淺談事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理

賈勝敏

(黑龍江省教育學(xué)院,哈爾濱 150080)

1 嚴(yán)格遵守有關(guān)的財(cái)經(jīng)法規(guī),牢固樹立依法管理國有資產(chǎn)的意識

要加強(qiáng)事業(yè)單位對固定資產(chǎn)管理意識,就要有一個科學(xué)的監(jiān)督約束機(jī)制來保障固定資產(chǎn)管理的運(yùn)行質(zhì)量。在對事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)考評系統(tǒng)中可實(shí)行固定資產(chǎn)管理效果與領(lǐng)導(dǎo)業(yè)績考核掛鉤制度,以督促各級事業(yè)單位嚴(yán)格遵守并規(guī)范執(zhí)行國家有關(guān)的財(cái)經(jīng)法規(guī),提高管理人員的法制意識,明確落實(shí)資產(chǎn)的管理責(zé)任,增強(qiáng)并牢固樹立依法管理國有資產(chǎn)的意識。隨著經(jīng)濟(jì)改革的不斷發(fā)展,政府為加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理,提高固定資產(chǎn)的使用效益,建立健全各項(xiàng)管理制度,保障固定資產(chǎn)的安全和完整,于近年在全國進(jìn)行了大規(guī)模的清產(chǎn)核資及固定資產(chǎn)清查工作。在新形勢的要求下,需要有相應(yīng)的會計(jì)體系積極配合政府職能部門,根據(jù)政府實(shí)際管理工作的需要,對原有的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行針對性的優(yōu)化完善,以滿足政府部門對固定資產(chǎn)管理的需要。

2 建立健全固定資產(chǎn)管理制度,加大監(jiān)管力度

從目前大多數(shù)事業(yè)單位的資產(chǎn)管理現(xiàn)狀來看,對固定資產(chǎn)疏于管理,缺乏長期、有效的資產(chǎn)管理制度,管理制度執(zhí)行不到位。因此,按照國有資產(chǎn)管理的有關(guān)規(guī)定,并結(jié)合各單位的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)特點(diǎn),建立健全固定資產(chǎn)管理的長效機(jī)制和完善的管理制度已成為當(dāng)前各級事業(yè)單位加強(qiáng)資產(chǎn)管理的當(dāng)務(wù)之急。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立、健全本單位的固定資產(chǎn)管理制度,由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一建賬核算,由資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一登記、管理,資產(chǎn)管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格堅(jiān)持和執(zhí)行有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)和本單位的固定資產(chǎn)管理制度。

2007年進(jìn)行全國性資產(chǎn)大清查工作,全面摸清單位“家底”。規(guī)范了固定資產(chǎn)的入賬核算,在很大程度上改善了會計(jì)信息質(zhì)量。但由于賬實(shí)不符問題源于多年的歷史原因,并未得到全面的解決。固定資產(chǎn)管理工作之所以存在問題,很大程度上來源于歷史上長期粗放式管理形成的遺留問題積淀,還有一部分源于現(xiàn)有體制的不完善之處。針對固定資產(chǎn)管理中存在的種種問題,應(yīng)進(jìn)一步健全和完善固定資產(chǎn)管理體制。

2.1 實(shí)施電算化管理,按照預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼進(jìn)行固定資產(chǎn)管理分類

