電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范定位研究

錢毅

摘要:在研發(fā)ERMS功能需求規(guī)范時應結(jié)合國內(nèi)文檔管理實際和國際經(jīng)驗研究其基本定位，本文從概念、系統(tǒng)形態(tài)、需求類型、管理和發(fā)展的角度對ERMS規(guī)范定位進行了探討。作者認為，從概念上講，Electronic Records

仍將以“電子文件”為其正式概念，在具體環(huán)境中可以用“電子歸檔文件”表達；在系統(tǒng)形態(tài)上，明確了ERMS與前端業(yè)務系統(tǒng)和后端數(shù)字檔案館系統(tǒng)的區(qū)別與聯(lián)系；在需求類型上，闡述了功能需求與業(yè)務需求、用戶需求之間的主要關系；在管理層面，明確當前規(guī)范的主要對象是文書類，以及功能需求規(guī)范需要規(guī)范體系的全面支持；最后從發(fā)展的角度認為功能需求規(guī)范需要長周期維護，并應朝認證標準方向發(fā)展。

關鍵詞:電子文件管理系統(tǒng) 功能需求 規(guī)范 定位

電子文件管理活動最終需要依靠具體的信息管理系統(tǒng)來實現(xiàn)，普遍來講，世界主要國家和地區(qū)的研究都是依靠電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）來實現(xiàn)其主要管理功能，并為此投入大量精力研究ERMS功能需求規(guī)范。我國也不例外，近年來，國家有關部門都曾先后立項開展此項研究，筆者也有幸參與其中，在多次交流討論中認識到有必要對ERMS規(guī)范的定位進行全方位的研究和審視，力求使規(guī)范發(fā)揮應有的作用。

ERMS功能需求規(guī)范定位研究首先要立足我國文件檔案管理實際，尤其需要關注近年來我國在電子文件管理體制、工作方法、實踐基礎以及行業(yè)發(fā)展方面的情況。其次，需要密切跟蹤國際上相關規(guī)范的發(fā)展動態(tài)，尤其是歐盟的MOREQ2、美國的DOD5015.2（2007版），以及國際檔案理事會（ICA）在2008年頒布的《電子辦公環(huán)境下文件原理與功能需求》①。第三，由于功能需求規(guī)范被普遍認為是電子文件管理規(guī)范的集大成者，所以需要消化理解大量的有關術語、業(yè)務、管理、技術領域的基本內(nèi)容及其進展。

在把握以上諸方面的普遍共識的基礎上，筆者擬從概念、系統(tǒng)形態(tài)、需求類型、管理、發(fā)展等角度闡述對ERMS功能需求規(guī)范定位的認識。

一、概念定位

目前存在不少關于“Electronic Records”翻譯為“電子文件”還是“電子檔案”的爭論，在ERMS功能需求規(guī)范的概念定位中也不能回避這個問題。在目前權(quán)威的術語標準尚未出臺之前，筆者認為“電子文件”和“電子檔案”在其各自的背景環(huán)境中都有存在的必要，在傳統(tǒng)檔案管理中本身也存在“大文件”或者“大檔案”的觀點。按照ISO15489-1的理解，Record是“機構(gòu)或個人為了履行法律責任或開展業(yè)務活動而生成、接收和維護的具有憑證價值和查考價值的信息”。Records Management是“對文件的形成、接收、維護、利用及處置進行高效和系統(tǒng)控制的管理活動，包括捕獲并保存業(yè)務活動及事務處理的證據(jù)和信息的過程”，ERMS自然就是“針對用于維護和處置文件活動而專門設計的系統(tǒng)，維護文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)以及文件之間的聯(lián)系，維護文件的可用性和憑證價值?！眹H上幾乎所有的ERMS功能需求規(guī)范都采取了類似說法，從其基本概念描述來看，Records本質(zhì)上基本等同于我們平時所說的“歸檔文件”的含義，從文件生命周期來看，基本屬于半現(xiàn)行階段。但也不能簡單地說它就是“檔案”，尤其在電子環(huán)境下，文件檔案管理的嚴格線性劃分已經(jīng)被打破了，大量前端控制的剛性需求開始出現(xiàn)，直接理解為“電子檔案”并不利于電子文件這部分需求的管理。當然，在某些環(huán)境中，尤其是文檔管理體制分割比較明顯的行業(yè)或系統(tǒng)中，“電子文件”的說法也給這些Records的檔案化管理帶來困難，這也是事實。

筆者認為“Electronic Records”翻譯成“電子文件”或“電子檔案”在中國現(xiàn)有的文檔語境中都難盡其義，更遑論需要讓其同時滿足多種管理環(huán)境乃至管理理念的要求，因而折衷之道是仍以“電子文件”為其正式概念，在具體環(huán)境中可以“電子歸檔文件”表達。事實上，目前上至國家層面的管理辦法和標準，下到一些具體單位的規(guī)章制度，都在大量使用電子文件的提法，這些使用習慣也不可忽視。

