規(guī)范監(jiān)理資料管理的體會

龐志平

項目監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在實施工程項目監(jiān)理過程中直接形成的具有保存價值的各種文件、文字記錄、表格、音像制品等形式與載體的信息記錄，是項目參建單位之間分清責任、解決糾紛的重要依據(jù);是評定工程質(zhì)量、合理結(jié)算工程價款、工程驗收備案的必備資料;是反映工程內(nèi)在質(zhì)量和監(jiān)理工作質(zhì)量的重要憑證;是監(jiān)理單位的最終產(chǎn)品。監(jiān)理資料的科學化、規(guī)范化、標準化直接影響監(jiān)理資料的使用價值，是監(jiān)理工作規(guī)范化的真實反映。加強監(jiān)理資料的管理是監(jiān)理單位管理工作的重要內(nèi)容，是正規(guī)化、規(guī)范化管理的重要標志。我公司在規(guī)范監(jiān)理資料管理方面的體會如下。

1 正確認識監(jiān)理資料的重要性是規(guī)范監(jiān)理資料的前提

要建立真實、準確、完整的監(jiān)理資料，發(fā)揮和體現(xiàn)監(jiān)理的作用和水平，就必須樹立監(jiān)理資料和監(jiān)理工作相統(tǒng)一的思想，將二者有機結(jié)合起來，并形成以監(jiān)理資料規(guī)范化帶動監(jiān)理工作規(guī)范化、以監(jiān)理工作規(guī)范化促進監(jiān)理資料規(guī)范化的局面。

首先，監(jiān)理資料的規(guī)范化反映了監(jiān)理工作的規(guī)范化。監(jiān)理資料是監(jiān)理工作的重要體現(xiàn)形式，監(jiān)理效果最終反映在文件資料上。實踐證明，監(jiān)理工作規(guī)范到位的項目，其監(jiān)理資料絕大多是規(guī)范的。其次，監(jiān)理資料的規(guī)范化促進了監(jiān)理工作的規(guī)范化。在一定意義上，監(jiān)理工作通過文件資料進行實施，信息資料管理作為監(jiān)理“三控三管一協(xié)調(diào)”的重要內(nèi)容之一，對工程項目質(zhì)量、進度、費用的控制管理、安全生產(chǎn)的監(jiān)督管理、合同管理及協(xié)調(diào)工作具有重要的保障作用。收集、整理、積累、檢查、匯總監(jiān)理資料的過程，往往也是發(fā)現(xiàn)問題、不斷糾正和及早預防錯誤、取得經(jīng)驗并不斷提高的過程。離開了信息資料的規(guī)范化管理，其他控制和管理的目標難以實現(xiàn)。第三，監(jiān)理工作的規(guī)范化包含監(jiān)理資料的規(guī)范化，是監(jiān)理資料規(guī)范化的重要保證。如果項目監(jiān)理人員不到位，專業(yè)不匹配，監(jiān)理人員的能力和水平不滿足監(jiān)理工作的需要，監(jiān)理資料就很難規(guī)范。因此，必須正確認識監(jiān)理資料的重要性，把監(jiān)理資料的形成和積累納入項目監(jiān)理的各個環(huán)節(jié)，從而保證監(jiān)理資料的規(guī)范化。

2 建立和完善企業(yè)資料管理的規(guī)章制度是監(jiān)理資料規(guī)范化的基礎

目前，監(jiān)理資料有關的規(guī)范標準主要有:GB/T 50328-2001建設工程文件歸檔整理規(guī)范、GB 50319-2000建設工程監(jiān)理規(guī)范、建城[1994]469號市政工程施工技術資料管理規(guī)定、DBJ 04-414-2004山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程等，但有關標準對監(jiān)理資料規(guī)定得還不夠詳細，監(jiān)理企業(yè)還需要制定和完善有關資料的規(guī)章制度，統(tǒng)一監(jiān)理資料管理的程序，明確監(jiān)理資料的填寫、收集、整理、編目、份數(shù)、裝訂、歸檔、保管、查閱、移交，才能更好地落實國家和地方有關標準規(guī)范要求，避免工作的隨意性。我公司在建立、實施和持續(xù)改進質(zhì)量管理體系的規(guī)程中，不斷地完善了資料管理的規(guī)章制度。在 2000年通過 ISO 9001質(zhì)量管理體系認證后，十年來進行了四次換版，今年進行了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件的編制、發(fā)布和實施，監(jiān)理資料管理的規(guī)章制度不斷得到完善。如制定《監(jiān)理信息資料管理辦法》，明確各類工程監(jiān)理資料的組成類別及具體要求，使資料管理的規(guī)定具體化，資料的整編標準化;編制監(jiān)理日記、監(jiān)理月報、項目總結(jié)等監(jiān)理資料樣本，更好地指導項目監(jiān)理人員規(guī)范項目文件的編制和資料的填寫。通過完善企業(yè)資料管理的規(guī)章制度，為推動監(jiān)理資料的規(guī)范化奠定了基礎。