由于近年行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)數(shù)量及金額增長迅猛,規(guī)模龐大,種類繁多,各項(xiàng)管理工作僅靠傳統(tǒng)的手工管理,手工統(tǒng)計(jì)已遠(yuǎn)不能適應(yīng)工作的要求,必須實(shí)現(xiàn)電算化管理,將固定資產(chǎn)的購建、決算、核算、處置、報(bào)廢等各項(xiàng)業(yè)務(wù)予以反映,實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的電子化管理與實(shí)時監(jiān)控。完善的固定管理系統(tǒng)將有助于政府管理機(jī)構(gòu)實(shí)時掌握固定資產(chǎn)信息,提高管理工作的時效性和透明度。同時,在實(shí)現(xiàn)核算電算化的前提下,建議取消手工固定資產(chǎn)明細(xì)賬和總賬,提高工作效率。但目前固定資產(chǎn)電算化核算方面最大的問題就在于固定資產(chǎn)科目設(shè)定問題上。目前,通常的做法是根據(jù)單位財(cái)務(wù)規(guī)則規(guī)定將固定資產(chǎn)分為房屋及建筑物、一般設(shè)備、專用設(shè)備、文物和陳列品、圖書、其他固定資產(chǎn)六大類。在對房屋及建筑物、文物和陳列品、圖書的分類中一般不容易產(chǎn)生差異,但在一般設(shè)備、專用設(shè)備、其他固定資產(chǎn)的分類中則產(chǎn)生了不少的差異。兩個單位的固定資產(chǎn)分類,一個為行政機(jī)關(guān)單位,一個為事業(yè)單位 (學(xué)校),從科目編碼上就有不同,各個單位對專用設(shè)備與一般設(shè)備的分類也不盡相同,對某些單位是專用設(shè)備,對另一些單位又屬一般設(shè)備,如幻燈機(jī),在學(xué)校為專用教學(xué)設(shè)備,在大部分行政單位為一般辦公設(shè)備。另外,單位自己分類明細(xì),編碼也多有重復(fù),電腦與電腦微機(jī)就在專用設(shè)備與一般設(shè)備中重復(fù)出現(xiàn)。

按預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄的另一大好處即是可自動導(dǎo)出清產(chǎn)核資數(shù)據(jù),因日常就按此分類與代碼做賬,清查時就可事半功倍。如無固定資產(chǎn)管理軟件,則根據(jù)預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄建立會計(jì)科目與之對應(yīng),也會為固定資產(chǎn)核算和管理帶來極大的方便。

2.2 建立固定資產(chǎn)管理辦公自動化系統(tǒng)

會計(jì)信息系統(tǒng)在信息技術(shù)的推動下必將從封閉走向開放,從桌面走向網(wǎng)絡(luò)。辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用,能及時、迅速地獲取單位管理運(yùn)行及實(shí)時變動的情況,使各部門之間協(xié)調(diào)配合,進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)操作處理,做到有效地處理和利用信息。

固定資產(chǎn)管理通常僅在財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算,隨著社會發(fā)展與科技進(jìn)步導(dǎo)致會計(jì)信息系統(tǒng)向財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集成階段發(fā)展。在財(cái)務(wù)工作中固定資產(chǎn)管理軟件主要功能為核算資產(chǎn)數(shù)據(jù),包括財(cái)產(chǎn)登記、登記財(cái)產(chǎn)卡片、財(cái)產(chǎn)單據(jù)、生成資產(chǎn)憑證、資產(chǎn)賬簿 (財(cái)產(chǎn)明細(xì)表、財(cái)產(chǎn)匯總表)等。而財(cái)產(chǎn)采購、財(cái)產(chǎn)處置、安全控制及財(cái)產(chǎn)登記中的驗(yàn)收登記、領(lǐng)用登記等數(shù)據(jù)在財(cái)務(wù)軟件中很難連貫地反映出來,而在整個固定資產(chǎn)管理中會涉及單位所有人員,為完成固定資產(chǎn)管理功能,不同部門人員和同一部門人員,經(jīng)常會發(fā)生個人與個人之間、個人與部門之間的交互關(guān)系,并需要對某項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行合作處理。所以,必須借助辦公自動化系統(tǒng)與財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)管理軟件相結(jié)合,才能使各類數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)共享,從而大幅度地提高財(cái)政部門的數(shù)據(jù)管理能力和運(yùn)用效率。而整個固定資產(chǎn)管理主要功能應(yīng)包括:財(cái)產(chǎn)采購、財(cái)產(chǎn)登記、財(cái)產(chǎn)處置、安全控制等功能。但如何實(shí)現(xiàn)兩個系統(tǒng)的結(jié)合及數(shù)據(jù)的交換,各類數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)共享,筆者認(rèn)為可通過以下實(shí)際應(yīng)用的方案來予以解決。

