常見檔案參考資料的編寫方法(二)

二、組織沿革

組織沿革是系統(tǒng)記載一個機關、企業(yè)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構(gòu)和人員編制變革情況的一種編研材料。它分為機關組織沿革、企業(yè)組織沿革、地區(qū)組織沿革和系統(tǒng)組織沿革等幾種類型。內(nèi)容大致包括機關（企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)）概況、機構(gòu)名稱改變、地址遷移、成立、撤銷或合并時間、隸屬關系、性質(zhì)和任務、職權范圍、領導人員變動、編制擴大與縮小，以及內(nèi)部機構(gòu)設置等方面變化情況。

1.組織沿革的體例

一般說來，組織沿革的編寫體例主要有編年法、系列法和階段法。

編年法是按年代順序逐年編列出某一機關或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的內(nèi)部組織機構(gòu)設置及其負責人情況的方法。編年法能比較清楚地反映出機關組織機構(gòu)產(chǎn)生、發(fā)展變化的脈絡，符合組織沿革的“時間性”要求。它比較適用于組織機構(gòu)常有變化的機關或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織沿革的編寫。

系列法是以組織機構(gòu)為主線，對每一組織機構(gòu)及其主要負責人沿襲變化的始末進行系列編寫的方法。系列法能夠比較清楚地反映出機關的整個組織體系和每一組織機構(gòu)及其負責人變化的歷史線索。系列法要求一個機關或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)有多少機構(gòu)，在組織沿革中也相應地列出多少個機構(gòu)系列。它比較適用于組織結(jié)構(gòu)相對穩(wěn)定、變化不大的機關組織沿革的編寫。

階段法是根據(jù)機關或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)發(fā)展歷史上的重大變化，自然地分為若干階段，然后在每一個階段內(nèi)劃分為若干系統(tǒng)系列進行編寫的方法。階段法符合黨政機關的發(fā)展呈現(xiàn)出一定的階段性、在一定的階段內(nèi)又保持相對穩(wěn)定的特點，能比較完整地反映機關內(nèi)部組織機構(gòu)、人員編制、領導成員以及主要職能、隸屬關系的沿襲和變革的歷史線索，使人們對整個機關各階段內(nèi)的組織沿革一目了然。

2.組織沿革的形式

組織沿革的形式有以下幾種：文字敘述的形式、圖表的形式和文圖并用的形式。在編寫中，通常對歷史沿革、主要職能和任務部分多用文字敘述，對機構(gòu)、人員變化情況則多用圖表。這樣文圖并茂，既能減少篇幅，又條理清楚、便于查找。

三、全宗指南

全宗指南是以全宗為對象，以文章敘述的形式，報道立檔單位及其所形成的檔案的內(nèi)容、成分等情況的檔案參考資料，又稱全宗介紹。

全宗指南的內(nèi)容包括：

1.立檔單位和全宗的歷史概況。此部分可簡要敘述立檔單位成立的時間、人數(shù)、機構(gòu)設置情況，主要領導的配備，立檔單位的性質(zhì)、任務及主要職能活動，隸屬關系以及全宗歷史的沿革等。

2.全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹。這是全宗指南的主體部分。主要敘述檔案的來源（文件的作者）、內(nèi)容、形式（文件的種類、制成材料等）、可靠程度、時間和利用價值。關于介紹方式，一般有按檔案內(nèi)容和立檔單位的組織機構(gòu)介紹兩種方式。具體采用哪種方式需要考慮檔案系統(tǒng)化基礎和如何便于利用等問題。

按檔案內(nèi)容介紹全宗內(nèi)檔案時，應當根據(jù)立檔單位的工作性質(zhì)和工作任務確定一定的大題目和小題目。在介紹每一題目的檔案時，首先應當指明題目的準確名稱，其次說明該題目檔案所屬時間和案卷的數(shù)量，然后再進一步介紹該題目范圍內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分。按組織機構(gòu)介紹檔案時，首先指出該組織單位的名稱（包括以前使用過的名稱）和存在時間，其次指明該組織單位的工作職能、任務和案卷的數(shù)量，然后再介紹該組織單位內(nèi)的檔案內(nèi)容和成分。如果組織單位內(nèi)的檔案數(shù)量較多，可以在組織單位內(nèi)擬定若干小標題（即小題目），然后按小標題敘述該組織單位的檔案。

在具體介紹全宗內(nèi)各部分檔案時，可采取三種方式：

第一種是簡要介紹。即將各案卷綜合、概括地介紹。這種方法的好處是篇幅短小精煉，編寫迅速，閱讀方便。但是因為比較簡略，可能就難以滿足利用者全面詳細的要求。

第二種是詳細介紹。即將案卷逐個介紹，甚至注明卷號、起止日期、頁數(shù)等。它可以為利用者提供較多的信息，但篇幅較長，閱讀費時，因此這種方法一般適用于具有特別重要價值的全宗。

第三種是重點與全面相結(jié)合的介紹。即對一般案卷作綜合、概括介紹，對特別重要的案卷或個別文件作比較詳細的介紹，并指明卷號、起止日期、頁數(shù)等具體情況。

3.全宗指南的輔助材料。此部分主要包括：關于利用全宗內(nèi)檔案材料的說明（利用方式、服務手段、利用效果），有關立檔單位歷史和全宗歷史的參考資料（自編參考資料的種類、數(shù)量）等。