加強(qiáng)檔案干部教育培訓(xùn) 管理者能力建設(shè)的思考

馬秋影

摘要：本文首先介紹了北京市檔案教育培訓(xùn)管理者的基本情況，然后從三方面構(gòu)建了檔案干部教育培訓(xùn)管理者勝任力模型：維度模型、梯度模型和頻度模型，接著對北京市檔案干部教育培訓(xùn)管理者比較薄弱的能力進(jìn)行了分析，最后從三方面闡述了提高北京市檔案干部教育培訓(xùn)管理者能力的措施：一是加強(qiáng)對教育培訓(xùn)管理者的培訓(xùn)；二是教育培訓(xùn)管理者要主動(dòng)學(xué)習(xí)，成為熟悉檔案工作和教育工作的行家里手；三是通過掛職鍛煉，崗位輪換，促進(jìn)通用能力的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：培訓(xùn) 管理者 能力

一、北京市檔案干部教育培訓(xùn)管理者的基本情況

“檔案干部教育培訓(xùn)管理者”是指擔(dān)負(fù)檔案系統(tǒng)教育培訓(xùn)責(zé)任或項(xiàng)目的計(jì)劃、實(shí)施、指導(dǎo)和控制責(zé)任的個(gè)人或群體。北京市“檔案干部教育培訓(xùn)管理者”主要包括：北京市檔案局科教處負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目執(zhí)行者；北京市干部培訓(xùn)中心負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目執(zhí)行者；區(qū)縣檔案局負(fù)責(zé)教育培訓(xùn)工作的負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目執(zhí)行者。檔案干部教育培訓(xùn)“管理者”可以分為兩類：一類是“行政管理者”,即主要承擔(dān)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和指導(dǎo)責(zé)任的人員；另一類是“項(xiàng)目管理者”，主要承擔(dān)項(xiàng)目需求評估、方案設(shè)計(jì)、計(jì)劃執(zhí)行和績效評估工作任務(wù)的人員。“檔案干部教育培訓(xùn)管理者”擔(dān)負(fù)加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)，培訓(xùn)全市2萬6千余專兼職檔案員的重任，提高這支隊(duì)伍的能力非常必要。

截止到2010年底，北京市檔案干部教育培訓(xùn)管理者共有38人。從學(xué)歷結(jié)構(gòu)看，研究生學(xué)歷10人，大學(xué)本科學(xué)歷27人，大學(xué)?？茖W(xué)歷1人，本科以上學(xué)歷占97%。從職稱結(jié)構(gòu)看，具有專業(yè)技術(shù)職稱的25人，占總?cè)藬?shù)的74%，其中高級(jí)職稱7人，中級(jí)職稱16人，初級(jí)職稱5人。從年齡結(jié)構(gòu)看，35歲（含）以下5人，36歲至45歲16人，46歲（含）以上17人，分別占總數(shù)的13%、43%、45%。從事檔案工作時(shí)間5年（含）以下的8人，6年至15年的9人，16年（含）以上的 21人，從事檔案工作6年以上的占79%。從專業(yè)分布情況來看，經(jīng)濟(jì)專業(yè)9人，法律專業(yè)8人，行政管理專業(yè)7人，檔案專業(yè)7人，計(jì)算機(jī)專業(yè)3人，其他專業(yè)2人。

二、檔案干部教育培訓(xùn)管理者需要具備的能力

“檔案干部教育培訓(xùn)管理者能力”指檔案干部教育培訓(xùn)管理者具有的執(zhí)行計(jì)劃和完成任務(wù)的力量、知識(shí)與智慧。在深入調(diào)查和研究的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為檔案干部教育培訓(xùn)管理者應(yīng)該具備八種能力，才能夠勝任工作崗位要求，即需要八種勝任力。為對檔案干部教育培訓(xùn)管理者的能力特征作出本質(zhì)的或直觀的描述，需要建立勝任力模型，從“維度”、“梯度”和“頻度”三個(gè)角度考量。

