優(yōu)化檔案管理 完善檔案收集

平靜霞

（杜爾伯特蒙古族自治縣城市管理行政執(zhí)法局 黑龍江 大慶 166200）

優(yōu)化檔案管理 完善檔案收集

平靜霞

（杜爾伯特蒙古族自治縣城市管理行政執(zhí)法局 黑龍江 大慶 166200）

在市場經(jīng)濟迅猛騰飛的年代，檔案的管理工作越來越體現(xiàn)出其重要作用。電子檔案是現(xiàn)代信息技術發(fā)展給檔案界帶來的新的管理對象。它與傳統(tǒng)檔案管理在方法上存在較大不同，所以，創(chuàng)建電子檔案管理學已是時代的要求。本文深入分析了傳統(tǒng)的檔案管理存在的問題，并對檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢進行了探討。

檔案管理；電子檔案；問題；解決辦法

檔案管理基本理論又稱檔案管理理論，是關于檔案管理活動的總體性、宏觀性理論問題和檔案管理基本方法、原則的理論探討，主要有文件管理理論、來源原則、檔案鑒定理論等。

我國是一個具有燦爛文化的文明古國，作為歷史記錄之一的檔案，是我國文化遺產(chǎn)的一個重要組成部分，商朝的甲骨檔案是我們目前所能見到的最古老的檔案，西周時出現(xiàn)金文檔案，秦朝出現(xiàn)石刻檔案。漢代利用檔案比較普遍，在編史方面的優(yōu)秀代表作就是司馬遷的《史記》。紙的發(fā)明和推廣使用，使檔案種類和數(shù)量急劇增加。

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡化時代的到來，電子政務系統(tǒng)中大量的政府公文通過Internet發(fā)布、高效流轉，檔案已不再僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體的文件應運而生，產(chǎn)生了大量的電子文件檔案。

一、檔案管理中存在的主要問題

1.材料收集方面存在的問題

（1）相關規(guī)章制度不健全不完善。比如沒有“文件材料歸檔辦法”、“檔案工作崗位責任制”等涉及到材料收集方面的規(guī)章制度，導致收集工作處于無序狀態(tài)；有的單位制定了“文件材料歸檔辦法”、“檔案工作崗位責任制”、“檔案工作考核辦法”等規(guī)章制度，但不切合單位的實際情況，對單位文件材料收集工作沒有實際的指導意義。

（2）相關制度落實不到位。執(zhí)行的力度不夠，導致檔案工作職責沒有落到實處。

2.檔案整理方面

（1）沒有分類辦法；（2）有辦法，但辦法與實體分類不一致。

3.保管條件方面

有些單位檔案保管條件比較簡陋，達不到檔案安全保管的基本要求。

4.傳統(tǒng)的檔案管理方面存在的問題

（1）利用效率低：主要體現(xiàn)在檢索方式單一，只能以分類和主題等進行人工檢索，檔案內(nèi)容的查詢必須人工調(diào)取原檔，查準率因人為的因素而受到極大的影響；

(2)檔案管理意識淡薄,歸檔質(zhì)量不高在實際建檔工作中,往往由于檔案員的檔案管理意識不強,檔案管理會存在許多問題。

（3）檔案管理工作滯后，跟不上管理發(fā)展需要。檔案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實性和完整性的可靠保證。忽視檔案形成的各個環(huán)節(jié)，勢必影響檔案的成套性和完整性。隨著檔案管理現(xiàn)代化進程的加速，無論是管理理念、控制手段，還是技術設備都發(fā)生很大變革。

（4）安全性差：檔案調(diào)閱、查看和利用的過程中，原始檔案容易丟失及損壞；

(5)缺乏有效管理機制，造成管理偏差。檔案管理的資料從產(chǎn)生到歸檔經(jīng)歷相當長的一段時間，并經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其中每一環(huán)節(jié)的差錯都直接地影響檔案的齊全、完整、準確性。

二、應從以下幾方面對檔案進行優(yōu)化管理

1.提高檔案人員素質(zhì)，搞好工程建設，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重要位置

檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。應盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務。

2.提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

（1）是檔案管理制度化。將檔案工作納入目標管理考核范圍，在文件的形成、收發(fā)、歸檔、利用、銷毀等環(huán)節(jié)上建立了較為系統(tǒng)的管理制度，推行文書部門立卷制度和歸檔制度，檔案分類準確、組卷合理、排列有序，根據(jù)信息化建設的需要，還制定了《電子檔案管理辦法》，確保了使檔案工作有章可循、有法可依。

（2）是檔案信息資源服務經(jīng)常化。充分發(fā)揮硬件齊全、手段多樣的優(yōu)勢，提供電話查詢、網(wǎng)上查詢、原件借閱、目錄交流、代查、代復印、提供咨詢、編寫編研資料等多種服務。

（3）是檔案庫房安全管理規(guī)范化。嚴格執(zhí)行檔案的庫房、辦公、閱文三分開制度；定期檢查檔案庫房的防火、防水、防蛀、防蝕措施；做好大型密集檔案柜的日常維護；嚴格執(zhí)行保密制度，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案系統(tǒng)等安全。

（4）是檔案設備基礎建設現(xiàn)代化。從物力、財力上對檔案工作給予大力支持，先后投入經(jīng)費購置了檔案管理軟件，除濕機、加濕器、空調(diào)、吸塵器等設備。

3.在材料收集方面，進一步完善相關規(guī)章制度，并制定切實可行的保障措施，確保制度落實到位

在材料整理方面，制定切合單位實際情況的檔案分類編號辦法，并按照辦法實行，材料整理時應按照有關要求進行。在檔案保管方面，隨著單位的發(fā)展，應逐步改善。

4.信息保密、安全工作

檔案室應防止機密文件泄密，制定保密制度及檔案人員崗位責任制，實行專人負責制。在檔案室內(nèi)配置滅火器、防蟲劑，切實做好防盜、防火、防蛀工作。

5.使用高科技的電子文件檔案管理，其優(yōu)勢在于：

（1）操作方便

形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。

（2）占據(jù)很小的存儲空間并節(jié)省紙資源

無限增長的紙質(zhì)文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾，例如：一張光盤容量可達600MB～4 000MB，可存35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息。而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言，相比之下紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見了。

（3）復制時信息不容易丟失

紙質(zhì)文件復制或縮微品拷貝經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。

（4）傳遞速度快并能實現(xiàn)資源共享

一份紙質(zhì)檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計算機和網(wǎng)絡技術，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個終端上的電子束件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。

（5）具有多種表現(xiàn)形式

隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動。

三、小結

隨著時代的進步，檔案的管理越來越體現(xiàn)出它的重要性，只有不斷地優(yōu)化檔案的管理水平，不斷地研究、探索這方面的工作，使用電子技術，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，才能更好的為國家、社會和人們提供有利的信息資源促進經(jīng)濟建設的穩(wěn)步發(fā)展。

［1］徐義全.談檔案現(xiàn)代化管理的建設［N］.中國檔案報，2000.

［2］黃存勛，王萍.關于國家檔案資源優(yōu)化配置的對話［J］.2009（3）.