檔案信息數(shù)字化及檔案信息資源的開發(fā)與利用

曾嶸

隨著現(xiàn)代信息化及網(wǎng)絡化進程的不斷深入，在全球范圍內掀起了以計算機為代表的數(shù)字化革命。對檔案信息數(shù)字化的基礎條件進行論述的基礎上，對檔案信息資源的開發(fā)及利用方式進行了較為詳細的論述，以期通過這種方式來提高對檔案信息的利用程度。

一、引言

隨著現(xiàn)代信息化及網(wǎng)絡化進程的不斷深入，在全球范圍內掀起了以計算機為代表的數(shù)字化革命。數(shù)字化是指以數(shù)字技術為特征，但是并非等同于數(shù)字技術，只有將數(shù)字技術得到人們的廣泛認同及大量的推廣應用之后，才能出現(xiàn)廣泛的數(shù)字化。我們現(xiàn)階段還處于一個數(shù)字化的初級階段，而這時的檔案管理工作就是要將過去的所有紙質檔案進行數(shù)字化、標準化的處理，為以后的數(shù)字化時代做好前期準備。尤其是隨著全球信息化、網(wǎng)絡化進程的加劇，各國之間的經(jīng)貿(mào)和科技文化方面的交流日益頻繁，同時我國的電子商務和電子政務得到了長足的發(fā)展，在這些過程中產(chǎn)生了海量的數(shù)字化文件。對這些電子文件進行收集、管理具有與傳統(tǒng)紙質文檔管理完全不同的方式，加快對檔案的數(shù)字化管理，對檔案信息資源進行全面的開發(fā)，以最大可能的方式和手段來滿足各個用戶的需求，實現(xiàn)檔案資源的共享一直是檔案管理工作者所面臨的主要問題。

二、檔案資源的數(shù)字化

1.檔案信息資源的數(shù)字化必須穩(wěn)步推進。檔案信息資源的數(shù)字化是檔案信息建設的一項基礎性工作，也是信息時代對檔案管理工作的一項必然要求。在檔案資源的數(shù)字化過程中應該預先定好一個進行檔案數(shù)字化的目標與計劃，然后根據(jù)當前的人力、物力及財力等外部條件的綜合情況，以優(yōu)先搶救最有價值的檔案為基本原則，分批次的對檔案進行數(shù)字化處理。在對需要進行數(shù)字化的檔案進行處理的過程中，檔案的選擇應該具有典型性與代表性。同時，實施具體的數(shù)字化時，要制定一個電子檔案標準，對電子檔案的格式進行規(guī)范。

同時，檔案管理人員應該積極的與計算機信息技術部門相協(xié)作，共同開發(fā)紙質檔案的掃描系統(tǒng)、音頻和視頻檔案的轉換系統(tǒng)以及檔案縮微轉換系統(tǒng)，對不同載體的檔案提出不同的轉換要求，按照不同載體檔案數(shù)據(jù)的轉換要求將實物檔案經(jīng)過轉換之后進行保存，確保處理之后的文件數(shù)據(jù)的完整性、準確性及系統(tǒng)性。

2.加強對現(xiàn)有電子文件的歸檔工作。現(xiàn)有電子文件的歸檔工作是檔案信息化建設的主要內容。當前，各個檔案管理部門所采用的軟、硬件系統(tǒng)，檔案管理類軟件的數(shù)據(jù)庫不盡相同，導致各種檔案的文件格式多種多樣，容易出現(xiàn)相互不兼容、數(shù)據(jù)不能共享的后果。因此，檔案管理部門應該制定一套嚴格的電子文件歸檔程序，構建一個統(tǒng)一、高效的電子文件數(shù)據(jù)收集、轉換平臺，以更好的滿足社會需求。

三、檔案信息資源的開發(fā)與利用

1.積極構建起一個資源豐富、功能齊全的資源信息數(shù)據(jù)庫。國家檔案局所頒發(fā)的《全國檔案信息化建設實施綱要》中就明確指出應該加強檔案信息的建庫和入網(wǎng)工作，尤其應該將各地的檔案數(shù)據(jù)庫納入到當?shù)氐碾娮诱占靶畔⒏郛斨腥?。這明確的給我國新時期數(shù)字檔案庫的建設工作指明了方向。因此，在檔案信息資源建設的過程中要充分的發(fā)揮出資源的優(yōu)勢作用，將電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設作為首要的任務加以重點開展。

數(shù)據(jù)庫建設是檔案部門網(wǎng)絡信息資源及檔案信息資源建設的核心部分。在對之進行建設的過程中，應該根據(jù)當?shù)氐木唧w情況采取揚長避短的方式，結合國際、國家的相關標準，在一定的時間內集中人力、物力和財力，以電子政務平臺作為依托，構建起一個資源豐富、功能齊全的檔案綜合數(shù)據(jù)信息庫。例如，檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫等。

2.建立布局科學的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是在數(shù)字信息時代進行檔案資源信息傳遞與利用的重要陣地。為了確保檔案館的網(wǎng)絡化建設以及檔案信息資源的共建、共享，各個檔案管理部門應該積極的和當?shù)卣疁贤?，使之在制定電子政務計劃時將數(shù)字檔案館的建設納入到規(guī)劃當中，進行統(tǒng)籌管理，實現(xiàn)數(shù)字檔案館的科學布局。首先，可以以省級檔案部門作為核心建立起省級間的數(shù)字檔案館網(wǎng)絡，這樣既能保證省級數(shù)字檔案館的建設及省級數(shù)字檔案館間信息的交流，同時還能確保省級部門間信息的橫向交流；其次，可以在省級數(shù)字檔案館網(wǎng)下依照行政區(qū)劃來逐層建立起下屬的數(shù)字檔案館網(wǎng)絡，采用內部的OA系統(tǒng)進行部門間的集成，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理及規(guī)劃。

3.采用檔案管理創(chuàng)新，形成檔案資源開發(fā)利用的內在動力。從本質上來講，檔案管理工作是一項服務性的工作，資源的利用率及利用效果是檢驗服務工作的主要標準。在檔案資源的開發(fā)和利用過程中，要在檔案管理制度、管理工作人員的服務意識和服務機制以及檔案管理人員的支持培訓等方面進行創(chuàng)新，以滿足檔案工作的數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡化建設的需求，從內部形成資源開發(fā)的動力，提高檔案的開發(fā)和利用效率。

結語

檔案信息化建設及信息資源的利用時一項頗為復雜的工作，檔案管理工作應該抓住信息化建設的這個機遇，實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化，為深度的利用和開發(fā)檔案資源提供一個良好的基礎。

參考文獻：

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[2]高雪紅.檔案信息數(shù)字化進程給檔案工作帶來的問題及探討[J].機電兵船檔案,2010（4）.

（作者單位：廣東省高速公路發(fā)展股份有限公司）