技工學(xué)校教學(xué)科研檔案的管理

吳龍娣

一、教學(xué)科研檔案的范疇及作用

教學(xué)科研檔案是學(xué)校在長期的教育教學(xué)、科學(xué)研究等工作中形成的，通過保存以備查用的文件材料。它包括學(xué)校教學(xué)管理、校園網(wǎng)建設(shè)、招生就業(yè)、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、科學(xué)研究等方面的文字材料和聲像資料。

教學(xué)科研檔案是學(xué)校教學(xué)科研工作的真實(shí)記錄和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是教學(xué)科研工作的重要組成部分，更是學(xué)校檔案中最具特色、最能體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)水平的歷史記載。

二、教學(xué)科研檔案管理的現(xiàn)狀

目前，技工院校教學(xué)科研檔案從收集到利用的全過程存在不少問題和困難。

1.教學(xué)科研檔案的收集阻力大

有的老師認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的，理應(yīng)由自己保管，一交給學(xué)校檔案室，那不是把自己的成果充公了嗎？有的教師唯恐材料經(jīng)檔案部門立卷、歸檔后，把自己整理的系統(tǒng)的材料分散在不同的案卷，造成利用不暢、使用不便等問題。這種對(duì)教學(xué)管理工作的認(rèn)識(shí)不足和抵觸情緒，使教學(xué)科研檔案的收集始終處于被動(dòng)地位，移交什么就接收什么，不移交也不主動(dòng)搜集。應(yīng)歸檔的珍貴的教學(xué)實(shí)踐和科研材料依然散落在個(gè)人手中，使教學(xué)、科研檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.教學(xué)科研部門與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)不夠

就教學(xué)、科研部門而言，其主要工作是教學(xué)管理及學(xué)術(shù)研究，而檔案收集、管理應(yīng)由檔案部門負(fù)責(zé)，且部門立卷難推行，故而對(duì)材料收集、歸檔態(tài)度冷漠。就檔案管理部門而言，檔案管理人員通常只在庫房做日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性工作，很少深入教學(xué)、科研部門，未有效宣傳檔案管理的重要性。

3.認(rèn)識(shí)有偏頗，管理不到位

有些單位對(duì)檔案工作重視不夠，認(rèn)為檔案管理是一個(gè)很清閑的活，不需要技能，也不需要培訓(xùn)。有些單位把檔案崗位作為照顧老弱病殘的專用崗位，無論其是否勝任檔案工作。有些單位頻繁更換檔案員，檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，素質(zhì)參差不齊。有些單位很少指導(dǎo)檔案工作，也很少檢查、考核。有些單位對(duì)檔案保管設(shè)備配備、檔案工作人員的待遇落實(shí)缺少關(guān)心。在這些情況下，學(xué)校教學(xué)科研檔案工作幾乎是放任自流，全憑檔案員的責(zé)任心，何談檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確！

4.開發(fā)檔案信息滯后，利用效果不明顯

教科研檔案的宗旨是為教育教學(xué)服務(wù)、為師生服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)，但許多技工學(xué)校的教科研檔案利用率不高。究其原因有二，一是檔案員身兼數(shù)職，無力開展信息開發(fā)、檔案編研工作；二是檔案員對(duì)教育教學(xué)管理工作陌生，對(duì)檔案業(yè)務(wù)也知之甚少，通過培訓(xùn)才能勉強(qiáng)上崗，水平基本處在手工操作階段，編研能力有限。

三、構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的教科研檔案管理機(jī)制

如何規(guī)范、科學(xué)地做好教學(xué)科研檔案的收集、立卷、整理、保管和使用工作？結(jié)合多年從事學(xué)校檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為可以從以下幾方面著手。

1.轉(zhuǎn)變觀念，責(zé)成專人管理網(wǎng)絡(luò)，是做好教學(xué)科研檔案工作的基礎(chǔ)

學(xué)校要切實(shí)重視教學(xué)科研檔案工作，大力宣傳教學(xué)科研檔案管理的重要性，達(dá)成“歸檔是為了更好地服務(wù)于教育教學(xué)工作、服務(wù)于廣大師生、服務(wù)于社會(huì)，統(tǒng)一保管有利于保護(hù)檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、安全，為利用者提供全面信息”的共識(shí)。

學(xué)校要建立一個(gè)完整的工作網(wǎng)絡(luò)，貫穿綜合檔案室、教務(wù)處、教研室、教研組和課題組，指定專人負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的收集、歸檔。此外，根據(jù)學(xué)校實(shí)際，制訂教學(xué)、科研檔案的歸檔范圍和保管期限表，及時(shí)印發(fā)給學(xué)校教學(xué)科研部門，召集相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并定期到教學(xué)科研部門了解、檢查教學(xué)檔案的收集情況，使檔案部門成為學(xué)校教學(xué)、科研工作的信息咨詢部門。

