檔案信息資源的開發(fā)與利用

劉曉峰

企業(yè)檔案作為企業(yè)重要信息資源，有著得天獨厚的檔案資源優(yōu)勢，其作用的大小、價值的體現(xiàn)是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和對企業(yè)檔案認識的不斷深化而提高的。為更好地為企業(yè)發(fā)展建設服務，充分發(fā)揮檔案信息資源的這種優(yōu)勢，已成為新形勢下檔案信息資源開發(fā)與利用工作面臨的一項新課題。廣大檔案工作者應加強檔案信息資源開發(fā)與利用的研究分析，為企業(yè)的發(fā)展提供有價值的信息資源。

在社會信息化大發(fā)展的今天，信息的收集、儲存、開發(fā)利用無疑是滲透社會各行各業(yè)全過程和促進社會發(fā)展的戰(zhàn)略性資源。而檔案是國家機關、社會組織以及個人在社會活動中形成的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其它各種形式的原始記錄。沒有檔案就沒有信息，就沒有開發(fā)利用的資源。檔案作為一種信息資源，其重要性不言而喻。當前，企業(yè)檔案的管理，包括檔案的收集、整理、保管、檢索及開發(fā)利用，其目的就在于開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展各項工作服務，因此，積極地做好企業(yè)檔案開發(fā)利用工作，是企業(yè)檔案工作的中心任務，也是企業(yè)檔案工作者的責任與義務。開發(fā)與利用好檔案信息資源，一方面直接推動著企業(yè)的“一體化”發(fā)展進程，另一方面直接促進企業(yè)管理規(guī)范化和人員綜合素質(zhì)的提升。本文就檔案信息資源的開發(fā)與利用談幾點認識。

一是加強基礎管理建設，科學規(guī)范操作流程是開發(fā)利用檔案信息資源的基本前提

檔案管理的工作過程無非是從檔案的合理收集到檔案的科學整理與保管，檔案信息資源的綜合開發(fā)利用到更科學、更合理地收集檔案。檔案的收集是整個檔案工作的基礎，不進行合理的收集檔案，談檔案管理和檔案信息資源的開發(fā)則是無本之源。如果對收集的檔案不進行科學系統(tǒng)的管理和安全保管，就無法進行有效地開發(fā)檔案信息資源。由此可見，檔案的開發(fā)利用有賴于檔案基礎工作的健全，有賴于檔案操作流程的科學規(guī)范。檔案收集是否科學，保管是否完好，往往在開發(fā)利用中才能檢驗出來。因此，研究檔案的開發(fā)利用工作就要從檔案工作的各個環(huán)節(jié)入手，抓好基礎管理，制定規(guī)章制度，依法治檔，要保證檔案管理過程的有效性和科學性。只有基礎管理到位，落實措施到位，操作流程規(guī)范合理，才能確保及時、準確、完整地提供檔案利用，更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

二是加強隊伍素質(zhì)建設，增強服務意識是開發(fā)利用檔案信息資源的必備條件

檔案人員的素質(zhì)在一定的程度上決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和效率，素質(zhì)的高低是做好開發(fā)利用工作的關鍵?，F(xiàn)代企業(yè)檔案人員應不斷完善自己，要有與時代步伐相一致的思想觀念，增強以下四種時代意識：信息意識、現(xiàn)代化意識、法紀意識、創(chuàng)新服務意識。檔案人員應增強對其信息性的認識程度、提高辨別水平和處理能力，增強開發(fā)檔案信息資源的意識，滿足企業(yè)對檔案信息日益增長的需求；要積極采用現(xiàn)代化手段開展檔案服務工作，努力學習現(xiàn)代化設備的實踐技術，比如電子計算機技術網(wǎng)絡技術、多媒體技術等，促進檔案工作的發(fā)展跟上時代節(jié)拍。要依法辦事，遵守檔案利用工作紀律，按照黨和國家有關規(guī)定進行企業(yè)檔案的開發(fā)、開放、公布與利用，正確處理大局利益和自身利益的關系，防止違反檔案利用工作紀律的情況發(fā)生。檔案信息資源開發(fā)與利用，既要堅持按規(guī)章制度辦事，又要注意改善服務態(tài)度，提高服務質(zhì)量，做到熱情、主動、準確、迅速。

三是加強數(shù)字化檔案建設是開發(fā)利用檔案信息資源的重要途徑

傳統(tǒng)館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質(zhì)的檔案信息資源即使再充實，但未實現(xiàn)數(shù)字化之前，仍無法實現(xiàn)檔案信息資源的共享。實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設，就可突破傳統(tǒng)檔案利用的種種局限，最大限度實現(xiàn)檔案信息資源的共享。一是對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化。運用現(xiàn)代數(shù)字技術把文字圖像轉化成數(shù)字化形式。優(yōu)先考慮具有較高價值的館藏檔案、特色館藏檔案以及利用率高、需求大的館藏檔案，同時兼顧檔案原件的字跡質(zhì)量，盡量選擇字跡比較清晰的檔案文件?！霸诰唧w實施數(shù)字化時，要制定電子文件標準，規(guī)范電子文件格式，充分考慮與現(xiàn)行電子文件的統(tǒng)一，及數(shù)據(jù)的共享，避免因重復建設而造成的資源浪費。二是加強現(xiàn)行電子文件的收集歸檔管理?，F(xiàn)行電子文件的收集歸檔是檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容。針對當前各檔案部門所使用的硬、軟件系統(tǒng)不同及檔案所建的數(shù)據(jù)庫種類繁多而造成的電子文件格式不一，相互間不兼容的現(xiàn)象，檔案管理部門應建立嚴格的電子文件歸檔制度?！懊鞔_電子文件的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法，確保電子文件的歸檔率，并將電子文件歸檔工作與歸檔人的考核掛鉤?！?/p>

四是創(chuàng)新工作方式方法是開發(fā)利用檔案信息資源的主要手段

檔案是重要的信息資源，開發(fā)檔案信息資源重在“開發(fā)”，創(chuàng)新工作方式方法，開拓收集范圍、多渠道提供利用，是開發(fā)利用檔案信息資源的主要手段。要善于創(chuàng)新，善于借鑒、利用前人積累的成果，摒棄舊意，創(chuàng)立新知。要從實際出發(fā)，創(chuàng)新意識、創(chuàng)新思路、創(chuàng)新內(nèi)容、創(chuàng)新形式、創(chuàng)新手段，及時更新知識結構，保證資源配置到位。這其中，既要熱情主動地提供服務,又要健全和熟悉檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還應對利用效果的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態(tài)度,把檔案信息資源的開發(fā)工作做得更好,使之發(fā)揮出更大作用。新時期的檔案信息開發(fā)利用工作機遇與挑戰(zhàn)并存，困難與發(fā)展同在。廣大檔案工作者只有圍繞企業(yè)中心工作，堅持以服務為主題，不斷創(chuàng)新，用足、用好、用活檔案，才能使檔案工作充分地發(fā)揮作用。

（作者供職于中國石化勝利油田分公司海洋采油廠信息中心）