信息電子化在文書(shū)檔案管理應(yīng)用中面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策

李明珠

作為企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，文書(shū)檔案不僅記載著企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的興衰歷程，同時(shí)也客觀真實(shí)地反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中重要事件，成為企業(yè)歷史軌跡的再現(xiàn)者。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，文書(shū)檔案管理水平也不斷面臨新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，如何客觀真實(shí)全面地提供檔案信息，成為企業(yè)檔案管理工作中

的新課題。下面將就信息電子化在文書(shū)檔案管理中應(yīng)用這一問(wèn)題作以下探討。

文書(shū)檔案管理在信息化進(jìn)程中面臨新挑戰(zhàn)

一、對(duì)電子文件保密性要求更高。因?yàn)殡娮游募薷牡姆奖阈?，而且改?dòng)后不會(huì)留下明顯的痕跡，所以，電子文件自身的保密性較紙質(zhì)文檔有其劣勢(shì)。盡管當(dāng)前有一些技術(shù)可防止電子文件的隨意增刪改，但是其內(nèi)容發(fā)生變化后沒(méi)有明顯的標(biāo)志，所以增強(qiáng)了把握電子文檔原貌的困難度。另外，因?yàn)殡娮游募蝗缡謱懞灠l(fā)等具有特定的字跡，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，這些，都增加了電子文檔真實(shí)性的判斷。

二、安全管理的要求更高更嚴(yán)。使用電子文檔信息化管理，在加快查詢應(yīng)用速度的同時(shí)，因?yàn)殡娮游臋n存儲(chǔ)在電腦及移動(dòng)介質(zhì)之中，很容易在不經(jīng)意被網(wǎng)絡(luò)黑客所侵害，或者被病毒所利用篡改。所以，必須在加快信息電子化建設(shè)進(jìn)程中創(chuàng)新工作思路，加強(qiáng)技術(shù)防范，增強(qiáng)從業(yè)人員保護(hù)意識(shí)和能力，才能妥善處理上述問(wèn)題。

三、法制不健全、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高等成為新挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的文檔管理偏重于紙質(zhì)文件的管理與防護(hù)，關(guān)于檔案密級(jí)、解密管理等標(biāo)準(zhǔn)缺失等，甚至有的超過(guò)50年的檔案如何密封、何時(shí)使用等情景都沒(méi)有明確的規(guī)定，不僅造成文件管理的不便，而且對(duì)于文檔的合理利用也沒(méi)有規(guī)定，以致造成大量?jī)r(jià)值檔案使用利用價(jià)值得不到發(fā)揮。

四、配套支持技術(shù)不健全，短期轉(zhuǎn)化難度大。因?yàn)闄n案信息化建設(shè)尚處于探索實(shí)施的初級(jí)階段，幾十年、甚至上百年的大量的紙質(zhì)文件需要掃描轉(zhuǎn)化成為為電子檔案，工作量大，責(zé)任重，稍有不慎將對(duì)單位檔案造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。由于我們單位使用的平板掃描儀速度慢、功效低，在短期內(nèi)完成從紙質(zhì)文檔向電子文檔轉(zhuǎn)化存在相當(dāng)大的困難。

五、管理人員素質(zhì)存在不適應(yīng)性。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理與現(xiàn)代化信息電子文檔管理，不論從管理的理念上，還是管理的手段上，以及管理的具體流程上等，都有相當(dāng)大的區(qū)別。當(dāng)前，常出現(xiàn)要么懂技術(shù)，不懂檔案管理，要么懂檔案管理，卻不精通信息技術(shù)的尷尬局面，使得在信息化條件做好檔案管理工作存在較大困難。根本不能適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的檔案管理工作。

加快推進(jìn)檔案信息化技術(shù)的基本原則

一、科學(xué)化規(guī)范化和精細(xì)化原則。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化是強(qiáng)化電子文檔管理的重要原則，因?yàn)槲臋n管理本身就是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，必須要進(jìn)一步細(xì)化檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率要求。比如，在以電子文檔接收郵件過(guò)程中，在文檔使用管理過(guò)程中，應(yīng)該以相關(guān)制度規(guī)定的形式，明確各個(gè)工作步驟，應(yīng)該堅(jiān)持科學(xué)化規(guī)范精細(xì)化的原則，不斷加強(qiáng)電子文檔管理，使傳統(tǒng)介質(zhì)檔案信息化，使用管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化，杜絕因管理不細(xì)而導(dǎo)致的失泄密及文檔丟失無(wú)從查找等問(wèn)題。

二、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質(zhì)量和速度的同時(shí)，也給安全保密工作帶來(lái)諸多壓力和挑戰(zhàn)。所以，要堅(jiān)持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎(chǔ)上提高工作效率，不斷增強(qiáng)信息化條件下檔案管理的全安系數(shù)，強(qiáng)調(diào)安全使用和管理。

三、效益與質(zhì)量兼顧的原則。因?yàn)闄n案信息數(shù)字化建設(shè)的艱巨性、復(fù)雜性和繁重性，因此需要投入相當(dāng)?shù)娜恕⒇?cái)、物力，所以，要堅(jiān)持效益與質(zhì)量兼顧的原則，研究自身實(shí)力，分析客戶需求，強(qiáng)化建檔質(zhì)量，思考快捷安全建檔的途徑?？梢杂嗅槍?duì)性的把重要的、利用率較高的檔案數(shù)字化，既利于產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，也能增強(qiáng)社會(huì)知名度。

