高校建設(shè)工程檔案存在的質(zhì)量問題與對策

錢愛華

（安慶師范學(xué)院，安徽 安慶 246011）

高校建設(shè)工程檔案存在的質(zhì)量問題與對策

錢愛華

（安慶師范學(xué)院，安徽 安慶 246011）

建設(shè)工程檔是整個工程建設(shè)的濃縮，是“工程記憶”的完整和系統(tǒng)性的見證，真實地反映了工程施工進(jìn)展實況及工程質(zhì)量，是工程質(zhì)量監(jiān)控工程質(zhì)量問責(zé)、懲治工程建設(shè)中腐敗行為及日后維修、擴建等的原始憑證。就目前保存的工程檔案而言，確未能按照國家建設(shè)工程檔案管行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，使致工程形成的文件材料不規(guī)范、竣工圖編制不準(zhǔn)確等現(xiàn)象直接影響了工程檔案的質(zhì)量。解決上述存在的問題，提高工程檔案質(zhì)量必須要依法治檔，規(guī)范管理，依靠科學(xué)技術(shù)。

高等院校；工程檔案；質(zhì)量問題；管理對策

伴隨著高等教育大眾化到來的高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴張，高校的基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)?？涨埃ＰＳ行聟^(qū)，處處興土木?；蛟S是這種躍進(jìn)式的建設(shè)而無暇顧及，或許是壓根兒就沒有這種意識——工程檔案的同步建設(shè)，以致于一些建設(shè)工程檔案多是工程建設(shè)文件材料的殘存或后來 “再造”的流水薄部，工程檔案的價值大大縮水。建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)全程的真實載錄，具有綜合性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，包括工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理,施工,竣工圖和竣工驗收文件材料。它是日后擴建、維修、工程質(zhì)量確認(rèn)等唯一的權(quán)威的憑證依據(jù)，而在實際施工中它則更像“影子”一樣，時刻提醒著施工者繃緊工程質(zhì)量這根弦。所以，工程檔案的質(zhì)量它在一定程度上反映了建設(shè)工程的質(zhì)量，因為近幾年發(fā)生在高校的“樓歪歪”、“樓冒頂”等業(yè)已作出了沉重的證明。因此，我們一定要掙脫傳統(tǒng)社會農(nóng)民建房的“無賴”，務(wù)必高度重視工程檔案質(zhì)量建設(shè)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部。建設(shè)高質(zhì)量的工程檔案是現(xiàn)代工程建設(shè)的基本組成部分，更是現(xiàn)代化建設(shè)的根本要求。

1 工程檔案質(zhì)量的現(xiàn)狀分析

1.1 檔案意識薄弱、缺乏規(guī)范化管理

由于對檔案價值及功能知之甚少，工程建設(shè)過程中，無論是城建單位還是參建單位，在一定程度上都有檔案意識淡薄的表現(xiàn)：一是建設(shè)單位沒有按照國務(wù)院第279號令《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》（以下簡稱為《條例》）的具體要求，與施工單位簽訂工程檔案建設(shè)合同；即便簽訂了合同，但在合同的內(nèi)容上對竣工檔案整編的責(zé)任與要求也不具體，不甚明確。二是一些單位領(lǐng)導(dǎo)為了工程盡快開工上馬，搶抓進(jìn)度，快出成效，簡化程序，而對工程檔案建設(shè)重視和要求的不夠，甚至不作要求。意識上輕視必然導(dǎo)致建設(shè)與管理的不規(guī)范。表現(xiàn)之一是參建單位借重“質(zhì)量”輕視“檔案”。在工程建設(shè)中，很少有工程檔案建設(shè)與實體工程建設(shè)同步，多采用“秋后收租”的工作方式來應(yīng)付工程竣工驗收。表現(xiàn)之二是監(jiān)理人員的監(jiān)督缺位。一些監(jiān)理人員敷衍塞責(zé),僅僅把自己看作是工地的“工頭”，對工程檔案建設(shè)的督促檢查審核則嚴(yán)重失責(zé)。甚至幫助參建設(shè)單位事后“制造”檔案。表現(xiàn)之三是缺乏檔案專職人員管理。目前絕大多數(shù)施工單位的施工文件、圖紙都由施工專業(yè)技術(shù)人員代管，而他們大多沒有檔案整理歸檔專業(yè)訓(xùn)練的經(jīng)歷，所以，他們手中大量的文件材料、圖紙猶豫垃圾一般堆在一起，處于“休眠”狀態(tài)。而且，由于工期長——高校新校區(qū)建設(shè)短則幾年長則達(dá)十年之久，在這期間管理及施工技術(shù)人員變動不居，文件圖紙也跟著頻繁調(diào)動，結(jié)果造成了人動材料流、“自帶族”與“棄檔族”現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)重地影響了檔案資料的完整性與降低檔案質(zhì)量。

