水利工程檔案資料管理和應(yīng)用

范永勝

（運(yùn)城市水務(wù)局，山西 運(yùn)城 044000）

水利工程檔案資料管理和應(yīng)用

范永勝

（運(yùn)城市水務(wù)局，山西 運(yùn)城 044000）

水利工程檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的基礎(chǔ)工作，從水利工程檔案的特點(diǎn)出發(fā)，介紹了在其收集、整理和利用過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng)，針對(duì)目前水利工程檔案管理存在的問(wèn)題，提出了制度建設(shè)、技術(shù)改進(jìn)、人員培養(yǎng)等方面的對(duì)策和建議。

水利工程檔案；檔案管理；工程檔案

2011年中央一號(hào)文件的出臺(tái)，標(biāo)志著全國(guó)水利建設(shè)進(jìn)入一個(gè)大有可為的戰(zhàn)略機(jī)遇期，在新的歷史時(shí)期，水利基礎(chǔ)設(shè)施投入將進(jìn)一步加大，水利工程建設(shè)項(xiàng)目會(huì)越來(lái)越多，建設(shè)管理行為將不斷予以規(guī)范。水利工程檔案資料反映了水利工程項(xiàng)目建設(shè)管理的全過(guò)程，因此，加強(qiáng)檔案管理，提高對(duì)水利工程檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好檔案管理工作，是規(guī)范水利工程項(xiàng)目管理的重中之重。

1 水利工程檔案概念及特點(diǎn)

水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的、必須進(jìn)行整理立卷的、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。由于水利工程建設(shè)項(xiàng)目具有單一性、特殊性，涉及面廣，問(wèn)題復(fù)雜，建設(shè)周期長(zhǎng)、投資大，因此，水利工程檔案具有鮮明的特點(diǎn)：形成周期長(zhǎng)、檔案種類多、數(shù)量大；涉及領(lǐng)域廣泛，是多種技術(shù)、工藝的綜合運(yùn)用；管理利用時(shí)效長(zhǎng)，有些技術(shù)檔案需永久性保存；水利工程的單一性與特殊性決定了檔案的復(fù)雜性和多變性。

2 水利工程檔案資料的收集和管理

2.1 資料收集

水利工程檔案是工程建設(shè)管理全過(guò)程的真實(shí)記錄。完善的檔案資料對(duì)管理單位及其相關(guān)人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護(hù)維修和改造、不斷提高管理水平具有重要作用。收集檔案資料一定要全面系統(tǒng)、真實(shí)可靠。水利水電工程檔案資料主要包括基建資料、監(jiān)理資料、施工資料和竣工驗(yàn)收資料四大類。

基建資料是指工程在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、開工審批及工程概預(yù)算等工程準(zhǔn)備階段形成的資料，由建設(shè)單位負(fù)責(zé)提供。

監(jiān)理資料是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工監(jiān)督等監(jiān)理過(guò)程中形成的資料，主要包括監(jiān)理管理資料、監(jiān)理工作記錄、竣工驗(yàn)收資料和其他資料。監(jiān)理資料由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)完成，工程竣工后，監(jiān)理單位按照有關(guān)規(guī)定和要求將監(jiān)理資料移交給建設(shè)管理單位。

施工資料是施工單位在施工過(guò)程中形成的資料的統(tǒng)稱，主要包括開工資料、施工管理資料、施工物資資料、施工試驗(yàn)資料、施工質(zhì)量評(píng)定資料、施工技術(shù)文件、施工記錄等幾大類。工程竣工驗(yàn)收后，施工單位按有關(guān)規(guī)定和要求將施工資料移交給建設(shè)管理單位。

竣工驗(yàn)收資料是指工程項(xiàng)目竣工后，在竣工驗(yàn)收過(guò)程中形成的資料，主要包括竣工驗(yàn)收申請(qǐng)及批復(fù)、竣工驗(yàn)收會(huì)議文件資料、竣工圖、竣工驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收工作報(bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書、其他相關(guān)財(cái)務(wù)文件和聲像、縮微、電子檔案等?？⒐を?yàn)收時(shí)，各參建單位按規(guī)定準(zhǔn)備相關(guān)資料交驗(yàn)。

