淺談企業(yè)信息化在促進(jìn)內(nèi)控建設(shè)中的作用

○劉湘華

（深圳市共濟(jì)科技有限公司 廣東 深圳 518007）

一、信息化與內(nèi)部控制相互依存、不可分割

企業(yè)信息化一般是指利用先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過對原始信息數(shù)據(jù)的深入開發(fā)與使用，將企業(yè)的生產(chǎn)流程、物料清單、資源配置、資金處理、信息共享等業(yè)務(wù)活動過程化信息化，再通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加工成新的可利用的信息資源，以不斷提高企業(yè)的生產(chǎn)效率與決策水平，進(jìn)而提高企業(yè)的綜合競爭能力，求得最大的經(jīng)濟(jì)效益。實質(zhì)上，企業(yè)信息化就是通過對信息數(shù)據(jù)的合理控制，實現(xiàn)資源合理配置，為企業(yè)的生存與發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

迄今為止，關(guān)于內(nèi)部控制比較權(quán)威的概念則來源于COSO（The Committee of Sponsoring Organizations of The National Commission of Fraudulent Financial Reporting，簡稱COSO）于1994年的修改的一份名為《內(nèi)部控制一體化框架》的文件，里面指出，內(nèi)部控制是由五個相互補(bǔ)充的要素構(gòu)成，包括控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控，這五大要素構(gòu)成了一個相互聯(lián)系、相互依存的整體。在2004年9月，COSO又發(fā)表了一份名為《企業(yè)風(fēng)險管理框架》的研究報告，從企業(yè)風(fēng)險管理的角度考慮，在原先五大要素框架的基礎(chǔ)上又增加了三個風(fēng)險管理要素，分別為目標(biāo)設(shè)定、事件識別、風(fēng)險回應(yīng)。由此一般認(rèn)為，企業(yè)風(fēng)險管理框架的具體內(nèi)容是由這相互聯(lián)系的八大要素構(gòu)成。

在當(dāng)今企業(yè)的實際運作中，內(nèi)部控制作用的發(fā)揮較多地依賴于企業(yè)信息化作用的發(fā)揮，靈活應(yīng)用企業(yè)信息化，發(fā)揮其優(yōu)越性，對內(nèi)部控制起到積極作用。與此同時，內(nèi)部控制也通過對信息資源進(jìn)行有效利用，使企業(yè)信息數(shù)據(jù)更加凸顯了自己的價值。企業(yè)就好比是行駛在高速公路上的汽車，信息化給企業(yè)加速，使企業(yè)高速行駛，內(nèi)部控制則指引著企業(yè)行駛的方向，二者雖然目標(biāo)不同，但彼此相互依存，互相依賴，不可分割，只有充分協(xié)調(diào)好這二者的關(guān)系，才能使企業(yè)在發(fā)展的道路上暢通無阻。

二、信息化對內(nèi)部控制各要素的影響作用

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)的整體經(jīng)營運作也隨之發(fā)生著改變，企業(yè)利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，優(yōu)化資源配置，使信息資源實現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化，這些行為都或多或少地影響著企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展。在信息化環(huán)境下，必然會對上述提及的內(nèi)部控制的五大要素以及企業(yè)風(fēng)險管理框架的八大要素（控制環(huán)境、風(fēng)險評估、事件識別、風(fēng)險回應(yīng)、目標(biāo)設(shè)定、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控）產(chǎn)生影響，可見信息化在企業(yè)內(nèi)部控制中占有舉足輕重的地位，起著不可替代的作用。本文即從此角度出發(fā)進(jìn)行分析，深入討論信息化對促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制各要素的影響作用。

1、信息化對內(nèi)部控制環(huán)境的作用

控制環(huán)境作為企業(yè)實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，制約著企業(yè)內(nèi)部控制的總體貫徹執(zhí)行，對企業(yè)的總體經(jīng)營目標(biāo)及戰(zhàn)略目標(biāo)產(chǎn)生直接作用。從內(nèi)部控制的各個要素考慮，除了影響企業(yè)員工的自覺性和控制意識之外，也會對其他各要素造成影響?？刂骗h(huán)境也有自己的構(gòu)成要素，包括企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、內(nèi)部審計、員工的價值觀、人力資源政策、企業(yè)文化等。在對內(nèi)部控制環(huán)境的作用上，首先，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)有所更改，由于信息化的影響，現(xiàn)代的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)較傳統(tǒng)相比，更加趨向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化和扁平化，組織形式更加科學(xué)合理，使得層級減少，效率提高。其次，信息化方便了人與人之間直接的交流、溝通與協(xié)作，企業(yè)每個員工作為一個獨立的單元，不再只是按部就班地執(zhí)行命令，而是實現(xiàn)自我控制。再次，信息化促使企業(yè)員工作為網(wǎng)絡(luò)上的決策點進(jìn)行自我決策，在思想上對員工起到了積極作用。最后，信息化擴(kuò)大了企業(yè)的控制范圍，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，與利益相關(guān)的多方實現(xiàn)了信息共享。