3 建立健全監(jiān)理資料管理責任制是規(guī)范監(jiān)理資料的關鍵

規(guī)范監(jiān)理資料是每一位監(jiān)理人員應盡的職責，是對社會、對業(yè)主負責的具體體現(xiàn)，項目監(jiān)理資料的規(guī)范化，關鍵在總監(jiān)。我公司在資料管理方面實行項目總監(jiān)理工程師負責制，專業(yè)工程師根據(jù)分工各負其責，并配備了專職或兼職的資料員對資料進行及時收集、登記、立卷、保管和歸檔。在簽訂項目總監(jiān)管理目標責任書時，把資料管理作為一項重要的考核內(nèi)容，明確資料管理的責任和考核標準，并與經(jīng)濟掛鉤。把總監(jiān)理工程師作為資料管理的第一責任人，有利于發(fā)揮其在項目監(jiān)理部中的領導作用，組織各專業(yè)監(jiān)理人員落實項目監(jiān)理資料管理的責任體系，各負其責，相互配合做好工作，避免出現(xiàn)資料員一人管理而又管不了、管不好的被動局面。大型項目應配備專職資料員，中小型項目配備的兼職資料員應以資料管理工作為主、其他工作為輔。對資料員要進行定期不定期的業(yè)務培訓，特別是專業(yè)規(guī)范標準的培訓必不可少，使他們了解各專業(yè)的基本知識，能熟練完成資料整編工作。資料員難以解決的問題，要及時向總監(jiān)匯報，取得支持。

4 加強培訓是規(guī)范監(jiān)理資料的重要手段

為了不斷推進監(jiān)理資料管理的規(guī)范化，我公司建立了三級培訓和三階段培訓制度。在監(jiān)理過程中，項目監(jiān)理部建立了內(nèi)部周會制度，結(jié)合現(xiàn)場資料收集、管理的具體情況，進行針對性的培訓學習;公司各項目管理公司建立了總監(jiān)例會制度，對項目檢查中存在的資料方面的問題進行培訓和交流，使各項目相互學習、取長補短，促進了整體水平的提高;公司采取走出去、請進來的方法進行監(jiān)理資料的集中培訓，發(fā)揮了公司專家優(yōu)勢，學習和借鑒兄弟監(jiān)理單位的先進經(jīng)驗。公司建立了事前、事中、事后三階段培訓的制度，在工程準備階段，組建項目部后組織項目人員熟悉設計文件、相關標準規(guī)范及資料管理的制度標準，對項目資料管理進行事前策劃，制定本項目監(jiān)理資料目錄，配置檔案盒并提前做好標識;監(jiān)理過程中要結(jié)合項目實際和存在問題做好過程培訓;竣工后整理裝訂資料之前，進行資料的立卷、裝訂方面的培訓，便于項目監(jiān)理人員掌握資料組卷、裝訂的要點。只有通過不斷地、有針對性地培訓，才能提高監(jiān)理人員的業(yè)務素質(zhì)和能力，保障監(jiān)理資料的規(guī)范化。

5 加強監(jiān)督考核是規(guī)范監(jiān)理資料的重要保障

工程監(jiān)理資料應隨工程進度及時填寫、收集、整理，并分類組卷，因此必須強化過程監(jiān)督考核，沒有監(jiān)督檢查，總監(jiān)負責制就難以落實。我公司建立了監(jiān)理人員編制、總監(jiān)審查、公司監(jiān)督檢查的三級負責制?？偙O(jiān)在日常工作中，要關注監(jiān)理資料，經(jīng)常檢查督促項目資料管理工作，及時糾正出現(xiàn)的問題。公司的工程質(zhì)量管理部門應強化對項目監(jiān)理資料的監(jiān)管，始終把它作為保證工作質(zhì)量的一項重要工作抓緊抓好。檢查工作時，將資料列入必檢對象，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。在監(jiān)督檢查的方式上，注意突出重點，對較差的項目監(jiān)理部要重點檢查;對存在問題較普遍、較突出的資料要重點關注，提出常見問題的糾正措施，并注重對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)問題整改結(jié)果的驗證，以便使監(jiān)理人員吸取教訓，引以為戒，少走彎路，這樣才能提高監(jiān)管效率，起到事半功倍的效果。要把好資料歸檔審查關，在監(jiān)理資料移交和歸檔前，由項目總監(jiān)理工程師審核并簽字;公司質(zhì)量管理部門要對歸檔資料認真審查，做到未整理完整不允許移交公司檔案室。通過嚴把事后關推動監(jiān)理資料規(guī)范化水平的提高。

6 開展多種形式的評先創(chuàng)優(yōu)活動是促進監(jiān)理資料規(guī)范化的有效形式

近年來，我公司開展了監(jiān)理資料的評先創(chuàng)優(yōu)活動。如:通過鋼筆字比賽，促進了監(jiān)理資料的規(guī)范書寫;開展監(jiān)理日記評比活動，推動了監(jiān)理日記的規(guī)范化填寫等等。通過多種形式評先創(chuàng)優(yōu)活動的開展，達到鼓勵先進、總結(jié)推廣經(jīng)驗、規(guī)范監(jiān)理資料的積極作用。

公司成立二十年來，一貫重視監(jiān)理資料的規(guī)范化管理工作，取得了較好效果。但還存在許多問題，如資料管理存在項目之間的差距問題、項目監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理細則針對性不強的問題等等，都需要花大力氣予以解決。同時要向同行業(yè)監(jiān)理企業(yè)學習好的經(jīng)驗和做法，不斷提高監(jiān)理資料的規(guī)范化和標準化，促進監(jiān)理工作的有效開展。

[1] 劉學棟.淺談做好建設監(jiān)理工作[J].山西建筑，2009，35 (10):249-250.