王艷芳(1.華僑大學(xué)計算機科學(xué)與技術(shù)學(xué)院 福建泉州 362021;2.泉州師范學(xué)院 福建泉州 362000)
移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的協(xié)同辦公管理變革
王艷芳1,2(1.華僑大學(xué)計算機科學(xué)與技術(shù)學(xué)院 福建泉州 362021;2.泉州師范學(xué)院 福建泉州 362000)
企業(yè)協(xié)同辦公是管理信息化的一個標(biāo)志,能大大提高辦公效率和企業(yè)管理效能。隨著移動信息化的發(fā)展,僅依靠PC通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)協(xié)同辦公的管理模式,已不能滿足企業(yè)效能管理對移動辦公的需求。由于移動通信服務(wù)和3G移動互聯(lián)技術(shù)的迅猛發(fā)展,“手機”這一日益普及的個人通信工具為實現(xiàn)移動協(xié)同辦公提供了新的載體,而J2ME這一新興技術(shù)又為協(xié)同辦公延伸到手機上提供了技術(shù)解決方案,從而促進(jìn)協(xié)同辦公的管理變革。本文在介紹移動互聯(lián)網(wǎng)給企業(yè)管理信息化帶來機遇的基礎(chǔ)上,結(jié)合作者參與的項目經(jīng)驗,探討了移動互聯(lián)網(wǎng)下的J2ME移動協(xié)同辦公系統(tǒng)需求分析和設(shè)計、策略,及其帶來的管理變革。
協(xié)同辦公;移動信息化;移動辦公;管理變革
移動互聯(lián)網(wǎng)是一種生活方式,也是一種產(chǎn)業(yè)模式。一方面,移動互聯(lián)網(wǎng)對圖像、音樂、視頻流等多種媒體形式的高處理和傳送能力,讓通信服務(wù)為人們帶來更加便捷、輕松、有趣和愉悅的體驗;另一方面,移動互聯(lián)網(wǎng)也為在手機上打造全新的虛擬生活創(chuàng)造了條件,成為移動信息化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的新契機。
2010年全球3G用戶的平均普及率將超過20%,日本/西歐/美國的3G用戶普及率已經(jīng)超過30%,據(jù)摩根士丹利估計,到2013 年全球比例將增至44%。長期以來,提升企業(yè)管理效率的協(xié)同辦公系統(tǒng)主要通過連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機終端承載,然而,隨著通信和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,3G網(wǎng)絡(luò)的成功實現(xiàn),無線帶寬的增加以及網(wǎng)速的提高,使得企業(yè)的協(xié)同辦公能夠通過延伸到手機載體上,實現(xiàn)更快速、高效地提升企業(yè)辦公效率。企業(yè)的協(xié)同辦公,即采用Internet技術(shù),基于工作流的概念,使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息、高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式,實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理,提升企業(yè)管理效能。協(xié)同辦公系統(tǒng)是一個企業(yè)單位不可缺少的部分,其實現(xiàn)的辦公自動化程度也是衡量一個企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的標(biāo)準(zhǔn)。
智能終端的普及和移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展將共同保障手機用戶的即時協(xié)同辦公需求向行為的過度。而截至2010年6月底,我國手機網(wǎng)民規(guī)模達(dá)2.77億,這表明通過手機的即時協(xié)同辦公具有良好的消費習(xí)慣基礎(chǔ)。移動互聯(lián)網(wǎng)時代,智能手機是即時協(xié)同辦公的核心節(jié)點,是很重要的一環(huán),而基于J2me技術(shù)的移動協(xié)同辦公系統(tǒng)將為企業(yè)中的手機用戶提供一個即時、便捷、不受時間和地域限制的辦公自動化訪問系統(tǒng),進(jìn)而最大限度地縮短內(nèi)部工作流程時間,提升管理效率。
