巧用一個(gè)函數(shù)式快捷完成考試監(jiān)考表的編排

吉林省樺甸市二道甸子中心校 李順榮

Excel是一款多功能的電子表格軟件，其強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)功能多運(yùn)用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。筆者在學(xué)校教導(dǎo)處工作，與一位經(jīng)常在專(zhuān)業(yè)電子刊物發(fā)表文章的資深老師結(jié)成師徒。并在其指導(dǎo)下，運(yùn)用電子表格，高效、快捷地完成全校的學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)工作。

隨著辦學(xué)水平的不斷提升，我校的教學(xué)班級(jí)越來(lái)越多，每逢考試的時(shí)候利用手工編排監(jiān)考人員表就會(huì)頗費(fèi)周折，于是想起這款軟件。經(jīng)師傅的指點(diǎn)，不斷地摸索出新功能，拓展Excel的統(tǒng)計(jì)功能，只利用一個(gè)函數(shù)公式，設(shè)計(jì)了一套能夠迅捷安排考務(wù)工作人員的表格模板。有了這個(gè)能夠自動(dòng)統(tǒng)計(jì)教師分工的模板，避免了出現(xiàn)監(jiān)考場(chǎng)次不均，同場(chǎng)人員重復(fù)，同科教師監(jiān)考的事情。

現(xiàn)將此制作的方法分享給大家。

首先，在同一工作表中建立兩個(gè)電子表格，如圖1，圖2。

然后在表①A2－H2中輸入：年級(jí)、人數(shù)、考場(chǎng)、考試科目、考試時(shí)間等相關(guān)項(xiàng)目名稱(chēng)。

在表②K5－P5分別填入：教師姓名、監(jiān)場(chǎng)總數(shù)、數(shù)學(xué)、語(yǔ)文等考試科目名稱(chēng)。

在K1O－K7O列內(nèi)輸入單位教師姓名，在L1O內(nèi)輸入函數(shù)：“=COUNTIF(E5:H7O,"=王萍")”，COUNTIF是Microsoft Excel軟件中的一個(gè)函數(shù)，能對(duì)指定區(qū)域中符合指定條件的單元格計(jì)數(shù)。在這里函數(shù)的定義是統(tǒng)計(jì)表①E5－H7O區(qū)域內(nèi)教師“王萍”的個(gè)數(shù)，以此數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)教師“王萍”的監(jiān)考場(chǎng)次總數(shù)。

在M1O輸入函數(shù)“=COUNTIF(E5:E7O,"=王萍")”，此函數(shù)的定義是統(tǒng)計(jì)E列內(nèi)教師“王萍”的數(shù)量，出現(xiàn)數(shù)值“O”為空?qǐng)?，出現(xiàn)數(shù)值“1”為正常，出現(xiàn)大于“1”的數(shù)字，表示排列重復(fù)，需要重新調(diào)整。

以下類(lèi)同，利用“填充柄”復(fù)制相應(yīng)函數(shù)。

這樣就做好一張可以排列監(jiān)考人員的電子表格模板。

此電子表格模板使用方法：

圖1

圖2

1.在k1O輸入學(xué)校全體教師姓名。

2.利用逐一復(fù)制教師姓名，粘貼到表①E5-H7O相應(yīng)表格內(nèi)的方法，按工作要求編排監(jiān)場(chǎng)順序，或者直接輸入教師姓名進(jìn)行編排。這時(shí)，表②中的數(shù)字自動(dòng)發(fā)生變化，如果表②中相應(yīng)數(shù)列中出現(xiàn)大于“1”的數(shù)字，就是該行的教師編排重復(fù)，需要調(diào)整表①對(duì)應(yīng)教師所在列的位置。

3.根據(jù)表②L列出現(xiàn)的數(shù)字，調(diào)整教師，平衡工作量。

此模板只利用了Excel軟件中的COUNT-IF一個(gè)函數(shù)，稍有電腦基礎(chǔ)就可以設(shè)計(jì)出來(lái)，簡(jiǎn)單實(shí)用。按以上設(shè)置做成的模板，考試前只要將所有教師輸入表格內(nèi)，在相應(yīng)監(jiān)考科目下填入教師名字即可，能夠快速調(diào)整教師，完成考務(wù)安排。下次考試前，只需輸入調(diào)整后的教師名單，便能即刻編排，投入使用。