2、信息化對風(fēng)險管理三大要素的作用

風(fēng)險是無處不在的，企業(yè)在運作過程中常常會面臨各種各樣的風(fēng)險，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，競爭日趨激烈，企業(yè)風(fēng)險有增無減，這就更加凸顯了內(nèi)部控制的重要性，信息化對風(fēng)險評估、事件識別、風(fēng)險回應(yīng)這三大風(fēng)險管理要素的影響作用也顯得尤為重要。信息化帶來了信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，大大減少了人工錯誤發(fā)生的概率，規(guī)避了一些風(fēng)險。在這種條件下，企業(yè)積極利用信息技術(shù)作為三大風(fēng)險管理要素強(qiáng)有力的工具，結(jié)合信息化下先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理能力，整理收集了大量與企業(yè)風(fēng)險相關(guān)的數(shù)據(jù)，并在此基礎(chǔ)上設(shè)立了風(fēng)險評價體系，權(quán)衡各項指標(biāo)給予相應(yīng)權(quán)重，以便在風(fēng)險發(fā)生時有積極的應(yīng)對策略，做出有效的風(fēng)險回應(yīng)。

3、信息化對目標(biāo)設(shè)定的作用

目標(biāo)是企業(yè)所期望的成果，設(shè)立一個清晰明確的目標(biāo)是任何企業(yè)在其經(jīng)濟(jì)管理活動中的首要環(huán)節(jié)，內(nèi)部控制也不例外，它也必須要進(jìn)行目標(biāo)的設(shè)定。COSO報告則提出了內(nèi)部控制的三大目標(biāo)，即為運作效益、財務(wù)報告的可靠程度、遵守有關(guān)規(guī)定。信息化并不能對企業(yè)的總體目標(biāo)產(chǎn)生根本性的變化，不能改變其總目標(biāo)，只是對某些具體目標(biāo)產(chǎn)生一定的影響。首先，運作效益目標(biāo)不能使企業(yè)只是盲目追求利潤最大化，在積極追求有形價值的同時也應(yīng)該多考慮企業(yè)的無形價值。所以，塑造良好形象、進(jìn)行園林綠化、生態(tài)保護(hù)等工作也會為企業(yè)的總體生產(chǎn)經(jīng)營帶來積極作用。其次，關(guān)于財務(wù)報告的可靠程度，傳統(tǒng)方式下，企業(yè)信息來源形式單一，僅局限于財務(wù)報告，在信息化環(huán)境下，財務(wù)報告已經(jīng)不能完全滿足企業(yè)信息需要，企業(yè)應(yīng)該做到有所創(chuàng)新，尋求新的信息來源途徑。再次，在遵守有關(guān)規(guī)定方面，信息化環(huán)境下，對有關(guān)規(guī)定提供有效保障仍然作為內(nèi)部控制的目標(biāo)存在，但隨著國家各項規(guī)章制度的日益成熟，企業(yè)所遵循的規(guī)章制度也必然會隨之增加，所以，對于企業(yè)來說，遵守有關(guān)規(guī)定在信息化過程中就顯得尤為重要。

4、信息化對控制活動的作用

企業(yè)在運營過程中，任何活動都會伴隨著“四個流”的產(chǎn)生，即商流、物流、資金流和信息流，它們共同構(gòu)成了一套完整的供應(yīng)鏈系統(tǒng)，一般看來，信息流貫穿于其他三流當(dāng)中，促進(jìn)控制職能在企業(yè)運作過程中得到充分發(fā)揮，但是由于信息本身的特點，信息流滯后于其他三流，往往導(dǎo)致信息失真，給企業(yè)帶來了損失，同時也加大了控制成本。在信息化的背景下，內(nèi)部控制的方式方法都產(chǎn)生了極大的改變。首先，企業(yè)利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對控制方法進(jìn)行編程，由計算機(jī)代替人力，既排除了傳統(tǒng)人工對控制活動的主觀干預(yù)，同時減少員工工作量，提高效率，又能增強(qiáng)信息的可靠性與時效性。其次，利用計算機(jī)系統(tǒng)，使傳統(tǒng)方式下的順序控制演變成為并行控制，節(jié)省了時間，提高了效率，同時使供應(yīng)鏈上各個節(jié)點之間的信息也實現(xiàn)了并行處理，強(qiáng)化了供應(yīng)鏈管理，增加了企業(yè)控制活動的內(nèi)容，擴(kuò)大了控制范圍。

5、信息化對信息和溝通的作用

信息化提高了信息與溝通的效率與效果，在一定程度上解決了中小企業(yè)信息和溝通上存在的問題。首先，在信息化的條件下，只需要一個完整的管理信息系統(tǒng)，就能實現(xiàn)企業(yè)更層級之間的協(xié)作與溝通，有效地將各部門員工結(jié)合起來，實現(xiàn)了一體化管理，可見，一個完善的管理信息系統(tǒng)可以加強(qiáng)內(nèi)部控制的效果。其次，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺設(shè)立綜合數(shù)據(jù)庫，收集儲備企業(yè)各項活動的資料，進(jìn)行信息共享，提高運作效率，此外利用網(wǎng)絡(luò)的便捷，還可以使企業(yè)內(nèi)部之間、企業(yè)與企業(yè)之間以及企業(yè)與政府之間建立良好的溝通機(jī)制，同時加強(qiáng)了企業(yè)的及時性與開放性，提高了信息與溝通的效率與效果。

