淺談EXCEL在鑒定工作的數(shù)值自動(dòng)修約中的應(yīng)用

龐文博 黃朝英

（1.廣西欽州出入境檢驗(yàn)檢疫局，廣西 欽州 535000；2.廣西科技情報(bào)研究所，廣西 南寧 530028）

淺談EXCEL在鑒定工作的數(shù)值自動(dòng)修約中的應(yīng)用

龐文博1黃朝英2

（1.廣西欽州出入境檢驗(yàn)檢疫局，廣西 欽州 535000；2.廣西科技情報(bào)研究所，廣西 南寧 530028）

使用EXCEL進(jìn)行數(shù)值自動(dòng)計(jì)算及修約工作，僅需確保原始數(shù)據(jù)錄入的正確性，無(wú)須再走傳統(tǒng)的計(jì)算、錄入、核對(duì)過(guò)程，就可得到正確的結(jié)果。減輕了工作量，有效提高了工作效率。

EXCEL；水分；數(shù)值修約

近年來(lái)，國(guó)家質(zhì)檢總局在設(shè)備購(gòu)置上大力支持地方檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)。先進(jìn)的設(shè)備以其先進(jìn)的程序方法優(yōu)化傳統(tǒng)工作流程，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，減少了工作時(shí)間。但由于缺乏對(duì)設(shè)備的了解、人員的培訓(xùn)力度不夠及對(duì)設(shè)備操作的程序規(guī)范好，很多設(shè)備沒(méi)能發(fā)揮其應(yīng)有的功能，達(dá)不到物盡其用，甚至成為擺設(shè)。因此在工作中，對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備及其軟件的使用方面，還有許多潛力可挖掘。

在鑒定工作的水分原始記錄中，就如何充分運(yùn)用 EXCEL進(jìn)行數(shù)值自動(dòng)修約，淺談一些體會(huì)。

1 傳統(tǒng)方法的表現(xiàn)及不良影響

（1）在日常鑒定工作中，部分檢驗(yàn)員會(huì)使用WORD文檔來(lái)制作水分原始記錄。在這種方式下，對(duì)于各項(xiàng)數(shù)據(jù)，如樣品重量，水分重量,水分含量等，只能用計(jì)算器手工計(jì)算出數(shù)據(jù)，再逐個(gè)錄入表格中，是一個(gè)傳統(tǒng)的計(jì)算、錄入、核對(duì)過(guò)程。

（2）很多使用 EXCEL文檔格式的檢驗(yàn)員也只是利用了EXCEL友好的界面來(lái)設(shè)計(jì)一個(gè)水分原始記錄模板，各項(xiàng)數(shù)據(jù)仍為手工錄入，并沒(méi)有運(yùn)用EXCEL的自動(dòng)計(jì)算功能。這種情況就與使用WORD格式文檔的檢驗(yàn)員的操作方式是一樣的。

（3）有的檢驗(yàn)員使用了EXCEL的自動(dòng)計(jì)算功能，并選用EXCEL中的AVERAGE（）函數(shù)或是ROUND（）函數(shù)來(lái)對(duì)數(shù)值進(jìn)行簡(jiǎn)單的四舍五入修約。但這樣的四舍五入修約并沒(méi)有完全覆蓋《GB 8170-87--數(shù)值修約規(guī)則》中的規(guī)定。

當(dāng)一份水分記錄中有十幾個(gè)水分樣時(shí)，人工對(duì)數(shù)值進(jìn)行符合規(guī)定的修約的判斷及復(fù)核工作將耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)。特別是在貨物進(jìn)出口高峰期，水分樣品多，人手少，工作任務(wù)重，經(jīng)常在復(fù)核水分樣的數(shù)值計(jì)算結(jié)果時(shí)查出錯(cuò)誤。由于水分常用于計(jì)算干噸，而干噸在礦產(chǎn)品貿(mào)易中經(jīng)常是買(mǎi)賣(mài)雙方結(jié)算的依據(jù)，涉及到重大的經(jīng)濟(jì)利益，且貿(mào)易結(jié)算時(shí)間也有限制，數(shù)據(jù)有誤，將會(huì)影響到各方工作的進(jìn)度以及自身工作的質(zhì)量和

