關(guān)于企業(yè)層面內(nèi)部控制的探討

四平中心人民醫(yī)院 何彩云

組織架構(gòu)，是指企業(yè)按照國家的有關(guān)法律法規(guī)、股東大會決議和企業(yè)章程，結(jié)合本企業(yè)的實際，明確股東大會，董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和企業(yè)內(nèi)部各層級機構(gòu)設(shè)置、職責權(quán)限、人員編制、工作程序和相關(guān)要求的制度安排。

一、企業(yè)在組織架構(gòu)設(shè)計和運行方面存在的問題

（一）現(xiàn)在很多企業(yè)治理結(jié)構(gòu)形同虛設(shè)，缺乏科學決策、良性運行機制和執(zhí)行力，這樣可能導致企業(yè)經(jīng)營失敗，難以實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略

具體表現(xiàn)為：一是，股東大會是否規(guī)范而有效地召開，股東是否可以通過股東會來行使自己的權(quán)利;二是，企業(yè)與控股股東是否在資產(chǎn)、財務(wù)、人員方面實現(xiàn)相互獨立，企業(yè)與控股股東的關(guān)聯(lián)交易是否貫徹平等、公開、自愿的原則；三是，對于控股股東相關(guān)的信息是否根據(jù)規(guī)定即使完整地披露；四是，企業(yè)是否對中小股東權(quán)益采取了必要的保護措施，使中小股東能夠和大股東有同等條件參加股東大會，獲得與大股東一致的信息，并行使相同的權(quán)利；五是，同事會是否獨立于經(jīng)理層和股東大會，董事會及其審計委員會是否有適當?shù)臄?shù)量的獨立董事存在且能有效的發(fā)揮作用；六是，董事對于自身的權(quán)利和責任是否有明確的認識，并且有足夠的知識、經(jīng)驗和時間來勤勉、誠信、盡職的履行職責；七是董事會是否能夠保證企業(yè)建立并實施有效的內(nèi)部控制，審批企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和重大決策并定期檢查、評價其執(zhí)行情況，明確設(shè)立企業(yè)可接受的風險承受度，并督促經(jīng)理層對內(nèi)部控制有效性進行監(jiān)督和評價；八是監(jiān)事會的構(gòu)成是否能夠保證其獨立性，監(jiān)事能力是否與相關(guān)領(lǐng)域相匹配；九是。監(jiān)事會是否能夠規(guī)范而有效的運行，監(jiān)督董事會、經(jīng)理層正確履行職責并糾正損害企業(yè)利益的行為；十是，對經(jīng)理層的權(quán)利是否存在必要的監(jiān)督和約束機制。

（二）內(nèi)部機構(gòu)設(shè)計不科學，權(quán)責分配不合理，可能導致機構(gòu)重疊、職能交叉或缺失、推諉扯皮，運行效率低下

具體表現(xiàn)為：一是。企業(yè)內(nèi)部組織機構(gòu)是否考慮經(jīng)營業(yè)務(wù)的性質(zhì)，按照適當集中或分散的管理方式設(shè)置；二是，企業(yè)是否對內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置、各職能部門的職責權(quán)限、組織的運行流程等有明確的書面說明和規(guī)定，是否存在關(guān)鍵職能缺位或職能交叉的現(xiàn)象；三是。企業(yè)內(nèi)部組織機構(gòu)是否支持發(fā)展戰(zhàn)略的實施，并根據(jù)環(huán)境變化及時做出調(diào)整；四是，企業(yè)內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)計與運行是否適應(yīng)信息溝通的要求，有利于信息的上傳、下達和在各層級、各業(yè)務(wù)活動間的傳遞，有利于為員工提高履行權(quán)責，是否建立了關(guān)鍵崗位員工輪換制度和強制休假制度；六是企業(yè)是否對董事、監(jiān)事、高級管理人員及全體員工的權(quán)限有明確的制度規(guī)定，對授權(quán)情況是否有正式的記錄；七是，企業(yè)是否對崗位職責進行了恰當?shù)拿枋龊驼f明，是否存在不相容職務(wù)未分離的情況；八是，企業(yè)是否對權(quán)限的設(shè)置和履行情況進行了審核和監(jiān)督，對于越權(quán)或權(quán)限缺位的行為是否及時予以糾正和處理。