將所有資產(chǎn)的驗(yàn)收、登記、領(lǐng)用、查詢數(shù)據(jù)工作均在辦公自動化系統(tǒng)中的資產(chǎn)管理完成。在資產(chǎn)驗(yàn)收保存時直接生成領(lǐng)用單并登記財(cái)產(chǎn)附件、圖片等資料,并進(jìn)行驗(yàn)收單據(jù)、標(biāo)簽、卡片打印。在辦公自動系統(tǒng)中可以按資產(chǎn)的名稱、類別、登記時間、資產(chǎn)狀況進(jìn)行組合查詢。資產(chǎn)分配給各使用部門。使用人員,以便相關(guān)的資產(chǎn)負(fù)責(zé)人可以隨時查閱當(dāng)前資產(chǎn)使用的狀況。包括資產(chǎn)的借用、部門間資產(chǎn)的調(diào)撥、資產(chǎn)贈送等詳細(xì)記錄。同時,財(cái)產(chǎn)管理軟件增加導(dǎo)入模塊:由辦公自動化系統(tǒng)在導(dǎo)入財(cái)產(chǎn)管理軟件前根據(jù)事業(yè)單位財(cái)務(wù)規(guī)則關(guān)于固定資產(chǎn)單位價值及其他的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)條件,自動將資產(chǎn)數(shù)據(jù)分成固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)及材料。低值易耗品數(shù)據(jù)兩部分,并提供數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)導(dǎo)入至財(cái)產(chǎn)管理軟件中。財(cái)產(chǎn)管理軟件中進(jìn)行變動數(shù)據(jù)的審核、登記或更新財(cái)產(chǎn)卡片、自動編制分錄、結(jié)賬、財(cái)產(chǎn)明細(xì)表、財(cái)產(chǎn)匯總表、打印財(cái)產(chǎn)數(shù)據(jù)、查詢財(cái)產(chǎn)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)盤點(diǎn)等工作。

3 加強(qiáng)會計(jì)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素質(zhì),改進(jìn)固定資產(chǎn)賬目處理方法

要加強(qiáng)對會計(jì)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí),不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì);堅(jiān)持會計(jì)人員持證上崗,杜絕無證上崗現(xiàn)象;嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)和事業(yè)單位會計(jì)核算制度,規(guī)范和完善賬目處理,做好固定資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)工作,保證賬賬相符、賬物相符。

要改進(jìn)資產(chǎn)會計(jì)核算方法,事業(yè)單位可采用按原值和預(yù)計(jì)使用年限計(jì)提折舊的方法,既能真實(shí)反映事業(yè)單位的固定資產(chǎn)凈值,也有利于事業(yè)單位進(jìn)行成本核算。

