跨部門溝通協(xié)作

王金榮 天津振華國際物流運(yùn)輸有限公司

職場中有效的溝通方式，可以保障用最小的成本精準(zhǔn)完成意圖。我們將從溝通不暢的影響因素，溝通項(xiàng)目特點(diǎn)和個(gè)人社交溝通技巧三個(gè)方面進(jìn)行探索提高溝通效率的工具方法。

一、造成跨部門溝通不暢的影響因素及解決方案

各個(gè)組織中，都存在或發(fā)生過跨部門溝通不暢的情形，盡管現(xiàn)實(shí)場面不盡相同，細(xì)分析有其共性因素，針對這些共性因素的緩解方案如下：（1）部門間立場不一致導(dǎo)致的溝通不暢。在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)將各部門責(zé)權(quán)進(jìn)行了分工，每個(gè)部門基于專業(yè)分工后，各部門業(yè)績評價(jià)指標(biāo)和維度也不一樣，這樣會(huì)導(dǎo)致在跨部門溝通中會(huì)產(chǎn)生相互推諉扯皮、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)等情況。針對這種情況，需要公司層面協(xié)調(diào)，統(tǒng)一共同目標(biāo)，平衡部門間的利益，必要時(shí)將跨部門溝通協(xié)作作為部門考核指標(biāo)之一。（2）部門間信息不對稱導(dǎo)致的溝通不暢。由于不同部門掌握的信息源和信息量不一致，往往導(dǎo)致對同一件事件的認(rèn)知和判斷產(chǎn)生差異?；谛畔⒉粚ΨQ情況，建議搭建信息共享平臺(tái)，或者在溝通前先進(jìn)行信息共享。（3）部門間文化不同導(dǎo)致的溝通效果不一樣。每個(gè)部門、團(tuán)隊(duì)有著自己特殊的溝通方式和文化氛圍，比如在一個(gè)開放、活躍的部門中，部門成員樂于表達(dá)、真誠溝通，那么與這樣的部門溝通起來會(huì)很順暢，相反則溝通失敗的概率比較高。那么在與這類組織進(jìn)行溝通時(shí)，要比其他溝通做更多的準(zhǔn)備工作，列明需要配合的內(nèi)容及期望達(dá)成的標(biāo)準(zhǔn)。

二、不同溝通項(xiàng)目的溝通程序

在跨部門共同協(xié)作中，基于任務(wù)的復(fù)雜性、耗用時(shí)間不同，所采取的溝通程序也會(huì)有差異。

（一）復(fù)雜、多部門協(xié)作、耗時(shí)長的項(xiàng)目性工作任務(wù)的溝通

這一類的工作任務(wù)一般都需要多部門投入精力，要想高效完成工作任務(wù)需要各部門的通力協(xié)作，因此要調(diào)動(dòng)各部門的參與積極度是基礎(chǔ)條件。一般的步驟如下：

1.團(tuán)隊(duì)組建前的準(zhǔn)備工作：對工作任務(wù)進(jìn)行整體盤點(diǎn)，確認(rèn)收益；工作任務(wù)完成后預(yù)計(jì)產(chǎn)生的獎(jiǎng)金，并對獎(jiǎng)金分配原則進(jìn)行規(guī)劃；排定推進(jìn)計(jì)劃表。

2.組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。明確上述目標(biāo)后，明確團(tuán)隊(duì)成員、確定分工和推進(jìn)計(jì)劃。其中確定分工時(shí)，要從流程上入手，穿行測試流程上是否有疏忽的環(huán)節(jié)，以防出現(xiàn)“三不管”地帶。團(tuán)隊(duì)成員要有明確的工作職責(zé)，做到權(quán)責(zé)分明；考慮各成員的工作量，在分工上要適度，避免集中在某幾個(gè)成員身上，是任務(wù)重心失衡。

3.實(shí)施工作任務(wù)，追蹤計(jì)劃推進(jìn)情況，跟進(jìn)實(shí)施中的實(shí)際情況及時(shí)協(xié)調(diào)資源、或調(diào)整計(jì)劃。在開展過程中要注意以下兩點(diǎn)：

一是一定要做跟蹤，當(dāng)推進(jìn)過程中出現(xiàn)異?；蛘系K時(shí)，要主動(dòng)協(xié)調(diào)資源，保障任務(wù)的正常推進(jìn)。需要特別提醒的是，在推進(jìn)過程中，如果任務(wù)環(huán)境發(fā)生變化或者任務(wù)目標(biāo)優(yōu)先級(jí)有調(diào)整，需要及時(shí)與團(tuán)隊(duì)成員更新信息，讓對方也能及時(shí)做對應(yīng)的調(diào)整。