6、信息化對監(jiān)督的作用

監(jiān)督是指企業(yè)對其內(nèi)部控制的監(jiān)督、檢查，是一個適時評估的過程，包含對內(nèi)部控制效率效果的評價，以及發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的問題，并進(jìn)行及時改正等工作。在信息化條件下，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)本身的特點與優(yōu)勢，可以實現(xiàn)某些監(jiān)督過程的自動化，使監(jiān)督功能程序化，還可以達(dá)到實時監(jiān)督的效果，以改善監(jiān)督工作的效率。其次，信息化提升了數(shù)據(jù)資料收集處理的速度，這樣一來，既可以將監(jiān)督的數(shù)據(jù)結(jié)果與之前的預(yù)期相比較，又可以不影響實時監(jiān)督的進(jìn)行，做到兩不耽誤，同時葉實現(xiàn)了自我檢測與自我監(jiān)督。此外，對于大型企業(yè)而言，建立一個相對獨立與完善的，包括審計管理和審計實施的審計系統(tǒng)，對企業(yè)向國際化、集成化以及聯(lián)網(wǎng)化方向發(fā)展能起到積極作用。

7、信息化本身要注意的問題

雖然企業(yè)信息化為內(nèi)部控制帶來了很多積極作用，但與此同時，信息化本身也存在著一些問題，值得引起注意。比如隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，信息系統(tǒng)的安全問題逐步凸顯，由于人與人之間的交流逐漸減少，員工彼此之間或與上級都缺乏一定的溝通，企業(yè)的總體運作越來越依賴于信息系統(tǒng)，信息化壞境促使企業(yè)數(shù)據(jù)資料高度集中，數(shù)據(jù)傳遞流量大、時間短，這些內(nèi)容都在某種程度上增加了信息化的風(fēng)險，如果遇到系統(tǒng)失靈或崩潰、導(dǎo)致企業(yè)重要數(shù)據(jù)資料丟失、商業(yè)機(jī)密被竊取，這些都會對內(nèi)部控制造成影響，給企業(yè)帶來不必要的損失。所以企業(yè)必須做好系統(tǒng)安全工作，建立適宜的IT治理機(jī)制，通過良好的管理手段和技術(shù)手段來降低風(fēng)險。

三、結(jié)束語

在信息化條件下，企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制有了新的內(nèi)容，信息化的構(gòu)建，使企業(yè)將事前防范、事中控制、事后監(jiān)督有機(jī)的結(jié)合到了一起，內(nèi)部控制作用發(fā)揮的更加明顯?，F(xiàn)如今，我國中小型企業(yè)的信息化建設(shè)工作不盡成熟與完善，水平相對較低，要使企業(yè)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中充分發(fā)揮的作用，進(jìn)行內(nèi)部控制信息化建設(shè)是其最佳途徑。對于中小型企業(yè)來說，在管理經(jīng)驗、技術(shù)、資金等方面都必然存在著缺陷，所以，重視信息化的建設(shè)是強(qiáng)化內(nèi)部控制體制的最佳環(huán)節(jié)。雖然讓企業(yè)從內(nèi)部控制的各個要素來考慮安排內(nèi)部控制體制較為困難，但結(jié)合信息化應(yīng)用對內(nèi)部控制各要素的影響作用，來設(shè)立內(nèi)部控制的整體框架是極其必要的，這樣不僅降低了信息化應(yīng)用中的風(fēng)險水平，還加強(qiáng)了企業(yè)的及時性與開放性，使企業(yè)的內(nèi)部、外部以及政府之間實現(xiàn)了較好的溝通，提高了信息與溝通的效率與效果，豐富了監(jiān)督的方式和內(nèi)容，從而不斷推進(jìn)中小企業(yè)的發(fā)展。

[1]石愛中：從內(nèi)部控制歷史看內(nèi)部控制發(fā)展[J].審計研究，2006（6）.

[2]紀(jì)綱：信息化對中小企業(yè)內(nèi)部控制的影響研究[J].財貿(mào)研究，2010（3）.

[3]楊武岐、李嵐：借助信息化促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)[J].中國商貿(mào)，2009（8）.

[4]鄭偉：企業(yè)內(nèi)部控制信息化構(gòu)建[J].現(xiàn)代商業(yè)，2010（15）.

[5]許永斌、俞淑仙：企業(yè)信息化對企業(yè)內(nèi)控的影響及對策研究[J].經(jīng)濟(jì)師，2004（7）.

[6]覃志岡：企業(yè)信息化環(huán)境下內(nèi)部控制的思考[J].財會通訊，2004（1）.

[7]郭慶、胡娟：企業(yè)信息化與內(nèi)部控制關(guān)系研究[J].廣西財經(jīng)學(xué)院學(xué)報，2007（6）.