二、下面我們討論組織架構(gòu)在設(shè)計環(huán)節(jié)需要控制的關(guān)鍵點和控制措施

組織架構(gòu)設(shè)計，是根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，明確董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層的職責權(quán)限、任職條件、議事規(guī)則和工作程序，確保決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互分類，形成制衡。企業(yè)組織架構(gòu)設(shè)計沒有固定的模式，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)特點及內(nèi)外部條件而有所不同。但是，無論具體形態(tài)如何不同，總的要求還是從企業(yè)的實際出發(fā)，選擇和確定企業(yè)的組織架構(gòu)，保證企業(yè)穩(wěn)定、高效的經(jīng)行經(jīng)營活動。

企業(yè)組織架構(gòu)及其運行，總是在一定的環(huán)境中，受制于一定的技術(shù)條件，并在組織總體戰(zhàn)略的知道下進行的，組織架構(gòu)設(shè)計必須要考慮這些因素的影響。此外，組織的規(guī)模及其搜處的階段不同，也會對組織架構(gòu)的結(jié)構(gòu)形式提出相應(yīng)的要求。

（一）企業(yè)各級的職責

董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層的職責權(quán)限、任職條件，議事規(guī)則和工作程序等應(yīng)當根據(jù)國家的有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定予以明確，企業(yè)的決策權(quán)和監(jiān)督權(quán)應(yīng)當相互分類，形成制衡。

（二）組織架構(gòu)設(shè)計需要考慮的因素

企業(yè)應(yīng)當按照科學、精簡、高效、透明、制衡的原則，綜合考慮企業(yè)的性質(zhì)、發(fā)展戰(zhàn)略、文化理念和管理要求等因素，合理設(shè)置內(nèi)部職能機構(gòu)，明確各機構(gòu)的職責權(quán)限，避免職能交叉、缺失或職責過于集中，形成各司其職、各負其責、相互制約、相互協(xié)調(diào)的工作機制。

1、企業(yè)性質(zhì)和發(fā)展戰(zhàn)略

在組織架構(gòu)與發(fā)展戰(zhàn)略的相互關(guān)系上，一方面，發(fā)展戰(zhàn)略的制定必須考慮企業(yè)組織架構(gòu)的現(xiàn)實；另一方面，一旦發(fā)展戰(zhàn)略形成，組織架構(gòu)應(yīng)做出相應(yīng)的調(diào)整，以適應(yīng)戰(zhàn)略實施的要求。適應(yīng)發(fā)展戰(zhàn)略要求的組織架構(gòu)，能夠為發(fā)展戰(zhàn)略的實施，從而為組織目標的實現(xiàn)提供必要的前提。

發(fā)展戰(zhàn)略選擇的不同，在兩個層次上影響組織的結(jié)構(gòu)：不同的否則戰(zhàn)略要求開展不同的業(yè)務(wù)活動，這會影響管理職務(wù)的設(shè)計；戰(zhàn)略重點的改變，會引起組織的工作重點轉(zhuǎn)變，從而引起各職務(wù)與部門在組織中重要程度的改變，因此要求對各管理職務(wù)以及部門之間的關(guān)系做到相應(yīng)的調(diào)整。

2、文化理念和外部環(huán)境

企業(yè)文化是企業(yè)所創(chuàng)造的所有物質(zhì)產(chǎn)品和精神產(chǎn)品的綜合，企業(yè)文化理念則是企業(yè)所形成的具有自身特點的經(jīng)營宗旨、價值觀念和道德行為準則的綜合。企業(yè)在設(shè)計組織架構(gòu)是應(yīng)當考慮企業(yè)本身的文化理念對其的影響，設(shè)計合適的組織架構(gòu)

