精細(xì)化理論視野下高等醫(yī)學(xué)院校教務(wù)會議效率的提升策略*

程 濤 康慕云 劉克林 曾曉榮

瀘州醫(yī)學(xué)院教務(wù)處，四川瀘州 646000

精細(xì)化理論視野下高等醫(yī)學(xué)院校教務(wù)會議效率的提升策略*

程 濤 康慕云 劉克林 曾曉榮

瀘州醫(yī)學(xué)院教務(wù)處，四川瀘州 646000

教務(wù)會議對于高等醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)管理意義重大，現(xiàn)階段教務(wù)會議存在有諸多問題。本研究嘗試運用精細(xì)化管理理論將教務(wù)會議分為會前準(zhǔn)備、議事過程和追蹤反饋等3個階段，并細(xì)化了每個階段的的分工和程序，以期建立教務(wù)會議的精細(xì)化管理模型。

提升；教務(wù)會議；效率；精細(xì)化管理理論

教務(wù)管理工作在高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)管理工作中處于核心地位，對院校的教學(xué)運行具有決定性作用。教務(wù)會議是教務(wù)管理的重要載體，旨在通過有效的溝通，達(dá)到傳達(dá)資訊，監(jiān)督工作、協(xié)調(diào)矛盾，達(dá)成協(xié)議、解決問題、共享資源、開發(fā)創(chuàng)意、激勵士氣等諸多目的[1]，毋庸諱言，教務(wù)會議乃是高等醫(yī)學(xué)院院校教務(wù)管理工作有序健康運行的基本保障。

在實際的教學(xué)管理過程中，眾多高等醫(yī)學(xué)院校對于如何高效實現(xiàn)教務(wù)會議的功能在思想和操作層面都存有一定的誤區(qū)，導(dǎo)致教務(wù)會議效能低下，嚴(yán)重浪費諸多資源。經(jīng)歸納分析，現(xiàn)將高等醫(yī)學(xué)院校教務(wù)會議運行中存在的常見問題總結(jié)如下。

表1 高等醫(yī)學(xué)院校教務(wù)會議存在的常見問題及表現(xiàn)

針對表1所列問題，筆者從精細(xì)化管理角度提出了針對性的預(yù)防管理措施。見表2。

表2 高等醫(yī)學(xué)院校教務(wù)會議效率低下的預(yù)防性管理措施

筆者在多年的教務(wù)會議組織過程中意識到，精細(xì)化管理理論對于提升高等醫(yī)學(xué)院校教務(wù)會議效能大有裨益。精細(xì)化管理的核心理念是精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)，以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，它是以精細(xì)操作為特征，促進(jìn)愛崗敬業(yè)，認(rèn)真做事，從而達(dá)到降低成本，提高效率和效益的一種管理方式。“精細(xì)化管理是一個完整的體系，由“制定方案—進(jìn)行實施—監(jiān)督檢查”3個環(huán)節(jié)構(gòu)成，強(qiáng)調(diào)部門職能明晰，管理權(quán)責(zé)到位，杜絕推諉扯皮，確保有效實施；明確規(guī)定每個工作崗位任務(wù)、職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)、流程、檢查、考核等，形成文本化、規(guī)范化；注重監(jiān)督和反饋機(jī)制運用[2]?！爆F(xiàn)根據(jù)精細(xì)化管理理論，在借鑒韓宗佑關(guān)于會議管理理論的基礎(chǔ)之上，筆者嘗試構(gòu)建高等醫(yī)學(xué)院校教務(wù)會議基本流程如下。

1 會前準(zhǔn)備階段

周全的會前準(zhǔn)備工作是高等醫(yī)學(xué)院校教務(wù)會議高效運行的基本前提，通過充分的會前準(zhǔn)備，可以實現(xiàn)以下目的：選擇最恰當(dāng)?shù)慕虅?wù)會議方式；使參會者對討論對象有清楚認(rèn)知；清楚的告知參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)；節(jié)省時間與減少沖突。

1.1 教務(wù)會議召集人的會前工作清單

教務(wù)會議召集人在確定教務(wù)會議召開之前必須考慮并明確解答以下9個問題，為教務(wù)會議的高校運作奠定基礎(chǔ)。

①開會目標(biāo)是否清楚 務(wù)必明晰召開會議的目的，教學(xué)管理工作紛繁復(fù)雜，但是每一次具體的教務(wù)會議必須要有明確的會議主題和目標(biāo)，不可不分輕重緩急地面面俱到，真正做到“有的放矢”；②決定與會者名單 明確教務(wù)會議的主要議題和涉及部門及人員；為了節(jié)省會議時間、提高會議效率，教務(wù)會議召集人應(yīng)該將會議相關(guān)材料提前分發(fā)給與會者，以便讓與會者能有足夠的時間在會前閱讀和消化這些材料并形成自己初步的意見和結(jié)論。這樣，正式會議討論時，就能快速、完整地將事先準(zhǔn)備好的意見和建議闡述出來，從而加快會議的進(jìn)程，提高會議的效率[4]。③決定與會者的參與程度，確定會議的舉行方式；④決定由誰來擔(dān)任會議主持人與會議記錄者；⑤決定會議時間、會議長度、地點。其中應(yīng)注意會議的時長一般需要計劃和控制在0.5～1 h之間。會議時間太短不利于大家充分溝通并達(dá)成最佳結(jié)論，會議時間太長則會讓與會者“身心疲憊”從而影響會議效率。⑥準(zhǔn)備好會議所需輔助設(shè)備；⑦決定哪些與會者該做簡報與何時做；⑧暫定的會議議程是否涵蓋所要討論的事項，并把議程事先發(fā)給與會者。一般1～2個議題為宜，盡量不要超過3個議題。如果議題太多，則與會者討論時的注意力很可能會分散；⑨分發(fā)開會通知，確保與會者都能有充足的準(zhǔn)備時間和完成按時會議任務(wù)的準(zhǔn)備。