信譽(yù)，容易造成不良影響。

2 EXCEL在水分記錄中的運(yùn)用

為了快速和準(zhǔn)確地獲得計(jì)算結(jié)果，文章通過(guò)簡(jiǎn)單的程序語(yǔ)句設(shè)計(jì)，讓EXCEL對(duì)錄入的原始數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行加工，也就是計(jì)算和數(shù)值修約工作，以獲得所需結(jié)果，可以將檢驗(yàn)員從繁瑣的計(jì)算、錄入和復(fù)核工作中解放出來(lái)。

具體實(shí)現(xiàn)方法是在EXCEL中使用兩個(gè)工作表，一個(gè)工作表為報(bào)告界面，另一個(gè)為數(shù)值修約界面。報(bào)告界面為水分原始記錄界面，在此錄入各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)。當(dāng)然也可以按照具體工作需要，將報(bào)告界面做成其他需要數(shù)值修約的原始記錄界面，而不是僅限為水分原始記錄。數(shù)值修約界面則專(zhuān)用于數(shù)值修約工作。水分計(jì)算工作只需將報(bào)告界面中需要修約的數(shù)值傳到修約界面即可。數(shù)值修約工作完成之后，再將數(shù)值傳回報(bào)告界面。分成兩個(gè)界面的好處是，當(dāng)對(duì)報(bào)告界面進(jìn)行修改時(shí)，不會(huì)影響到數(shù)值修約的功能部分，減少了出錯(cuò)的可能性和程序修改的工作量。

在EXCEL中設(shè)計(jì)的報(bào)告界面如圖1所示：

圖1 在EXCEL中設(shè)計(jì)的報(bào)告界面

設(shè)計(jì)的數(shù)值修約界面如圖2所示（部分）：

圖2 設(shè)計(jì)的數(shù)值修約界面

3 數(shù)值修約的具體步驟

在修約界面中，可以對(duì)要修約的位數(shù)進(jìn)行選擇。若選擇“3”，即表示位數(shù)保留三位，若選擇“5”，則表示保留五位小數(shù)。圖2中，在單元格I列即為選擇要保留的小數(shù)位數(shù)。

在修約界面中，共使用四個(gè)步驟來(lái)完成數(shù)值的修約工作。以圖2中第34行的語(yǔ)句為例進(jìn)行說(shuō)明。

（1）對(duì)于規(guī)則中的第3.3款，首先判斷擬舍棄數(shù)字的最左一位數(shù)字是否為“5”，即需要擬舍去數(shù)字的最左一位數(shù)字取出來(lái)進(jìn)行判斷。語(yǔ)句為：MOD(TRUNC(G34*POWER(10,I34+1)),10)。即為將擬修約數(shù)值乘以10的I34+1次方，即將擬舍棄數(shù)值的最左一位數(shù)字移位到個(gè)位，再用 TRUNC（）函數(shù)將小數(shù)部分截掉，最后用MOD（）函數(shù)模10取余，即可將個(gè)位數(shù)字即擬舍棄數(shù)字的最左一位數(shù)字取出以進(jìn)行判斷。

（2）判斷擬舍棄數(shù)字的最左一位數(shù)字的右面是否無(wú)數(shù)字或皆為零。語(yǔ)句為：IF(G34-TRUNC(G34*POWER(10,I34+1))/POWER(10,I34+1)>0,"不為零","無(wú)數(shù)字或皆為零")。語(yǔ)句作用是將擬舍棄數(shù)字的最左一位數(shù)字的右面的數(shù)字截取出來(lái)，并進(jìn)行判斷，如果大于零，則為有數(shù)字，否則為無(wú)數(shù)字或皆為零。

（3）判斷所保留的末位數(shù)字為奇數(shù)或是為偶數(shù)。同理第一步，先將數(shù)字取出，再進(jìn)行判斷。語(yǔ)句為：IF(OR(MOD(TRUNC(G34*POWER(10,I34)),10)=1,MOD(TRUNC(G34*POWER(10,I34)),10)=3,MOD(TRUNC(G34*POWER(10,I34)),10)=5,MOD(TRUN C(G34*POWER(10,I34)),10)=7,MOD(TRUNC(G34*POWER(10,I3 4)),10)=9),"奇數(shù)","偶數(shù)")。即若取出的數(shù)字為集合{1，3，5，7，9}之中的任一元素，則顯示“奇數(shù)”，否則顯示“偶數(shù)”。