1.2 工程文件材料不歸范

工程檔案是工程建設(shè)完整的系統(tǒng)性的“工程記憶”，所以按照國際有關(guān)工程建設(shè)規(guī)定，建設(shè)工程檔案文件的制作，是建設(shè)單位與參建施工單位責(zé)無旁貸的責(zé)任。由于高校工程項目建設(shè)相對集中，多家承建單位同期魚貫入駐校園，——良莠不齊的這些公司在建設(shè)工程檔案的形成與管理上有著諸如下的隨意，文字材料大部分是復(fù)印件，失去了檔案原始的真實性；施工記錄少數(shù)有簽字蓋章，尤其是隱蔽工程地基與基槽、探位置圖等驗收記錄或表述不清或漏記嚴(yán)重。此外，原始驗收簽證材料中，建筑物竣工測量示意圖粗線描述、功能性試驗記錄不全、標(biāo)高調(diào)試記錄等與實際施工情況不相符等現(xiàn)象也比較嚴(yán)重。這些都損害了建設(shè)工程檔案的質(zhì)量。

1.3 竣工圖編制不精確

竣工圖是施工及今后維修等工作的依據(jù)，是工程建設(shè)基本的核心的檔案?？⒐ぴ紮n案存在著以下質(zhì)量問題：分部工程中程度不同地存在著代用圖，不符合竣工圖以及分部工程組卷的要求；有些竣工檔案材料七拼八湊，圖紙大小規(guī)格、色彩不統(tǒng)一，材料順序排列混亂，更為嚴(yán)重的是竣工圖的標(biāo)杠改動、標(biāo)識內(nèi)容的模糊，或只有原則的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，少有針對性的細(xì)則；竣工圖上加蓋編制單位竣工圖章十分隨意，多使竣工圖章覆蓋圖紙內(nèi)容而難以確認(rèn)，直接影響了竣工圖的原始性、準(zhǔn)確性、權(quán)威性。

2 工程檔案質(zhì)量的對策

2.1 強化宣傳，提高全員檔案意識

工程檔案的管理是一項服務(wù)當(dāng)代、惠及子孫后代的重要事業(yè)，一定的程度上它是高校發(fā)展的歷史見證，所以，作為高校領(lǐng)導(dǎo)及檔案行政管理工作者，要切實抓好工程檔案的宣傳工作，應(yīng)利用校園網(wǎng)絡(luò)、校刊、校報等媒體，對工程建設(shè)的法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，通過宣傳，使廣大公眾了解工程檔案建設(shè)管理方面的知識以及重要性，從而提高全員檔案意識。同時檔案專業(yè)管理人員要編制工程建設(shè)檔案法律法規(guī)等相關(guān)知識手冊，并發(fā)放給工程建設(shè)工作者，組織督促他們認(rèn)真學(xué)習(xí)，使他們掌握這方面的專業(yè)知識、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與要求，內(nèi)化自己的權(quán)利、責(zé)任與義務(wù)，自覺地履行行業(yè)職責(zé)，認(rèn)真做好日?？⒐の募Y料歸檔，積極配合專業(yè)檔案人員做好工程檔案的移交與驗收工作。

2.2 抓好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促進(jìn)文件規(guī)范管理

在開展工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作時，關(guān)鍵抓好三點；一是在工程前期準(zhǔn)備階段，抓好制定工程文件資料形成、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該按照《條例》、《工程建設(shè)國家標(biāo)準(zhǔn)管理辦法》（以下簡稱為《國標(biāo)》）等國家有關(guān)法律規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程實際擬定《建設(shè)工程文件的制作標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理的歸檔范圍及保管期限》，并及時印發(fā)給施工各單位。它是指導(dǎo)施工企業(yè)按照設(shè)計、施工規(guī)范進(jìn)行施工管理的檔案文件，也是施工建設(shè)合法性的保證，且是工程項目經(jīng)濟(jì)結(jié)算的重要憑證。二是實行同步跟蹤，抓好現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。逐件審核工程中形成的文件圖紙，對不符合竣工驗收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的及時地提出整改意見，補缺補差，尤其是文件的制作、竣工圖的標(biāo)識、標(biāo)高、隱蔽工程的記錄要與施工實際絕對一致；在工程檔案組卷時，對竣工文件卷內(nèi)排列要講究科學(xué)、規(guī)范整理，使工程技術(shù)人員嚴(yán)格按照合同技術(shù)管理操作，自覺地履行合同中的職責(zé)，使建設(shè)工程檔案的完整率、準(zhǔn)確率、歸檔率達(dá)到國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，使工程檔案作為工程建設(shè)的一個重要技術(shù)成果，成為工程整體順利驗收的組成部分。三是進(jìn)一步完善工程質(zhì)量文件體系。在組織實施文件內(nèi)容方面，做好工程質(zhì)量監(jiān)控軟件建設(shè)，利用“ISO9002全面質(zhì)量體系和系統(tǒng)工程原理規(guī)范竣工文件編制質(zhì)量，吸收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化原理，進(jìn)一步理順竣工文件編制和管理體系”。 其關(guān)鍵是對文件實施進(jìn)行監(jiān)督，針對可能影響工程項目的專業(yè)技術(shù)管理方式等各種因素，要從策劃、招標(biāo)、設(shè)計、竣工、監(jiān)理等各個環(huán)節(jié)建立文件質(zhì)量保證體系；以文件標(biāo)準(zhǔn)體系為依據(jù)，對文件收集整理歸檔全過程進(jìn)行嚴(yán)格控制，使項目檔案質(zhì)量達(dá)到科學(xué)性、準(zhǔn)確性、真實性，確保工程項目檔案質(zhì)量。