1.2 與會者的會前準(zhǔn)備工作

在接到教務(wù)會議召集人的通知后，與會者應(yīng)充分利用時間，多渠道了解會議相關(guān)信息，為開好教務(wù)會議做好積極準(zhǔn)備，主要包括：①對自己負(fù)責(zé)的議題有充分的了解，并有充分的資料提供給其他與會者；②會前了解自己在會議中發(fā)揮的作用，若在會前還不知道自己負(fù)責(zé)的議題或職責(zé)范圍，應(yīng)及時向組織者詢問；③對會議議題有異議者應(yīng)提前和會議召集人進(jìn)行協(xié)商。

2 議事階段

此階段為教務(wù)會議的主體及核心部分，在無特殊情況下應(yīng)盡量按照事先的議程安排進(jìn)行，以保證教務(wù)會議的高效率進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期的會議目的。

2.1 醫(yī)學(xué)高等院校教務(wù)會議參考流程

①導(dǎo)言：教務(wù)會議主持者—主席開場白：明確會議主題，營造會議氛圍；②陳述問題、會議目標(biāo)：通過此次會議期望解決的具體問題，或欲將某一問題解決到何種程度；③提供與討論內(nèi)容相關(guān)的資訊，并強(qiáng)調(diào)其中不可忽視的內(nèi)容；④將問題分類并確定本次會議的側(cè)重點及討論順序。重點議題與非重點議題務(wù)必明確劃分，理清主次，必要時可將非重點議題另行召開會議予以商討；⑤聲明會議記錄者的工作內(nèi)容；⑥詢問與會者有無修改議程的需要。

2.2 討論過程

理清教學(xué)管理問題關(guān)鍵所在并整理出頭緒，找到相應(yīng)對策并達(dá)成共識。

①找出并分析問題的原因；教務(wù)會議主持人確認(rèn)以上原因各與會者都無異議，方能進(jìn)行下一步驟。②商討并列出可能的對策 教務(wù)會議主持人確認(rèn)以上原因都已詳細(xì)討論，再進(jìn)行下一步驟。③比較第2步所列對策，對其進(jìn)行評估，看何者最符合原議事目標(biāo)，并達(dá)成決議、確定對策。

2.3 結(jié)論

①請會議記錄者重述已達(dá)成的決議；②詢問與會者有無異議；③確認(rèn)工作分配完成并已記錄妥當(dāng)。

3 追蹤反饋階段

教務(wù)會議結(jié)束后各與會者應(yīng)執(zhí)行主持人在會中所分派的工作，并作成簡報反饋給主席或在下一次會議中進(jìn)行匯報。

教務(wù)會議開完后，一定要有相應(yīng)的會議紀(jì)要，惟其如此會議的決議才會具有權(quán)威性和可執(zhí)行性。因此，完整記錄會議紀(jì)要是不可或缺的（紀(jì)要中需要約定決議的責(zé)任人、完成時限等）。

安排專人跟進(jìn)會議決議的落實情況，安排專人跟進(jìn)會議決定的落實和執(zhí)行情況并及時公布，將會議決定的落實和執(zhí)行結(jié)果作為對相關(guān)責(zé)任人考評的指標(biāo)之一。

精細(xì)化管理理論為高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)管理工作提供了切實可行的規(guī)范化操作流程，也為提升教務(wù)會議效能提供了理論支撐[5]。筆者嘗試構(gòu)建了高等醫(yī)學(xué)院校教務(wù)會議的基本流程，以期以此為起點，將精細(xì)化管理理論更多的運用到教學(xué)管理工作之中。

[1]姜健.高效能會議 [M].上海：華東師范大學(xué)出版社，2007：76.

[2]（美）雷恩.管理思想史[M].孫健敏譯.北京：中國人民大學(xué)出版社，2009：312.

[3]韓宗佑.如何組織高效率會議[M].上海：華東師范大學(xué)出版社，2010：148．

[4]劉艷磊 .如何組織會議 [J].管理世界，2008，（2）：73．

[5]傅若宇.精細(xì)化管理理論在會議中的運用 [J].合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2006，（2）：50．

Study on ascending the efficiency of medical colleges teaching affairs meeting from the perspective of delicacy management theory

CHENG Tao KANG Muyun LIU Kelin ZENG Xiaorong
Dean's Office of Luzhou Medical College,Luzhou 646000,China

At present there many weakness in the teaching affairs meeting which is vital to the teaching management.Teaching affairs meeting is devided into three stages from the perspective of delicacy management theory:the stage of oreparation, the stage of deliberation and stage of tracking feedback, what is more, the division and procedures is also detailed to establish the ideal model of management of teaching affairs meeting .

Ascend; Teaching affairs meeting;Efficiency;Delicacy management theory

G647

C

2095-0616（2011）21-148-02

四川省2009 ～ 2012年高教育人才培養(yǎng)質(zhì)量和教學(xué)改革項目（川教〔2009〕288號）

2011-09-01）