人事檔案管理工作如何適應(yīng)當(dāng)前人事制度改革的需要

劉德鋒

（齊齊哈爾農(nóng)業(yè)機械化學(xué)校 黑龍江 齊齊哈爾 161041）

人事檔案管理工作如何適應(yīng)當(dāng)前人事制度改革的需要

劉德鋒

（齊齊哈爾農(nóng)業(yè)機械化學(xué)校 黑龍江 齊齊哈爾 161041）

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)選拔和任用干部工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷，政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，經(jīng)集中整理而成的個人卷宗，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。隨著人事制度改革不斷深化、人事檔案管理職能、管理內(nèi)涵及管理手段的發(fā)展，人事檔案工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新必須適應(yīng)人事制度改革發(fā)展的客觀要求。

一、人事制度改革如何做好人事檔案的安全保密工作

安全保密是指干部人事檔案許多信息需要嚴格限制知情范圍或嚴格保密，一是涉及黨和國家秘密的信息必須嚴格保密：二是組織內(nèi)部掌握的信息需要嚴格保密；三是干部個人的私密不能擴散。在人事制度改革的今天，如何做好干部人事檔案的安全保密工作呢？第一，建立查借閱工作基本原則，配備專職檔案管理人員，檔案管理人員要嚴格按照此原則工作，從而保證干部人事檔案在借查閱過程中信息不會泄露。第二，要注意轉(zhuǎn)遞過程的安全。如果干部的所在單位或主管部門發(fā)生變化了，干部人事檔案管理部門要將其檔案轉(zhuǎn)遞給新的主管單位干部人事檔案管理部門，要防止干部人事檔案失控或出現(xiàn)“無頭檔案”，要專人專遞，嚴禁個人攜帶，私自郵寄，以免在轉(zhuǎn)遞中失密或失控。

二、建立統(tǒng)一的管理體系，把干部和工人的人事檔案擺在同樣重要的位置

傳統(tǒng)的人事檔案工作實行分類管理，并以干部管理為側(cè)重點。人事制度改革對原有的管理模式提出了挑戰(zhàn)。人事檔案種類的劃分是以當(dāng)事人所從事的社會分工活動為依據(jù)的，而人們所參與的社會實踐活動又是在不斷變化的，所以說，各類人事檔案一開始就是互相轉(zhuǎn)化、互相包容的。這種特征還會隨著人事制度的改革進一步顯現(xiàn)。

三、人事制度改革需要檔案更能全面地反映各類人員的特點，必須提高檔案材料的質(zhì)量

選拔人才要對干部進行歷史地、全面地考察了解，不僅要看干部的現(xiàn)實表現(xiàn)，還要看干部的一貫表現(xiàn)，不僅要看一時一事，還要看干部的全部歷史和全部工作。人事檔案是人事部門任用干部的重要工具，是“選賢舉能”的重要依據(jù)。所以，必須建立以下8項工作制度和20種登記簿，只有這樣做才能高質(zhì)量的人事檔案，具體的8項制度為：《人事檔案材料收集補充制度》、《人事檔案材料鑒別歸檔制度》、《人事檔案整理工作制度》、《人事檔案提供利用工作制度》、《人事檔案轉(zhuǎn)遞工作制度》、《人事檔案保管與保護制度》、《人事檔案保密制度》、《人事檔案檢查核對制度》。具體的20種登記簿為：《接收人員人事檔案材料登記簿》、《轉(zhuǎn)出人員人事檔案材料登記簿》、《復(fù)制人員人事檔案材料登記簿》、《銷毀人員人事檔案材料登記簿》、《缺少人員人事檔案材料登記簿》、《剔出人員人事檔案材料登記簿》、《人事檔案名冊》、《查閱人事檔案登記簿》、《借閱人事檔案登記簿》、《接收人員人事檔案登記簿》、《轉(zhuǎn)出人員人事檔案登記簿》、《轉(zhuǎn)出人員人事檔案通知書》、《人事檔案變動情況登記簿》、《死亡人員人事檔案登記簿》、《無頭人員人事檔案登記簿》、《檢查核對人員人事檔案登記簿》、《庫房溫、濕度檢查登記簿》、《人員人事檔案管理情況統(tǒng)計登記簿》。

四、人事制度改革使檔案管理的工作量增大，人事檔案必須逐步過渡到電子檔案

由于機構(gòu)改革和人事任免制度改革，人才流動日益頻繁，人事管理日趨復(fù)雜。雖然機構(gòu)改革使人員分流，但人才隊伍還在不斷增長，人才檔案數(shù)量越來越多，各類人員社會活動節(jié)奏加快，經(jīng)歷不斷豐富更新，每年需歸檔的材料也增多，所有這些都使檔案管理工作量大大增加。另一方面，人才市場的建立，社會各方面對人事檔案利用的需要越來越迫切；經(jīng)濟建設(shè)信息靈敏，瞬息萬變，要求人事檔案能迅速準(zhǔn)確的提供服務(wù)。只有應(yīng)用現(xiàn)代管理手段，檔案管理人員才能從繁瑣的手工勞動，逐步過渡到利用電腦管理技術(shù)建立電子檔案上來。

五、電子檔案管理需要高素質(zhì)的檔案管理人員

檔案管理人員是人事檔案工作的主體，起主導(dǎo)和支配作用，提高檔案管理人員的思想政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，是提高人事檔案工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。先進的管理手段，要有優(yōu)秀的專業(yè)人才。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展并廣泛得到應(yīng)用的今天，檔案管理人員要加強科學(xué)文化知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；要培養(yǎng)勇于改革創(chuàng)新的精神，更新觀念，大膽探索電子檔案管理新技術(shù)；要及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度和當(dāng)前人才流動規(guī)律；要培養(yǎng)一絲不茍、認真細致的敬業(yè)精神，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢；要把學(xué)習(xí)掌握的計算機知識與人事檔案工作的實際有機地結(jié)合起來，與時俱進，從而適應(yīng)人事制度不斷改革的需要。