職業(yè)學校教學檔案資源的管理和利用問題探析

許 萍

（新疆烏魯木齊職業(yè)大學，新疆 烏魯木齊 830000）

職業(yè)學校教學檔案資源的管理和利用問題探析

許 萍

（新疆烏魯木齊職業(yè)大學，新疆 烏魯木齊 830000）

職業(yè)教學檔案資源指的是學校教學、教改、科研成果等信息的存儲，是對學校教育過程的記錄，也是學校發(fā)展的重要印證。在信息社會，加強教學檔案資源的管理、利用工作，有助于實現(xiàn)資源共享，為師生提供參考，也有利于繼承發(fā)展本校特色的教育教學經(jīng)驗，因此現(xiàn)在的檔案管理工作迫切需要由以往的“重管輕用”向“管用并重”發(fā)展。一方面要根據(jù)發(fā)展需要，及時、完整地保存、收集本校各類教育教學材料，編輯加工為系統(tǒng)檔案資源，另一方面要主動出擊，對檔案資源進行深加工，制作成有一定特色的信息產(chǎn)品，為師生提供更好的信息服務。

職業(yè)；教育教學檔案；管理；利用

近年來，隨著社會對職業(yè)教育的重視，職業(yè)學校的發(fā)展規(guī)模日益擴大。伴隨著學校的快速發(fā)展，職業(yè)教育迫切需要思考如何更好地培養(yǎng)更多的高質(zhì)量的技術人才，特別是探索更有益于學生個性健康發(fā)展的教學教育模式。這些豐富的實踐過程都以檔案的形式被記錄保存，成為學校和學生的一筆財富。相比以往，現(xiàn)在職業(yè)學校的教學檔案更為豐富多彩。從內(nèi)容上看，不僅僅是試卷、作業(yè)、成績表、教師備課材料的集合體，更是學生個體發(fā)展和學校教學改革的記錄。從形式上看，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)版外，還有光盤、影像、聲像等其他新興形式。相應的這些檔案不再是彼此差異度不大的“鐵板一塊”，而是趨于個性化、多樣化，每個學生的檔案都是屬于其自身的，能反映其個性或素質(zhì)發(fā)展的歷程。因此如何更好地管理、挖掘、利用這些資源，為學校培養(yǎng)人才服務、為更好地促進學生成長服務就成為職業(yè)學校教學檔案資源工作者共同關心并需要探討的問題。

一、教學檔案資源及其意義

職業(yè)學校檔案一般分為三大類：一是行政管理文檔，主要是學校的各類收文、發(fā)文、基建、財務、人事等后勤管理文檔；二是學籍檔案，記錄學生入學、升學、退學、輟學等學習情況；三是科研檔案，主要是教職工科研成果的資料；四是教育教學檔案，反映了本校教學活動的特點和規(guī)律，主要包括學校教學、教改、教學成果等信息。在信息技術普及化的現(xiàn)代社會，為方便管理，很多地區(qū)教育部門都統(tǒng)一采用了專門的財務軟件、人事、學籍管理軟件，電子化程度相對較高。而教育教學檔案則因更具個性化特點，信息化程度相對較低，因此在管理、利用方面，各所學校教育教學檔案的水平參差不齊。而在學校各類檔案資源中，教育類檔案是最豐富的，具有重要的利用價值。

從較為直接實際的角度看，系統(tǒng)的教育教學檔案能為學校評估、接受檢查、參與各類評獎、展覽、校慶、校史編撰、教師職稱評定、人才選拔等提供直接的第一手材料。目前教育行政部門紛紛啟動了高職院校人才培養(yǎng)評估工作，以加強對學校的教育督導。該評估除了抽聽一部分課程外，主要直接依賴于大量的檔案資料。教育教學類檔案就成為了評估工作的一項重要指標，能直接影響到評估的結果。

從更根本的角度看，教育教學檔案是全體教職員工的智慧結晶，能綜合反映本校的教學特點、特色、存在的問題等。一方面它能有效地積累本校的教育教學經(jīng)驗，為每一位教職員工提供參考，讓大家通過教學檔案取長補短，互相啟發(fā)，共同提高。特別是教改、課改已經(jīng)開展了一段時間，各學校都進行了一定的探索，這些教學實踐在教學檔案中均有所記錄。教師通過這些信息，能吸取經(jīng)驗，少走彎路，避免重復。另一方面教育教學檔案總結了本校的教育發(fā)展歷程，有助于形成學校的特色課、精品課，為訂立學校未來的教育發(fā)展規(guī)劃服務。

