談高校圖書館隨書光盤的管理及維護(hù)

梁蕓芳

(河北青年管理干部學(xué)院,河北石家莊050031)

談高校圖書館隨書光盤的管理及維護(hù)

梁蕓芳

(河北青年管理干部學(xué)院,河北石家莊050031)

隨著電子出版物的不斷增加,圖書館中的隨書光盤存有量也呈上升趨勢,圖文并茂、聲形交輝的光盤,不僅增加了圖書的信息量,而且給讀者帶來了很大方便,由于光盤需要通過機(jī)器來瀏覽,使用中的操作不當(dāng)和光盤維護(hù)不當(dāng),都會造成光盤損壞的現(xiàn)象。因此要對光盤加強(qiáng)管理和維護(hù),投入專業(yè)設(shè)備保證其保存環(huán)境,完善光盤管理的各項規(guī)章制度,管理人員要掌握一些基本的光盤維修保養(yǎng)方法,這樣才能使這些特殊文獻(xiàn)資源能更好地為廣大師生服務(wù)。

隨書光盤;管理方法;維護(hù)對策

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展,數(shù)據(jù)存儲已經(jīng)由原來的磁盤、磁帶等介質(zhì)升級到了光盤存儲,傳統(tǒng)的紙本資源越來越多的使用光盤作為紙質(zhì)書刊的補(bǔ)充,隨書光盤的數(shù)量和比例不斷呈上升趨式,形式也越來越豐富。隨書光盤因其存儲量大、使用方便、檢索速度快等特點而受到讀者的喜愛,得到迅速廣泛的應(yīng)用。它不僅加強(qiáng)了圖書的可讀性和實踐性,而且通過它們能增強(qiáng)讀者對文獻(xiàn)內(nèi)容的理解,對輔助學(xué)生的學(xué)習(xí)和教師的教學(xué)起著重要的作用,深受廣大讀者的喜愛,如何有效地管理和維護(hù)好這些特殊的文獻(xiàn)資料,成為圖書館亟待解決的問題。

一、隨書光盤的管理方法及使用中出現(xiàn)的問題

(一)容易損壞,不易保護(hù)。隨書光盤是一種消耗品,它與傳統(tǒng)出版物差別很大,特別怕擠壓和劃傷,怕強(qiáng)光長時間照射,厚度較薄、怕塵、怕磁,因此光盤的表面一旦被損,內(nèi)在數(shù)據(jù)就會出現(xiàn)損失,而灰塵顆粒,磁性物質(zhì)等都會妨礙其數(shù)據(jù)的正常讀取。由于隨書光盤的這些特性,存在兩種管理方法:一是由于易損壞,只用于收藏,從而造成資源的浪費(fèi)。采編部門將書刊與光盤編錄相同的索書號,紙質(zhì)書本存放于流通部,隨書光盤移交到電子閱覽室,電子閱覽室對這種特殊的文獻(xiàn)加以收藏。這種方法雖然對光盤進(jìn)行了很好的保護(hù),但對于那些時效性較強(qiáng)的光盤,由于此類圖書的半衰期在所有文獻(xiàn)中是最短的,內(nèi)容更新極快,往往很多讀者對某一內(nèi)容還沒有完全掌握,市場上又出現(xiàn)該內(nèi)容的“升級替代品”。因此,此類隨書光盤很容易失去它的利用價值,造成資源浪費(fèi)。二是流通過于頻繁,光盤出現(xiàn)損壞不易被發(fā)現(xiàn)。有些光盤借閱率較高,始終處于流通狀態(tài),使用者沒有進(jìn)行很好的保護(hù)或進(jìn)行了非正常使用,光盤還回時管理者沒有按程序進(jìn)行必要的檢查,這樣當(dāng)光盤出現(xiàn)損壞時沒能及時發(fā)現(xiàn),再次借出而更加重了光盤的磨損。

