巧用Excel的排序和篩選功能制作學生成績單

☆ 陳建文

（江蘇省黃橋中學，江蘇泰興 225411）

班主任在每次考試特別是期末考試后都要公布成績，有時還需要將學生成績單寄給家長。學生成績單的制作是一件挺復雜的事，有時需要請計算機專業(yè)教師或者教務處幫忙，他們會用報表或者Excel中的VBA來完成，這對班主任來說比較困難。如果用Word的郵件合并功能來制作又太浪費紙張。那么能不能使用Excel通過一些簡單的操作就能完成成績單的制作呢？筆者在實踐中經(jīng)過探索，終于解決了這一難題，下面就將制作成績單（如圖1）的方法和步驟介紹給大家。

圖1

首先，筆者對圖1說明一下，圖1中每位學生的成績單需要用4行來顯示，第4行是空白，便于裁剪。另外，由于篇幅有限，我們就以制作4位學生的成績單為例來進行介紹。

第一步，啟動Excel，在sheet1中的D1單元格中輸入“××中學××年級××班級學生成績單”，有時也可以在E1或F1單元格中輸入，要使這段文字水平方向在成績單的中間，記住不要使用工具欄中的“合并及居中”。然后設置D1單元格的字體、字號等。接著，選中D1單元格，再將鼠標指針移動到D1右下角的控制桿上，按下鼠標左鍵向下拖動到D4單元格，產(chǎn)生如圖2的4行數(shù)據(jù)。

圖2

第二步，在 C5、D5、E5、F5、G5、H5、I5、J5 單元格中分別輸入文字 “學號”、“姓名”、“語文”、“數(shù)學”、“英語”、“物理”、“化學”、“總分”。然后移動鼠標指針至C5單元格并按下左鍵拖動至J5單元格，選中C5：J5區(qū)域。再將指針移動到C5：J5區(qū)域右下角的控制桿上，按下左鍵向下拖動至J8單元格中，產(chǎn)生如圖3的數(shù)據(jù)。

圖3

第三步，將4位學生的“學號”、“姓名”、“語文”、“數(shù)學”、“英語”、“物理”、“化學”、“總分”等數(shù)據(jù)信息復制到C9：J12區(qū)域中，結(jié)果如圖4。

圖4

第四步，在B1和B2單元格中分別輸入數(shù)字1和5，然后選中B1：B2區(qū)域，再移動鼠標指針至控制桿上并按下左鍵向下拖動至B4單元格產(chǎn)生1、5、9、13序列。這個序列其實是一個步長為4的等差數(shù)列，因為每個學生的成績單需要用4行顯示。使用相同的方法在B5：B8區(qū)域產(chǎn)生 2、6、10、14 序列，在 B9：B12 區(qū)域產(chǎn)生 3、7、11、15序列，在 B13：B16 區(qū)域產(chǎn)生 4、8、12、16 序列，效果如圖5。

圖5

第五步，將 A1：A4和A13：A16區(qū)域用 0填充，將A5：A12區(qū)域用1填充，如圖6。

圖6

第六步，選擇B列中的任意一有數(shù)字的單元格，單擊工具欄中的，所有記錄就按B列升序排列，結(jié)果如圖7。

圖7

第七步，選中sheet1中的第一行，依次單擊“數(shù)據(jù)”菜單——“篩選”——“自動篩選”，然后單擊A列中的篩選按鈕，選中其中的1。接著在篩選所得結(jié)果中選中要設置邊框線的區(qū)域（不包括第一行），單擊工具欄中“邊框”按鈕的三角形，并選中其中的所有框線，結(jié)果如圖8。

圖8

第八步，再依次單擊“數(shù)據(jù)”菜單——“篩選”——“自動篩選”去掉篩選，然后將A、B兩列的輔助數(shù)據(jù)刪除，就得到如圖1的成績單了。最后可以調(diào)整行高、進行頁面設置、打印預覽、打印。

以上是制作4位學生的成績單的方法和步驟，其實使用此方法可以制作任意個學生的成績單。