城建檔案信息化指標(biāo)體系構(gòu)建

◎ 北京市城市建設(shè)檔案館 魏松

一、研究背景：

2002年11月25日，國家檔案局中央檔案館印發(fā)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，標(biāo)志著檔案信息化建設(shè)在我國檔案界正式啟動。從檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)到具體的信息技術(shù)應(yīng)用、體系構(gòu)建，可謂是無所不包。檔案信息化評估體系作為績效評估的前提和重點，對此的研究必然成為理論研究的重點和熱點，且是難點所在。

二、研究問題及方法：

近年來我國的城建檔案信息化工作已取得一定的成就，但仍存在許多問題亟待解決。 而城建檔案信息化評估體系的構(gòu)建就是解決這些問題的關(guān)鍵所在 。

本文在對國家信息化建設(shè)的大背景和城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀綜合分析的基礎(chǔ)上，進行歸納總結(jié)，采用文獻法和案例研究法，通過專家訪談形成的調(diào)查問卷的形式獲取一手?jǐn)?shù)據(jù)進行實證計算，所采集得到的數(shù)據(jù)使用SPSS V15軟件進行相關(guān)性科學(xué)分析，最終形成一個較為科學(xué)、完整和實用的評估體系。

三、現(xiàn)狀：

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案）信息化，是指通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置城建檔案計算機輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施， 建立和完善城建檔案信息資源庫，依據(jù)城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺，依托高素質(zhì)的信息人才，對城建檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)的活動和過程。

我國城建檔案信息化的發(fā)展經(jīng)歷了三個階段，第一階段是從上世紀(jì)80年代中后期到1993年，該階段是城建檔案工作現(xiàn)代化的初步探索時期；第二階段是從1994年到1998年，這是一個全面發(fā)展、成果顯著的階段；第三階段是從1998年到當(dāng)前是一個鞏固發(fā)展的階段。

所存在的問題整體來看是總體水平較低，信息服務(wù)有待提高，具體主要有以下幾個方面：1、自身技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后，2、檔案館仍未走出封閉狀態(tài)，3、檔案介質(zhì)仍囿于傳統(tǒng)形式，4、資源共享觀念淡薄，5、檔案資源的深度開發(fā)不能滿足社會需要，6、檔案館信息化水平不平衡。

四、評估體系現(xiàn)狀：

有關(guān)城建檔案信息化評測和評估體系構(gòu)建方面，還沒有相關(guān)理論著作出現(xiàn)，所能參考的只是有關(guān)檔案信息化評測和評估體系構(gòu)建領(lǐng)域寥寥可數(shù)的幾篇論文。如張照余的《檔案信息化評估體系研究》，鄭麗的《檔案信息化建設(shè)測的評估體系探索》，朱健的《檔案信息化測度評估體系的構(gòu)建》，曹娜的《檔案信息資源評價指標(biāo)問題研究》等，這些都是研究性的評估體系，國內(nèi)一些省市和工作部門已有一些評估標(biāo)準(zhǔn)出臺，如《浙江省綜合檔案館信息化評估標(biāo)準(zhǔn)》、《遼寧省檔案信息化建設(shè)評估》都是已經(jīng)制定并實施的檔案信息化評估標(biāo)準(zhǔn)。

學(xué)者研究所構(gòu)建的評估體系有著自身的優(yōu)缺點，優(yōu)點表現(xiàn)在首先是評估體系構(gòu)建相對全面、系統(tǒng)，其次，指標(biāo)設(shè)置方式的相對科學(xué)性。缺點表現(xiàn)在四個方面：1、指標(biāo)代表性有所欠缺，2、評估體系的可操作性沒有得到證實，3、評估方向有所偏差，4、缺乏計算方式和詳細計量規(guī)則。