二、教學檔案資源的管理

1.收集、保存有價值的材料

檔案資源利用的前提是管理，它包括兩個步驟，首先是要收集、保存完整的各類教學檔案。由于教育教學的主體是各教研組、各專業(yè)課程教師，因此記錄學校教育教學過程的信息資源和大量的一手資料都掌握在教師手中。特別是職業(yè)學校的課程資源中除了課堂教學外，很重要的一塊是實踐教學。實踐教學的課堂不是在校內(nèi)，而是依托企業(yè)、工廠、社會組織等。教師除了本校在編人員外，也包括社會人士。相應的，有些教學檔案資源就“游離”在學校之外。如果學校沒有嚴格的檔案歸檔、管理制度可供操作，檔案部門也未積極履行相關職責，那么很可能導致校外的教學檔案不能及時歸檔或者丟失。不完整的保存自然讓教學檔案七零八落、缺這缺那，在需要使用時將大量時間浪費在尋找上。

以教學檔案中常見的教學成果模塊為例，該模塊主要記錄師生在教育方面的各類獲獎資料。這些資料有些是屬于個人或教學小單位，有些則是屬于學校集體的。以往，學校檔案室通常只保存屬于學校整體的教學成果，個人或課程組的不納入歸檔范圍。而現(xiàn)在的教育改革倡導師生以個性化的方式進行探索，教師、學生或某個課程組的教學實踐獲獎或被社會認可的情況并不少見，如果檔案部門未能及時主動地收集、保存這類資料，就會導致檔案不完整，也就無法全面、完整地反映學校的教育教學情況。

因此學校檔案部門在收集檔案時要與時俱進，考慮本校及教育發(fā)展形勢，將原本散落在外的各類有價值的資料納入視野中，適當?shù)丶右员４妫阌谌蘸缶C合利用。比如可訂立一定的標準，將系部或更小單位（如個人）的獲獎材料掃描、拍照、復印等，留存電子材料，亦可注意收集各類媒體對本單位教育教學的報道，作為本校教育成果的一部分。

在收集、保存本校各類教育教學資料過程中，檔案部門除了積極督促教師及時歸檔外，也要做到以人為本，減輕教師負擔，激發(fā)教師在歸檔方面的積極性。通常要求教師歸檔的材料包括教學計劃、小結、總結、質(zhì)量分析、備課材料、活動記錄、教案、課程組活動等，身兼班主任的教師還需班主任業(yè)務工作材料。內(nèi)容很多，形式多樣。以往是一張張的紙，考慮到這種方式會浪費教師很多時間，且容易丟失，檔案部門可與教務部門溝通，參考高校的做法，設計了《教師業(yè)務手冊》、《班主任工作手冊》、《課程活動記錄》等冊子，將各類表格、文檔集中成冊，每個教師在學期初根據(jù)所教課程領取相應的手冊，期末結束時交由教務處審核，再匯集到檔案室統(tǒng)一歸檔。這種方式不僅減輕了工作量，而且最大限度地避免了遺漏丟失的問題，大大改進了我校教學檔案資源的收集、保存工作。

2.編輯歸檔材料

在收集完整的信息資源外，管理的第二個步驟是對檔案資源的編輯、加工工作，即是將靜態(tài)的、雜亂無章的材料通過一定的形式整理、轉(zhuǎn)換、加工為可供利用的系統(tǒng)檔案資源。檔案資源如果未分門別類進行一定的整理，只是雜亂地堆積在檔案室中，日積月累，也就變成“故紙堆”，而不能稱為檔案，在查找、利用方面也會造成極大的不便。特別是現(xiàn)在職業(yè)學校的合并并不少見，匯集的檔案資源更加復雜，數(shù)量也更龐大。因此需要對匯集到檔案部門的各類教育教學檔案，以方便管理和利用為出發(fā)點，按照一定的方式分門別類，訂立目錄，編號，保持卷宗之間的有機聯(lián)系，使立卷工作規(guī)范化、標準化。高質(zhì)量的編輯工作能夠讓檔案的檢索、查找工作簡便，從而為今后的利用打下良好的基礎。

