淺談工程投標管理

沈國芳

摘 要：投標工作是關系到施工企業(yè)生存發(fā)展的工作，“中標是第一要務”這是放之任何一個施工企業(yè)都皆準的指導方針。投標管理工作是個系統(tǒng)工程，投標工作做得好壞，標書質量編制的優(yōu)劣，將直接影響是否能中標，也影響到中標后的履約。

關鍵詞：施工企業(yè) 投標管理 中標

中圖分類號:F284 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2011)06-243-02

隨著建筑市場不斷規(guī)范和完善，施工企業(yè)承攬工程都必須通過投標方式獲取，這就要求施工企業(yè)加強工程投標管理，提高中標率，才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。投標工作是關系到施工企業(yè)生存與發(fā)展的工作，“中標是第一要務”這是放之任何一個施工企業(yè)都皆準的指導方針。投標管理工作是個系統(tǒng)工程，投標工作做得好壞，標書質量編制的優(yōu)劣，將直接影響是否能中標，也影響到中標后的履約。

如何從制度上、機制上保證做好投標管理工作，在滿足利益的前提下更多的贏得項目中標，為企業(yè)的生存和發(fā)展打下良好基礎，是施工企業(yè)要認真面對的問題。筆者結合參與工程投標工作16年來的經(jīng)歷，淺談工程投標管理工作。

一、投標工作日常管理

在組織結構的設置上，施工企業(yè)要有負責投標專門工作機構—市場開發(fā)部，歸口負責管理本企業(yè)的投標工作：投標臺賬的建立和維護、編制資格預審文件、辦理參加投標手續(xù)、研究投標報價策略、牽頭組織編寫投標文件、負責投標過程中的澄清與答疑、打印裝訂投標文件、遞交投標文件、辦理投標保證金（保函）、參加投標后的澄清、述標和中標后的談判，直至簽訂工程合同。

除以上工作之外，還應將以下工作納入日常業(yè)務的范疇內：

1.設備材料價格庫建立與維護。投標的競爭，大多直接體現(xiàn)在價格的競爭上，因此除了對具體投標項目進行必要的詢價，還應該負責組織建立設備、材料的價格庫，這樣不僅可以在投標報價時對能獲得的詢價設備材料價格進行修正，還能在時間緊急或詢價困難的情況下利用價格庫的信息進行投標項目的報價。

2.工程施工成本收集。市場開發(fā)部定期對正在執(zhí)行的項目通過走訪或問卷的形式，就已執(zhí)行工程項目的施工成本進行調查、整理和匯總。建立企業(yè)成本價格信息庫，為投標決策提供準確的信息支持。

3.建立投標技術文件標準文本。使用標準的文本和格式可以節(jié)省大量的時間和人力，為提高編標工作效率，施工企業(yè)應在多年、大量的投標文件基礎上進行總結，分析形成標準投標文件技術文件模板，對一般投標文件的技術文件的通用部分，如項目控制和執(zhí)行、設計管理和協(xié)調、采購管理、施工管理、質量管理、文明施工、環(huán)保水保措施等形成相對固定的格式，一旦接到投標任務即可在此模板的基礎上進行有針對性的修改和完善，快速形成高質量的投標文件的技術部分。

二、資格預審的編制

對于投標項目而言，資格預審文件的填報質量直接關系到施工企業(yè)能否通過資格預審，進而獲得下一步參與投標項目的機會。因此資格預審文件的編寫質量在投標過程中是非常重要的一環(huán)，尤其是在一般的、技術要求不高、參與投標人眾多的工程項目上，更不能僅僅因為資格預審文件的質量而喪失參與投標的機會。資格預審文件應該根據(jù)招標項目的特點，突出重點，特別是工程業(yè)績、獲獎證書更應該有針對性。

資格預審文件的編制應與招標文件的要求一致。隨著企業(yè)不斷的發(fā)展以及承接項目的變化，企業(yè)的人力資源狀況、在建項目人力資源負荷、企業(yè)資格或等級證書等都有動態(tài)的變化，應有專人負責公司資質文件、企業(yè)合同業(yè)績、企業(yè)公司信息等內容資料的維護，避免導致企業(yè)人力資源已經(jīng)發(fā)展、合同業(yè)績已經(jīng)增加、資質等級已經(jīng)升級，卻在資格預審文件編制時仍然使用舊證書、舊數(shù)據(jù)的情況。

三、投標前的準備

獲得相應的投標信息，首先要根據(jù)相關資料、信息及企業(yè)的實際情況，對企業(yè)是否進行投標進行決策。

經(jīng)科學決策后企業(yè)決定參與項目的投標，就進入投標前的準備階段。投標前的準備工作一般分為以下幾個階段：

1.招標文件購買。在通過資格預審后，按照招標人規(guī)定的時間和地點購買招標文件。購買招標文件并不是簡單的文件購買，最好同時能獲得有哪些競爭對手參與、招標人招標工作的組織狀況等相關信息，為投標決策收集有用的信息。

2.招標文件評審。合同是施工企業(yè)一切風險的源頭，如果一開始合同就處于非常不合理的地位，勢必造成工程項目實施中的被動，因此施工企業(yè)在投標階段就應該嚴格的審查把關。

3.投標組織建立。根據(jù)投標項目的特點、招標文件的具體要求，建立編標組織機構，包括領導小組、技術組、商務報價組、資審組、綜合組，確定編標責任人及各組組長，擬訂編標進度計劃。