當(dāng)前的協(xié)同辦公系統(tǒng),主要是依托PC連接Internet實現(xiàn)對協(xié)同辦公平臺的WEB訪問,當(dāng)員工處于外出辦事路上或出差途中時,對于需要協(xié)同處理的工作流,就不能及時地響應(yīng),而引發(fā)企業(yè)效率的“短板效應(yīng)”。
基于J2me技術(shù)的移動協(xié)同辦公系統(tǒng)是web協(xié)同辦公平臺的部分功能延伸至手機終端上的應(yīng)用,是通過手機客戶端實現(xiàn)對即時協(xié)同辦公的支持,對現(xiàn)有協(xié)同辦公系統(tǒng)起到輔助的作用。拓展的功能主要是協(xié)同辦公中即時性處理要求較高的“信息流轉(zhuǎn)”、“流程審批”和“銷售信息”等功能,建立一種個性化的服務(wù)模式,使企業(yè)員工在這些工作流上不僅可以通過PC連接Internet訪問并處理流程,也能短信提醒員工通過手機即時接入并進(jìn)行流程處理,提高流程效率,降低企業(yè)的管理成本。
首先,使用環(huán)境是企業(yè)員工處于不方便PC訪問(如會中)、PC無網(wǎng)絡(luò)訪問條件、外出辦事路上或出差途中等情況下,卻又需要通過協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行工作信息查詢、處理或交互的不同使用環(huán)境。
其次,使用人員為企業(yè)員工,根據(jù)不同的角色權(quán)限配置個性化的服務(wù)模式。比如員工負(fù)責(zé)流程發(fā)起,領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批或會簽,并流轉(zhuǎn)到具體的經(jīng)辦人員,由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)落實。(使用流程如圖1.1)
最后,基于J2me技術(shù)的移動協(xié)同辦公系統(tǒng),其功能需求要能支持對發(fā)起、審批或會簽、流轉(zhuǎn)等模塊功能的移動拓展,實現(xiàn)對不同的角色權(quán)限在這些功能模塊的移動服務(wù)功能融入到整個業(yè)務(wù)流程之中。如,銷售經(jīng)理可以通過手機提出銷售請求,銷售總監(jiān)可以通過手機審批銷售請求,并提交給財務(wù)、采購、生產(chǎn)等部門會簽,會簽后由再由各環(huán)節(jié)的管理者通過手機流轉(zhuǎn)至具體責(zé)任人。
系統(tǒng)總體框架模型如上圖所示。
圖1 .2 J2ME移動協(xié)同辦公系統(tǒng)客戶端的功能設(shè)計
J2ME移動協(xié)同辦公系統(tǒng)可方便職員隨時、隨地通過“在線”方式進(jìn)行協(xié)同辦公。此框架為主要應(yīng)用于無線領(lǐng)域的底層數(shù)據(jù)通信,解決手機與企業(yè)級應(yīng)用的交互,為了保持?jǐn)?shù)據(jù)同步時的完整性,傳統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)要求數(shù)據(jù)信息包在服務(wù)器數(shù)據(jù)庫和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫之間通過網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定的雙向同步。
由于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器端的協(xié)同辦公系統(tǒng)已經(jīng)比較成熟,J2ME移動協(xié)同辦公系統(tǒng)的主要功能部件是J2ME手機客戶端。J2ME客戶端按系統(tǒng)的功能劃分為三個模塊:界面顯示模塊、網(wǎng)絡(luò)訪問模塊和數(shù)據(jù)管理模塊。圖1.2為客戶端的功能設(shè)計流程圖,每個矩形框代表一個顯示界面,每個界面監(jiān)聽用戶的命令輸入,調(diào)用其他模塊完成相應(yīng)的功能;網(wǎng)絡(luò)訪問模塊負(fù)責(zé)向服務(wù)器發(fā)起連接和接收數(shù)據(jù),通過多線程技術(shù)實現(xiàn),并且在后臺運行,前端用戶不直接對其進(jìn)行操作;數(shù)據(jù)管理模塊負(fù)責(zé)將網(wǎng)絡(luò)接收到的數(shù)據(jù)信息存儲在手機的本地存儲區(qū)中,供離線查詢。