2.2 整理歸檔

資料的整理與收集是同步進(jìn)行的，按單位和時(shí)間的先后分階段進(jìn)行整理。資料的整理過(guò)程是將收集的資料逐一進(jìn)行分類，使之明了和一體化，最終按相關(guān)規(guī)定將資料歸檔，裝訂成冊(cè)，達(dá)到交工標(biāo)準(zhǔn)。檔案整理立卷質(zhì)量是檔案管理和利用工作的保證，各參建單位應(yīng)嚴(yán)格做好職責(zé)范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機(jī)聯(lián)系，單項(xiàng)工程既相互獨(dú)立，又便于利用的原則，構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的一個(gè)整體。歸檔的文件材料要原件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映各職能部門在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過(guò)程。

3 水利工程檔案的價(jià)值與利用

工程檔案記錄了工程建設(shè)的全過(guò)程，真實(shí)反映了項(xiàng)目管理過(guò)程和工程實(shí)體的現(xiàn)實(shí)面貌，具有比工程實(shí)體本身更長(zhǎng)久的壽命。規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行檢修、管理、改擴(kuò)建的憑證和依據(jù)，如工程擴(kuò)改建時(shí)經(jīng)常參照以前的竣工圖。工程技術(shù)人員可根據(jù)工程檔案要求，規(guī)范工程技術(shù)管理手段、程序，為工程事故進(jìn)行分析、責(zé)任認(rèn)定、提出改進(jìn)方法提供技術(shù)依據(jù)，通過(guò)工程檔案質(zhì)量管理，提高工程項(xiàng)目質(zhì)量。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，重點(diǎn)工程項(xiàng)目不斷增多，提高對(duì)水利工程檔案重要性的認(rèn)識(shí)，是新形勢(shì)下工程檔案管理的重要任務(wù)。

水利工程建設(shè)是國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要部分，不僅關(guān)系到國(guó)家和人民的生命財(cái)產(chǎn)安全，而且關(guān)系到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展及社會(huì)的和諧穩(wěn)定。水利工程檔案產(chǎn)生于整個(gè)水利基本建設(shè)全過(guò)程，真實(shí)地記錄了人類改造自然、利用自然資源、興利除害的全過(guò)程，建立完善、系統(tǒng)的水利工程檔案對(duì)工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、擴(kuò)建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計(jì)起著重要的憑證和依據(jù)作用，對(duì)其他工程有借鑒與參考作用。因此，做好水利工程項(xiàng)目檔案工作是著力于眼前、受益于千秋的大事。

4 水利工程檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策

4.1 存在問(wèn)題

4.1.1 質(zhì)量問(wèn)題

根據(jù)水利工程建設(shè)檔案管理規(guī)定，水利工程檔案是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過(guò)驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的，項(xiàng)目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。然而，目前多數(shù)工程檔案質(zhì)量存在以下問(wèn)題：一是分類籠統(tǒng)，內(nèi)容不夠齊全，沒(méi)有按照規(guī)范將各單項(xiàng)工程、單位工程及分部工程進(jìn)行組卷、立卷，一些工程檔案存在數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確、不真實(shí)的問(wèn)題；二是案卷形式不夠規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，工程檔案內(nèi)容繁雜，涉及單位較多，受時(shí)間和空間制約較大，一些檔案案卷還存在紙張標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、書寫不規(guī)范、竣工驗(yàn)收簽名不完整造成責(zé)任劃分不清等問(wèn)題；三是檢索功能不強(qiáng)，不能按項(xiàng)目分類、名稱、年度、文號(hào)、密級(jí)等進(jìn)行檢索，檔案利用率不高。

