臨床學(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)范探討

涂師平

(福建醫(yī)科大學(xué)第一臨床醫(yī)學(xué)院醫(yī)學(xué)教育科 福州 350005)

臨床學(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)范探討

涂師平

(福建醫(yī)科大學(xué)第一臨床醫(yī)學(xué)院醫(yī)學(xué)教育科 福州 350005)

做好規(guī)范教學(xué)檔案的管理,對督促教學(xué)工作,提高教學(xué)質(zhì)量具有重要作用。

臨床學(xué)院 檔案管理

教學(xué)檔案是指各級各類學(xué)校及教工個人從事教學(xué)實(shí)踐活動和教育管理活動直接形成的,有保存價值的各種文字、圖表、統(tǒng)計報表、論著、聲像載體等不同形式的歷史記錄。它是學(xué)校教學(xué)工作的方針、政策、原則、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄,是教學(xué)活動和教學(xué)研究中不可缺少的依據(jù)和參考材料,是了解教學(xué)內(nèi)容,考察學(xué)校歷史,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),改進(jìn)教學(xué)管理,提高教學(xué)質(zhì)量,促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的重要信息資源[1]。

1 教學(xué)檔案的種類

教學(xué)檔案種類繁多,目前也沒有很明確的分類,我們臨床學(xué)院是按以下分類：

1.1 教學(xué)質(zhì)量保證

包含：(1)教學(xué)質(zhì)量保證組織和評估制度,教學(xué)檢查、評價、監(jiān)控的規(guī)章制度,本科生檢查性聽課制度,教學(xué)質(zhì)量評定、教師資格評審以及教學(xué)獎勵方法等規(guī)章制度;(2)各年教學(xué)督導(dǎo)小組評議時間表,學(xué)生教學(xué)評議反饋表,歷年教學(xué)證書,課程進(jìn)度表,考試質(zhì)量分析和師生獎懲材料等原始記錄;(3)各教學(xué)崗位職責(zé);(4)教學(xué)檢查、評價、監(jiān)控的規(guī)章制度;(5)教學(xué)質(zhì)量評定、教師資格評審以及獎勵辦法等。

1.2 教師培養(yǎng)材料

包含：(1)師資建設(shè)規(guī)劃,教師培養(yǎng)計劃;(2)教研室編制名單,導(dǎo)師名單,公派出國名單,在職研究生培養(yǎng)名單;(3)教師授課學(xué)時統(tǒng)計表,理論課教師任課情況等。

1.3 教學(xué)管理、教學(xué)活動

包含：(1)各年教學(xué)進(jìn)度表,教案,試卷;(2)本科生檢查性聽課制度;(3)雙語教學(xué)材料;(4)典型病史詳細(xì)目錄;(5)教學(xué)大綱(五年制、七年制)等。

1.4 臨床科室的相關(guān)教學(xué)情況

包含：(1)醫(yī)院核定床位數(shù),臨床實(shí)習(xí)床位管理數(shù);(2)七年制學(xué)生與導(dǎo)師對應(yīng)名單;(3)教學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施、教室條件;(4)購置的科研設(shè)備,教室、示教室設(shè)備情況,教學(xué)儀器統(tǒng)計;(5)圖書資料購置等。

1.5 學(xué)生檔案材料

包含：(1)實(shí)習(xí)名單、實(shí)習(xí)成績,臨床技能操作考試成績;(2)臨床實(shí)習(xí)輪轉(zhuǎn)表;(3)實(shí)習(xí)生管床位數(shù)統(tǒng)計,操作項目規(guī)定數(shù);(4)見習(xí)、實(shí)習(xí)醫(yī)生手冊等。

2 臨床教學(xué)檔案的特點(diǎn)

2.1 臨床教學(xué)檔案的載體較多

一般檔案的載體多為紙質(zhì)。隨著個人計算機(jī)的普及,多媒體教學(xué)的推廣和網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)的通用,現(xiàn)在教學(xué)檔案管理的載體可以包括：傳統(tǒng)載體、電子載體、網(wǎng)絡(luò)載體。目前高校多為無紙化辦公環(huán)境,網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)的實(shí)施,讓許多文檔保存在服務(wù)器中,歸檔工作被大大簡化,定期由服務(wù)器管理員負(fù)責(zé)備份即可。