1.維度模型

首先需要具備了解和掌握國家政治路線的能力，熟悉和貫徹政府政策的能力；其次需要具備領(lǐng)導(dǎo)組織和執(zhí)行項(xiàng)目的能力；第三，需要具備溝通信息與思想，協(xié)調(diào)關(guān)系與活動(dòng)的能力；第四，需要具備獲取新知識(shí)、新技術(shù)和新信息的能力，以及通過學(xué)習(xí)促進(jìn)個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展和組織績效管理水平進(jìn)步的能力；第五，在業(yè)務(wù)維度，需要具備培訓(xùn)需求評估能力，盡管有些任務(wù)由上級(jí)下達(dá)，但同樣需要進(jìn)行需求評估，即需要在培訓(xùn)對象和培訓(xùn)目標(biāo)既定的情況下，對個(gè)體成員的知識(shí)基礎(chǔ)、入學(xué)期望、學(xué)習(xí)動(dòng)力和目標(biāo)差距等內(nèi)容進(jìn)行評估，以便因材施教，較好地保證培訓(xùn)的效率與效果；第六，需要具備培訓(xùn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)能力；第七，需要具備培訓(xùn)項(xiàng)目執(zhí)行能力；第八，需要具備培訓(xùn)績效評估能力。如圖1所示，在八個(gè)維度的能力特征中，左邊四種屬于通用性、基礎(chǔ)性能力，右邊四種屬于專項(xiàng)性、技術(shù)性的業(yè)務(wù)勝任能力。

圖1 檔案干部教育培訓(xùn)管理者勝任力維度模型

2.梯度模型

所謂“梯度”，是指反映教育培訓(xùn)管理者知識(shí)、技能和能力結(jié)構(gòu)以及專業(yè)能力發(fā)展難度層級(jí)的概念。

在圖2中，“政治政策把握能力”位于最基層。這意味著對于檔案干部教育培訓(xùn)管理者而言，無論是承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的“行政管理者”，還是負(fù)責(zé)項(xiàng)目執(zhí)行的“項(xiàng)目管理者”，都是最基礎(chǔ)的能力特征，即在工作中必須站在正確的政治立場上，在思想上時(shí)刻與黨中央保持一致，堅(jiān)定不移地貫徹落實(shí)中央和地方政府的政策。

圖2檔案干部教育培訓(xùn)管理者勝任力梯度模型

“領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行能力”、“溝通協(xié)調(diào)能力”和“學(xué)習(xí)成長能力”是處于第二個(gè)梯度的能力。這三個(gè)維度的能力，共同特點(diǎn)是通用性、基礎(chǔ)性和普適性，均屬于管理技術(shù)層面的能力；雖然對教育培訓(xùn)項(xiàng)目的績效沒有直接貢獻(xiàn)，但的確具有重要作用。這三個(gè)維度的能力，對于培訓(xùn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)和執(zhí)行質(zhì)量提高，對于組織整體績效水平的提升，以至整個(gè)管理者群體的發(fā)展，具有決定性的影響。

第三個(gè)梯度的能力屬于專業(yè)維度或業(yè)務(wù)范疇，包括“培訓(xùn)計(jì)劃執(zhí)行能力”、“培訓(xùn)需求評估能力”、“培訓(xùn)績效評估能力”和“培訓(xùn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)能力”。這四個(gè)維度的能力，屬于完成業(yè)務(wù)項(xiàng)目需要具備的能力，對項(xiàng)目的實(shí)施具有直接作用。在一般情況下，四個(gè)維度的能力，從“項(xiàng)目執(zhí)行”、“需求評估”、“績效評估”到“項(xiàng)目設(shè)計(jì)”，難度梯度依次增加。按照規(guī)劃好的方案和程序執(zhí)行培訓(xùn)項(xiàng)目，要比“真實(shí)的”培訓(xùn)需求評估容易。培訓(xùn)結(jié)束后的“事后”績效評估，工作的結(jié)構(gòu)性一般較差，難度要大于需求評估。難度梯度最高的是“項(xiàng)目設(shè)計(jì)”?！霸O(shè)計(jì)”需要“設(shè)想”和“計(jì)劃”，而“設(shè)想”和“計(jì)劃”往往需要建立在新理念、新思維、新模式和新技術(shù)的基礎(chǔ)之上，需要具備高質(zhì)量、高層次、跨學(xué)科的人力資本。

