淺談高校檔案管理存在的問題及對策

楊 萍

(河南化工職業(yè)學(xué)院,河南鄭州450052)

高校檔案是學(xué)校在從事教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,是高校各項(xiàng)活動(dòng)的直接紀(jì)錄。隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,高校檔案管理工作已經(jīng)成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容,也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量、管理水平的重要尺度。目前,從全國高校檔案管理工作的實(shí)踐來看,雖然歷經(jīng)多年的不懈努力,已初步形成一套比較完備的管理系統(tǒng),但是在很多方面還存在一些比較突出的問題。

一、高校檔案管理存在的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠,群眾參與意識(shí)不強(qiáng)。由于檔案管理工作宣傳力度不大,廣度不夠,很多人對檔案不了解,再加上檔案管理工作的內(nèi)容、性質(zhì)以及其他的原因,目前還不能被廣大群眾所認(rèn)知。部分高校對檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)依然不足,檔案管理部門同其他行政部門、科研部門等相比,被認(rèn)為是既沒有社會(huì)地位、經(jīng)濟(jì)地位,更沒有政治地位的部門,這樣的部門無足輕重,甚至是可有可無的。檔案管理工作也被認(rèn)為是收集、整理、保管一些已成為歷史的東西,沒有什么實(shí)在意義。一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)把檔案管理當(dāng)作業(yè)務(wù)工作的附屬品,關(guān)心不夠,研究甚少。很多教師認(rèn)為檔案管理工作與己無關(guān),平時(shí)也不注意整理、保存學(xué)校開展的各項(xiàng)活動(dòng)的原始資料,致使應(yīng)該歸檔的材料沒有納入檔案管理,散失嚴(yán)重。

2.檔案專業(yè)人才緊缺,工作隊(duì)伍穩(wěn)定性差。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,從事這項(xiàng)職業(yè)要求其工作人員必須具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。然而,在實(shí)際工作中很多檔案管理人員都是半路出家,有的是兼職,沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn),缺乏專業(yè)的理論支撐,對檔案管理的理解只是基本的存檔。高校檔案管理人員一般被作為二線人員為教學(xué)、行政管理服務(wù),由于職稱、待遇、工作時(shí)間等與專職教師有很大的區(qū)別,特別是收入和同齡教師、行政干部相比偏低,使檔案管理人員不愿長期安于本職工作。很多兼職的檔案管理人員更是頻繁更換,致使管理隊(duì)伍中,檔案管理相關(guān)專業(yè)出身的人員以及熟悉檔案業(yè)務(wù)的很少。專業(yè)技術(shù)人員匱乏,管理隊(duì)伍不穩(wěn)定,為規(guī)范檔案管理工作增添了難度,制約了檔案的現(xiàn)代化管理。

3.管理經(jīng)費(fèi)投入不足,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。檔案管理工作需要必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ),需要一定的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),但是有些高校不重視檔案工作,對于檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入不足。新時(shí)期高校檔案工作的要求不斷提高,對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也提出了新的更高要求,現(xiàn)代化的管理工作更需要較大的資金投入,無論是軟硬件設(shè)備購置,還是檔案信息數(shù)字化,都要有必要的資金支持。與高校發(fā)展的要求相比,很多高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后,缺乏適宜安全保存檔案的專門庫房,更少有配置防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施。在高等教育快速發(fā)展的今天,各高校在發(fā)展過程中面臨許多困難,對檔案管理工作投入較少,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后,致使檔案建設(shè)中許多應(yīng)該解決的問題,得不到及時(shí)、有效地解決,檔案建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于高校發(fā)展的步伐。

4.工作體系不夠健全,管理工作模式陳舊。很多高校檔案管理工作體系不夠健全,缺少相關(guān)的職責(zé)規(guī)范,缺乏系統(tǒng)的考核流程,檔案管理工作缺乏法制化管理、科學(xué)化管理。在管理模式上存在滯后性,當(dāng)今電子技術(shù)的飛速發(fā)展,特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè),檔案管理技術(shù)卻沒有跟上時(shí)代的步伐,基本上還處于手工作業(yè)階段,不利于檔案的利用,不能及時(shí)滿足學(xué)校、教師及學(xué)生的需求。在管理流程上,高校檔案管理工作比較分散,各個(gè)板塊缺乏協(xié)調(diào),如人事檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案等,各有檔案工作人員分管,大家只是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)方法收集和整理檔案,各行其是,從而出現(xiàn)了有些檔案重復(fù),給今后的統(tǒng)一管理帶來更大難度,同時(shí)形成檔案管理工作不能為學(xué)校發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平服務(wù)的不良傾向。

