用友ERP-U8軟件操作員權(quán)限設(shè)置探討

郭小芬 謝 歆

隨著經(jīng)濟(jì)全球化趨勢的發(fā)展和企業(yè)間競爭的加劇，企業(yè)對管理要求不斷變化、提高，越來越多的信息都表明權(quán)限管理必須向更細(xì)、更深的方向發(fā)展，其目的是為了更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能，對不相容的職務(wù)進(jìn)行分離與牽制，對重要事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督與制約，更加突出了精細(xì)管理的特征。用友ERP-U8軟件精細(xì)管理功能的執(zhí)行是通過設(shè)置操作員權(quán)限來達(dá)到的。操作員權(quán)限設(shè)置是按照會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的要求，對所設(shè)立的用戶也就是操作員進(jìn)行權(quán)限分配，指定其對賬套數(shù)據(jù)的處理權(quán)限以及操作范圍，以便更好地保證數(shù)據(jù)的安全、完整。它除了提供用戶對各模塊操作的權(quán)限之外，還相應(yīng)提供了科目和采購訂單的金額權(quán)限管理以及對于數(shù)據(jù)的字段級和記錄級的控制，不同的組合方式可以為企業(yè)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制提供更為靈活、有效的方法。

一、功能級權(quán)限管理

功能級權(quán)限管理是指對某個(gè)操作員是否具備某功能模塊相關(guān)業(yè)務(wù)處理的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，這里所說的功能模塊既可以是一個(gè)大的功能模塊，如“總賬”系統(tǒng)模塊，也可以是該大功能模塊下的子功能模塊，如“總賬”系統(tǒng)下的“憑證”—“憑證處理”子模塊。設(shè)置功能級權(quán)限首先要將操作員分成賬套主管或是普通的業(yè)務(wù)操作員，如果該操作員是賬套主管則必須以系統(tǒng)管理員的身份注冊“系統(tǒng)管理”后，先通過“權(quán)限—用戶”命令增加此操作員，然后在建立公司賬套的時(shí)候把他設(shè)置為賬套主管；或是建立賬套后通過“權(quán)限—權(quán)限”命令將其設(shè)置為某一賬套的賬套主管。將某一操作員設(shè)置成賬套主管后，該操作員就自動(dòng)擁有對這一公司賬套的所有操作權(quán)限。如果是設(shè)置某普通業(yè)務(wù)操作員的功能權(quán)限，則可以以系統(tǒng)管理員或賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理，通過“權(quán)限—權(quán)限”命令設(shè)置其工作權(quán)限，所不同的是系統(tǒng)管理員可以分配該操作員系統(tǒng)內(nèi)所有賬套的操作權(quán)限，而賬套主管則只能分配其擔(dān)任賬套主管的公司賬套的操作權(quán)限。

在對功能級權(quán)限進(jìn)行分配時(shí)，應(yīng)特別注意不相容職務(wù)的相互牽制與分離。如要求記賬人員與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)、會(huì)計(jì)事項(xiàng)的審計(jì)人員應(yīng)職權(quán)明確，相互分離并且相互制約。

二、數(shù)據(jù)級權(quán)限管理

數(shù)據(jù)級權(quán)限和金額級權(quán)限的設(shè)置必須在“系統(tǒng)管理”中建立了用戶并分配了其功能權(quán)限之后才能進(jìn)行，其設(shè)置是在“企業(yè)門戶”中通過“基礎(chǔ)信息—數(shù)據(jù)權(quán)限”來進(jìn)行的。數(shù)據(jù)級權(quán)限管理可以通過兩個(gè)方面進(jìn)行控制:一個(gè)是字段級權(quán)限控制，它是對單據(jù)中包含的字段進(jìn)行權(quán)限分配；另一個(gè)是記錄級權(quán)限控制，它是對具體業(yè)務(wù)對象進(jìn)行權(quán)限分配。數(shù)據(jù)級權(quán)限管理實(shí)際上是功能級權(quán)限設(shè)置的細(xì)化，如給操作員“方偉”在功能權(quán)限設(shè)置中分配了“填制憑證”的權(quán)利，如果沒有作進(jìn)一步的限制，則方偉可以使用所有會(huì)計(jì)科目填制憑證，并且可以填制任何類型的憑證。但為了實(shí)現(xiàn)對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的精細(xì)管理，以便更好地進(jìn)行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，我們可以通過“數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置”設(shè)置“方偉”在填制憑證的時(shí)候只能使用部分科目，如只能使用“現(xiàn)金”、“銀行存款”填制憑證或者只能填制部分類型的憑證，如只能填制“付款憑證”。數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置賬套主管可以進(jìn)行，其他操作員在功能級權(quán)限中分配了此權(quán)限后也可以進(jìn)行，但系統(tǒng)管理員不可以進(jìn)行，因?yàn)橄到y(tǒng)管理員不能作業(yè)務(wù)處理，它根本注冊不了“企業(yè)門戶”。

在對數(shù)據(jù)級權(quán)限進(jìn)行管理時(shí)，用友ERP-U8軟件默認(rèn)的記錄級業(yè)務(wù)對象有科目、部門、工資權(quán)限、用戶和倉庫，如要對憑證類型進(jìn)行控制，則必須把憑證類型添加到記錄級業(yè)務(wù)對象中去，其操作方法是以賬套主管的身份注冊“企業(yè)門戶”（其他普通操作員不能執(zhí)行此操作），執(zhí)行“基礎(chǔ)信息—數(shù)據(jù)權(quán)限—數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置”命令，在打開的窗口中對記錄級業(yè)務(wù)對象進(jìn)行權(quán)限控制設(shè)置。字段級權(quán)限控制設(shè)置也是采用相同的操作辦法。