以筆者所了解的一所職業(yè)學校為例，該校歷經(jīng)合并、搬遷、基建，檔案室的材料堆積如山，教學、文書、圖紙、照片等凌亂地置放在紙箱、柜子或桌上。檔案室工作人員也是兼職人員，無力整理這堆材料，因此檔案室基本處于廢棄狀態(tài)，自然談不上利用。該校檔案管理問題在一次的評估檢查中充分地暴露出來。學校管理層便將此事搬上議事日程，對檔案室進行綜合改造，并配備專業(yè)人員，訂立工作目標。工作人員按照檔案工作流程，有步驟地進行整理、編輯工作，按標準對文檔分門別類，立卷歸宗，訂立卷宗目錄、文號索引、編輯檢索工具，并將可開放的檔案目錄印發(fā)給有關領導、教研組，為日后各部門的利用提供了很好的條件。

三、教育教學檔案資源的利用

一般而言，傳統(tǒng)的檔案工作在入檔歸宗后就告一段落，重管輕用，在利用方面則是以被動服務為主。檔案部門主要是提供原本、副本或復制品供展覽、閱覽、證明等，坐等有需要的人上門咨詢。傳統(tǒng)觀念中檔案被賦予的神秘色彩，在職業(yè)學校的檔案資源管理中也有所體現(xiàn)，因此也就在一定程度上制約了對教育教學檔案的開發(fā)利用。被動坐等的利用方式顯然與信息社會資源共享以及教改背景下，教師對教育、教學信息的迫切需求不相適應。檔案信息資源管理的核心要義是最大限度地發(fā)揮其效益，管理是為更好地利用服務的。因此現(xiàn)代的檔案信息資源的利用服務模式已發(fā)生了巨大變化，需要把靜態(tài)的檔案“用活”，不再是將檔案“塵封”于檔案館（室）中。相應的學校檔案工作者要主動出擊，根據(jù)本校特色和教改需要，挖掘有價值的主題，并整理成專題類信息，為學校決策、教改、課改等提供參考。

除了按照檔案工作基本程序操作后，檔案工作者還可對資源進行“深加工”，充當“研發(fā)者”的角色，制作成有一定特色的信息產(chǎn)品，供各方綜合利用。具體說來所謂檔案資源的開發(fā)工作指的是檔案部門將所藏的檔案資料根據(jù)用戶的不同需求，將檔案中蘊藏的有價值的信息進行不同方式、不同深度的開采發(fā)掘，廣泛組織信息交流，并以各種信息產(chǎn)品的方式提供給用戶使用。比如可有意識地收集本校某個學科的教改實踐或某位名師的課堂教學過程相關的各類材料，編輯成專題，形成精品課程或特色課程，以電子化或文檔匯編的形式供師生參考使用。比如很多職業(yè)學校都有自己的特色課程或?qū)I(yè)，這類課程或?qū)I(yè)在教學、教育方面有自身特色或已經(jīng)形成一定的傳統(tǒng)，檔案室可聯(lián)合校電教處對效果較好的學科活動進行拍錄，由此獲得大量第一手材料，包括文檔、圖片、光盤等。學校檔案部門在對這些材料分門別類，立卷歸檔外，特別選取反響較好的專業(yè)課程，主動跟該課程組聯(lián)系，收集更多的材料，將該課程的上課內(nèi)容，包括教材、教學活動、作業(yè)等制作成電子化文檔，放在學校網(wǎng)頁上，并設立討論區(qū)，發(fā)郵件向全體教師告知這一信息，讓師生可隨時上網(wǎng)查閱，談論體會，共享成果，共同總結經(jīng)驗等，可以取得很好的反響。

教育教學檔案資源的管理是一項系統(tǒng)工作，包含了收集、整理、加工、保存等各環(huán)節(jié)，而資源的開發(fā)利用則是管理的落腳點和出發(fā)點。作為學校的教育發(fā)展記錄的教育教學檔案在教改背景下迫切需要由傳統(tǒng)的“重管輕用”向“管用并重”轉(zhuǎn)變，最大限度地發(fā)揮其信息效用，為師生的教改、課改探索實踐服務。通過主動的工作，改變傳統(tǒng)檔案管理的封閉狀態(tài)，提升檔案工作的發(fā)展空間，讓其融入學校的整體發(fā)展中。當然，這依賴于學校管理層對檔案工作的重視、檔案工作者的視野和工作能力、設施設備的完善、檔案工作制度的健全和有效落實。在過去，職業(yè)學校規(guī)模較小時，很多學校并未配備專業(yè)的檔案人員，檔案管理體制并不健全。在評估背景下，職業(yè)學校紛紛加強檔案部門的工作，但要真正實現(xiàn)檔案“活信息”的利用還有很多的工作要做。

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