高校檔案網(wǎng)站建設(shè)工作探討①

孟憲秋

(沈陽工程學(xué)院，遼寧沈陽 110136)

高校檔案網(wǎng)站建設(shè)工作探討①

孟憲秋②

(沈陽工程學(xué)院，遼寧沈陽 110136)

高校檔案網(wǎng)站建設(shè)已經(jīng)取得了的一定的成績，但是還存在一些不足。本文從高校檔案網(wǎng)站建設(shè)工作出發(fā)，針對高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的定位、現(xiàn)狀和對策進行了闡述。

高校;檔案網(wǎng)站;建設(shè)

隨著數(shù)字化校園的不斷發(fā)展，越來越多的高校建立了自己的檔案網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站作為現(xiàn)有高校檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，是實現(xiàn)最大限度地利用檔案信息資源，滿足更多用戶利用檔案資源的最佳途徑。長期以來，檔案部門采取的是一種等客上門的被動服務(wù)方式，檔案網(wǎng)站的建立改變了這一傳統(tǒng)的服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，由封閉、被動的工作方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐钥旖莘奖愕墓ぷ鞣绞綖閺V大利用者提供其所需的檔案信息。

1 高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的定位

高校檔案網(wǎng)站是以服務(wù)于廣大師生為主要目的，通過網(wǎng)站實現(xiàn)檔案部門的管理職能和服務(wù)用戶的功能，在網(wǎng)絡(luò)上建立檔案信息服務(wù)中心。檔案網(wǎng)站的建設(shè)理念不應(yīng)只是檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上的再現(xiàn)，而應(yīng)是一個全新的服務(wù)空間，具有檔案文化特色的服務(wù)網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站的定位應(yīng)體現(xiàn)出服務(wù)與宣傳這兩大主題。

1.1 體現(xiàn)服務(wù)意識

高校檔案網(wǎng)站是檔案館職能與功能的延伸，是高校網(wǎng)站的組成部分，是檔案部門網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的門戶，是及時發(fā)布檔案信息，實現(xiàn)與用戶交流的重要平臺。作為檔案館實體功能延伸的檔案網(wǎng)站，大多數(shù)的高校檔案網(wǎng)站都是建立在本校校園網(wǎng)上的，它已經(jīng)成為檔案利用的新方式、新手段，這對開發(fā)檔案信息資源起著重要的作用，同時檔案服務(wù)的對象大大增加，職能與功能也盡可能多地在檔案網(wǎng)站上實現(xiàn)。

服務(wù)是檔案網(wǎng)站生命力的重要體現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案館的服務(wù)方式主要是通過館內(nèi)借閱、檢索、查詢等方式為用戶提供利用，而檔案網(wǎng)站在服務(wù)內(nèi)容上和方式上，就更加豐富和多樣化，它不受時間、地域的限制，極大地提高了檔案部門的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，可以更好地為利用者服務(wù)。

1.2 加大宣傳力度

宣傳是檔案網(wǎng)站影響力的重要體現(xiàn)。檔案網(wǎng)站對檔案和檔案工作的宣傳功能具有無法替代的優(yōu)勢。結(jié)合本校實際，大力宣傳本校檔案館藏情況，擴大檔案工作的影響力，使全校師生充分認識、了解檔案的重要性，從而提高師生珍惜、保護檔案的意識，為檔案的收集、征集工作打基礎(chǔ)。

高校檔案網(wǎng)站的建立，無疑給學(xué)校檔案部門提供了一個宣傳、展示自己的更為廣闊的平臺。檔案部門要充分利用網(wǎng)絡(luò)的宣傳優(yōu)勢，利用本校的檔案網(wǎng)站介紹檔案部門設(shè)置、檔案工作法律法規(guī)和檔案利用制度、發(fā)布檔案信息、建立與用戶互動平臺等，把檔案工作做得更好。

2 高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的現(xiàn)狀

高校檔案網(wǎng)站建設(shè)是一項涉及面廣、技術(shù)含量高、投資大的綜合性、長期性和復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，網(wǎng)站內(nèi)容建設(shè)是網(wǎng)站建設(shè)的核心。經(jīng)過幾年的發(fā)展，如今已經(jīng)取得一定的成效，隨著高校檔案網(wǎng)站數(shù)量的不斷增加，網(wǎng)站建設(shè)水平也參差不齊，總體而言仍存在一些問題。

2.1 結(jié)構(gòu)簡單，信息形式單一

筆者瀏覽了一些高校檔案網(wǎng)站，大部分網(wǎng)站上都提供了館藏介紹、政策法規(guī)、工作動態(tài)等項內(nèi)容，網(wǎng)站頁面上的文本信息和圖片信息較多，而音頻和視頻的內(nèi)容很少或是沒有，欄目的設(shè)置也缺少特色和個性，特色內(nèi)容不豐富。一個網(wǎng)站只有能夠提供豐富的信息資源，才能給訪問者帶來價值，才能引起大家的關(guān)注。

2.2 信息更新不及時

有的網(wǎng)站一些內(nèi)容信息陳舊或是出現(xiàn)頁面無法打開的現(xiàn)象，這會給用戶利用資源帶來不便，同時也會極大影響檔案部門的形象。要把本館最新的動態(tài)、最新的面貌呈現(xiàn)給網(wǎng)上的瀏覽者，信息的更新直接影響著檔案網(wǎng)站為用戶提供服務(wù)的水平，所以定期更新網(wǎng)站內(nèi)容是保證檔案利用者能及時準確利用檔案資源的唯一方法。