2.3 應(yīng)用現(xiàn)代新技術(shù)編制竣工圖

迄今為此，絕大部分施工單位還是采用手工編制竣工圖，或是半自動化操作，速度慢、工期長，以致施工過程中的修改圖很難做到百分之百的保持原始性，影響了竣工圖的質(zhì)量保證。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，及計算機技術(shù)、通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給繪制竣工圖提供了極大便利。我們可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)建立信息平臺，按圖紙格式轉(zhuǎn)換到網(wǎng)絡(luò)上建庫，對編制竣工圖的人員和施工技術(shù)人員進(jìn)行任務(wù)分解和安排，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行圖紙繪制與應(yīng)用。只要協(xié)調(diào)分塊分割管理體系，規(guī)范他們之間資源整合共建，就可以實現(xiàn)資源共建共享的宗旨。但是，竣工圖繪制采用計算機應(yīng)用技術(shù)是一項復(fù)雜的工程，技術(shù)含量高，加之眾多人參與操作，難免出現(xiàn)與原始圖紙不相符。因此，在竣工結(jié)束時可“采用CAD新型技術(shù)制作，在原設(shè)計圖基礎(chǔ)上，把所有變更的內(nèi)容100%進(jìn)行矢量化修改到位”，再經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理部門審核，認(rèn)定準(zhǔn)確無誤，再印二份紙圖表與電子檔案一同交給承建單位和檔案管理部門歸檔，這樣可以徹底消除施工單位少、漏交竣工圖、圖面不清、修改不到位等狀況，保證竣工圖的原始性。同時還能大大提高竣工圖紙的檔案質(zhì)量。

2.4 建立、健全建設(shè)工程檔案質(zhì)量的保證措施

2.4.1 依法治檔，明確責(zé)任

工程檔案管理要依據(jù)國家《檔案法》和國家建設(shè)部建辦[2001]10號文件精神，依法治檔，對工程建設(shè)檔案實行合同制管理，簽訂工程檔案責(zé)任書，使合同契約成為建設(shè)、參建等單位的紐帶和橋梁，使合同契約成為建設(shè)單位與參建單位行為的規(guī)范。凡在學(xué)校規(guī)劃區(qū)內(nèi)進(jìn)行新建、擴建、改建的各類建設(shè)工程，在辦理《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》之前，建設(shè)單位須同工程建設(shè)檔案管理機構(gòu)簽訂《工程檔案報送責(zé)任書》，否則，有關(guān)部門就不能給予辦理《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》和《實施許可證》。對承包工程項目的行為，在簽訂設(shè)計、施工、監(jiān)理等項目合同時，須依據(jù)《條例》中的第十六條，將檔案管理作為建設(shè)工程竣工驗收的條件之一，明確地把檔案管理納入合同管理之中，明確規(guī)定雙方在檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù)、以及違約的處罰等。這樣，工程建設(shè)過程中的一切行為都圍繞著合同進(jìn)行，無論是建設(shè)單位還是參建單位都必然自覺地注重竣工圖紙、文件材料的日常管理與收集，從而有效地保證工程建設(shè)質(zhì)量與工程檔案質(zhì)量的一致。保證的工程建設(shè)檔案合同制管理的實施則必須明確責(zé)任制，即實行定崗、定員、定責(zé)、分片包干等責(zé)任制。在竣工驗收之前，施工單位技術(shù)人員組織竣工文件資料內(nèi)部自查后須向監(jiān)理部門報送預(yù)驗申請單；監(jiān)理部門組織驗收時，若發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時提出整改，若預(yù)驗收合格后應(yīng)通知建設(shè)單位及建設(shè)單位檔案行政管理部門共同審核驗收，達(dá)到了國家規(guī)定的工程竣工檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)與要求，方可報送城建檔案館，再次審核與驗收；再審合格后，各方才能會簽竣工檔案驗收單，發(fā)放工程檔案驗收合格證。需要說明是，只有完成上述手續(xù)后，建設(shè)單位才能給付參建、監(jiān)理等單位相應(yīng)的部分工程款。