強(qiáng)化檔案信息化管理的具體對(duì)策

一、全面構(gòu)筑起安全管理防線。實(shí)踐多次證明，多數(shù)失泄密事件的發(fā)生，均因?yàn)橄嚓P(guān)人員的意識(shí)不足造成的。因此首先是增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)。思想決定意識(shí)，意識(shí)左右行為。必須將全面增強(qiáng)檔案管理人員的安全管理、安全防范意識(shí)作為信息檔案化管理的首要任務(wù)，常抓不懈。要通過(guò)常態(tài)化的培訓(xùn)、檢查、考核、監(jiān)督等督促、提醒管理人員在思想上構(gòu)筑起牢固的安全防線。要牢固樹(shù)立“檔案安全無(wú)小事，檔案安全事關(guān)重大，事關(guān)全局，事關(guān)黨和國(guó)家的根本利益”的思想，深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案安全管理的重要意義，始終堅(jiān)持“以防為主、防治結(jié)合”的方針，繃緊檔案安全弦，抓好檔案安全事，提高檔案管理人員的安全意識(shí)和技能。充分利用各種載體，通過(guò)開(kāi)辦講座、開(kāi)展知識(shí)競(jìng)賽、舉辦展覽等形式，廣泛開(kāi)展檔案安全知識(shí)宣傳教育，營(yíng)造檔案安全管理良好氛圍。

加強(qiáng)技防手段，采取措施對(duì)信息化系統(tǒng)實(shí)施有效隔離。采取內(nèi)部信息辦公網(wǎng)絡(luò)與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的隔離手段，通過(guò)物離隔離確保信息在各自范圍內(nèi)使用，避免內(nèi)外網(wǎng)交叉使用的情況。一是可以通過(guò)在路由器上合理進(jìn)行設(shè)定。將不安全、沒(méi)有安全許可證、常帶病毒的IP地址和服務(wù)屏蔽掉。二是正確設(shè)定防火墻。一般來(lái)講，防火墻大致有過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警等作用，要依據(jù)企業(yè)實(shí)際，選擇適合的封堵設(shè)置，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。三是不斷完善配備技術(shù)和管理資源。首先要在可靠的配套設(shè)備上下力氣。盡量配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的系統(tǒng)硬件，適當(dāng)添置與之相關(guān)的配套設(shè)備，用以防止電磁干擾、輻射。其次，要引進(jìn)先進(jìn)且通用的檔案信息ERP管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的貫通。

二、探討并建立科學(xué)規(guī)范化的管理機(jī)制。檔案信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工程，沒(méi)有健全的管理機(jī)制，不僅不能確保管理的常態(tài)化，還會(huì)出現(xiàn)反彈等現(xiàn)象。所以，建立起科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息化管理制度，用以約束電子檔案使用管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，做到細(xì)致可查，是確保檔案信息化電子管理的根本途徑。一是統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。長(zhǎng)期以來(lái)，由于歷史的檔案管理基礎(chǔ)差、案卷質(zhì)量低，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差等弊端，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，當(dāng)前，必須著力解決歷史遺留問(wèn)題，集中人力、物力，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，建立起科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)。首先是建立科學(xué)管理制度。在信息時(shí)代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。要保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開(kāi)發(fā)、信息安全等，必須制定檔案信息化管理規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。如《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用及運(yùn)行維護(hù)管理規(guī)定》、《檔案數(shù)字化工作操作規(guī)程》、《電子檔案管理辦法》等等，同時(shí)檔案信息化要適應(yīng)檔案工作新標(biāo)準(zhǔn)、新要求。如要同《歸檔文件整理規(guī)則》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》相結(jié)合，切實(shí)推進(jìn)檔案管理信息化。其二是完善檔案運(yùn)行機(jī)制。對(duì)現(xiàn)有室藏檔案信息資源進(jìn)行整合，通過(guò)資源整合理順管理體制和建立新的規(guī)范化運(yùn)行機(jī)制，杜絕造成新的檔案資源分散。其三是遵守國(guó)家法規(guī)規(guī)范。保證檔案信息化的各項(xiàng)工作按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長(zhǎng)期可讀、便于共享，以推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)效管理。

三、全面增強(qiáng)檔案管理人員的能力素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，檔案工作業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。由于目前檔案管理專業(yè)人員較少，現(xiàn)有的檔案管理人員大多非檔案專業(yè)科班出身，因而在檔案學(xué)與檔案管理方面相對(duì)缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)。為提高他們適應(yīng)信息化條件下檔案管理需求和技術(shù)。我們一是堅(jiān)持以“集中培訓(xùn)，自學(xué)結(jié)合”的能力培訓(xùn)提高模式，不斷健全持續(xù)教育機(jī)制，確保檔案管理人員能力素質(zhì)能夠根據(jù)需要而不斷提高。二是加大檔案管理部門間以及區(qū)域間的合作聯(lián)系，整合檔案管理有效資源，建立聯(lián)動(dòng)合作機(jī)制，及時(shí)溝通有無(wú)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流與合作，將檔案資源轉(zhuǎn)化、總結(jié)為工作的經(jīng)驗(yàn)，并有效利用信息化的管理手段，增加創(chuàng)新思維能力。通過(guò)有目的地進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的自學(xué)與研究，強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)，以肩負(fù)起檔案信息的收集與整理工作，為規(guī)范管理與持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

總之，檔案信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜而重要的工作，檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)管理水平高不高、技術(shù)防范能力強(qiáng)不強(qiáng)、設(shè)備設(shè)施完善不完善等，都決定著信息化條件下檔案管理的質(zhì)量，所以，檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)以提高意識(shí)和能力，主管部門必須主動(dòng)作為以加強(qiáng)管控，相關(guān)部門必須積極配合并予以協(xié)助，才能確保檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)早日實(shí)現(xiàn)。

（作者單位：中交集團(tuán)第二公路工程局第四工程有限公司西潼改擴(kuò)建項(xiàng)目質(zhì)檢部）