2.3 互動性不強

加強網(wǎng)站的信息反饋、交流、互動功能。增強與用戶之間信息的交流、反饋，以及互動功能，將大大推動檔案信息服務(wù)和檔案信息資源開發(fā)工作的進程。既了解用戶需求，又有針對性地提供了服務(wù)。而一些檔案網(wǎng)站上沒能設(shè)置此項，也就缺少了與用戶交流互動的功能。

3 高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的對策

高校檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化的一個重要方面，是聯(lián)系檔案館和檔案利用者的紐帶。因此，檔案館應(yīng)該以提供豐富的檔案信息資源為重點，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的優(yōu)勢，更好地為檔案利用者服務(wù)。針對上述高校檔案網(wǎng)站建設(shè)中存在的問題和不足，筆者認為應(yīng)采取如下的措施：

3.1 轉(zhuǎn)變思想，提高認識

高校檔案網(wǎng)站既代表高校及檔案部門的形象，也是高校和檔案部門最佳的形象宣傳方式。長期以來單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望，而信息化時代已經(jīng)到來的今天，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員必須審時度勢，更新觀念，轉(zhuǎn)變思想意識，充分認識到建設(shè)檔案網(wǎng)站的必要性及重要性，把檔案網(wǎng)站的建設(shè)作為工作的重中之重。

3.2 結(jié)合實際，統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷完善

檔案網(wǎng)站建設(shè)的總體規(guī)劃要清晰、結(jié)構(gòu)布局要合理。在檔案網(wǎng)站建設(shè)過程中，離不開資金和人員的支撐，但是根據(jù)各校自身情況不同，在資金的投入、人員和物資的配備情況不同，最后的結(jié)果也將不同。因此既要實事求是，結(jié)合現(xiàn)有的人、財、物情況，又要著眼于未來，制定長遠規(guī)劃，分步實施，為今后高質(zhì)量的網(wǎng)站建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。

3.3 針對用戶需求，設(shè)置網(wǎng)站內(nèi)容

高校檔案網(wǎng)站的建設(shè)可以有針對性地提供個性化信息服務(wù)。網(wǎng)站的建設(shè)要結(jié)合本?？蒲小⒔虒W(xué)、行政工作的實際，除提供檔案法規(guī)和現(xiàn)行文件外，盡可能多地提供有價值的歷史檔案信息，提供多種類型媒體的檔案，豐富檔案信息內(nèi)容。我們建的是高校檔案網(wǎng)站，首先考慮的是在校師生是我們的用戶，他們需要什么就是我們要了解和掌握的;其次還要考慮的是已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生和離退休職工，他們也是我們的用戶，他們的需要我們也應(yīng)了解和掌握。也可以通過調(diào)查問卷形式，掌握用戶的需求，為我們今后的工作指明方向，使我們的網(wǎng)站設(shè)置有的放矢。

3.4 開發(fā)館藏資源，提高資源利用率

高校檔案網(wǎng)站的建設(shè)，要以本館資源為基礎(chǔ)，檔案保存的目的是使它產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟效益，為高校建設(shè)服務(wù)。每個檔案館都擁有著數(shù)量巨大、種類繁多、內(nèi)容豐富的檔案資源。但由于經(jīng)費不足等客觀原因，實現(xiàn)館藏檔案的全部數(shù)字化也不現(xiàn)實，在這種情況下，檔案部門應(yīng)本著利用優(yōu)先、分步實施的原則，可以將重要的紙質(zhì)檔案、珍貴的照片檔案、音像檔案等資源優(yōu)先數(shù)字化，借助網(wǎng)絡(luò)，提高檔案信息資源的利用率和檔案館的服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案保存的最佳效益。

3.5 加強隊伍建設(shè)，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平

領(lǐng)導(dǎo)重視是高校檔案人員合理配置的重要前提，是檔案人才隊伍形成的有利保證。檔案網(wǎng)站的建設(shè)涉及的知識面很廣，既需要檔案知識也需要計算機知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。高校檔案工作人員既要承擔(dān)知識信息的組織、加工，又要進行計算機網(wǎng)絡(luò)的操作與管理，因此，檔案部門應(yīng)注重培養(yǎng)既掌握檔案管理知識，又通曉計算機和網(wǎng)站技術(shù)的復(fù)合型人才隊伍。只有進一步加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)，才能更好地建設(shè)和維護檔案網(wǎng)站，提高工作效率。

總之，高校檔案網(wǎng)站建設(shè)工作，是一項擺在檔案工作者面前的艱巨任務(wù)。對檔案部門來說，應(yīng)進一步認清檔案網(wǎng)站建設(shè)的重要性，借助于網(wǎng)絡(luò)，開闊視野，更好地宣傳自己，多途徑地拓展服務(wù)領(lǐng)域，更好地為廣大檔案利用者服務(wù)。

［1］周云寧.檔案網(wǎng)站功能淺探［J］.檔案與建設(shè)，2004(12)：37－38

［2］何強.對大學(xué)檔案館網(wǎng)站建設(shè)的探討［J］.山東檔案，2003(4)：27

［3］周亞.檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀分析及對策研究［J］.蘭臺世界.2009(6)：16－17

Research on Website Construction Work of University Archives

MENG Xianqiu

(Shenyang Institute of Engineering，Shenyang Liaoning110136)

Some achievements have been made in terms of SIE archives website construction.But it still can be improved in some aspects.This article discusses the positioning，current situation and solutions of construction work of university archives，based on the work itself.

university archives;archives website;website construction

G270.7

A

1672－7169(2011)04－0113－02

2011－10－07

孟憲秋(1964－)，女，吉林遼源人，大學(xué)畢業(yè)，沈陽工程學(xué)院檔案館館員。