(二)使用不當(dāng),管理不善。光盤損壞的主要原因是人為損壞和機(jī)器磨損。一方面,隨書光盤的內(nèi)容豐富,可以拓展學(xué)生的知識容量,所以借閱頻率很高,但是光盤必須在機(jī)器上才能進(jìn)行閱讀,有些使用者在機(jī)器沒有完全停止就開倉取盤,有些使用者在使用后不將光盤放入光盤盒中,而是隨手隨地亂放,使光盤盤面磨損、磁干擾等原因而造成數(shù)據(jù)丟失不能使用;另一方面,管理人員大多數(shù)只會進(jìn)行一般的操作,對計算機(jī)等硬件及軟件知識更是欠缺,更談不上對其進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)了。如:為了節(jié)省空間,將大量光盤立式豎放,這樣就造成光盤受力不勻而變形損壞,還有為了便于查找,在光盤上貼不干膠標(biāo)簽,造成使用中讀盤不暢等,也會對光盤造成不同的損傷。

(三)缺乏硬件設(shè)備,制度不完善。硬件設(shè)備的缺乏和光盤管理規(guī)章制度的不健全會使光盤的使用期限大大降低。一方面,由于各館經(jīng)濟(jì)情況各不相同,對館內(nèi)設(shè)備投入情況也存有很大差異。有些館里沒有專業(yè)的光盤存貯設(shè)備造成光盤變形;沒有空調(diào)設(shè)備,無法保證光盤保存溫度和濕度的條件;沒有刻錄設(shè)備,不能對光盤進(jìn)行復(fù)制,而造成母盤的超量使用最后損壞;另一方面,規(guī)章制度不健全也是影響光盤使用期限。使用者借閱光盤后不定期歸還,使光盤長期處于流通磨損狀態(tài);光盤入庫后沒有專人負(fù)責(zé)管理,非管理人員也能進(jìn)入存儲區(qū)域隨意使用。另外,在接到光盤后,沒有做到對光盤的檢查、驗收、記錄,出現(xiàn)問題造成責(zé)任不清,等等。這就要求必須具有一套完整的規(guī)章制度,形成一系列完善的管理體系,才能保證在光盤的借閱過程中有效地進(jìn)行管理。

二、對光盤維護(hù)的幾點對策

(一)對母盤進(jìn)行刻錄、復(fù)制和網(wǎng)上服務(wù)。對于圖書館來說,光盤也同紙質(zhì)文獻(xiàn)一樣,既有為讀者提供閱讀服務(wù)的義務(wù),也同樣有妥善保管,以備長期利用的職責(zé)。光盤要防止刮劃、折摔,防止老化,需要定期檢查、刻錄、復(fù)制、更新[1]。在圖書館系統(tǒng)的記錄中,在經(jīng)過自動刪除長時間無人訪問的條目后,可以對查、借閱比較多的光盤進(jìn)行刻錄,將這些光盤刻錄后把副盤借給讀者,這樣既能很好地保護(hù)母盤,讀者也能獲得所需文獻(xiàn),可謂一舉兩得。還可以將光盤內(nèi)容全盤壓縮拷貝到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的硬盤上,這樣讀者可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行查詢,光盤可另外妥善存放,不必?fù)?dān)心長期運(yùn)轉(zhuǎn)、讀取數(shù)據(jù)而破壞光盤介質(zhì),造成損失。而且讀者可直接在網(wǎng)上閱讀,隨時調(diào)用自己所需的內(nèi)容,準(zhǔn)確率高,讀者進(jìn)行光盤檢索不受時間、地點的限制,省時、省力、方便、快捷,同一種光盤資源可以供眾多讀者同時使用,光盤一次安裝可多次重復(fù)使用,能減少對光盤的損害,最大限度地保護(hù)光盤。對于圖書館來說,則可以實現(xiàn)光盤閉架管理,其母盤不出借,這樣可以有效地防止盤片的物理性損壞和內(nèi)容丟失,以及病毒的感染,延長光盤文獻(xiàn)的使用壽命[2]。