4.招標文件研究。投標組織機構建立后，所有參與投標項目的人員應從本專業(yè)的角度出發(fā)對招標文件進行仔細的研究與分析。

5.現(xiàn)場勘踏?，F(xiàn)場勘踏能夠對工程施工現(xiàn)場、周邊環(huán)境等客觀條件進行有效的勘察，同時也是施工企業(yè)與業(yè)主在投標前進行面對面交流和溝通的機會，因此應特別重視。按照招標文件規(guī)定的時間，選派投標組織中合適的人員參與招標人組織的現(xiàn)場勘踏。參與現(xiàn)場勘踏的人員應事先已熟悉招標文件，收集其他編標人員的問題，做到有計劃、有目的地進行勘察。

6.參加標前會。參加完現(xiàn)場勘踏，帶著現(xiàn)場勘踏和對招標文件研究分析后的問題，在標前會向招標人提出質詢。盡管在投標截止日前，仍有要求解釋澄清的機會，但在標前會對已知問題得到及時的解答，有助于提早對己方投標提供幫助，同時也可及時從其他競爭對手的提問中盡可能地分析競爭對手投標水平及投標策略。

提出疑問要注意提問的方式和時機，特別要注意不要對業(yè)主的失誤進行攻擊和嘲笑，以免使業(yè)主產(chǎn)生反感。招標文件中對承包人有利的矛盾或漏洞，不必提請澄清，否則提醒了業(yè)主，反倒失去了中標后索賠的機會。

四、投標文件的編制

1.編制投標施工組織設計文件。編制技術投標文件時，應根據(jù)工程的具體情況合理制定施工方案，充分利用公司的技術實力優(yōu)化施工組織設計，并善于利用先進的施工技術及管理技術，達到科學、高效、節(jié)約的要求，以避免施工方案更改而造成不必要的損失。

2.編制投標報價文件。投標報價是反映企業(yè)綜合素質和對市場應變能力的重要指標，且在評標時往往報價所占的分值較高，這使報價的合理性顯得尤為重要。

3.投標文件審查。投標文件編寫完成，項目責任人應負責組織對投標文件進行全面的審核，應在對以往投標進行總結的基礎上形成核查清單，并在每次投標結束后補充核查內容。核查清單既包括了投標文件編寫內容是否符合要求這樣的大問題，又涵蓋了簽字蓋章是否正確等小問題，是全面的高效的審核。核查清單具體內容有：企業(yè)法人或委托代理人是否按照規(guī)定簽字或加蓋單位公章；投標文件目錄內容從順序到文字表述是否與招標文件要求一致；投標文件目錄編號、頁碼、標題是否與內容編號、頁碼（內容首頁）、標題一致；采用模板化進行編寫的部分，應替換的內容是否全部替換完成，避免張冠李戴之類低級錯誤的發(fā)生；報價金額大小寫是否一致，與“投標報價匯總表合計”“投標報價匯總表”“綜合報價表”是否一致；投標文件是否按招標文件規(guī)定的分開封裝，且份數(shù)符合要求；投標保證金或投標保函是否滿足要求，保函是否單獨封裝；“投標報價匯總表合計”“投標報價匯總表”“綜合報價表”等文件是否按招標文件要求進行了簽字蓋章；技術偏差表和商務偏差表所列背離，是否實質影響招標人對己方的評判，影響己方的競爭力。

五、投標文件的遞交

在招標文件規(guī)定的投標截止時間前，將投標文件送達指定的地點，并取得收據(jù)。應留出足夠的時間，以免因交通工具誤點等因素造成投標文件遲于招標文件規(guī)定時間送達而被判定廢標的情況出現(xiàn)。

六、參加開標

投標文件按招標文件要求遞交后，參加開標活動。

1.述標。為選擇更為理想的中標者，招標人一般會在對投標文件評估的基礎上要求對投標文件進行闡述。這個時候，往往是向招標人展示企業(yè)自身能夠按承諾完成投標項目的絕佳機會。因此，參加述標的人員必須具備豐富的經(jīng)驗與知識、擁有善于表達與溝通的能力，并且深刻了解投標文件所編寫的內容。

述標并不是簡單的說明，更不能是對投標文件的重復申述，而是應以投標文件中的技術、商務條件為重點，深層次的對己方的投標文件進行分析論證。述標需說明的內容一般包括：施工組織設計的合理性、施工方案的先進性、可行性；自身項目管理的優(yōu)勢，對投標項目如期完成的保證；對項目質量管理的體系建立，安全施工的保證；對履約投標項目的重點、難點的剖析；對投標項目自信心的表達以及必要的承諾。

2.澄清。澄清主要是為應對招標人對己方投標文件不清之處進行澄清的過程，此過程中如能進行合理的闡述，亦可增加中標的機會。此階段，因為投標項目已經(jīng)開標，對于競爭對手的報價及其實施投標項目的方案都有了一定程度的了解，因此在答辯階段應做到有的放矢、目標明確。修訂商務報價條件，在報價金額不變的條件下，增加或減少承包的費用；修正技術條件或商務條件，在不降低中標幾率的前提下，減少投標項目的風險；對投標文件中含糊不清的地方進行說明，明確己方的表述，向招標人傳達清晰的信息；及時對投標文件中的缺陷進行補救，避免己方陷入不利的境地。

七、投標后總結

招標人確定了中標人，施工企業(yè)收到中標通知書或未中標通知書，一個項目的投標工作基本告一段落。無論企業(yè)中標與否，都應該及時地進行投標總結。目的在于總結經(jīng)驗教訓、分析得失，為下一次的投標積累有用的信息。

（作者單位：中國葛洲壩集團股份有限公司市場開發(fā)部 湖北宜昌 443002）

（責編：賈偉）