2.2 教學(xué)檔案來源分散

教學(xué)檔案來自教學(xué)工作的各個環(huán)節(jié),來源比較廣泛。因此,使得教學(xué)檔案管理對細(xì)節(jié)的比較高,也要求檔案管理人員及時與各個來源渠道保持密切聯(lián)系,及時收集相應(yīng)檔案。

3 教學(xué)檔案管理存在問題及對策

3.1 領(lǐng)導(dǎo)不重視

臨床教學(xué)檔案是臨床學(xué)院教育教學(xué)活動的真實(shí)記錄,是從事教育教學(xué)活動、學(xué)院管理、教學(xué)科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料。因此,每個院系要有一位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,要把教學(xué)檔案工作列入學(xué)院工作計劃之一,重視臨床教學(xué)檔案收集、整理和管理工作。該分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真貫徹《檔案法》等有關(guān)法規(guī)、政策,并不定期選派檔案員外出進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高臨床學(xué)院的檔案管理。

3.2 檔案制度不健全

制度是一切工作順利進(jìn)行的保證,實(shí)踐表明,檔案資收集、管理工作與其他工作一樣,也必須要有完善的管理制度。臨床學(xué)院應(yīng)建立健全《醫(yī)院檔案工作實(shí)施細(xì)》、《教學(xué)檔案歸檔范圍及管理度》、《專兼職檔案員崗位職責(zé)》和《檔案室的工作制度》等制度。用制度去規(guī)范指導(dǎo)教學(xué)檔案工作,保證教學(xué)檔案建設(shè)和管理的質(zhì)量,使教學(xué)檔的管理制度化、正規(guī)化。

3.3 缺乏專職人員

教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊[2]。我院檔案管理人員都由醫(yī)療、護(hù)理或行政人員兼職做的,基本沒有接受過檔案管理專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn),對檔案的工作均靠自己摸索,從客觀上對教學(xué)檔案的管理和開發(fā)造成很大影響。我們應(yīng)加強(qiáng)這些兼職人員的培訓(xùn)力度,提高檔案人員理論修養(yǎng),業(yè)務(wù)水平以及管理能力。另外,為了讓教學(xué)檔案做得更規(guī)范,應(yīng)該招聘一些優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生,專職做檔案管理工作。這樣才能改善教學(xué)檔案管理隊伍的整體素質(zhì),為高校教學(xué)檔案工作發(fā)展提供保障。

3.4 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的對策

(1)注意平時積累,突出特色材料。教學(xué)檔案建設(shè)是一項長期的工作,因此,在檔案建設(shè)過程中十分注重平時教學(xué)資料的收集和整理,還需對本學(xué)院有特色的教學(xué)內(nèi)容認(rèn)真收集,體現(xiàn)學(xué)院的臨床教學(xué)特色。

(2)設(shè)置時間節(jié)點(diǎn),定期收集教學(xué)檔案,才能保證教學(xué)檔案的完整性。

(3)開發(fā)檔案資源,提高利用率檔案的價值和意義。有了完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案信息,利用者就可以迅速地查找到自己所需要的資料,提高檔案的利用效益,才能吸引廣大教師隊伍對教學(xué)檔案的重視。

通過以上一系列措施,加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理,規(guī)范檔案收集整理,提高檔案為廣大教師服務(wù)效率,讓陳年紙堆充滿活力,最大限度滿足師生員工的檔案利用需求,才能調(diào)動教師對教學(xué)檔案的收集的熱情,規(guī)范教學(xué)檔案的管理。

[1]趙蘭鳳.論教學(xué)檔案在教學(xué)活動中的重要作用[J].黑龍江檔案,2010,36.

[2]杜鴻,梁萍.做好附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作的思考[J].醫(yī)院管理論壇,2010,27(6)：42～44.

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1672-5654(2011)07(c)-0112-01

2011-07-09