(二)重視日常管理,提高館員素質(zhì)。工作人員應(yīng)掌握光盤的保養(yǎng)常識,在存放光盤過程中注意嚴(yán)格保護(hù),特別對重要光盤要更加注意。在對隨書光盤的日常管理中,一是要做好隨書光盤的驗收。仔細(xì)檢查書刊是否帶有光盤,書與光盤是否一致,觀察光盤的形體外觀,是否有損壞、劃傷、污垢、磨損、歪曲變形,是否能閱讀聲、像、圖文等,有條件的還可以在電腦上進(jìn)行讀取數(shù)據(jù)檢測,如有問題可在驗收發(fā)現(xiàn)后,及時與書商聯(lián)系。二是保持光盤的清潔。在光盤的保存上,要注意防塵、防潮、避免陽光直射,嚴(yán)禁折、壓和硬器劃傷盤片,對變形劃傷嚴(yán)重的光盤不宜再使用,它會造成電路的損壞,不要在光盤上貼紙或書寫文字,使用完畢后應(yīng)放入光盤盒中。同時要教育學(xué)生愛護(hù)、正確使用光盤,在不使用時應(yīng)將其豎立放在有一定硬度的容器里,或光盤盒中。在光盤的清潔上,堅決不能用乙醚、磁頭清潔劑等有機(jī)溶液來清洗光盤,這些對光盤都是致命的傷害,要發(fā)現(xiàn)明顯污垢和影響光盤讀取時再進(jìn)行清潔,以免對光盤進(jìn)行重復(fù)損傷。

“圖書館員是圖書館事業(yè)的靈魂?！边@句話揭示了圖書館員在圖書館事業(yè)中的地位和作用。圖書館員不僅要掌握很好的圖書館的基本理論知識,而且能在網(wǎng)上解答讀者各種咨詢,指導(dǎo)讀者檢索各種文獻(xiàn)信息;要對數(shù)據(jù)庫理論、鏡像理論等都有所了解,熟練地運(yùn)用光盤刻錄技術(shù);注意硬件設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng),合理配置和完善硬件設(shè)施,避免因設(shè)施和光盤問題造成讀者無法閱讀和瀏覽光盤的情況,要及時查看和維護(hù)使用設(shè)備,使其處于最佳運(yùn)行狀態(tài),確保讀者的正常使用。

(三)加大各項設(shè)備資金投入,建立健全光盤管理的各項制度。圖書館作為教學(xué)科研必不可少的輔助部門,應(yīng)加大資金支持力度,給予必要的物質(zhì)保證。在書庫安裝空調(diào)和除濕設(shè)備以保證光盤的保存溫度和保存濕度;增加刻錄機(jī)等專業(yè)設(shè)備,可以對母盤進(jìn)行刻錄外借,這樣做可有效地保護(hù)母盤不受損壞;購買專門的光盤管理設(shè)備,使每一張光盤都有獨立的存貯空間,利于光盤的保管,又便于存取。作為易損物品,光盤在理論上講使用壽命可以長達(dá)一個世紀(jì),但是在現(xiàn)實的環(huán)境下,使用過程中如果不注意維護(hù),就會大大降低其使用壽命,因此,要制定相關(guān)的規(guī)章制度,對光盤的借閱時間、借閱數(shù)量、損壞丟失的賠償責(zé)任、逾期不還繳納滯納金等問題進(jìn)行具體的規(guī)定。光盤的管理要有專人負(fù)責(zé),其他人不得隨意進(jìn)入存儲區(qū)域,在借還光盤時,管理人員應(yīng)對借還的光盤進(jìn)行檢查,不能把母盤、孤盤或已損壞的光盤交給借閱者使用,如發(fā)現(xiàn)光盤有深的劃痕、裂開、變形等情況時,及時登記下來并進(jìn)行修補(bǔ)、更換。將這些內(nèi)容寫入光盤存儲管理規(guī)定,使用者和管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行。

[1]佟維群,蒲虹穎.隨書光盤的管理方法及其原則[J].黑龍江科技信息,2008(10月下).

[2]許國慶.電子出版物典藏管理芻議[J].福建圖書館學(xué)刊,2003,(1).

編輯:王 瑋

2010-11-16

梁蕓芳,女,河北青年管理干部學(xué)院圖書館助理館員。研究方向:圖書館信息資源管理。