檔案信息化建設淺議

□崔 杰（河南省水文水資源局）

檔案信息化建設淺議

□崔 杰（河南省水文水資源局）

21世紀是人類進入知識經濟的時代。知識經濟是以現代科學技術為核心，建立在知識和信息的生產、傳播、使用、消費之上的經濟，它依賴于知識或有效信息的積累和利用。檔案信息是國家和社會的重要信息資源之一，它以其自身的特點和屬性，在推進經濟發(fā)展和社會進步中有著極為重要的地位和不可替代的作用。

檔案信息化；檔案管理；數字檔案

隨著計算機技術和網絡技術的飛速發(fā)展，人類社會進入信息時代，黨政機關部門、企事業(yè)單位等對信息的利用和依賴逐步加強，特別是近年來Internet、Intranet和Extranet的飛速發(fā)展，Web技術已成為信息管理的新手段，也為政府辦公自動化提供了新途徑。在黨的十五屆五中全會提出以信息化帶動工業(yè)化，實現跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略部署后，全國信息化建設步伐進一步加快。目前，電子政務系統(tǒng)在我國尤其是在河南省得到普遍應用，各種數據中心或信息資源庫的開發(fā)建設得到了各級政府的大力扶持。在這種辦公自動化狀態(tài)下，用手工方式或簡單地利用計算機管理和利用檔案資料與電子政務的辦公自動化高效性不相適應。電子政務系統(tǒng)、各種業(yè)務系統(tǒng)產生的大量電子文件需要進行有效的管理和利用。因此，建設服務于電子政務系統(tǒng)以及社會公眾的電子檔案數據中心是一件刻不容緩的重要工程。

一、檔案信息化建設的重要性

電子檔案數據中心是電子政務系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)的重要組成部分,電子檔案數據中心是以文書學與檔案學作為理論基礎,又融合現代科學技術,對文件檔案資料進行現代化管理和提供給社會公眾利用、將檔案法律法規(guī)面向社會公布的計算機管理輔助系統(tǒng)，是建設數字檔案館的必要基礎，是沒有時空限制的、便于使用的、超大規(guī)模的電子政務信息系統(tǒng)。

近年來，中央、地方十分重視電子政務資源庫的建設，中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于轉發(fā)《國家信息化領導小組關于我國電子政務建設指導意見》的通知明確提出：要“規(guī)劃和開發(fā)重要政務信息資源”，“各地要按照統(tǒng)一要求，加快整合分散的業(yè)務系統(tǒng)和信息資源，建成或調整為與中央政務網絡標準一致的政務統(tǒng)一網絡平臺”。檔案信息化建設的總體目標是：以檔案信息資源建設為核心，以電子信息管理為重點，確保具有保存價值的電子文件（檔案）信息，真實、完整、安全地保存在檔案管理部門，并為黨委、政府和社會提供方便、快捷的利用服務，使電子檔案數據中心成為政府信息資源庫的重要組成部分。

二、電子檔案的建設目的和意義

隨著電子政務建設的全面展開，產生了大量的電子文件，對這些大量的電子文件需要及時整理歸檔，如果不采用先進的制度和手段就不能很好地開展工作。

電子檔案數據中心的任務是對文件進行實時歸檔管理和即時提供利用。由此可見，建立電子檔案數據中心是行政事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分，是辦公自動化運作后必不可少的配套項目。具體而言，電子檔案數據中心的建立,有其適應時代發(fā)展的必要性。電子檔案數據中心是電子政務系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)的重要組成部分。

電子檔案數據中心與數字化檔案館的理念大同小異，不同之處是：電子檔案數據中心側重于面向社會的管理和服務職能，妥善解決目前急迫的電子政務系統(tǒng)產生的大量電子文件的歸檔問題。由此可見，建立電子檔案數據中心是行政事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分，是辦公自動化運作后必不可少的配套項目。電子檔案數據中心的建設將起到促進電子政務、檔案管理等方面法律法規(guī)的完善、促使加快標準制定的步伐，為電子政務的發(fā)展提供保障，從而推進電子政務系統(tǒng)的健康發(fā)展，同時為檔案的高效利用提供素材。保存檔案的最終目的是為社會提供利用。統(tǒng)一的檔案資料管理可保證檔案資料齊全，可提供全面有序的檔案資料信息服務。