二、改進(jìn)高校檔案管理的建議

1.重視檔案管理工作,提高檔案工作認(rèn)識(shí)?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第三條指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分,高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源。要把檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程,納入學(xué)校整體工作中,做到年初有計(jì)劃、年中有檢查、年末有總結(jié),并為檔案部門提供良好的工作條件,支持檔案部門參加學(xué)校的各項(xiàng)重要活動(dòng),這是檔案工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展的需要,也只有這樣,學(xué)校檔案建設(shè)才能更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

2.注重檔案人才培養(yǎng),加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。高校檔案工作的好壞,關(guān)鍵取決于人才,高素質(zhì)的人才將為檔案工作帶來新的活力。高校可以結(jié)合實(shí)際通過培養(yǎng)、引進(jìn)和人才流動(dòng)等方式,優(yōu)化檔案工作人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu),建設(shè)一支管理型、技術(shù)型、服務(wù)型、研究型相結(jié)合的創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)。一是引進(jìn)具有檔案專業(yè)學(xué)歷的畢業(yè)生,他們對檔案學(xué)科前沿、發(fā)展方向等都有敏銳的觸覺,同時(shí)也容易在工作中舉一反三,更快地掌握工作方法,接受新生事物,改革落后技術(shù)。二是對現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn),通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、實(shí)踐,提高工作人員的綜合素質(zhì),培養(yǎng)工作需要的復(fù)合型人才。三是加強(qiáng)高校檔案工作人員職業(yè)道德教育,檔案工作人員只有具有忠于祖國、忠于黨的事業(yè),愛崗敬業(yè)的政治素養(yǎng),不怕困難,干一行愛一行的高尚的職業(yè)道德情操,才能克服困難,刻苦鉆研檔案專業(yè)知識(shí),在本職崗位上為高校事業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

3.加大檔案管理投入,完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高校應(yīng)不斷加大對檔案管理工作的資金投入,加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案館的庫房建設(shè),應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃,提高檔案館的硬件建設(shè),改善庫房保管條件,增添現(xiàn)代化的管理設(shè)備。先進(jìn)的設(shè)備是管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段,如果沒有先進(jìn)的設(shè)備,再先進(jìn)的技術(shù)思想和技術(shù)方法都無法落到實(shí)處。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微技術(shù)等高新技術(shù)廣泛運(yùn)用于檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。學(xué)校要配備相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)、存儲(chǔ)器等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)軟件設(shè)施。配備必要的經(jīng)費(fèi)投入,完善的設(shè)施建設(shè),才能真正實(shí)現(xiàn)檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化,才能使檔案建設(shè)中的問題得以及時(shí)、有效地解決。

4.規(guī)范檔案管理機(jī)制,創(chuàng)新檔案管理模式。高校檔案管理在工作方式上必須遵循科學(xué)規(guī)范的原則,理順關(guān)系,健全制度,完善機(jī)制,規(guī)范管理。要建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,由校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)親自主抓檔案管理工作,校內(nèi)要成立檔案網(wǎng)絡(luò)組織,各部門要設(shè)有檔案聯(lián)絡(luò)員,及時(shí)收集應(yīng)歸檔的資料,形成一個(gè)上下齊抓共管的良好局面。在工作體制上必須遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則,各部門形成檔案,學(xué)校集中管理,防止分散管理出現(xiàn)的弊端。完善管理制度,建立健全學(xué)校和部門的檔案管理制度,從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、裁剪裝訂、建檔定級(jí)到查看借閱直至責(zé)任追究都要有完善的規(guī)章制度,推進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。同時(shí)必須引進(jìn)競爭激勵(lì)機(jī)制,從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗,真正做到優(yōu)勝劣汰,激發(fā)工作活力,最大限度地挖掘個(gè)人潛力,充分調(diào)動(dòng)積極性,使檔案工作呈現(xiàn)出充滿活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

總之,隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,高校檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的歷史階段,新的形勢要求高校檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn),跳出“保管”的思維,不斷創(chuàng)新,開拓檔案管理新理念,實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索、利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化,進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),更好地服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展,服務(wù)于社會(huì)。

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[3] 夏文.淺談高校檔案工作的科學(xué)發(fā)展[J].高等函授學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2010,(2).