3.頻度模型

“頻度”是指教育培訓(xùn)管理者勝任工作崗位要求，對能力特征的使用頻率或需求程度。換句話說，在教育培訓(xùn)工作中，能力特征使用的次數(shù)越多，頻度越高。反之，頻度越低。

如前所述，檔案干部教育培訓(xùn)“管理者”，可以分為“行政管理者”和“項(xiàng)目管理者”兩類。如圖3所示，這兩類“管理者”都需要具備八個(gè)維度的能力。但是，對于“行政管理者”而言，工作中使用頻度最高的能力依次是“政治政策把握能力”、“領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行能力”、“溝通協(xié)調(diào)能力”……對于“項(xiàng)目管理者”而言，使用頻度最高的能力依次是“培訓(xùn)計(jì)劃執(zhí)行能力”、“培訓(xùn)需求評估能力”、“培訓(xùn)績效評估能力”、“培訓(xùn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)能力”……

圖3檔案干部教育培訓(xùn)管理者勝任力頻度模型

“行政管理者”需要專業(yè)維度的能力，但首要的是把好政治政策關(guān)，做好領(lǐng)導(dǎo)和執(zhí)行工作；“項(xiàng)目管理者”同樣需要具備理解和掌握正確的“政治政策”方向的能力，需要具備領(lǐng)導(dǎo)和執(zhí)行能力，但最主要的是做好實(shí)際的項(xiàng)目執(zhí)行、評估和設(shè)計(jì)工作。

管理者的分工不同，崗位職責(zé)不同，能力的需要頻度有差異。“行政管理者”為了對培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)或管理，需要具備足夠的專業(yè)能力。盡管實(shí)際使用的頻度低，但需要了解基本模式與運(yùn)作機(jī)制?！绊?xiàng)目管理者”職業(yè)生涯發(fā)展的主要目標(biāo)，是演變?yōu)椤靶姓芾碚摺?，即從?xiàng)目執(zhí)行者、管理者晉升為組織管理者、領(lǐng)導(dǎo)者。顯然，學(xué)習(xí)和提升“行政管理者”必備的能力，是實(shí)現(xiàn)這種角色轉(zhuǎn)換的重要條件。

“項(xiàng)目設(shè)計(jì)能力”是重要的、關(guān)鍵的能力維度。但是，在“使用頻度”意義上，檔案干部教育培訓(xùn)管理者最常用的還是“項(xiàng)目執(zhí)行能力”——執(zhí)行上級(jí)任務(wù)，按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和既定的模式開展工作，真正需要自主創(chuàng)新“設(shè)計(jì)項(xiàng)目”的情況不是很多。

三、北京市檔案干部教育培訓(xùn)管理者比較薄弱的能力

北京市檔案干部教育培訓(xùn)管理者大多是從事檔案工作時(shí)間較長，學(xué)歷較高，檔案專業(yè)知識(shí)較豐富的業(yè)務(wù)骨干，總體上講，他們的能力與其承擔(dān)的工作任務(wù)相適應(yīng)。但對照檔案干部教育培訓(xùn)管理者勝任力模型，可以看出我市檔案干部教育培訓(xùn)管理者的能力還存在一定差距。

（一）教育培訓(xùn)崗位需要的專項(xiàng)能力需要進(jìn)一步提高

首先，培訓(xùn)需求評估能力和培訓(xùn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)能力不足。2010年，市級(jí)檔案教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦了3期崗位培訓(xùn)班，圍繞世界城市建設(shè)、檔案館防災(zāi)工作、企業(yè)檔案工作、工程檔案工作等專題舉辦了繼續(xù)教育培訓(xùn)班，基本能夠緊跟檔案工作前沿問題，滿足檔案工作人員的需求。區(qū)縣檔案行政管理部門中，14個(gè)區(qū)縣檔案局舉辦了崗位培訓(xùn)，只有兩個(gè)區(qū)縣檔案局舉辦了繼續(xù)教育培訓(xùn)，不能滿足檔案工作的發(fā)展需求。經(jīng)過調(diào)查研究，培訓(xùn)需求評估能力和培訓(xùn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)能力不足是主要原因。其次，培訓(xùn)績效評估能力不足，許多教育培訓(xùn)管理者對評估工作的必要性和重要性沒有足夠的認(rèn)識(shí)，沒有實(shí)施培訓(xùn)績效評估。還有，教育培訓(xùn)的目的，是開發(fā)人力資源，但是檔案教育培訓(xùn)者人力資源開發(fā)理論知識(shí)幾乎是空白。

