

(North Hospital, General Hospital of PLA Shenyang Military Area Command, Shenyang 110031, China)

ObjectiveTo discuss the methods to improve accounts and matter consentaneous rates in drug checking works under the hospital management information system．MethodsThe problems discovered in drug checking works were collected , the causes of bringing about accounts and matter unconsentaneous were analyzed, and the improvement measures were put forward.ResultsThe prime causes of accounts and matter unconsentaneous were untimely entering accounts, accounting mistakes, drug dispensing mistakes, and imperfect system design. By standardizing drug dispensing processes and account operation requires, accounts and matter consentaneous rates reached above 96%.ConclusionsThe way of improving drug accounts and matter consentaneous rates was not check but management.

drug checking; drug management; accounts and matter consentaneous rates; accounts and matter management

張鮮利(1953-)，女，副主任藥師.Tel：(024)28852281.

霍 花. Tel：(024)28852485.

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B

1006-0111(2011)03-0235-03