協(xié)同辦公是指在單位、部門、班組之間借助網(wǎng)絡(luò)辦公自動化平臺進(jìn)行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理,增強企業(yè)內(nèi)部員工協(xié)同工作的能力,強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理,實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、審核簽批等工作流的自動處理,促進(jìn)管理電子化、規(guī)范化,提升管理效率。移動協(xié)同辦公是對協(xié)同辦公的移動服務(wù)拓展,它不僅僅增強企業(yè)內(nèi)部員工隨時、隨地協(xié)同工作的能力,也提高了企業(yè)與合作伙伴之間進(jìn)行交流合作的實時性,使原有的組織模式、管理模式、競爭模式受到挑戰(zhàn)。
隨著科技的不斷進(jìn)步,許多作業(yè)性的工作逐漸由機器取代人工后,有賴于人去擔(dān)任的工作是屬于發(fā)掘和發(fā)現(xiàn)機會和問題,并尋求有效解決辦法性質(zhì)的工作,使知識、技術(shù)共同成為主要的生產(chǎn)要素。移動協(xié)同辦公必須與使用者、管理者相結(jié)合才能發(fā)揮作用,所以作為知識載體的人力資源才是企業(yè)最具彈性、最具經(jīng)濟增長潛力的資源,也是移動協(xié)同辦公推行的重要保障。因此,企業(yè)必須注重員工素質(zhì)和知識方面的培訓(xùn)和引導(dǎo),要求員工不斷更新知識,超越自我,強調(diào)系統(tǒng)思考與知識整合的力量,使企業(yè)組織成為以知識管理為中心的學(xué)習(xí)型組織。
圖1 .1 J2me協(xié)同辦公系統(tǒng)使用流程圖
移動協(xié)同辦公滿足了無縫隙、無間隔的辦公需求,大大提高了辦公效率,節(jié)省了時間和成本。使得企業(yè)的主管能夠直接與每一子任務(wù)群進(jìn)行交互式的溝通,并迅速采取應(yīng)變措施,中間管理層開始退化,組織進(jìn)一步變得扁平化。組織的構(gòu)成單位從專業(yè)化的職能部門向以任務(wù)為導(dǎo)向的充分發(fā)揮個人能動性和多方面才能的過程小組或團隊轉(zhuǎn)變。建立在組織要素與外部環(huán)境要素互動關(guān)系基礎(chǔ)上的,以向顧客提供有價值的產(chǎn)品或服務(wù)為宗旨的小組或團隊,伴隨企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整和產(chǎn)品需求的不同變化,也不斷地組合拆分,組織進(jìn)一步變得彈性化。
移動協(xié)同辦公要求業(yè)務(wù)流程也需要從根本上加以改變和重新設(shè)計,以便在成本、質(zhì)量、服務(wù)以及速度等方面得到改善。同時,隨著信息化建設(shè)的深入也會產(chǎn)生新的移動信息流動方式而帶來更新的管理體制的調(diào)整。因此,移動協(xié)同辦公會推動管理的變革,而管理體制的創(chuàng)新會對移動信息化建設(shè)提出更高的要求,如此反復(fù),最終實現(xiàn)的是企業(yè)管理更有效率。
移動協(xié)同辦公時代是以知識為資源的。知識的無限性、可重復(fù)使用性和共享性,不僅使得企業(yè)間的競爭不一定非要拼個你死我活不可,而且使企業(yè)能夠通過相互學(xué)習(xí)與交流,積累或形成新的知識,企業(yè)間真誠的合作不僅是必要的,而且成為可能。同時,隨著社會的生產(chǎn)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步,日益專業(yè)化的分工將一個完整的生產(chǎn)過程劃分成了若干個子過程。因此效率的提高取決于系統(tǒng)化協(xié)同運作的能力,不僅要解決生產(chǎn)管理中物流和信息流的協(xié)同問題,與其密切相關(guān)的資金流的管理問題成了許多企業(yè)面臨的新問題,而無縫隙、無間隔的移動協(xié)同辦公為這些問題提供了解決方案。
信息化與管理變革的相互影響是一個既有實踐意義、又有理論意義的研究課題,隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展,移動信息化技術(shù)在管理中應(yīng)用的深度和廣度將與日俱增,移動協(xié)同辦公應(yīng)用就是個典型的例子。
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王艷芳(1981-),女,福建惠安人,華僑大學(xué)在職碩士,泉州師范學(xué)院教師,研究方向:軟件工程。
2010-11-24