實踐操作標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)缺點則與學(xué)者所構(gòu)建體系相對應(yīng)，優(yōu)點表現(xiàn)在首先是可操作性強，其次是可結(jié)合工作重點靈活調(diào)整。缺點主要表現(xiàn)在一方面權(quán)重賦予較為主觀，另一方面指標(biāo)計量沒進行無量綱化處理。

五、評估體系構(gòu)建原則與意義：

本體系在構(gòu)建時基于五大原則：科學(xué)性原則、系統(tǒng)性原則、可比性原則、可擴展性原則和可操作性原則。以此為基礎(chǔ)，內(nèi)容上做到信息化建設(shè)中投入與產(chǎn)出的平衡；時效上做到短期收益與長期規(guī)劃的平衡；權(quán)重上做到定性法和定量法的兼顧與平衡。

六、評估對象的確定：

當(dāng)前評估體系的評估對象一般是分為宏觀和微觀兩大類別：宏觀是指整個國家或地區(qū)的發(fā)展水平，微觀是指某一個城建檔案館、城建檔案室的發(fā)展水平。

本體系指標(biāo)設(shè)置基于微觀，源自實踐，實用性強，不但能夠衡量某特定館、室的實際情況，還能在不同館、室之間進行，找出差異與差距，區(qū)分優(yōu)劣。

七、專家訪談：

本評估體系的構(gòu)建在對現(xiàn)有評估體系進行了充分研究的基礎(chǔ)上，采用德爾菲法進行。該方法是建立在專家的知識、經(jīng)驗和主觀判斷能力基礎(chǔ)上的研究，因而專家的選擇就成了重中之重的所在。

本次專家的選擇上，主要以在城建檔案學(xué)界比較知名、有著較多相關(guān)課題經(jīng)驗和實踐經(jīng)驗為前提，結(jié)合我國不同區(qū)域之間城建檔案信息化情況不同的現(xiàn)實，盡可能選擇了具備高學(xué)歷、高職稱、相關(guān)研究成果豐富的專家。

八、成果：

1、評估體系是由基本涵蓋了城建檔案信息化建設(shè)過程中各方面因素的三級指標(biāo)因素構(gòu)成，具體包括4個一級指標(biāo)、16個二級指標(biāo)和54個三級指標(biāo)，保證了指標(biāo)體系的全方位、多層次。詳細參見表1“城建檔案信息化評估分值體系”。

2、在充分借鑒各源自理論界和實踐操作領(lǐng)域的指標(biāo)體系基礎(chǔ)上，采用德爾菲法和層次分析法，詳細了解了業(yè)內(nèi)專家對于指標(biāo)設(shè)置的全面性、完整性和科學(xué)性以及重要性的看法，計算得出了各級指標(biāo)的相應(yīng)權(quán)重。

3、城建檔案信息化評估體系的建立為城建檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)狀況評估提供了較為全面、科學(xué)和擁有較強操作性的方式和手段，通過評估可以幫助相關(guān)人員更清楚的認(rèn)識到信息化過程中的真實情況，進而找到問題、遺漏或漏洞，為下一步工作指明努力的目標(biāo)和方向，促進城建檔案信息化事業(yè)的健康、快速發(fā)展。

表1 城建檔案信息化評估分值體系

九、不足與展望：

首先，由于本文是對城建檔案信息化評估體系的初次嘗試，是評估體系構(gòu)建的初級階段成果，雖然借鑒了大量的文獻和研究成果，指標(biāo)的選取上還可能存在考慮不周之處，需要在實踐中進一步加以完善；

其次，全國城建檔案館尚沒有進行過任何信息化相關(guān)評比，數(shù)據(jù)獲取較為困難，加上相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的缺失，不但導(dǎo)致本體系無法在更廣大范圍內(nèi)無法加以驗證，還影響了體系中的各項具體評分細則確定，給該體系的科學(xué)性和實際操作性帶來了較大程度的影響，需要在將來的發(fā)展過程中隨著數(shù)據(jù)來源的充實而相應(yīng)修正。