（二）教育培訓(xùn)崗位需要的通用能力需要進(jìn)一步提高

首先，政治政策把握能力不夠。黨中央和各級(jí)政府，在人才強(qiáng)國戰(zhàn)略和人力資源能力建設(shè)等方面的政策不斷變化，教育培訓(xùn)管理者只有在持續(xù)的關(guān)注與學(xué)習(xí)中不斷領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)，才能夠勝任工作。第二，提升學(xué)習(xí)成長能力不夠，特別是檔案教育培訓(xùn)管理者的自主學(xué)習(xí)能力不夠。

四、加強(qiáng)北京市檔案干部教育培訓(xùn)管理者能力建設(shè)的措施

（一）加強(qiáng)對教育培訓(xùn)管理者的培訓(xùn)

樹立“教育者應(yīng)該首先受教育，開發(fā)者必須首先被開發(fā)”的理念。每年對全市檔案系統(tǒng)的培訓(xùn)管理者進(jìn)行一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)的重要內(nèi)容是更新觀念，樹立現(xiàn)代培訓(xùn)理念，使培訓(xùn)管理者逐步由管理型向研究型、服務(wù)型轉(zhuǎn)變。通過培訓(xùn)，使培訓(xùn)管理者全面了解培訓(xùn)工作面臨的新形勢、新任務(wù)和開展培訓(xùn)工作的新思路和新方法，開拓落實(shí)大規(guī)模教育培訓(xùn)的工作視野，調(diào)動(dòng)管理者工作積極性和管理水平。教育培訓(xùn)的最終任務(wù)是開發(fā)人力資源，向培訓(xùn)管理者介紹人力資源管理特點(diǎn)、發(fā)展趨勢、最新理論等。

（二）教育培訓(xùn)管理者要主動(dòng)學(xué)習(xí)，成為熟悉檔案工作和教育工作的行家里手

檔案干部教育培訓(xùn)管理者要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，深入了解檔案工作的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，跟蹤檔案專業(yè)的前沿問題，熟悉每一位專兼職教師的授課內(nèi)容和講課風(fēng)格，知曉檔案專業(yè)每一部教材。要不斷學(xué)習(xí)黨中央和各級(jí)政府在人才強(qiáng)國戰(zhàn)略和人力資源能力建設(shè)等方面的政策，成為既懂檔案工作又懂教育工作的復(fù)合型人才。一名檔案干部教育培訓(xùn)管理者最理想的知識(shí)結(jié)構(gòu)是本科階段學(xué)習(xí)檔案類專業(yè)，碩士階段學(xué)習(xí)教育管理或人力資源管理類專業(yè)，檔案干部教育培訓(xùn)管理者要努力學(xué)習(xí)，使自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化。

（三）通過掛職鍛煉、崗位輪換，促進(jìn)通用能力的發(fā)展

檔案教育培訓(xùn)管理者的領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行和溝通協(xié)調(diào)能力，可以通過掛職鍛煉和崗位輪換等途徑得到加強(qiáng)。比如北京檔案干部培訓(xùn)中心人員可以到國家檔案局檔案干部培訓(xùn)中心進(jìn)行崗位交換、交流學(xué)習(xí)；檔案知識(shí)不足的中心管理者，可以到檔案業(yè)務(wù)崗位掛職鍛煉；行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)干部教育培訓(xùn)聯(lián)系或管理工作的人員，可以到培訓(xùn)中心掛職學(xué)習(xí)。通過掛職鍛煉、崗位輪換，可以讓擔(dān)任這一崗位工作的管理者，體會(huì)另一崗位工作的內(nèi)容、程序、技術(shù)和難度。變換崗位，轉(zhuǎn)變角色，有利于密切關(guān)系，增進(jìn)理解，為今后開展工作提供合作上的便利。

作者單位：北京市檔案局