4.1.2 管理問(wèn)題

第一，對(duì)檔案工作的重視程度不夠，沒(méi)有完善、健全的檔案管理制度。一些單位重視技術(shù)工作，忽視檔案管理，檔案行政管理部門對(duì)工程檔案管理法規(guī)宣傳、貫徹不夠；檔案資料流向制度不健全，工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員的調(diào)動(dòng)、變更，出現(xiàn)了人走檔案走、人走檔案沒(méi)人管的現(xiàn)象。同時(shí)對(duì)工程檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏應(yīng)有力度，不能對(duì)工程檔案進(jìn)行專項(xiàng)執(zhí)法檢查，在制度建設(shè)、人員配備及裝備投入上有待提高。

第二，歸檔不夠及時(shí)。水利工程檔案不同于一般企事業(yè)單位檔案管理，從檔案的收集到歸納、整理都具有不確定性。根據(jù)《水利工程檔案管理規(guī)定》，工程檔案的歸檔時(shí)間可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定。可分階段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個(gè)項(xiàng)目歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)完成。但該規(guī)定在目前的很多施工項(xiàng)目中不能嚴(yán)格執(zhí)行，很多檔案僅是勉強(qiáng)移交。

4.1.3 專業(yè)化管理人才缺乏

在水利工程建設(shè)中，缺乏專業(yè)檔案管理人員，檔案人員大都是臨時(shí)抽調(diào)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，且兼職較多，文化層次低，專業(yè)技能落后。檔案人員只是被動(dòng)地接收、保存資料，普遍存在著案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等問(wèn)題，嚴(yán)重影響歸檔質(zhì)量。

4.2 對(duì)策

4.2.1 建立健全檔案管理規(guī)章制度

嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任制，完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和溝通。應(yīng)根據(jù)單位基建工程情況，實(shí)行基建檔案現(xiàn)代化專業(yè)管理模式，制定基建檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，依法治檔，按照質(zhì)量管理體系實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，并真正落實(shí)到部門和人員工作中，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。另外，實(shí)行檔案人員走進(jìn)施工現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)監(jiān)督指導(dǎo)工程檔案的收集整理歸檔，這樣既改變了檔案管理工作的附屬地位，又提高了檔案工作的效率，使收集歸檔工作順利進(jìn)行。同時(shí)，基建檔案管理工作應(yīng)納入基建工程項(xiàng)目管理過(guò)程中，基建檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步，建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，就同步開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。

4.2.2 檔案管理現(xiàn)代化

運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理已成為當(dāng)前檔案管理的發(fā)展方向，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，大力推行縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中的運(yùn)用。目前，光盤刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國(guó)家制定的《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，使工程建設(shè)檔案管理中利用光盤庫(kù)載體進(jìn)行檔案管理成為可能，為項(xiàng)目檔案管理指明了方向。

4.2.3 提高檔案工作人員素質(zhì)

檔案人員必須提高素質(zhì)，以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為抓手，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)現(xiàn)有的兼職和非專業(yè)檔案人員，通過(guò)委培、進(jìn)修、培訓(xùn)等方式，不斷拓寬檔案管理工作人員知識(shí)面，提高其綜合素質(zhì)，同時(shí)大力引進(jìn)檔案專業(yè)高級(jí)人才，為水利工程項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。

4.2.4 提高水利工程檔案有效利用率

水利工程檔案工作應(yīng)按照新的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，以簡(jiǎn)化整理、深化檢索為宗旨，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理。要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大信息資源的存儲(chǔ)、加工量，提高信息的檢索速度和深度，做到資源共享，不斷提高水利技術(shù)檔案的管理和利用水平。

5 結(jié)語(yǔ)

水利工程檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的基礎(chǔ)性工作，它既是工程建設(shè)的依據(jù)，又是工程建設(shè)成果的真實(shí)記錄，檔案管理水平將影響到整個(gè)工程的進(jìn)度和質(zhì)量。因此，應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化手段提高檔案管理水平，完善管理體制，做好檔案的收集、保管、運(yùn)用三方面工作，使水利工程檔案更好地為水利建設(shè)服務(wù)。

G271

C

1004-7042（2011）08-0051-02

范永勝（1972-），男，2004年畢業(yè)于河海大學(xué)水利工程管理專業(yè)，工程師。

2011-06-09；

2011-07-14