2.4.2 建立檔案移交歸檔責(zé)任追究制度

基上所述，為了確保工程檔案的質(zhì)量，必須要建立檔案移交歸檔責(zé)任追究制度。因此，在工程驗收時要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，按照國家《建設(shè)項目工程檔案驗收辦法》的要求，檔案人員要認(rèn)真核查工程竣工文件材料是否符合竣工交付的條件，發(fā)現(xiàn)問題要及時責(zé)成整改，對那些工程資料不規(guī)范、不符合交付條件的建設(shè)單位，責(zé)令他們限期改正，否則不予驗收。經(jīng)城建檔案部門驗收不合格的工程，建設(shè)行政主管部門不得發(fā)給驗收合格證書；對未能在限期內(nèi)整改的，檔案管理部門可實行文件檔案質(zhì)量一票否決制，不予辦理工程竣工結(jié)算。總之，關(guān)鍵是堅持依法治檔，建設(shè)單位要嚴(yán)格按照國務(wù)院 《條例》第十七條規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)工程檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后，及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)工程檔案”。對沒有按上述規(guī)定做好建設(shè)項目文件資料歸檔的，按《條例》第五十九條規(guī)定：“建設(shè)工程竣工驗收后，建設(shè)單位未向行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案的，責(zé)令改正，處一萬元以上十萬元以下的罰款”。英國君主立憲政體的理論奠基人霍布斯在《利維坦》中寫道：“不帶劍的契約不過是一紙空文，它毫無力量去保障一個人的安全?！币虼耍浮皹峭嵬帷笔录l(fā)生之后，我們的工程建設(shè)主管部門能為檔案管理契約真的配上一柄利劍，以此維護(hù)和捍衛(wèi)高校應(yīng)得的權(quán)益，這也是工程檔案質(zhì)量優(yōu)化的要求。

2.4.3 配備高素質(zhì)檔案管理專職人員

國家建設(shè)部對工程檔案的管理高度重視，從資金的投入到人員的配備都作了明確的規(guī)定，《條例》規(guī)定，每項建設(shè)工程都必須配備高素質(zhì)的檔案管理人員，并要求簽訂《建設(shè)工程檔案責(zé)任書》，對未達(dá)標(biāo)的單位不予發(fā)放工程檔案許可證和施工許可證，建設(shè)工程檔案不合格的，不予辦理工程驗收備案、審批手續(xù)。因為建設(shè)工程檔案人員肩負(fù)著建設(shè)工程文件材料的收集整理歸檔移交、指導(dǎo)施工與監(jiān)理等部門文件材料的日常歸檔、及配合相關(guān)工程管理部門做好工程竣工驗收工作的責(zé)任，在一定程度上，他們素質(zhì)的高低將直接關(guān)系到工程建設(shè)質(zhì)量的高低。

因此，工程檔案管理人員必須是復(fù)合型人才。從工程檔案的形成看，從工程規(guī)劃、設(shè)計、圖紙繪制到具體施工，不僅要求融會貫通多個學(xué)科，而且每個環(huán)節(jié)都必須由專業(yè)技術(shù)人員操作。所以對工程建設(shè)檔案管理人員來說，不僅要讀懂竣工圖紙，而且還要讀懂混凝土試塊抗壓強度試驗報告、基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)強度參數(shù)等，即工程檔案人員必須具備一定的工程學(xué)科的專業(yè)背景：檔案管理同樣是專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，檔案管理人員必須達(dá)到本行業(yè)的專業(yè)要求。因此，工程檔案管理人員必須是融工程建設(shè)專業(yè)知識與技術(shù)和檔案管理專業(yè)知識與技術(shù)于一體的復(fù)合型人才。所以，各單位高層管理者要以人為本，重視檔案人員隊伍建設(shè)，由一批有專業(yè)知識、懂技術(shù)、業(yè)務(wù)精并持有資質(zhì)證的高素質(zhì)人才來勝任檔案管理工作。

[1]李春宜.關(guān)于設(shè)計單位編制竣工圖問題研究[J].中國檔案，2001，（1）.

[2]王淑珍.我國城市建設(shè)檔案工作的回顧與展望[J].檔案學(xué)通訊，1996，（4）.

責(zé)任編輯：陳 侃

G271

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：1672－2868（2011）02－0158－04

2010-12-28

錢愛華（1954-），女，安徽樅陽人。安慶師范學(xué)院綜合檔案室主任、副研究館員，兼任安徽省高校檔案學(xué)會常務(wù)理事，研究方向：高校檔案管理。