二是跨部門溝通會(huì)?？绮块T溝通會(huì)對目標(biāo)的明確，溝通效率，執(zhí)行效果，都很重要。溝通會(huì)前，要做好充分準(zhǔn)備。因?yàn)?，每次的跨部門會(huì)議，要呈現(xiàn)的內(nèi)容和要解決的問題都不一樣。因此，會(huì)前要準(zhǔn)備好資料，將明確或討論的問題全部列好，分享給團(tuán)隊(duì)成員，讓大家提前思考帶著方案或疑問參會(huì)，這樣會(huì)上討論就會(huì)比較有效。會(huì)議結(jié)束前幾分鐘，要再對會(huì)議進(jìn)行簡單復(fù)盤，重申討論達(dá)成的一下和會(huì)后推進(jìn)計(jì)劃。會(huì)議結(jié)束后，做一個(gè)會(huì)議簡報(bào)，用郵件發(fā)給參會(huì)人員，確保會(huì)議確認(rèn)事項(xiàng)的執(zhí)行。

4.工作任務(wù)完成后，做好閉環(huán)收官，兌現(xiàn)前期承諾。任務(wù)完成后，需要對任務(wù)完成結(jié)果有評估，對公布給團(tuán)隊(duì)成員，兌現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。不要虎頭蛇尾，否則，下次再想做跨部門協(xié)作就會(huì)很困難。另外，雖然我們把工作任務(wù)進(jìn)行了分工，但我們?nèi)匀恍枰獙φ麄€(gè)工作任務(wù)負(fù)責(zé)，千萬不要當(dāng)甩鍋俠。

（二）臨時(shí)性、耗時(shí)短的工作任務(wù)

這類工作任務(wù)，是在職場日常工作中常見的跨部門工作任務(wù)，我們在職場都不是獨(dú)立的個(gè)體，許多工作任務(wù)需要其他人給予支持，可能是數(shù)據(jù)的提供，也可能是行動(dòng)上的配合。如何能保障順暢的完成這些溝通呢？

首先，需要有一個(gè)良好的工作社交圈，這就需要在日常工作中“攢”人品。如果，你平時(shí)一副生人勿進(jìn)的冷面孔、別人需要你協(xié)作的時(shí)候各種不配合或者拖延。那么當(dāng)你需要協(xié)助的時(shí)候，你再和風(fēng)細(xì)雨也很難打動(dòng)對方。因此，日常需要與同事聯(lián)絡(luò)保持良性的溝通。

其次，要有溫和的溝通態(tài)度，不能需求別人配合時(shí)頤指氣使、態(tài)度傲慢，將配合演繹成“俯視”下達(dá)命令。溝通中，態(tài)度和禮貌很重要。

再次，有時(shí)碰到不愿意配合、官僚或習(xí)慣性推諉的同事，可以考慮借力打力，適度用上層力量施壓，表明事項(xiàng)的表明事項(xiàng)的重要性和優(yōu)先級(jí)，上層領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注度。

三、溝通中的語言表達(dá)技巧

溝通時(shí)所使用的語言、文字，對溝通效果有很大的作用。同樣的意思，不同的人說，或者同一個(gè)人用不同的語速、口氣效果上都可能有很大的差異。想要達(dá)成良好的溝通效果，在語言表達(dá)上要注意以下幾點(diǎn)：

1.要懂得換位思考，盡量使用對方舒適的傾聽習(xí)慣，表達(dá)自己的訴求。

2.要正向看人、正向反饋，用正向思維帶動(dòng)正面的情緒，從而達(dá)到積極的行為。但要注意在表達(dá)贊揚(yáng)時(shí)，要言之有物，避免讓人感覺不夠真誠。

3.要有同理心，“人最大的需求是被理解和被欣賞”，而理解他人依賴于同理心。有時(shí)你的感性回應(yīng)，有助于同對話者實(shí)現(xiàn)同頻溝通，達(dá)成共識(shí)，從而促進(jìn)任務(wù)的達(dá)成。在溝通時(shí)出現(xiàn)嚴(yán)重分歧時(shí)，不妨先采取折中調(diào)和的方式，為未來的進(jìn)一步溝通提供基礎(chǔ)，預(yù)發(fā)溝通的破裂性終止

4.語言表達(dá)上多用開放式的問題，一個(gè)有效的溝通應(yīng)該是雙向的，開放式的問題可以使引發(fā)對方思考，進(jìn)而使溝通能夠得到延展。