（4）進(jìn)一步結(jié)合前三步的結(jié)果進(jìn)行判斷。如果擬舍棄的最左一位數(shù)字為五，而右面無(wú)數(shù)字或皆為零，且所保留的末位數(shù)字為偶數(shù)，則程序?qū)M舍棄的數(shù)字截掉，否則，即可使用 ROUND（）函數(shù)對(duì)數(shù)值進(jìn)行簡(jiǎn)單的四舍五入工作。程序語(yǔ)句為：IF(AND(J34=5,K34="無(wú)數(shù)字或皆為零",L34="偶數(shù)"),TRUNC(G34*POWER(10,I34))/POWER(10,I34),ROUND(G34,I34))

對(duì)于非小數(shù)位數(shù)的修約工作，可先將數(shù)值移位，修約后，再進(jìn)行反向移位，也可達(dá)到同樣的修約目的。至此，由這四個(gè)步驟，即可完成修約規(guī)則中第三章所要求的修約工作。

對(duì)于0.5單位或是0.2單位修約,先將要修約的數(shù)值乘以0.5或是0.2，傳入修約界面之后，再選擇相應(yīng)的修約位數(shù)進(jìn)行修約，最后將修約后的結(jié)果除以2或是5之后傳回到報(bào)告界面即可。

當(dāng)然，在數(shù)值修約界面中，也可設(shè)置一個(gè)開(kāi)關(guān)。由開(kāi)關(guān)來(lái)決定是進(jìn)行0.5單位修約，還是進(jìn)行0.2單位修約；是采用一般的四舍五入修約,還是按規(guī)則進(jìn)行修約。這樣可以更加適合實(shí)際工作的需要。

4 使用EXCEL進(jìn)行數(shù)值修約的優(yōu)點(diǎn)

首先，工作中使用EXCEL設(shè)計(jì)出的修約模板，對(duì)于需要進(jìn)行數(shù)值修約的報(bào)告，僅需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的設(shè)置，即可完成數(shù)值修約和報(bào)告輸出工作，達(dá)到既快速又準(zhǔn)確的效果。

其次，用EXCEL制成的水分原始記錄，制作簡(jiǎn)單，使用方便。無(wú)需耗時(shí)耗力地進(jìn)行復(fù)雜系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，軟件不需要進(jìn)行安裝和設(shè)置，使用人員上手快。EXCEL的修約模板可儲(chǔ)存于U盤(pán)中，以便隨時(shí)錄入數(shù)據(jù)，制作打印原始記錄，適應(yīng)了水分記錄工作的特點(diǎn)。在日常工作中將不用陷于大量的數(shù)據(jù)計(jì)算與核對(duì)過(guò)程之中，僅需在得到原始數(shù)據(jù)之后，將數(shù)據(jù)逐項(xiàng)錄入，由EXCEL完成數(shù)據(jù)的計(jì)算和修約工作。修約模板只要確保原始數(shù)據(jù)錄入的正確，就可得到正確的結(jié)果，工作效率大為提高，便于從計(jì)算結(jié)果中及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題，另一方面也方便了企業(yè)的通關(guān)、結(jié)算工作，減少了資金的占?jí)簳r(shí)間，提高了經(jīng)濟(jì)效益。這一做法還方便原始記錄在相關(guān)部門(mén)之間的傳遞，使工作的溝通協(xié)調(diào)更加暢快，達(dá)到了提速、減負(fù)、增效的目標(biāo)。

[1] GB 8170-87,數(shù)值修約規(guī)則[S].

[2] John Walkenbach.Excel 2003 Formulas. Wiley Publishing, Inc.2004.

TP317.3

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1008-1151(2011)08-0016-02

2011-04-10

龐文博（1977－），廣西博白人，廣西欽州出入境檢驗(yàn)檢疫局助理工程師，研究方向?yàn)橹亓胯b定；黃朝英（1963－），廣西南寧人，廣西科技情報(bào)研究所助理館員，研究方向?yàn)橄到y(tǒng)管理。