三、金額級權(quán)限管理

該權(quán)限主要用于完善內(nèi)部金額控制，實(shí)現(xiàn)對具體金額數(shù)量劃分級別，對不同崗位和職位的操作員進(jìn)行金額級別控制，限制他們制單時(shí)可以使用的金額數(shù)量，不涉及內(nèi)部系統(tǒng)控制的不在管理范圍內(nèi)。金額級權(quán)限管理可以從科目與采購訂單兩方面進(jìn)行，科目金額級別控制是對操作員填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)所涉及的會(huì)計(jì)科目從金額大小上進(jìn)行的控制；采購訂單級別控制則是在操作員填制采購訂單時(shí)進(jìn)行的金額大小控制。與數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置一樣，如操作員“方偉”在功能權(quán)限設(shè)置中分配了“填制憑證”的權(quán)利，如果沒有作進(jìn)一步的限制，則方偉在填制憑證時(shí)可以輸入任何的金額，只要不超出預(yù)算或符合會(huì)計(jì)制度規(guī)定就行，但我們通過金額權(quán)限設(shè)置對其可以輸入的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行金額控制，如在輸入“銀行存款”時(shí)其金額不能超過3000。

在對操作員進(jìn)行金額級權(quán)限設(shè)置時(shí)，必須先設(shè)定對應(yīng)的金額級別，級別總共分六級，然后再根據(jù)該操作員職權(quán)的具體情況，選擇相應(yīng)的金額級別。其操作方法如下:以賬套主管或有金額權(quán)限分配權(quán)限的操作員的身份注冊“企業(yè)門戶”，運(yùn)行“基礎(chǔ)信息—數(shù)據(jù)權(quán)限—金額權(quán)限分配”命令，打開“金額權(quán)限設(shè)置”窗口，根據(jù)需要選擇“科目級別”或者“采購訂單級別”，點(diǎn)擊“級別”按鈕，即可進(jìn)行會(huì)計(jì)科目或者采購訂單的金額級別設(shè)置。從級別一到級別六，金額必須逐級遞增，不允許有中間級別金額為空的情況存在，但允許最后有不設(shè)置金額的級別存在，企業(yè)可以根據(jù)管理的實(shí)際需要對每一級別設(shè)置相應(yīng)的金額額度。金額級別設(shè)置完成后，點(diǎn)擊“保存”按鈕，然后回到“金額權(quán)限設(shè)置”窗口，在該窗口中根據(jù)操作員金額權(quán)限的不同情況，分別設(shè)置不同的金額級別。

四、對操作員權(quán)限設(shè)置的補(bǔ)充說明

無論是數(shù)據(jù)級權(quán)限管理還是金額級權(quán)限管理，在對操作員進(jìn)行數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限的控制之后，各模塊相應(yīng)權(quán)限控制參數(shù)也必須啟用，否則數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限控制不會(huì)起作用。如在“數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置”中設(shè)置了“方偉”填制憑證的時(shí)候只能使用“現(xiàn)金”和“銀行存款”這兩個(gè)會(huì)計(jì)科目填制付款憑證，要想發(fā)揮這種控制作用，就必須在“總賬”系統(tǒng)的憑證參數(shù)設(shè)置中勾選“制單權(quán)限控制到科目”和“制單權(quán)限控制到憑證類別”，如圖1所示，這樣“方偉”就不能使用其他會(huì)計(jì)科目制單，也不能填制收款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證了。類似的總賬系統(tǒng)參數(shù)還有“操作員進(jìn)行金額權(quán)限控制”以及“制單、輔助賬查詢控制到輔助核算”、“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目”等等。只對數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限進(jìn)行控制，不對參數(shù)進(jìn)行控制，則數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限設(shè)置無效。

另一方面，在各模塊相應(yīng)權(quán)限控制參數(shù)中對參數(shù)進(jìn)行了設(shè)置，但沒有對操作員設(shè)置具體的數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限，則該操作員沒有任何與參數(shù)控制相關(guān)的操作權(quán)限，如在總賬系統(tǒng)中勾選了“制單權(quán)限控制到科目”，即使某操作員有填制憑證的權(quán)限，但因?yàn)闆]有對他通過“數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置”設(shè)置其制單可以使用的具體會(huì)計(jì)科目，則該操作員也不能進(jìn)行任何憑證的填制，因?yàn)槠湓谔钪茟{證時(shí)無論選擇哪一個(gè)會(huì)計(jì)科目都會(huì)彈出“沒有使用此科目進(jìn)行制單的權(quán)限”。

圖1 憑證參數(shù)設(shè)置

總之，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況以及管理、控制的需要對操作員分配相應(yīng)的權(quán)限。大中型企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)繁多，控制嚴(yán)格，操作員較多，崗位分工很細(xì)致，在這種情況下，企業(yè)應(yīng)對功能級權(quán)限、數(shù)據(jù)級權(quán)限和金額級權(quán)限這三個(gè)層次的權(quán)限結(jié)合使用，以充分利用ERP-U8軟件精細(xì)管理的強(qiáng)大功能；小型企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較少，操作員不多，崗位分工不細(xì)，因此只需要設(shè)置功能級權(quán)限就可以滿足經(jīng)濟(jì)管理的需要，沒有必要再進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)級權(quán)限和金額級權(quán)限的設(shè)置。

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