外部環(huán)境對企業(yè)架構(gòu)的影響可以反映在三個不同層次上，這就是職務(wù)與部門設(shè)計層次、各部門關(guān)系層次、組織總體特征層次。這主要是由于組織作為整個社會經(jīng)濟大系統(tǒng)的一個組成部分，它與外部的其他社會經(jīng)濟子系統(tǒng)之間存在著各種各樣的聯(lián)系，所以外部環(huán)境的發(fā)展變化必然會對企業(yè)組織架構(gòu)的設(shè)計產(chǎn)生重要的影響。

（三）組織架構(gòu)設(shè)計的要求

1、重大問題的集體決策或聯(lián)簽制度

企業(yè)的重大決策、重大事項、重要人事任免及大額資金支付業(yè)務(wù)等，應(yīng)當按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)嵭屑w決策審批或者聯(lián)簽制度。任何人不得單獨進行決策或者擅自改變計提決策意見。重大決策、重大事項、重要人事任免及大額資金支付業(yè)務(wù)的具體標準由企業(yè)自行確定。

2、避免業(yè)務(wù)重復或職能重疊

業(yè)務(wù)重復或職能重疊會導致企業(yè)有限資源的浪費和工作效率下降，設(shè)計組織架構(gòu)應(yīng)避免出現(xiàn)這樣的問題，以提高資源的利用效率和工作效率，企業(yè)將管理層次保持在合理水平。

3、明確崗位職責

企業(yè)應(yīng)當對各機構(gòu)的職能進行科學合理的分解，確定各具體職位的名稱、職責和工作要求等，編制崗位說明書，明確各崗位的權(quán)限和相互關(guān)系。企業(yè)應(yīng)當制度組織結(jié)構(gòu)圖，業(yè)務(wù)流程圖、崗位說明書和權(quán)限指引等內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件，使員工了解和掌握組織架構(gòu)設(shè)計及權(quán)責分配情況，正確履行職責。

4、不相容職務(wù)分離

企業(yè)在確定職權(quán)和崗位分工過程中，企業(yè)應(yīng)當按照不相容職務(wù)相互分離的要求，對各機構(gòu)的職能進行科學合理的分解，確定具體崗位的名稱、職責和工作要求等，明確各個崗位的權(quán)限和相互關(guān)系。

5、不相容職務(wù)分

離基于的假設(shè)是兩個人無意識同犯一個錯誤的可能性很小，而一個人舞弊的可能性要大于兩個人，而且兩個人共同舞弊的成本也高于一個人舞弊，可以有效的降低舞弊的風險。組織架構(gòu)中的不相容職務(wù)通常包括：可行性研究與決策審批；決策審批與執(zhí)行；執(zhí)行與監(jiān)督檢查等。

三、組織架構(gòu)運行環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

（一）全面梳理治理層結(jié)構(gòu)和內(nèi)部機構(gòu)

企業(yè)應(yīng)當根據(jù)組織架構(gòu)的設(shè)計規(guī)范，對現(xiàn)有治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置進行全面梳理，確保本企業(yè)治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置和運行機制等符合現(xiàn)代企業(yè)制度要求。

在梳理治理結(jié)構(gòu)的過程中，應(yīng)當重點關(guān)注董事、監(jiān)事、經(jīng)理及其他高級管理人員的任職資格和履職情況，以及董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層的運行效果。治理結(jié)構(gòu)存在問題的，應(yīng)當采取有效措施加以改進。

在梳理內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置過程中，應(yīng)當重點關(guān)注內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置的合理性和運行的高效性等。內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置和運行中存在職能交叉、缺失或運行效率低下的，應(yīng)當及時解決。

（二）及時全面評估組織架構(gòu)

企業(yè)應(yīng)當定期對組織架構(gòu)設(shè)計與運行的效率和效果進行全面評估，發(fā)現(xiàn)組織架構(gòu)設(shè)計與運行中存在缺陷的，應(yīng)當進行優(yōu)化調(diào)整。企業(yè)組織架構(gòu)調(diào)整應(yīng)充分聽取董事、監(jiān)事、高級管理人員和其他員工的意見，按照規(guī)定的權(quán)限和程序進行決策審批

[1]審計，中國注冊會計師協(xié)會 2010

[2]企業(yè)內(nèi)部控制配套指引 財政部 2010，4月