2.提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，是做好教學(xué)科研檔案工作的關(guān)鍵

隨著科學(xué)技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代化手段越來越多地應(yīng)用于檔案工作。特別是數(shù)字信息、電子文件等新生事物的出現(xiàn)，以及文檔一體化管理手段的應(yīng)用，對(duì)檔案員提出了更高的要求，讓有些檔案員措手不及。

檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)形勢的嚴(yán)峻性，主動(dòng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面，提高職業(yè)道德修養(yǎng)，提高教學(xué)科研檔案的質(zhì)量和管理水平，提高編研水平。學(xué)校要制定培訓(xùn)計(jì)劃，有針對(duì)性地提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，引導(dǎo)其掌握更多的理論知識(shí)和現(xiàn)代管理技能，使學(xué)校的檔案管理逐步走向科學(xué)化、現(xiàn)代化。

3.規(guī)范檔案管理目標(biāo)和管理制度，是做好教學(xué)科研檔案工作的重點(diǎn)

技工院校以市檔案局、市教育局《廣州市中小學(xué)檔案管理工作規(guī)范》為依據(jù)，制定明確的教學(xué)科研檔案的目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，建立一套適用于本校的教學(xué)科研檔案管理制度。此外，制定目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)考核制度，明確各專、兼職檔案人員的崗位職責(zé)，把檔案工作納入考核，獎(jiǎng)懲分明，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。

4.注重收集、規(guī)范歸檔程序，是做好教學(xué)科研檔案工作的核心

科研材料呈亂扔亂放、雜亂無章的狀態(tài)，根本就沒有案卷，更沒有檢索工具，要查找一份檔案，就如大海撈針，造成了要用時(shí)找不到、不用時(shí)又嫌礙事的狀況。由此可見，及時(shí)歸檔、科學(xué)組卷是多么重要。

檔案工作的每一環(huán)節(jié)都非常重要，但最重要的要數(shù)收集這一環(huán)節(jié)，如果收集工作做不好，其他的整理、鑒定、保管、利用等一系列工作將是無本之木、無源之水。檔案員要高度重視收集工作，主動(dòng)參與教學(xué)科研管理工作，從文件形成即開始介入，督促有關(guān)部門和相關(guān)人員隨辦隨歸。在文件材料收集齊全后，檔案員要以保持材料的系統(tǒng)性和有機(jī)聯(lián)系為原則，科學(xué)分類，合理組卷，確保案卷完整、準(zhǔn)確、美觀，便于查找。

5.注重教學(xué)科研檔案信息資源的開發(fā)和利用，是做好教學(xué)科研檔案工作的根本

檔案的生命在于它的實(shí)用性，收集檔案的目的在于利用。因此，要切實(shí)提高教學(xué)科研檔案的利用效果。一是教學(xué)科研檔案的開發(fā)要突出學(xué)校特色。檔案人員在檔案的收集、整理、利用和檔案開發(fā)中應(yīng)總結(jié)典型經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)科研的特色與亮點(diǎn)。二是教學(xué)科研檔案應(yīng)著重對(duì)教師業(yè)務(wù)競賽、學(xué)生升學(xué)情況、學(xué)生學(xué)科競賽進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，編制基礎(chǔ)數(shù)字匯集；著重對(duì)教師優(yōu)秀教學(xué)講稿、學(xué)生優(yōu)秀作文、教學(xué)論文進(jìn)行專題收集，匯編成集；著重將歷年試題分析、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)編制成教學(xué)參考資料。三是在科學(xué)分類、合理組卷的基礎(chǔ)上，科學(xué)編制各種檢索工具，從而提高服務(wù)質(zhì)量。

科學(xué)規(guī)范的教學(xué)科研檔案，不僅為學(xué)校的改革和發(fā)展提供理論支持，也為深化教育教學(xué)改革、強(qiáng)化內(nèi)部管理提供參考資料，為完善學(xué)校管理體制奠定基礎(chǔ)。而學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容，我們應(yīng)以優(yōu)化教學(xué)科研檔案管理為突破，完善技工學(xué)校檔案管理工作，為提高教學(xué)質(zhì)量、提升教育品質(zhì)、創(chuàng)學(xué)校品牌做出積極的貢獻(xiàn)。

（作者單位：廣州市公用事業(yè)高級(jí)技工學(xué)校）