淺談電算化會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)的比較分析

曾 萍

一、概念的由來(lái)與含義

會(huì)計(jì)電算化，是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中的簡(jiǎn)稱。它主要是應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及代替部分由大腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的處理、分析和判斷的過(guò)程。會(huì)計(jì)伴隨人類發(fā)展的歷史證明，從國(guó)家的興衰安危，企業(yè)的起落成敗到家庭的治家理財(cái)，會(huì)計(jì)都扮演著重要的角色。早期的會(huì)計(jì)，只限于記賬方法和事項(xiàng)處理程序的研究，這是同當(dāng)時(shí)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相適應(yīng)的。會(huì)計(jì)是以貨幣為主要計(jì)量單位、綜合反映和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程的一種管理活動(dòng)，它是經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分。經(jīng)濟(jì)愈發(fā)展，會(huì)計(jì)愈重要。會(huì)計(jì)是一個(gè)信息系統(tǒng)，會(huì)計(jì)工作就是對(duì)會(huì)計(jì)信息的確認(rèn)、輸入、加工、存儲(chǔ)和輸出的管理活動(dòng)。

二、存在的問(wèn)題

在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下，與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比大為減少，賬務(wù)處理結(jié)果及數(shù)據(jù)文件都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或磁盤等電子介質(zhì)上，不像手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)那樣直觀，特別是在磁盤上更改數(shù)據(jù)不會(huì)留下任何痕跡，而在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)無(wú)論是形態(tài)還是結(jié)構(gòu)卻發(fā)生了變化，這對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性和完整性都造成了威脅，一旦出現(xiàn)舞弊行為，后果將是嚴(yán)重的和難以發(fā)現(xiàn)的。目前，在會(huì)計(jì)工作實(shí)踐中，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

1.數(shù)據(jù)的安全性差

（1）一部分單位雖然設(shè)置有不同的財(cái)務(wù)分工，卻往往是一個(gè)操作員身兼數(shù)職，可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行不同的操作，這樣財(cái)務(wù)分工的控制就名存實(shí)亡。

（2）未經(jīng)授權(quán)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輕易地瀏覽各種數(shù)據(jù)文件，造成會(huì)計(jì)機(jī)密數(shù)據(jù)被泄漏。

（3）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件大量地保存在磁性材料中，一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊之類的事件，就可能使全部數(shù)據(jù)丟失和毀損；同時(shí)磁性材料對(duì)外界環(huán)境的要求比較高，要防火、防水、防磁和防塵，對(duì)環(huán)境溫度也有一定要求，因此增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。

2.差錯(cuò)的反復(fù)性和嚴(yán)重性

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)分散于多個(gè)部門、多個(gè)員工，一個(gè)部門或人員的差錯(cuò)往往可以在下個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)和糾正。電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化、集中化，再加上計(jì)算機(jī)運(yùn)行的高速性、程序運(yùn)行的重復(fù)性，使得處理結(jié)果一旦發(fā)生錯(cuò)誤，往往就會(huì)在短時(shí)間內(nèi)迅速蔓延，造成多種數(shù)據(jù)文件、賬簿及整個(gè)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)失真，并且可能使系統(tǒng)出現(xiàn)反復(fù)性差錯(cuò)。

3.管理和監(jiān)督的有效性差

根據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定，以計(jì)算機(jī)代替手工記賬的單位必須達(dá)到一定條件，并且需要經(jīng)有關(guān)財(cái)政部門或上級(jí)主管部門的審批；運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)輸出、輸入或處理數(shù)據(jù)，還需要到公安部門登記注冊(cè)。

三、電算化會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)的區(qū)別及聯(lián)系

1.主要區(qū)別

（1）工具不同。（2）信息載體不同。（3）記賬規(guī)則不同。（4）賬務(wù)處理程序不同。（5）會(huì)計(jì)工作組織體制不同。（6）人員構(gòu)成不同。手工核算下的人員均是會(huì)計(jì)專業(yè)人員，會(huì)計(jì)電算化中的人員將由會(huì)計(jì)專業(yè)人員、計(jì)算機(jī)軟件、硬件及操作人員組成。（7）內(nèi)部控制方式不同。

2.主要聯(lián)系

（1）系統(tǒng)目標(biāo)一致。（2）采用的基本會(huì)計(jì)理論與方法一致。（3）遵守會(huì)計(jì)法規(guī)及財(cái)經(jīng)制度。（4）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理技術(shù)的基本功能相同。（5）都要保存會(huì)計(jì)檔案。（6）編制會(huì)計(jì)報(bào)表的要求相同。

四、手工會(huì)計(jì)向電算化會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)化的必然性

開展會(huì)計(jì)電算化，是促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。會(huì)計(jì)電算化與手工操作相比有許多的優(yōu)越性。（1）減輕了財(cái)會(huì)人員的工作強(qiáng)度，提高了工作效率。（2）使會(huì)計(jì)工作更加規(guī)范，提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量。（3）促進(jìn)工作職能的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)財(cái)會(huì)人員素質(zhì)的提高。

采用電子計(jì)算機(jī)后，提高了會(huì)計(jì)工作效率，財(cái)會(huì)人員可以有更多的時(shí)間和精力參與經(jīng)營(yíng)管理，從而促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變。會(huì)計(jì)電算化的開展，一方面要求廣大財(cái)會(huì)人員學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)；另一方面也使財(cái)會(huì)人員有了脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，這必然使廣大財(cái)會(huì)人員的素質(zhì)，隨著會(huì)計(jì)電算化的開展而逐步提高。為整個(gè)管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)會(huì)計(jì)信息占企業(yè)管理信息的大部分，而且多是綜合性的指標(biāo)。首先，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，為企業(yè)管理現(xiàn)代化奠定了重要的基礎(chǔ)，可以帶動(dòng)企業(yè)管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)；其次，行業(yè)、地區(qū)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，大量的經(jīng)濟(jì)信息資源可以得到共享，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以迅速了解各種經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，提高經(jīng)濟(jì)信息的使用價(jià)值。