二、系統(tǒng)形態(tài)定位

ERMS的系統(tǒng)形態(tài)定位也是功能需求規(guī)范研究中非常重要的問題。這個問題本身同Record的概念定位直接相關。結(jié)合電子文件生命周期理論，筆者認為電子文件管理生命周期全程涉及的系統(tǒng)形態(tài)可以劃分為以下三類：

1.業(yè)務系統(tǒng)（Business System，BS）。即生成或管理業(yè)務活動數(shù)據(jù)的自動化系統(tǒng)，旨在為機構(gòu)和用戶之間開展業(yè)務提供便利，這類系統(tǒng)包括OA（辦公自動化）、CAD（計算機輔助設計）、ERP（企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)）、HR（人力資源管理系統(tǒng)）、CRM（客戶關系管理）、PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）等。這些系統(tǒng)內(nèi)部往往也設置相關的文檔管理系統(tǒng)（國際上通常叫EDMS，即電子文檔管理系統(tǒng)），但總體上說，業(yè)務系統(tǒng)的文件管理更注重業(yè)務流程、版本控制等，對文件信息固化后的管理不是它的關注重點。

2.電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）。主要針對電子文件的捕獲、識別、分類、保存、使用和處置進行有效和系統(tǒng)的管理活動。在生命周期的尺度上，可以認為ERMS主要關注電子文件的半現(xiàn)行階段，也包含該階段與現(xiàn)行階段、非現(xiàn)行階段的銜接過程。按照ICA需求規(guī)范的說法，ERMS是“為業(yè)務活動提供證據(jù)而對電子化生成文件進行形成、利用、維護和處置的自動化系統(tǒng)。這些系統(tǒng)要維護恰當?shù)谋尘靶畔?元數(shù)據(jù))，將文件與其證據(jù)支持相聯(lián)系。”

3.數(shù)字檔案館系統(tǒng)（Digital Archives，DA）。它致力于解決數(shù)字檔案信息“以正確和可被獨立理解的方式長期保存下來的活動②”。當然，DA也具有保管數(shù)字化檔案的功能，可以認為DA將是傳統(tǒng)檔案與電子檔案長久保存的最終歸宿。數(shù)字檔案館系統(tǒng)的核心功能是真實長久地保存館藏數(shù)字資源，這個功能模塊在更大的范圍內(nèi)也被叫做“可信數(shù)字倉儲”(Trusted Digital Repository，TDR)，數(shù)字檔案館是維護檔案文件長久保存的可信數(shù)字倉儲。國際上目前從事該系統(tǒng)研究的項目和成果也非常多，包括OAIS模型（ISO14721）、TRAC（可信數(shù)字倉儲審核與認證：標準與審核列表）。但總體來說大量解決方案尚處于研究之中。

需要說明的是，這三種系統(tǒng)形態(tài)在實際環(huán)境和軟件產(chǎn)品中并不一定以獨立的軟件形式出現(xiàn)，可能存在復雜的交叉組合關系。如由于文檔一體化和全程管理思想的貫徹，在國外常有EDMS/ERMS（或者干脆就叫EDRMS）的說法。ARMA（文件檔案管理聯(lián)合會）還專門發(fā)布了EDMS和ERMS的集成管理系統(tǒng)框架報告（TR48-2004）。我國目前不少電子文件中心系統(tǒng)其實可以理解為ERMS和DA系統(tǒng)的組合，國外的項目如美國的ERA就涵蓋了ERMS與DA的功能范圍。

三、需求類型定位

ERMS功能需求規(guī)范制定的一個難點在于如何描述需求類型，筆者主要是從軟件需求層次進行研究的。

從軟件需求層次看，軟件需求包括業(yè)務需求、用戶需求和功能需求三個不同的層次。業(yè)務需求反映了組織機構(gòu)或客戶對系統(tǒng)、產(chǎn)品高層次的目標要求；用戶需求是用戶使用產(chǎn)品必須要完成的任務；功能需求定義了開發(fā)人員必須實現(xiàn)的軟件功能，使用戶得以完成他們的任務，從而滿足業(yè)務需求。由此可見，這三類需求之間存在非常緊密的聯(lián)系，功能需求依賴于用戶需求，是用戶需求在系統(tǒng)實現(xiàn)上的一個映射，功能需求的實現(xiàn)需要用戶需求和業(yè)務需求的支撐，是二者的集中體現(xiàn)，ERMS功能需求規(guī)范立足于功能需求，力求在系統(tǒng)實現(xiàn)層面完整體現(xiàn)軟件需求。根據(jù)目前項目研究碰到的困難，ERMS功能需求面臨的最大困難在于業(yè)務需求的提煉，或者實踐支撐不足，或者業(yè)務需求過于模糊而難以準確表達，或者業(yè)務需求的混亂性較高，這些都是直接影響功能需求完備性與準確性的主要原因。