三、檔案信息化管理建設的原則

建立電子檔案數據中心要利用現代信息技術，提高工作效率，促進需求單位的管理知識結構調整，挖掘潛力，加強科學化、現代化管理，最大限度地提供檔案利用，達到檔案資源完全共享。電子檔案數據中心建設，要立足本系統(tǒng)，面向國內外，立足當前，面向未來；信息網絡和數據庫建設要嚴格貫徹國家標準、國際標準，實現與國內外網絡的互聯互通和資源共享；建立全局觀念，統(tǒng)一規(guī)劃，減少重復投資。

作為現代化的行政事業(yè)單位，對于日常管理、業(yè)務工作等各類數據資料都必須具有高度的安全性和嚴格的保密性。安全性體現在單位的各類數據不能隨意的被拷貝、刪除。而對于單位內部機密的文件資料、數據圖紙應提供必要的保密措施，保證數據不會被非法訪問。因此系統(tǒng)應運用各種手段來防止非法侵入和機密泄露，并保證系統(tǒng)中的非公開信息只有具有相應層次權限才能訪問。

四、檔案信息化管理建設的目標

檔案信息化管理建設，必須考慮它的實用性、穩(wěn)定性、安全性、先進性、可擴展性等多個方面因素。采取最合理的技術設計原則、遵循技術先進，性能可靠，功能完善，全面規(guī)劃，使之具備：

一是現代化的檔案管理。實現檔案的科學、現代化管理。

二是政務網內部的檔案信息WEB查詢。檔案的內部網與政務網是邏輯隔離，政務網用戶可以直接登陸到檔案數據中心，根據用戶的權限，可以查詢其權限范圍內的檔案信息。

三是檔案資料的數字化處理。提供各種類型檔案資料數字化處理的功能，如紙質、圖紙、聲像等。支持各種數字化處理設備，如高速掃描儀、膠卷掃描、工程掃描儀、繪圖儀等。

四是檔案管理應用平臺。形成檔案管理的應用平臺，接收、采編、查詢、綜合利用、發(fā)布檔案管理的新聞、發(fā)展動態(tài)等信息；各部門檔案類應用平臺的連接等。

五是保障數據的安全性。通過采用多種措施保證數據的安全性，如建立完整的權限體系、內網與外網物理隔離、數據備份機制等。

六是統(tǒng)一窗口，開放利用?？梢詫σ压_的檔案資料信息進行網上查詢，提高檔案資料信息的利用率，增加政務工作透明度，發(fā)揮窗口作用，更好地為各個職能部門服務。

七是與電子政務系統(tǒng)、網絡辦公系統(tǒng)以及業(yè)務系統(tǒng)接口。電子檔案數據中心與政府部門、企事業(yè)單位的電子政務、網絡辦公系統(tǒng)以及業(yè)務管理系統(tǒng)建立接口，接收已進行歸檔處理的檔案信息。

五、檔案信息化管理建設的作用

在實際檔案管理工作中，如果一份文件要轉為檔案，需要在檔案管理中再次重新著錄一次，加大了檔案員的工作強度。在實施檔案信息化管理后，支持文檔一體化，一份文件只要在軟件中設置歸檔后，該份文件自動轉到檔案中。該功能大大地提高了工作效率，降低了勞動強度。

就傳統(tǒng)的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機地結合起來。通過運用計算機技術與多媒體技術，所有的信息都能以數字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化。

通過對檔案進行數字化加工，可以實現對傳統(tǒng)圖文信息的數字化處理，以滿足日益增加的檔案信息現化建設的需要。以掃描、圖形處理、OCR識別、自動提取著錄項內容、生成條目、統(tǒng)一電子文件格式、不同種類的電子文件分層存儲、分別進行權限控制，加工處理得到的電子文件與條目自動掛接等功能整合的手段，使數字化加工處理工作可以批量、快捷進行，降低數字化加工的成本，縮短加工工期，減輕工作強度。

檔案信息化的利用建設是一項政策性、科學性、服務性很強的工作。在實際工作中要妥善處理基礎工作與開發(fā)利用、立足開放利用與保密保護、有償利用與無償提供等諸多關系，以適應信息時代開發(fā)利用檔案信息化資源的新形勢。21世紀是一個全新的信息時代和知識經濟時代，高新科學技術迅速興起、發(fā)展的時代，也是我們檔案工作大有作為的時代，我們要把握機遇、開拓創(chuàng)新，緊跟時代的步伐，以積極的姿態(tài)、有效的措施高效開發(fā)利用檔案信息資源，為國家、為社會作出新貢獻。

2011-08-14