加強(qiáng)固定資產(chǎn)的日常監(jiān)管,落實(shí)資產(chǎn)管理責(zé)任,防止國有資產(chǎn)流失。事業(yè)單位對固定資產(chǎn)日常監(jiān)管,可從以下幾個方面入手。其一,應(yīng)建立賬卡核算制度。事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門和使用部門應(yīng)分別建立固定資產(chǎn)總分類賬、固定資產(chǎn)登記簿和固定資產(chǎn)卡片,全面正確及時地記錄固定資產(chǎn)增減變動情況,使固定資產(chǎn)不論以哪種方式增減,都要從源頭抓起。手續(xù)齊全,登記清楚,保證核算、管理和使用部門的銜接一致。健全和完善實(shí)物登記賬,可利用計(jì)算機(jī)技術(shù),對各項(xiàng)固定資產(chǎn)從購置、領(lǐng)用到報(bào)廢進(jìn)行全程管理,提高固定資產(chǎn)管理的信息化水平。固定資產(chǎn)的購置應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行政府采購制度,納入政府采購范圍,節(jié)約使用國家資金。其二,設(shè)立專門部門或?qū)ｉT人員負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)維修養(yǎng)護(hù)制度。每年制訂出兌房屋、設(shè)備等維修計(jì)劃,定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行檢查、檢修等日常維護(hù)保養(yǎng)工作,對使用、維修、保養(yǎng)的結(jié)果進(jìn)行記錄,并定期到專門部門或?qū)ｉT人員履行檢驗(yàn)手續(xù)。其三,建立固定資產(chǎn)核銷制度,調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢、報(bào)損固定資產(chǎn)必須報(bào)上級主管部門或同級財(cái)政部門審批并附有財(cái)政部門批復(fù)文件,必要時需要聘請中介機(jī)構(gòu)審計(jì),嚴(yán)格履行報(bào)批審核程序,如實(shí)進(jìn)行資產(chǎn)核銷賬目處理,對殘值收入和轉(zhuǎn)讓收入應(yīng)及時上繳或存入集中核算賬戶,不得坐支,不得挪作他用,甚至不入賬處理。其四,建立固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)制度,根據(jù)《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》規(guī)定,“事業(yè)單位對所占有、使用的國有資產(chǎn)要定期清查,做到家底清楚,賬賬相符,賬卡相符、賬實(shí)相符,防止資產(chǎn)流失。”因此應(yīng)定期或不定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn),這樣才能及時發(fā)現(xiàn)問題,有效防止國有資產(chǎn)流失。

4 完善資產(chǎn)管理機(jī)制及加強(qiáng)固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)及處置工作

完成固定資產(chǎn)管理的各項(xiàng)工作必須建立起有效的管理機(jī)制,以促進(jìn)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。完善固定資產(chǎn)管理方面的機(jī)制必須受到政府相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)可,具體措施如下:各預(yù)算單位設(shè)定固定資產(chǎn)管理工作崗位人員責(zé)任制,財(cái)政部門也應(yīng)設(shè)立監(jiān)督預(yù)算單位固定資產(chǎn)管理工作崗位人員責(zé)任制,提高管理人員的素質(zhì)要求,定期由政府的財(cái)政部門進(jìn)行檢查、考核,考核結(jié)果作為固定資產(chǎn)管理工作崗位人員提拔、任用等的依據(jù);將固定資產(chǎn)管理水平作為管理責(zé)任人審計(jì)的重要一項(xiàng)等。

根據(jù)事業(yè)單位會計(jì)制度的規(guī)定,固定資產(chǎn)應(yīng)每年盤點(diǎn)一次。但實(shí)際工作中,固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)往往由于年終人手少、工作繁雜而未進(jìn)行。所以,固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)工作必須認(rèn)真落實(shí),從制度、時間、人手、領(lǐng)導(dǎo)抓起,對發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符、盤盈、盤虧的固定資產(chǎn)及時進(jìn)行處理。應(yīng)建立切實(shí)可行的預(yù)算單位盤點(diǎn)、處置機(jī)制,并嚴(yán)格執(zhí)行,落實(shí)到人。積極處理好閑置固定資產(chǎn),引入資產(chǎn)評估程序,進(jìn)行競價出售、拍賣等公開、透明方式回收資金,或依法按政策捐贈邊遠(yuǎn)地區(qū)等方式使國有資產(chǎn)保值、增值,提高固定資產(chǎn)的質(zhì)量,保證會計(jì)信息真實(shí)、可靠。政府的財(cái)政部門也應(yīng)建立固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)、處置制度的監(jiān)督機(jī)制,對要處置的資產(chǎn)進(jìn)行金額、數(shù)量上把關(guān)和審批,并定期對預(yù)算單位的固定資產(chǎn)進(jìn)行清查。