此外，從需求強制程度看，需求一般分為強制、可選、條件選等類型，這樣有助于需求制定方和執(zhí)行方就需求管理強度進行協(xié)調(diào)。根據(jù)國際經(jīng)驗，在描述功能需求的同時通常都會對一些所謂的“非功能需求”進行必要的表達，因為“一個成功的ERMS所做出的很多貢獻是不能從功能性的角度來定義的。實踐中，非功能需求對成功很重要。③”如MOREQ2的第11章就集中描述了易用性、性能和可擴展性、系統(tǒng)可用性、技術標準、法律和規(guī)范需求、外包和第三方數(shù)據(jù)管理、維護和技術淘汰、業(yè)務流程等非功能需求。

四、管理定位

ERMS功能需求規(guī)范絕對不是一個技術規(guī)范，準確地說，它應當是管理規(guī)范，雖然提及了不少面向技術的要求，但總體上說都是緊密圍繞管理目標而進行的。這也是國際上類似項目在管理定位上的共識。具體來說，管理定位方面的研究包括：

1.管理對象定位

由于我國目前在ERMS功能需求規(guī)范領域的基本空白，從管理對象上講，目前采取以文書類電子文件為管理主體和起點，然后推進專門文件類型或行業(yè)電子文件管理的思路。這也符合我國傳統(tǒng)文檔管理體制的慣例，便于理解和操作。像MOREQ的發(fā)展路線也很有特色，如圖1就提及MOREQ的未來版本將要在通用管理的基礎上研制防務、醫(yī)務、財務、法務方面的版本。

圖1MOREQ規(guī)范發(fā)展路線圖④

2.需要規(guī)范體系支撐

毋庸諱言，ERMS功能需求規(guī)范將是諸多管理、技術和業(yè)務規(guī)范的集大成者，需要將這些領域的流程、做法、規(guī)矩等沉淀到規(guī)范需求表達中，避免“以已昏昏，使人昭昭”。當然，這些首先需要這些領域為功能需求規(guī)范提供足夠的營養(yǎng)才行，目前的情況似乎并不太樂觀。主要表現(xiàn)在目前的電子文件管理政策框架、標準體系都尚未成型，規(guī)范缺失情況還是比較突出的。這些現(xiàn)實情況將對功能需求規(guī)范的“精準度”帶來一定影響。

具體到核心的規(guī)范，大致需要如下方面的規(guī)范支持：分類方案、元數(shù)據(jù)模型、安全等級制度、歸檔范圍、保管期限、處置規(guī)范、格式標準。

需要說明的，有不少規(guī)范都需要在信息環(huán)境中進行“工具化”處理，這本身是ERMS功能得以實施的基礎，但對業(yè)務部門而言，可能會經(jīng)歷一段時間的管理陣痛，需要將傳統(tǒng)管理中模糊的要求逐步轉(zhuǎn)變成數(shù)字環(huán)境中的準確描述。這些不單是規(guī)范制定方要考慮的問題，更是日后需求實施方要直接面對的情況。

五、發(fā)展定位

1.目標定位

一般而言，ERMS功能需求規(guī)范都是對一定范圍內(nèi)的ERMS提供最低功能要求和最佳實踐指南的規(guī)范。所謂“最低”功能要求是指對ERMS的最基本要求，體現(xiàn)軟件無關性，不指定具體實施平臺和具體的性能要求，尤其作為通用的ERMS功能需求規(guī)范，為用戶個性化功能定制提供足夠空間。所謂“最佳”實踐指南，是力圖通過規(guī)范本身集成國際國內(nèi)的有益經(jīng)驗，包括管理思路、技術路線、業(yè)務流程等方面，在一定程度上引領和指導機構(gòu)的電子文件管理活動。

2.維護定位

根據(jù)標準化理論以及國際經(jīng)驗，我們很容易理解作為一個高層級的ERMS功能需求規(guī)范長周期維護的重要性。像DOD5015.2自發(fā)布起已經(jīng)經(jīng)歷了三個正式版本的變化，MOREQ目前也有MOREQ2、MOREQ2010版本，以及未來數(shù)年的發(fā)展規(guī)劃，這些基本都有十余年的發(fā)展歷程。正是因為具備長期維護的基礎，這兩個規(guī)范都已經(jīng)是正式的用于測試的ERMS規(guī)范。我國目前尚處于規(guī)范研制階段，但同樣應做好類似的面向未來的準備工作，實現(xiàn)規(guī)范的可持續(xù)發(fā)展。

注釋：

*本文受國家自然科學基金項目《數(shù)字環(huán)境下國家自然科學基金委文件、檔案規(guī)范化管理策略》資助，項目編號：M1021002。

①ICA頒布的《電子辦公環(huán)境下文件原理與功能需求》包括三個模塊，即第一部分：原則概述；第二部分：電子文件管理系統(tǒng)管理指南與功能需求；第三部分：業(yè)務系統(tǒng)中文件管理指南與功能需求。目前，ICA正在努力爭取使這三個模塊成為國際標準。

②Space data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model/開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（ISO14721-2003）[S].

③MOREQ2:Model Requirements For The Management Of Electronic Records[S].2008:167.

④http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view;=article&id;=21&Itemid;=26?=en [2011/2/24]

作者單位：數(shù)據(jù)工程與知識工程教育部重點實驗室中國人民大學信息資源管理學院